III. THỰC TRẠNG CÔNG TÂC KIỂM SOÂT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN TẢ
4.Kiểm soât chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí bằng tiền khâc
- Chi phí dịch vụ mua ngoăi tại Xí nghiệp bao gồm: Điện phục vụ chiếu sâng vă sản xuất công nghiệp (KM28); Nước phục vụ cho sản xuất (KM29); Điện thoại, bâo chí cải thiện điều kiện lăm việc vă phục vụ sản xuất (KM31).
- Chi phí bằng tiền tại Xí nghiệp bao gồm: câc khoản thuí câc đơn vị khâc sửa chữa mây móc, thiết bị, một số khoản phụ cấp chưa tính trong quỹ lương; câc chi phí khâc như bưu phẩm, tem thư…
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOĂI
Thâng:
Nội dung chi phí Khoản mục chi Thực hiện
- Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuí kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất - Tiền nước công nghiệp - Tiền điện thoại, điện bâo, fax ……… 25b 25c 25c 28 29 31 Tổng cộng xxx
Đă Nẵng, Ngăy … thâng … năm…
Người lập biểu Kế toân trưởng
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ KHÂC BẰNG TIỀN
Thâng:
Nội dung chi phí Khoản mục chi Thực hiện
-Thuí sửa chữa đột xuất thiết bị, đầu mây. - Thuí kỹ sư chuyín ngănh lâi mây - Công tâc bưu phí
- Chi phí trang trí cảnh quan môi trường. - Chi phí dịch vụ kiểm tra khuôn dấu. ……… 06c 08a 24 - -
Đối với chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí khâc bằng tiền tại Xí nghiệp chưa xđy dựng định mức cụ thể cho mỗi kỳ. Chính vì thế Xí nghiệp chỉ có thể thực hiện kiểm soât bằng sự lựa chọn hợp lý giữa câc nhă cung cấp dịch vụ, giâ cả vă chất lượng phục vụ vă tập hợp tất cả câc khoản chi phí thực tế phât sinh trong kỳ để tính văo giâ thănh. Với đặc điểm năy nín công tâc kiểm soât 2 loại chi phí năy của Xí nghiệp được tập trung chủ yếu văo:
+ Khuyến khích câc nhđn viín sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại trong giới hạn định mức của đơn vị cung cấp.
+ Kế toân tổng hợp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, hoâ đơn vă đối chiếu số liệu trín chứng từ gốc với số liệu đê cập nhật văo mây.
+ Đối với câc khoản chi lớn cho công tâc sửa chữa đột xuất Giâm đốc lă người xem xĩt vă duyệt chi.
+ Cuối thâng, Kế toân tổng hợp tập hợp riíng 2 loại chi phí năy thănh 2 bảng tổng hợp riíng: Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoăi vă Bảng tổng hợp chi phí khâc bằng tiền Vă đối chiếu với thâng trước nếu có sự biến động lớn phải có thuyết minh để giải trình với Giâm đốc.
Nhìn chung, công tâc kiểm soât chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí bằng tiền khâc tâi Xí nghiệp thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiín, Xí nghiệp chưa thực hiện xđy dựng định mức cho một số khoản chi kiểm soât được như : điện, nước, điện thoại,… để đạt được sự hữu hiệu của công tâc kiểm soât. Mặt khâc, việc kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ được thực hiện nhưng còn qua loa chưa độc lập.
Phần III
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOĂN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÂT CHI PHÍ TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÂY ĐĂ
NẴNG
I. NHẬN XĨT VỀ CÔNG TÂC KIỂM SOÂT CHI PHÍ SẢN XUẤT VẬN
TẢI TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÂY ĐĂ NẴNG 1. Ưu điểm
1.1 Về môi trường kiểm soât tại XNĐMĐN
Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng lă đơn vị trực thuộc công ty Vận tải hănh khâch đường sắt Hă Nội thuộc Tổng công ty đường sắt Việt Nam, lă đơn vị hạch toân phụ thuộc nín tất cả câc hoạt động sản xuất, quản lý cũng như công tâc hạch toân đều được kiểm soât bằng câc quy định, quy chế kiểm soât của đơn vị lênh đạo. Với cơ cấu quyền lực tập trung (quyền quản lý, điều hănh được chi phối bởi Giâm đốc) phù hợp với quy mô của Xí nghiệp vă tương ứng với khối lượng công việc được giao phó. Bín cạnh đó bộ mây quản lý được tổ chức trực tuyến có sự phđn chia quyền hạn vă trâch nhiệm rõ răng cùng với đội ngũ nhđn viín có chuyín môn nghiệp vụ vă phẩm chất đạo đức tốt, Công tâc kế hoạch được thực hiện khâ chi tiết giúp cung cấp thông tin quản lý về tình hình sản xuất, tăi chính, cung ứng vật tư, bố trí nhđn công… tất cả góp phần tạo nín một môi trường kiểm soât tốt cho tất cả câc hoạt động nói chung vă hoạt động sản xuất vận doanh nói riíng.
