Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại xí nghiệp đầu máy đà nẵng

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La MỤC LỤC  Đề mục Trang Phần I:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DN 1 1. Khái niệm, mục tiêu, và bản chất của hệ thống KSNB 1 1.1 Khái niệm 1 1.2 Mục tiêu 2 1.3 Bản chất của kiểm soát 3 2. Sự cần thiết của hoạt động kiểm soát .3 3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .4 3.1. Môi trường kiểm soát 5 3.1.1. Môi trường bên trong .5 3.1.2. Môi trường bên ngoài 8 3.2. Hệ thống kế toán .8 3.2.1. Lập chứng từ 9 3.2.2. Ghi chép sổ sách kế toán 9 3.2.3. Lập báo cáo tài chính .9 3.3. Các thủ tục kiểm soát 10 3.4 Bộ phận Kiểm toán nội bộ .12 II. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP 12 1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại chi phí .12 1.1 Khái niệm .12 1.2. Đặc điểm của chi phí sản xuất vận tải .13 1.3. Phân loại chi phí sản xuất vận tải 13 2. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ Kiểm soát nội bộ Chi phí 16 2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu 16 2.2. Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán .16 2.2.1. Tổ chức tài khoản 16 2.2.2. Sổ sách kế toán 17 2.3Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí .18 2.4Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí .18 3. Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong Doanh nghiệp .18 SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La 3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu .19 3.1.1. Mục đích kiểm soát 19 3.1.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và sổ kế toán nguyên vật liệu .19 3.1.3. Các bộ phận tham gia trong công tác kiểm soát chi phí NVL .20 3.1.4. Thủ tục kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu .21 3.2. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 22 3.2.1. Kiểm soát chi phí tiền lương 22 3.2.2. Kiểm soát các khoản trích theo lương .24 3.3. Kiểm soát chi phí khấu hao Tài sản cố định 24 3.3.1. Mục đích của việc kiểm soát chi phí khấu hao 24 3.2.2. Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ .24 3.4. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền 25 3.4.1. Mục đích kiểm soát chi phí 25 3.4.2. Thủ tục kiểm soát .25 Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG TẠI XNĐM ĐN: 26 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng . 26 2. Chức năng và nhiệm vụ của XNĐMĐN: 27 II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SXKD TẠI XÍ NGHIỆP .27 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 27 2. Tổ chức sản xuất ở xí nghiệp Đầu máy Đà Nẵng 28 III. ĐẶC ĐIỂM TỔCHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XNĐMĐN. 1. Sơ dồ tổ chức bộ máy quản lý tại XNĐMĐN 29 2. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận trong XNĐMĐN .30 IV.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XNĐMĐN 31 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 32 2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành .32 3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 33 B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I. ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG .35 1. Đặc điểm chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 35 2. Phân loại chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng . 35 SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La II. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG 35 1. Môi trường kiểm soát .35 1.1. Môi trường bên trong 35 1.2. Môi trường bên ngoài 37 2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp đầu máy Đà Nẵng 38 2.1. Tổ chức chứng từ ban đầu liên quan đến chi phí sản xuất vận tải 38 2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán chi phí 39 2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất vận tải .41 3. Các quy định, quy chế kiểm soát chi phí sản xuất vận tải .41 III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG .43 1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng, CCDC .43 1.1. Kiểm soát quá trình mua và nhập kho Nguyên vật liệu .44 1.2. Kiểm soát khâu xuất kho sản xuất 45 1.3. Kiểm soát khâu sử dụng vật tư .45 1.4 Kiểm soát khâu bảo quản vật tư .45 1.5 Kiểm soát công tác phân bổ chi phí CCDC .48 1.6 Kiểm soát trong khâu hạch toán Chi phí NVL .49 2. