III. ĐẶC ĐIỂM TỔCHỨC BỘ MÂY QUẢN LÝ CỦA XNĐMĐN.
B.THỰC TRẠNG CÔNG TÂC KIỂM SOÂT CHI PHÍ TẠ
NGHIỆP ĐẦU MÂY ĐĂ NẴNG
Phiếu định tăi khoản Chứng từ gốc Bảng kí chứng từ
Sổ quỹ Sổ kế toân chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chung Bảng cđn đối phât sinh SỔ CÂI
BÂO CÂO TĂI CHÍNH
Để phục vụ cho việc nghiín cứu thực trạng công tâc kiểm soât chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng tâc giả đê sử dụng phương phâp phỏng vấn trực tiếp câc nhđn viín kế toân Phòng tăi chính – kế toân của Xí nghiệp bằng “Phiếu khảo sât thực trạng kiểm soât chi phí tại Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng” (xem Phụ lục). Được sự phối hợp vă giúp đỡ tận tình của câc đâp viín cùng với sự nổ lực tìm hiểu thực tế tâc giả đê hoăn thănh đề tăi luận văn của mình.
I. ĐẶC ĐIỂM, PHĐN LOẠI CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÂY ĐĂ NẴNG
3. Đặc điểm chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng
Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp lă cung cấp sức kĩo phục vụ yíu cầu vận tải. Vì thế tất cả chi phí sản xuất vận tải phât sinh nhằm phục vụ cho nhiệm vụ đó của Xí nghiệp.
Chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp chia lăm 2 phần cơ bản:
+ Chi phí sản xuất vận doanh: bao gồm tất cả câc chi phí trực tiếp liín quan đến công tâc sản xuất sức kĩo của Xí nghiệp như: sửa chữa vă khôi phục đầu mây câc loại, cung cấp nhiín liệu chạy tău, tiền lương nhđn viín sản xuất, lâi mây, quản lý công tâc chạy tău…
+ Chi phí sản xuất ngoăi vận doanh: bao gồm chi phí cho việc phục hồi gia công phụ tùng cho câc đơn vị bạn, chi phí cho công tâc âp mây, câc chi phí khâc…
4. Phđn loại chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng
Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng hiện đang âp dụng câch phđn loại chi phí theo yếu tố sản xuất. Theo đó chi phí sản xuất vận doanh gồm những yếu tố sau:
+ CP nguyín vật liệu, công cụ dụng cụ, nhiín liệu: Lă chi phí vật liệu, CCDC trực tiếp cho quâ trình vận chuyển; nhiín liệu trực tiếp sử dụng cho chạy tău.
+ CP nhđn công trực tiếp (gồm câc khoản trích theo lương): Lă toăn bộ lương cho công nhđn trực tiếp sản xuất.
+ CP khấu hao TSCĐ: tính cho câc phương tiện vận tải, đầu mây vận tải vă phục vụ vận tải xí nghiệp.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí khâc bằng tiền: thuí ngoăi gia công, điện, nước, điện thoại dùng cho sản xuất vă quản lý sản xuất được phđn bổ.
4. Môi trường kiểm soât
4.1. Môi trường bín trong
Quan điểm lênh đạo vă phong câch điều hănh của Giâm đốc Xí nghiệp
Xí nghiệp đầu mây Đă nẵng được xđy dựng theo tiíu chuẩn ISO vă hoạt động dưới sự lênh đạo của Tổng công ty đường sắt Việt Nam.
Giâm đốc xí nghiệp lă người lênh đạo cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề về tổ chức sản xuất vă điều hănh bộ mây để sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất. Tuy nhiín, Giâm đốc cũng chỉ thực hiện quyền quản lý của mình theo hệ thống có sẵn tương đối bền vững do Tổng công ty thiết lập. Hệ thống đó quy định cụ thể môi trường lăm việc, nhiệm vụ vă trâch nhiệm của Giâm đốc cũng như của từng bộ phận cụ thể về tất cả câc hoạt động trong Xí nghiệp cho đến chu trình bâo câo lín cấp trín cũng theo định kỳ quy định. Chính vì thế Giâm đốc không thể thực hiện điều hănh theo quan điểm độc lập của mình vă cũng không thể kiểm soât được tất cả câc rủi ro có thể xảy ra trong quâ trình thực hiện sản xuất vận tải.
Trong quâ trình quản lý, điều hănh Giâm đốc luôn lă một Đảng viín gương mẫu, có trâch nhiệm, nghiím khắc với bản thđn nhưng rất nhẹ nhăng vă gần gủi với nhđn viín, luôn biết lắng nghe ý kiến của nhđn viín trong đơn vị. Điều năy tạo ra một môi trường lăm việc hăi hoă, hiệu quả khi mọi người đều hăi lòng vă có trâch nhiệm với công việc của mình.
