II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOĂN THIỆN CÔNG TÂC KIỂM SOÂT CH
3. Hoăn thiện thủ tục kiểm soât chi phí sản xuất vận tải
3.2 Hoăn thiện câc thủ tục kiểm soât đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tạ
tải tại Xí nghiệp
Ngoăi việc Xí nghiệp cần nhanh chóng khắc phục những tồn tại trong hệ thống kiểm soât chi phí hiện tại, một công việc khâc không kĩm phần quan trọng lă Xí nghiệp nín lăm thế năo để hoăn thiện vă phât huy tối đa sự hữu hiệu của câc thủ tục kiểm soât trong quâ trình quản lý vă thực hiện chi phí. Sau đđy một số ý kiến đóng góp nhằm khắc phục những hạn chế vă góp phần xđy dựng một hệ thống kiểm soât nội bộ chặt chẽ, hữu hiệu.
4.2.1 Hoăn thiện câc thủ tục KSNB về chi phí nguyín vật liệu
- Đối với vật tư tồn kho do lạc hậu kỹ thuật hoặc không đúng quy câch phẩm chất không sử dụng được có nguồn gốc từ trong nước hay nước ngoăi, điều đầu tiín Xí nghiệp cần hănh động lă cho thanh lý loại vật tư năy căng sớm căng tốt nhằm thu hồi nhanh nguồn vốn bị ứ đọng lđu nay. Vì trong điều kiện biến động thị trường hiện nay cũng như do ảnh hưởng của lạm phât vă trượt giâ, việc hănh động chậm trễ sẽ không có lợi cho Xí nghiệp dễ dẫn đến thất thoât hữu hình lẫn vô hình. Trong khi đó, việc vật tư tồn kho lạc hậu, không có khả năng sử dụng vừa chiếm một diện tích kho khâ lớn vừa tốn chi phí bảo quản. Mặt khâc, việc thanh lý vật tư chậm trễ lăm cho Xí nghiệp mất đi cơ hội thu hồi vốn để đầu tư văo những việc khâc đồng thời mất đi cơ hội được sở hữu vật tư mới, chất lượng tiín tiến hiện đang có trín thị trường.
Điều thứ hai Xí nghiệp cần quan tđm đối với việc ký kết hợp đồng mua vă nhập kho vật tư có nguồn gốc từ câc nước để phục vụ cho công tâc sản xuất linh kiện, sửa chữa đầu mây. Trong trường hợp năy Xí nghiệp cần nghiín cứu kỹ trước khi lập kế hoạch mua sắm vật tư, công việc năy nín do những chuyín gia của từng loại đầu mây sau khi tiến hănh kiểm tra kỹ thuật câc đầu mây sẽ tiến hănh xđy dựng kế hoạch mua sắm câc loại vật tư cần thiết cho sử dụng vă dự trữ với số lượng, quy câch phẩm chất hợp lý .
Vì lợi ích của Xí nghiệp nín việc chấp hănh nghiím chỉnh câc quy định về nhập kho lă cần thiết vă không thể thiếu công tâc kiểm tra kỹ thuật chất lượng vật tư, phụ tùng trước khi nhập kho, dù thế năo cũng không nín nhập kho vật tư không đúng quy câch như những lý do đê níu trín.
- Với điều kiện cạnh tranh gay gắt trín thị trường hiện nay tất cả câc đối tượng đều có được sự lựa chọn tốt nhất về giâ cả, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mình muốn. Theo đó, để lợi ích của Xí nghiệp được đảm bảo, bộ phận mua hăng thuộc
Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng
PHIẾU DI CHUYỂN VẬT TƯ NỘI BỘ
Số:…….
Ngăy 20 thâng 03 năm 2007
Kho xuất: Kho Phụ tùng Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng Kho nhập: Kho đầu maý Diíu Trì
S T
Số thẻ
Mê số VT Tín, quy câch vật tư
ĐVT Số lượng Đơn Thănh
tiền Thực xuất Thực nhập 1 2 133.05.110 133.05.002 Guốc hêm Dđy đồng hồ tốc độ Câi Sợi 40 15 40 15 100.000 12.000 4.000.000 180.000 xxx
phòng vật tư cần nắm bắt kịp thời cũng như dự đoân trước tình hình giâ cả trong thời gian đến để tham mưu cho Giâm đốc có biện phâp tồn trữ hoặc giải phóng thích hợp. Đồng thời cần phải linh hoạt hơn nữa trong việc lựa chọn nhă cung cấp, cần cđn nhắc kỹ lưỡng giữa chất lượng vă giâ cả.
Bín cạnh đó Xí nghiệp cần có chính sâch khen thưởng, động viín khích lệ đối với nhđn viín thực hiện việc thu mua vật tư năng động, nhạy bĩn, tìm kiếm được nhă cung cấp đảm bảo chất lượng mă giâ cả lại phù hợp nhằm khuyến khích tinh thần lăm việc của nhđn viín mua hăng vă tất cả câc nhđn viín khâc phấn đấu phât huy.