1.2 Về hệ thống thông tin kế toân phục vụ công tâc kiểm soât chi phí
- Hình thức sổ kế toân đang được âp dụng tại Xí nghiệp lă hình thức “Nhật ký chung” kết hợp Phần mềm kế toân tổng hợp. Đđy lă hình thức phổ biến, đơn giản, dễ ghi chĩp. Kế toân từng phần hănh chỉ việc tiến hănh nhập liệu văo phần mềm quản lý vă thực hiện tính toân trín mây, mây tính sẽ cho ra câc loại sổ sâch cần thiết. Với sự hỗ trợ của mây tính văo công tâc kế toân giúp cho việc cập nhật dữ liệu nhanh chóng, việc tính toân số liệu được chính xâc vă việc lưu trữ thông tin được đảm bảo.
- Sự phđn công, phđn nhiệm rõ răng được âp dụng trong Bộ mây kế toân của Xí nghiệp đảm bảo công tâc kiểm tra, kiểm soât đạt hiệu quả cao.
- Hầu hết câc nhđn viín phòng kế toân đều có trình độ chuyín môn cao vă có kinh nghiệm, hiểu rõ câc quy định của Xí nghiệp vă trâch nhiệm của mỗi người vă thực hiện công việc cũng như tuđn thủ câc quy định một câch nghiím túc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hệ thống chứng từ, sổ sâch, bâo câo kế toân được âp dụng thống nhất theo quy định của Tổng công ty đường sắt vă hầu hết tuđn thủ theo quy định của Bộ tăi chính.
1.3 Về công tâc kiểm soât chi phí sản xuất vận tải
Tại Xí nghiệp công tâc kiểm soât chi phí luôn được Giâm đốc quan tđm hăng đầu, vì đđy lă yếu tố quan trọng tạo nín giâ thănh sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời thực hiện quản lý, kiểm soât chặt chẽ từ khđu lập kế hoạch chi phí cho đến khđu thực hiện chi phí vă công tâc hạch toân chi phí trín cả hai mặt: kiểm soât vật chất vă kiểm soât phi vật chất đối với từng yếu tố chi phí: chi phí nguyín vật liệu trực tiếp, chi phí nhđn công trực tiếp vă chi phí sản xuất chung. Cùng với sự kết hợp với giữa việc âp dụng nguyín tắc phđn công, phđn nhiệm rõ răng giữa câc chức năng thực hiện chi phí vă việc ban hănh câc quy định, thủ tục kiểm soât, công tâc kiểm soât chi phí ngăy căng hoăn thiện vă phât huy hết sự hữu hiệu giúp đẩy mạnh sự phât triển hoạt động sản xuất vận tải cho Xí nghiệp.
2. Hạn chế
2.1 Về môi trường kiểm soât của Xí nghiệp
Môi trường kiểm soât của Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng hiện còn tồn tại những hạn chế sau đđy:
- Hoạt động phụ thuộc văo sự lênh đạo của cấp trín
Với đặc điểm lă đơn vị trực thuộc Công ty vận tải hănh khâch đường sắt Hă Nội (dưới sự lênh đạo của Tổng công ty đường sắt Việt Nam) nín tất cả hoạt động của Xí nghiệp đều chịu sự lênh đạo vă chi phối của cấp trín. Theo đó, Giâm đốc Xí nghiệp thực hiện quyền quản lý dựa trín một hệ thống có sẵn tương đối bền vững do Tổng công ty thiết lập.
Điều năy sẽ kiềm chế sự phât huy được hết năng lực của nhă quản lý về câc chiến lược hoạt động sản xuất cũng như những quyết định quản lý mang tính đột phâ, cấp thiết. Câc nhđn viín cũng chỉ nghĩ đến việc hoăn thănh tốt nhiệm vụ được giao mă không phât huy được khả năng tự khâm phâ, phât triển câ nhđn vă những kiến nghị phục vụ cho hoạt động sản xuất, hoạt động tăi chính, sự cải tiến kỹ thuật, đề xuất quản lý…
- Công tâc lập kế hoạch, dự toân, lập phương ân sản xuất kinh doanh trín sở sở quy định về định mức xđy dựng kế hoạch của Tổng công ty từ năm 1997 đê quâ cũ vă lạc hậu.
