II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOĂN THIỆN CÔNG TÂC KIỂM SOÂT CH
1. Hoăn thiện môi trường kiểm soât
1.1 Phât huy tối đa năng lực tiềm ẩn của Người lao động
Sự kiện “nông dđn chế tạo mây bay” chứng minh một điều rằng không chỉ có tầng lớp trí thức, những kỹ sư, được đăo tạo chuyín sđu mới có thể cho ra những sâng kiến khoa học kỹ thuật mă tất cả mọi người đều có một khả năng tiềm ẩn riíng, nếu có điều kiện xúc tâc vă sự hỗ trợ về tinh thần, vật chất thì có thể khả năng ấy sẽ để lại cho đời những phât minh khoa học vĩ đại, những ý kiến cần suy nghĩ vă ứng dụng. Vì thế để tạo điều kiện phât huy năng lực ấy của nhđn viín Xí nghiệp nín thiết lập câc quy định, chính sâch khuyến khích sự phât huy tinh thần lăm việc, sâng tạo của nhđn viín bằng câc phần thưởng hiện vật, bằng khen khích lệ đối với những phât minh, sâng chế khoa học phù hợp với Xí nghiệp phục vụ tốt cho câc hoạt động cũng như công tâc kiểm soât của Xí nghiệp. Bín cạnh đó cần có sự quan tđm đúng mức đến đời sống của nhđn viín xđy dựng câc chính sâch hỗ trợ vật chất, tinh thần thích hợp nhằm giải quyết những khó khăn vật chất, tinh thần, tạo niềm tin để khích lệ tinh thần lăm việc vă phât huy năng lực của người lao động.
Tạo mối quan hệ gần gũi giữa lênh đạo vă nhđn viín bằng câch luôn lắng nghe những ý kiến, những đề nghị cải tiến Xí nghiệp. Đồng thời chắt lọc những ý kiến
khoa học phù hợp để ứng dụng văo thực tiễn Xí nghiệp nhằm xđy dựng môi trường lăm việc hiệu quả, hoăn thiện môi trường kiểm soât.
1.2 Cải tiến, xđy dựng định mức mới phục vụ công tâc lập kế hoạch
Đối với định mức xđy dựng kế hoạch cũng như định mức thực hiện chi phí, Xí nghiệp cần xđy dựng lại sât với thực tế hơn vă chỉ cố định trong một thời gian nhất định phù hợp với sự biến động của thị trường, sự phât triển của đất nước. Xí nghiệp có thể xđy dựng bằng câch lập một định mức xđy dựng kế hoạch mới phù hợp với Xí nghiệp vă để phù hợp với vấn đề trượt giâ Xí nghiệp nín chỉ xđy dựng định mức về lượng, còn chỉ tiíu về giâ trị thì để thị trường điều chỉnh trong từng thời kỳ. Sau đó trình lín Tổng công ty ký duyệt hoặc có thể đề xuất Tổng công ty xđy dựng vă ban hănh định mức mới (so với quy định năm 1997). Sự thay đổi năy sẽ giúp cho công tâc lập kế hoạch, dự toân phù hợp với thực tế hơn cũng như âp dụng câc định mức văo việc thực hiện chi phí, quyết toân chi phí chính xâc hơn.
1.3 Nín hay không việc thiết lập bộ phận kiểm toân nội bộ?
Đó lă việc thiết lập một bộ phận độc lập với câc bộ phận, phòng ban chức năng khâc nhằm tiến hănh công việc kiểm tra vă đânh giâ câc hoạt động phục vụ yíu cầu quản trị nội bộ của Xí nghiệp. Đặc biệt đối với hoạt động kế toân tăi chính, kiểm toân nội bộ lă một công cụ kiểm soât đắc lực giúp Xí nghiệp xâc nhận tính đúng đắn, hợp phâp của câc tăi liệu, số liệu kế toân…vă phât hiện những hạn chế, khuyết điểm trong việc thực hiện câc chính sâch, chế độ tăi chính kế toân của Bộ tăi chính, những quy định của phâp luật cũng như việc phât hiện câc hănh vi vi phạm của câc câ nhđn trong đơn vị. Đồng thời bộ phận kiểm toân nội bộ còn giúp kiểm tra sự phù hợp, hiệu quả của hệ thống kiểm soât nội bộ vă đưa ra câc ý kiến, kiến nghị, biện phâp xử lý câc sai phạm, câc giải phâp nhằm cải thiện công tâc quản lý, điều hănh của Xí nghiệp.
Song, với quy mô hiện nay của Xí nghiệp, việc thiết lập một bộ phận kiểm toân nội bộ lă chưa thật sự phù hợp, sẽ lăm cho bộ mây quản lý trở nín cồng kềnh, không đảm bảo sự hợp lý giữa chi phí vă lợi ích do bộ phận kiểm toân nội bộ mới thănh lập mang lại. Tuy nhiín, để thực hiện kiểm soât tốt hơn mă không cần phải thiết lập bộ phận kiểm toân nội bộ độc lập, Giâm đốc có thể tận dụng nguồn nhđn lực hiện có của Xí nghiệp để thănh lập một bộ phận đảm nhiệm công việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ. Để thực hiện việc thiết lập năy, Giâm đốc có thể chọn nhđn viín từ câc phòng ban khâc nhau như: PGĐ kỹ thuật, Kế toân trưởng, Trưởng phòng vật tư, Trưởng phòng
tổ chức, Trưởng phòng kỹ thuật hoặc Xí nghiệp có thể mời thím câc nhđn viín từ câc đơn vị khâc (XN đầu mây Hă Nội, XN toa xe Đă Nẵng...) vă thực hiện đăo tạo câc khoâ học ngắn hạn về nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu định kỳ.
Văo cuối mỗi quý, trước khi quyết toân với Công ty cấp trín, bộ phận năy sẽ thực hiện chức năng của mình trong việc điểm tra, đânh giâ câc hoạt động của Xí nghiệp, đặc biệt đối với công tâc kế toân cần được kiểm tra chặt chẽ hơn nữa. Sau khi thực hiện công việc năy phải lập thănh bâo câo kiểm tra nội bộ, câc nhđn viín bộ phận sẽ băn bạc với nhau để thống nhất đưa ra câc kiến nghị xử lý thích hợp, khắc phục nếu có sai phạm, đồng thời tham mưu cho Giâm đốc trong việc ban hănh câc quy định mới bổ sung cho công tâc kiểm soât chi phí của Xí nghiệp.