Cơ cấu quyền lực tại Xí nghiệp
Như phần trín đê giới thiệu quyền lực tại Xí nghiệp được tập trung vă chi phối bởi một người duy nhất đó lă Giâm đốc. Giâm đốc lă người đại diện hợp phâp của Xí nghiệp, chịu trâch nhiệm trước cơ quan cấp trín, trước phâp luật vă trước toăn thể cân bộ công nhđn viín về mọi hoạt động của Xí nghiệp.
Bộ mây quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, dưới sự lênh đạo thống nhất của Giâm đốc còn có sự trợ giúp của câc phòng ban chức năng. Khi Giâm đốc đi vắng sẽ uỷ quyền cho câc Phó giâm đốc: PGĐ vận dụng, PGĐ kỹ thuật điều hănh công việc trong Xí nghiệp bằng văn bản vă giới hạn phạm vi quyền lực cụ thể.
Cơ cấu tổ chức
Trong cơ cđu tổ chức bộ mây quản lý tại Xí nghiệp ta đê thấy rõ sự phđn chia quyền hạn vă trâch nhiệm giữa câc phòng ban vă giữa câc thănh viín cụ thể trong đơn vị.
+ Hai Phó giâm đốc: PGĐ vận dụng vă PGĐ kỹ thuật được Giâm đốc giao phụ trâch câc phòng ban vă phụ trâch công tâc kỹ thuật vă được sự uỷ quyền quản lý của Giâm đốc khi Giâm đốc vắng mặt đồng thời chịu trâch nhiệm về năng lực của mình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Câc phòng ban vă mỗi nhđn viín phụ trâch mỗi công việc cụ thể vă chịu trâch nhiệm về công việc thực hiện.
Chính sâch nhđn sự
“Đăo tạo có mục đích” đó lă chính sâch nhđn sự đặc trưng của Xí nghiệp vă Ngănh đường sắt nói riíng vă câc ngănh khâc theo quy định của Nhă nước nói chung.
Tổng công ty đường sắt Việt Nam sẽ theo dõi lượng nhđn viín giảm theo tự nhiín (về hưu, chuyển công tâc,…) vă giảm bởi câc nguyín nhđn khâc. Có thể một năm hay nhiều năm tuỳ thuộc văo nhu cầu lao động cụ thể trong định mức lao động của Ngănh, sẽ tổ chức thi tuyển vă ngănh đường sắt theo chỉ tiíu vă thực hiện đăo tạo. Hằng năm, mỗi Xí nghiệp liín hiệp nếu có nhu cầu tuyển thím lao động cho đơn vị thì Giâm đốc sẽ trình đơn lín công ty tổng để xin chỉ tiíu lao động mới.
Bín cạnh chính sâch tuyển dụng do Ngănh đường sắt quy định chung, Xí nghiệp còn xđy dựng riíng cho đơn vị mình câc chính sâch khen thưởng (chế độ tầu đúng giờ, tiết nhiín liệu,…), phạt (đối với tổ không hoăn thănh nhiệm vụ sản xuất - sửa chữa, nhiệm vụ vận chuyển…), câc chính sâch khuyến khích tinh thần tự học vă đăo tạo nhđn viín theo mạng nội bộ do tổng công ty tổ chức hăng năm…
Công tâc kế hoạch hoâ
Đầu mỗi quý căn cứ văo kế hoạch sản xuất, kế hoạch tăi chính của quý trước đó vă kết quả thực hiện nhiệm vụ câc kế hoạch trong cuối quý trước của xí nghiệp. Phòng kế hoạch xđy dựng kế hoạch sản xuất, tăi chính của quý tiếp theo vă giao nhiệm vụ sản xuất cho câc bộ phận sản xuất (phđn đoạn vận dụng, phđn xưởng sửa chữa, phđn xưởng cơ điện, câc phòng ban…) thực hiện câc kế hoạch sản xuất, tăi chính, lao động - tiền lương – đăo tạo, kế hoạch sửa chữa, kế hoạch gia công cơ khí phục vụ công tâc sửa chữa, kế hoạch sản xuất phụ tùng…. Câc kế hoạch năy sẽ được trình lín Giâm đốc duyệt sau đó chuyển câc bản sao xuống cho từng bộ phận lăm căn cứ thực hiện.