Đầu mỗi quý Phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho Xí nghiệp. Sau khi được Giâm đốc ký duyệt, câc kế hoạch sản xuất, sửa chữa, kế hoạch tăi chính sẽ được triển khai vă tiến hănh băn giao cho từng bộ phận phụ trâch. Việc xđy dựng kế hoạch, dự toân tuỳ thuộc văo tình hình thực tế, phương hướng phât triển của Xí nghiệp vă định mức quy định của Công ty vận tải hănh khâch đường sắt Hă Nội cũng như của Tổng công ty ban hănh văo năm 1997 (Công văn số 435/CV – KHĐT). Tuy nhiín, đê có một số định mức đê quâ cũ, quâ lạc hậu như: định mức nguyín vật liệu, định mức chi cho người lao động, định mức dịch vụ mua ngoăi, chi phí khâc bằng tiền vă câc chi phí chung của Xí nghiệp...Trong khi đó, với điều kiện phât triển của nền kinh tế như hiện nay vă sự phât triển của hệ thống giao thông vận tải (đường bộ, đường hăng không) vô hình tạo nín sự cạnh tranh giữa câc loại phương tiện vận tải. Bín cạnh đó, sự biến động về giâ cả, nhu cầu của thị trường ngăy căng sôi nổi vă vấn đề lạm phât, trượt giâ luôn được quan tđm,…lăm cho công tâc lập kế hoạch của Xí nghiệp theo định mức nói trín không còn phù hợp vă không sât với thực tế, còn bị chi phối bởi định mức cũ.
- Hiện nay Xí nghiệp vẫn chưa có bộ phận kiếm toân nội bộ nín việc kiểm tra, kiểm soât công tâc kế toân của Xí nghiệp vẫn chưa được chặt chẽ, công tâc kiểm soât chi phí sản xuất vận tải không phât huy hết hiệu quả mong muốn.
2.2 Về công tâc tổ chức hệ thống kế toân
- Nhìn chung hệ thống tăi khoản, sổ sâch kế toân vă bâo câo kế toân được âp dụng thống nhất trong toăn Xí nghiệp, thống nhất với quy định của Ngănh đường sắt vă tương đối phù hợp với quy trình hạch toân, mô hình tổ chức của Xí nghiệp. Tuy nhiín, công tâc tổ chức, luđn chuyển chứng từ phục vụ công tâc kiểm soât chưa phât huy hết vai trò kiểm soât thể hiện qua việc xâc nhận tính chính xâc, đầy đủ của chứng từ liín quan, việc đối chiếu số liệu, chứng từ chưa được thực hiện một câch toăn diện hoặc được thực hiện nhưng còn qua loa, một số chứng từ còn chưa được hoăn thiện.
- Bộ mây kế toân tại Xí nghiệp đê được xđy dựng tương đối hoăn chỉnh, tuy nhiín chỉ lăm kế toân tăi chính mă chưa quan tđm đến kế toân quản trị…Ngăy nay, đối với câc doanh nghiệp thì việc tổ chức kế toân quản trị lă rất cần thiết. Kế toân quản trị giúp cho Giâm đốc hoạch định, điều hănh, kiểm soât vă ra quyết định quản
lý hợp lý, kịp thời. Bâo câo kế toân quản trị kết hợp với Bâo câo kế toân tăi chính sẽ giúp phât huy hết vai trò phđn tích chi phí, sự biến động giữa chi phí thực tế phât sinh với kế hoạch, dự toân để từ đó có thể xâc định được câc nguyín nhđn ảnh hưởng đến sự biến động trín, cũng lă cơ sở để Giâm đốc tìm ra câc giải phâp ngăn ngừa, hạn chế tối đa sự biến động vă đưa ra câc quyết định quản lý hiệu quả hơn.
- Việc thực hiện kế toân trín mây chưa có những quy định cụ thể về việc quản lý cũng như quy định thời gian văo sổ dẫn đến tình trạng lúc thì công việc dồn dập dễ dẫn đến sai sót, lúc thì không có việc để lăm.