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương .56 2.1 Kiểm soát quá trình tuyển dụng 57 2.2 Kiểm soát quá trình tác nghiệp của nhân viên 57 2.2Kiểm soát khâu tổ chức thực hiện 58 2.4 Kiểm soát khâu hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương .59 2.4.1. Cách tính lương và kỳ trả lương 59 2.4.2. Kiểm soát các khoản trích theo lương .62 3. Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định .64 4. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 67 Phần III: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY ĐÀ NẴNG .69 1. Ưu điểm 69 1.1 Về môi trường kiểm soát tại XNĐMĐN .69 1.2 Về hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí .69 SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La 1.3 Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 69 2. Hạn chế 70 2.1 Về môi trường kiểm soát của Xí nghiệp 70 2.2 Về công tác tổ chức hệ thống kế toán 71 2.3 Về thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 72 II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP .74 1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát .74 1.1 Phát huy tối đa năng lực tiềm ẩn của Người lao động .74 1.2 Cải tiến, xây dựng định mức mới phục vụ công tác lập kế hoạch .75 1.3 Nên hay không việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ? 75 2. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất vận tải 76 2.1 Hoàn thiện khâu tổ chức .76 2.2 Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất vận tải .77 2.2.1 Hoàn thiện phiếu nhập kho .78 2.2.2 Hoàn thiện Phiếu xuất kho 79 2.2.3 Hoàn thiện Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất 80 2.2.4 Hoàn thiện Phiếu định tài khoản và Chứng từ ghi sổ 81 3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất vận tải 82 3.1 Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí SXVT tại Xí nghiệp 82 3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp 83 3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục KSNB về chi phí nguyên vật liệu .83 3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát vê chi phí nhân công 86 3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác 87 III. MỘT SỐ Ý KIẾN KHÁC LIÊN QUAN .90  Công tác hạch toán phân bổ CCDC xuất dùng tại Xí nghiệp 91  Công tác hạch toán nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất chưa có hoá đơn .92 Kết luận 93 SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La TÀI LIỆU THAM KHẢO  1. Kiểm toán Lý thuyết và thực hành – NXB Tài chính - 2006 Th.s Phan Trung Kiên (ĐH Kinh tế quốc dân). 2. Kiểm toán - NXB Thống kê – 2004 Đại học kinh tế TPHCM 3 Lý thuyết Kiểm toán - NXB Tài chính GS.TS Nguyễn Quang Quynh – ĐH kinh tế quốc dân 4. Chế độ Kế toán Việt Nam - NXB Tài chính – 2006 Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán 5. Kiểm toán Báo cáo tài chính - 2006 Th.s Nguyễn Đức Tín – ĐHDL Duy Tân 6. Giáo trình Kiểm toán nội bộ Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân 7. Kiểm toán Tài chính – NXB Tài chính - 2001 GS.TS Nguyễn Quang Quynh 8 Hệ thống thông tin kế toán – NXB Thống kê Nguyễn Thế Hưng 9. Kinh tế vận tải đường sắt – NXB Thống Kê, Hà Nội – 1994 Nguyễn Tất Tuấn SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La Låìi måí âáưu  Sỉû kiãûn Viãût Nam gia nháûp Täø chỉïc thỉång mải thãú giåïi â v âang tảo â phạt triãøn nãưn kinh tãú Viãût Nam ngy cng nhanh. Cạc doanh nghiãûp Viãût Nam cọ âiãưu kiãûn tiãúp xục våïi kinh tãú thãú giåïi trong mäi trỉåìng cảnh tranh lnh mảnh. Tuy nhiãûn, trỉåïc âiãưu kiãûn cảnh tranh khäúc liãût nhỉ hiãûn nay, cạc doanh nghiãûp cáưn phi khàóng âënh thãú mảnh v vë trê ca mçnh trãn thỉång trỉåìng. Nọi cạch khạc âọ l viãûc lm thãú no âãø xáy dỉûng âỉåüc thỉång hiãûu vỉỵng mảnh? Âiãưu m háưu hãút DN âang hỉåïng âãún âãø xỉïng táưm våïi nãưn kinh tãú thãú giåïi. Âãø thỉûc hiãûn âỉåüc âiãưu âọ, trỉåïc tiãn mäùi DN cáưn phi qun l mi hoảt âäüng ca âån vë mçnh mäüt cảch