4.2. Môi trường bín ngoăi
Ngoăi câc nhđn tố bín trong, Hệ thống kiểm soât của Xí nghiệp còn chịu sự tâc động của câc yếu tố bín ngoăi như: Sự kiểm tra, thanh tra của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam; Bộ Tăi chính; sự kiểm tra của cục thuế; thanh tra lao động; chính sâch
phât triển của Nhă nước về vận tải đường sắt - sự cải câch hănh chính, sự hội nhập vă câc chính sâch tăi trợ…Câc nhđn tố năy tuy không thuộc sự kiểm soât của Xí nghiệp nhưng có sự ảnh hưởng lớn đến quâ trình kiểm soât của Xí nghiệp. Tuy nhiín cũng nhờ văo sự kiểm tra vă tâc động của câc nhđn tố năy mă những sai phạm trong Xí nghiệp được phât hiện vă điều chỉnh kịp thời.
5. Tổ chức hệ thống thông tin kế toân phục vụ cho kiểm soât chi phí tại Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng
Từ câc hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp ngăy có câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh. Câc nghiệp vụ năy được câc kế toân phđn tích, ghi chĩp vă lưu trữ câc chứng từ, sổ sâch vă cho ra Bâo câo tăi chính phđn qua phần mềm kế toân tổng hợp.
Có thể mô hình hoâ quy trình đó như sau:
2.1. Tổ chức chứng từ ban đầu liín quan đến chi phí sản xuất vận tải
Hệ thống chứng từ kế toân nói chung vă hệ thống chứng từ liín quan đến hạch toân chi phí sản xuất vận tải nói riíng của Xí nghiệp hầu hết được sử dụng theo hệ thống chứng từ kế toân của Bộ tăi chính ban hănh. Bao gồm những chứng từ mang tính chất bắt buộc (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất - nhập kiím vận chuyển nội bộ…) vă cả những chứng từ có tính chất hướng dẫn. Tuy nhiín để phù hợp với đặc thù của Ngănh đường sắt, xí nghiệp có sự cải biín hoặc tạo mới một số chứng từ theo quy định của Tổng công ty nhằm thuận tiện cho việc quản lý vă hạch toân.
Đối với Chi phí nguyín vật liệu (vật liệu, CCDC, nhiín liệu)
Phần mềm KẾ TOÂN TỔNG HỢP MÂY VI TÍNH Quyết định kinh tế Quyết định kinh tế HĐ SXKD, TC của XN HĐ SXKD, TC của XN NV kinh tế phât sinh NV kinh tế phât sinh - Chứng từ - Bảng tổng hợp ctừ cùng loại - Chứng từ - Bảng tổng hợp ctừ cùng loại SỔ KẾ TOÂN - Sổ nhật ký chung - Sổ câi - Sổ chi tiết SỔ KẾ TOÂN - Sổ nhật ký chung - Sổ câi - Sổ chi tiết
Bâo câo tăi chính Bâo câo tăi chính
+ Nghiệp vụ nhập kho bao gồm câc chứng từ sau: Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất, Đề nghị mua vật tư, Đề nghị vay tiền, Hoâ đơn GTGT, Biín bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Đề nghị thanh toân tiền vay, Phiếu chi.
+ Nghiệp vụ xuất kho bao gồm câc chứng từ sau: Giấy đề nghị xuất vật tư, Giấy đề nghị mua hoặc chuyển nhượng vật tư (của câc đơn vị khâc trực thuộc Tổng công ty được Tổng GĐ xĩt duyệt), Phiếu lĩnh vật tư (Phiếu xuất kho), Phiếu di chuyển vật tư nội bộ.
Ngoăi ra còn có câc chứng từ: Biín bản kiểm kí vật tu, Bảng phđn bổ vật liệu, phụ tùng, nhiín liệu,…
Chi phí tiền lương vă câc khoản trích theo lương
+ Bảng chấm công + Bảng chấm công lăm thím giờ + Bảng thanh toân tiền lương + Bảng thanh toân tiền thưởng
+ Giấy đi đường + Phiếu xâc nhận SP công việc hoăn thănh + Bảng TT tiền lăm thím giờ + Hợp đồng giao khoân (HĐGK)
+ Biín bản thanh lý HĐGK + Bảng kí trích nộp câc khoản theo lương + Bảng phđn bổ tiền lương.
Chi phí khấu hao Tăi sản cố định
+ Bảng kí chi tiết khấu hao TSCĐ; + Bảng tổng hợp khấu hao;
+ Bảng tính vă phđn bổ khấu hao
Chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí khâc bằng tiền
+ Hợp đồng thuí ngoăi gia công + Hoâ đơn GTGT tiền điện + Thông bâo nộp thuế + Hoâ đơn GTGT tiền nước + Bảng tổng hợp chi phí bằng tiền + Hoâ đơn GTGT điện thoại + Phiếu chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2. Tổ chức hệ thống tăi khoản vă sổ sâch kế toân chi phí
Hiện nay, Xí nghiệp đang âp dụng hệ thống tăi khoản vă sổ sâch kế toân theo quy định chung của Bộ tăi chính vă hệ thống tăi khoản chi tiết của Tổng công ty đường sắt Việt Nam cho công tâc hạch toân tại Xí nghiệp.