2.3 Về thủ tục kiểm soât chi phí sản xuất vận tải
Hiện nay, tại hầu hết câc doanh nghiệp nói chung vă Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng nói riíng công tâc kiểm soât luôn được câc nhă lênh đạo quan tđm vă tổ chức thực hiện. Đặc biệt, đối với công tâc kiểm soât chi phí sản xuất vận tải căng được Xí nghiệp chú trọng hơn trong việc kiểm soât quâ trình thực hiện chi phí. Song, thực tế do câc những hạn chế vốn có về nhđn sự, sự thiếu sót trong việc ban hănh câc quy định, thủ tục kiểm soât nín công tâc kiểm soât chi phí vẫn chỉ dừng lại ở mức khâi quât, chưa được thực hiện một câch đầy đủ vă toăn diện. Chẳng hạn, việc kiểm tra, đối chiếu lại trước khi ký duyệt chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, định khoản kế toân chưa được chú trọng vă thực hiện nghiím túc. Một số thủ tục kiểm soât còn thiếu sót hoặc có thủ tục kiểm soât nhưng việc thực hiện chưa được kiểm soât tốt không phât huy hết hiệu quả kiểm soât. Cụ thể:
Kiểm soât chi phí nguyín vật liệu trực tiếp
- Khi mua vă nhập kho vật tư, phụ tùng từ câc nước ngoăi (Đức, Tiệp, Rumani…) còn hạn chế từ khđu đặt hăng đến việc giâm định kỹ thuật cho nín có một số vật tư, phụ tùng không đúng quy câch, phẩm chất, lạc hậu nhưng vẫn phải nhập kho vì điều kiện địa lý. Dẫn đến tình trạng tồn kho, ứ đọng vốn trong khi vật tư không đủ đâp ứng cho nhu cầu sản xuất, sửa chữa cho câc đầu mây có nguồn gốc từ câc nước khâc nhau.
- Việc lực chọn nhă cung cấp về giâ cả, chất lượng, dịch vụ vận chuyển bốc dở chưa được quan tđm đúng mức, chủ yếu lă câc nhă cung cấp quen thuộc. Mặc dù công tâc nhập kho được thực hiện rất tốt sau khi đê được kiểm nghiệm về số lượng vă chất lượng. Song, việc mua hăng từ câc nhă cung cấp quen thuộc lăm cho Xí nghiệp không theo dõi được sự biến động về giâ cả cũng như chất lượng vật tư hiện có trín thị trường. Vì trong sự cạnh tranh lănh mạnh vă gay gắt giữa câc đối thủ cạnh
tranh như hiện nay thì việc lăm thế năo để đưa ra thị trường những sản phẩm, vật tư, hăng hóa cũng như dịch vụ đảm bảo chất lượng mă giâ cả phải chăng lă vấn đề mă bất kỳ doanh nghiệp năo cũng quan tđm vă mong muốn đạt được nhằm thực hiện mục đích tìm kiếm thị trường vă xđy dựng thương hiệu.
- Định kỳ, câc trạm đầu mây cử người về Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng để nhận câc loại vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ phục vụ cho câc hoạt động sản xuất kinh doanh bằng chứng từ xin xuất lă “Phiếu lĩnh vật tư”. Đđy cũng lă chứng từ để ghi chi phí trong kỳ, trong khi số được lĩnh về thực tế được cất trữ trong kho ở câc trạm đầu mây vă chỉ xuất dùng khi có nhu cầu. Với câch hạch toân năy vật tư, phụ tùng lĩnh trong kỳ có thể chưa dùng hết vă được trữ trong kho nhưng toăn bộ giâ trị thì được hạch toân văo trong kỳ, đđy lă điều bất hợp lý không đúng với nguyín tắc phù hợp trong kế toân.
- Hiện nay Xí nghiệp chưa thực hiện lập dự phòng giảm giâ hăng tồn kho cho câc loại vật tư tồn kho.
Kiểm soât chi phí nhđn công
Kiểm soât chi phí nhđn công trực tiếp lă việc xem xĩt câc khđu tuyển dụng, chấm công, tính lương, phât lương, ghi chĩp sổ sâch kế toân… được thực hiện như thế năo? Chi phí nhđn công trực tiếp phât sinh tại Xí nghiệp chủ yếu lă tiền lương phải trả cho câc tổ, đội lâi mây, công nhđn sửa chữa. Việc kiểm soât chi phí nhđn công trực tiếp tại Xí nghiệp nhìn chung rất tốt, tuy nhiín vẫn còn một số tồn tại cần chú ý hơn nữa để công tâc kiểm soât được hoăn thiện hơn như sau:
- Việc tổ chức chấm công cũng như bảng chấm công vẫn còn mang tính hình thức, chưa thực hiện chặt chẽ, không thể hiện được năng suất lăm việc vă không đạt được hiệu quả tối ưu dẫn đến việc xếp loại chất lượng cân bộ công nhđn viín theo A, B, C không chính xâc, hợp lý.
- Bảng chấm công theo quy định phải đặt tại nơi công khai để người lao động có thể kiểm tra số công của mình trong thâng nhằm mục đích khắc phục kịp thời những thiếu sót trong việc chấm công. Nhưng thực tế bảng chấm công được câc đội trưởng, tổ trưởng thực hiện chấm công vă giữ đến cuối thâng chuyển cho quản đốc
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});