chàût ch, håüp l v hiãûu qu âãø âảt âỉåüc kãút qu hoảt âäüng v hiãûu nàng qun l täúi ỉu. Theo âọ,u cáưu vãư viãûc thiãút láûp mäüt hãû thäúng Kiãøm soạt näüi bäü â âỉåüc âàût ra nhàòm giụp nh qun l kiãøm tra, giạm sạt mi hoảt âäüng ca âån vë mçnh, trong âọ cäng tạc kiãøm soạt quạ trçnh thỉûc hiãûn chi phê l váún âãư ln âỉåüc cạc nh lnh âảo chụ trng âụng mỉïc. Tuy nhiãn, våïi quy mä ca DN Viãût Nam ch úu l vỉìa v nh thç viãûc xáy dỉûng mäüt bäü pháûn kiãøm toạn näüi bäü âãø lm cäng củ kiãøm soạt chỉa âỉåüc thỉûc hiãûn háưu hãút. Vç váûy, âiãưu quan tám ca cạc nh DN l lm thãú no âãø kiãøm soạt täút nháút trong âiãưu kiãûn chỉa cọ Kiãøm soạt näüi bäü. Xút phạt tỉì u cáưu âọ, trong thåìi gian thỉûc táûp tải Xê nghiãûp âáưu mạy  Nàơng, em â quút âënh chn âãư ti “Hon thiãûn hãû thäúng kiãøm soạt chi phê tải Xê nghiãûp âáưu mạy  Nàơng” âãø lm âãư ti khoạ lûn täút nghiãûp ca mçnh. Khọa lûn gäưm 3 pháưn: - Pháưn I: Cå såí l láûn chung vãư kiãøm soạt chi phê trong Doanh nghiãûp - Pháưn II: Thỉûc trảng cäng tạc kiãøm soạt tải Xê nghiãûp âáưu mạy  Nàơng - Pháưn III: Mäüt säú kiãún gọp pháưn hon thiãûn Hãû thäúng kiãøm soạt chi phê tải Xê nghiãûp âáưu mạy  Nàơng Em xin chán thnh cm ån sỉû hỉåïng dáùn, giụp âåỵ nhiãût tçnh ca cä giạo Th.s Tráưn Thỉåüng Bêch La cng cạc Cäú, chụ, anh, chë Phong Kãú toạn ti chênh Xê nghiãûp â giụp em hon thnh âãư ti ny. Vç phảm vi âãư ti khạ räüng v nhỉỵng hản chãú vãư kiãún thỉïc l lûn v thỉûc tãú ca bn thán nãn Khọa lûn khäng thãø trạnh khi thiãúu sọt.Kênh mong âỉûoc sỉû thäng cm v âọng gọp kiãún ca cạc tháưy, cä giạo cng cạc anh chë Phng kãú toạn. Em xin chán thnh cm ån!  Nàơng, thạng 06 nàm 2007 Sinh viãn thỉûc hiãûn TRÁƯN THË BÊCH ẠI SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La Phần I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP  III. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Khái niệm, mục tiêu, và bản chất của hệ thống KSNB: 1.1. Khái niệm: Trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Vì vậy chất lượng của hoạt động kiểm soát không những ảnh hưởng tới tính trung thực của thông tin Tài chính, mà nó có khả năng chi phối các quyết định sản xuất kinh doanh, hoặc duy trì hoạt động kinh doanh của một đơn vị. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi và phổ biến là định nghĩa được đưa ra năm 1992 bởi COSO ( một uỷ ban thuộc Hội Đồng quản trị quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về Báo Cáo tài chính) : “KSNB là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Báo cáo tài chính đáng tin cậy + Các luật lệ và quy định được tuân thủ + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Để thực hiện được sự chi phối và các mục tiêu đó thì cần có một hệ thống các quy định, thủ tục nhất định làm công cụ quản lý các hoạt động, đó chính là Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Đã có nhiều quan điểm được đưa ra về hệ thống KSNB: + Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400, Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. + Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra 1.2. Mục tiêu của HTKSNB: Mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm:  Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất ( Tài sản hữu hình ) và tài sản phi vật chất ( sổ sách, các tài liệu quan trọng…). Theo quan niệm về HTKSNB như trên thì bảo vệ an toàn tài sản bao gồm cả những hoạt động kiểm soát được thiết lập để chống lại những hành vi như: trộm cắp, sử dụng bất hợp pháp, mua sắm và thanh lý tài sản.  Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính  Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thú tục, luật pháp và các quy định: Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị; hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quy định và chế độ pháp lý có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức.  Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý: Hệ thống KSNB trong đơn vị được thiết lập nhằm giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo của đơn vị…Đồng thời ngăn ngừa sự lặp lại không cần SVTH: Trần Thị Bích Ái Lớp 23KT6 Trang 10