Tổ chức tăi khoản
Câc tăi khoản được sử dụng để hạch toân chi phí sản xuất vđn tải: + TK621: CP NVLTT
TK6211.15 :Công tâc chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiín liệu, nước lín ĐM TK6211.16: Công tâc lâi mây
……….. TK6212: CP nhiín liệu TT
TK6212.17 : Nhiín liệu chạy tầu
TK6212.18 : Nhiín liệu phục vụ xưởng + TK622: Chi phí nhđn công trực tiếp
TK622.15: Công tâc chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiín liệu, nước lín ĐM TK622.16: Công tâc lâi mây
……….. + TK627 : Chi phí sản xuất chung
TK6271: Chi phí nhđn công – SXC TK6272: Chi phí nguyín vật liệu – SXC TK6273: Chi phí CCDC – SXC
TK6274: Chi phí KHTSCĐ – SXC
Hệ thống tăi khoản được xđy dựng vă âp dụng thống nhất trong toăn Xí nghiệp. Tăi khoản được mở chi tiết chi từng loại chi phí vă từng đối tượng. Sự tổ chức hệ thống tăi khoản tạo sự thuận lợi cho việc hạch toân cũng như kiểm tra, kiểm soât.
Tổ chức sổ sâch kế toân
Hệ thống sổ kế toân về chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp cũng như câc đơn vị trực thuộc khâc đều được tổ chức câc loại sổ kế toân cần thiết đối với từng loại chi phí như sau:
• Chi phí nguyín vật liệu
Xí nghiệp mở Sổ câi cho từng đối tượng chịu chi phí thông qua hệ thống phần mềm kế toân để theo dõi nghiệp vụ xuất vật tư, nhiín liệu trong kỳ. Cụ thể:
+ Sổ câi tăi khoản 6211.15: Công tâc chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiín liệu, nước lín đầu mây.
+ Sổ câi tăi khoản 6211.16: Công tâc lâi mây ………..
+ Sổ câi tăi khoản 6212.17: Nhiín liệu chạy tău
+ Sổ câi tăi khoản 6212.18: Nhiín liệu phục vụ phđn xưởng. Bín cạnh đó còn có câc sổ do Kế toân viín thực hiện
+ Sổ theo dõi CCDC + Bảng phđn bổ CCDC
• Chi phí tiền lương vă câc khoản trích theo lương
Tương tự như chi phí nguyín vật liệu, để theo dõi chi phí Nhđn công trực tiếp có câc sổ sau:
+ Sổ câc tăi khoản 622.15: Công tâc chuẩn bị, kiểm tra cấp nhiín liệu, nước lín đầu mây.
+ Sổ câi tăi khoản 622.16: Công tâc lâi mây ……….
• Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Bảng chi tiết trích khấu hao TSCĐ
+ Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ
+ Bảng phđn bổ chi phí khấu hao (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí khâc bằng tiền
+ Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoăi + Bảng tổng hợp chi phí khâc bằng tiền + Sổ chi tiết chi phí dịch vụ
+ Sổ chi tiết chi phí khâc bằng tiền.
2.3. Tổ chức hệ thống bâo câo về chi phí sản xuất vận tải
Hệ thống bâo câo về chi phí sản xuất vận tải ở Xí nghiệp được âp dụng theo quy định của Tổng công ty, bâo câo theo từng thâng, quý, năm. Bao gồm câc biểu mẫu sau:
+ Bảng tổng hợp chi phí nguyín vật liệu trực tiếp + Bảng tổng hợp chi phí nhđn công trực tiếp + Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung + Bâo câo chi phí vận tải
+ Bâo câo sản xuất phụ.
6. Câc quy định, quy chế kiểm soât chi phí sản xuất vận tải
Lă đơn vị trực thuộc của Tổng công ty đường sắt Việt Nam nín Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng nằm dưới sự lênh đạo của Tổng công ty vă bị chi phối bởi câc quy định, thủ tục của Tổng công ty.
Công tâc kiểm soât chi phí tại Xí nghiệp hay tại câc Xí nghiệp liín hiệp khâc đều thể hiện qua câc quy định chính như sau:
Đối với công tâc lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh vận tải
Để kiểm soât khđu năy Tổng công ty ban hănh “quy định về công tâc xđy dựng vă quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh vận tải”. Căn cứ văo Nghị định 59/CP của Chính phủ về quy chế quản lý tăi chính vă hạch toân kinh doanh đối với câc doanh nghiệp Nhă nước. Trong quy định năy hướng dẫn xđy dựng vă quản lý kế hoạch kinh doanh vận tải theo câc nội dung sau:
- Một số quy cụ thể về nội dung thu vă chi vận tải.