- Về việc cấp phât vật tư cho câc trạm, Xí nghiệp nín tổ chức cử nhđn viín thực hiện di chuyển nguyín vật liệu, phụ tùng tại kho Xí nghiệp đầu mây đi câc trạm, đồng thời theo dõi vă giâm sât chặt chẽ từ câc chứng từ ban đầu của nghiệp vụ xuất vật tư tại Xí nghiệp cho đến khđu tổ chức bảo quản, cấp phât vật tư, phụ tùng đến câc trạm. Xí nghiệp có thể mở thím tăi khoản chi tiết cho tăi khoản 152, chẳng hạn: TK152-DT (kho NVL trạm Diíu Trì), TK152-KL (kho NVL trạm Kim Liín) …để theo dõi nghiệp vụ xuất kho thực tế tại câc trạm. Sử dụng “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ” để theo dõi vật tư xuất kho cho câc trạm vă định kỳ 10 ngăy hoặc 15 ngăy câc trạm gửi bộ chứng từ (Phiếu xuất kho vă câc chứng từ khâc liín quan do câc trạm lập mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phât sinh) về cho Phòng kế toân Xí nghiệp lăm căn cứ hạch toân văo chi phí. Có như vậy, mới phản ânh đúng chi phí thực tế phât sinh trong kỳ của toăn Xí nghiệp.
Nợ: TK152-DT Có: TK152.06
- Xí nghiệp cần xđy dựng quy định đối với vấn đề xuất kho vật tư cho câc Xí nghiệp liín hiệp khâc mượn hoặc chuyển nhượng trânh tình trạng khi kiểm kí số lượng thực tế không phù hợp với sổ sâch. Chẳng hạn: Khi xuất kho vật tư cho mượn hoặc chuyển nhượng thủ kho phải ghi giảm số lượng, giâ trị văo thẻ kho kịp thời không nín theo dõi ở sổ riíng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kí, đối chiếu định kỳ.
- Cần quan tđm hơn nữa đến hệ thống kho bêi vă phương tiện vận chuyển giao nhận, phương tiện đo lường. Nhiín liệu chủ yếu của Xí nghiệp lă xăng dầu, đđy lă nhiín liệu dễ chây, vì thế hệ thống kho bêi phải được đảm bảo an toăn, trânh xa những vật dễ phât lửa…đồng thời phải thường xuyín đăo tạo, huấn luyện câc nghiệp vụ cần thiết cho thủ kho như: khả năng nhận biết môi trường vă biện phâp chữa chây sơ cấp. Đối với câc phương tiện đo lường, với điều kiện phât triển khoa học kỹ thuật như hiện nay Xí nghiệp có điều kiện lựa chọn phương tiện khoa học thích hợp đảm bảo đúng kết cấu, kỹ thuật cho phĩp của Nhă nước.
- Sự phât triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ hiện đại tạo nín sự lớn mạnh của thị trường hăng hoâ, dịch vụ. Sản phẩm, dịch vụ ngăy căng phong phú vă đa dạng, biến động không ngừng cùng với sự cạnh tranh khốc liệt giữa câc đối thủ cạnh tranh về giâ cả, chất lượng, uy tín khâch hăng. Giâ cả ngăy căng được cải thiện tạo điều kiện thuận lợi cho người tiíu dùng, câc doanh nghiệp có cơ hội được sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ với giâ rẻ. Tuy nhiín, sự phât triển đó vô hình đê tạo nín sự trượt giâ của đồng tiền cũng như việc giảm giâ trị hữu hình (bằng giâ trị) vă vô hình (sự lạc hậu kỹ thuật) của sản phẩm, hăng hoâ, vật tư căng nhanh.
Vì vậy, để bù đắp văo giâ trị vật tư, hăng hoâ đang sở hữu vă tồn trữ phục vụ cho hoạt động sản xuất vận tải của đơn vị mình, Xí nghiệp nín thực hiện lập dự phòng giảm giâ hăng tồn kho đối với những loại vật tư có đủ bằng chứng tin cậy về sự giảm giâ của giâ trị thuần có thể thực hiện được so với giâ gốc của vật tư tồn kho. Việc lập dự phòng năy nhằm bù đắp câc khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư bị giảm giâ trị,
đồng thời cũng để phản ânh đúng giâ trị thuần có thể thực hiện được của hăng tồn kho khi lập bâo câo tăi chính vă cuối kỳ hạch toân.
3.2.2 Hoăn thiện câc thủ tục kiểm soât ví chi phí nhđn công
Những mặt hạn chế trong khđu kiểm soât chi phí nhđn công mặc dù không nhiều. Tuy nhiín, để góp phần tạo nín một môi trường kiểm soât tốt, tạo niềm tin cho người lao động vă hoăn thiện hơn hệ thống kiểm soât nội bộ chi phí của Xí nghiệp, em xin có một số ý kiến khắc phục vă bổ sung như sau:
- Ban quản đốc phđn xưởng, câc tổ trưởng, đội trưởng cần thực hiện chấm công công khai, nghiím túc vă chặt chẽ quâ trình lăm việc của công nhđn, nhđn viín lăm việc tại bộ phận mình. Thực hiện ghi chính xâc, khâch quan số ngăy công, giờ công của từng công nhđn nhằm hạn chế tình trạng công nhđn lăm việc thiếu nghiím túc, lơ lă trong công việc, lăm việc riíng trong giờ hănh chính hoặc đi muộn về sớm mă vẫn được hưởng đủ lương. Trong khi đó năng suất lao động thấp sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoăn thănh công việc được giao gđy thất thoât cho Xí nghiệp.
Song song với việc chấm công của câc tổ trưởng, đội trưởng Ban quản đốc phđn xưởng cần phât huy hết quyền lực vă trâch nhiệm của mình, cụ thể: cần tăng cường việc kiểm tra đột xuất xuống câc phđn xưởng, nếu trước đđy chỉ có thực hiện 1lần/ngăy thì nín tăng thím 2 hoặc 3lần/ngăy, không quy định thời gian kiểm tra. Đồng thời thực hiện xử lý nghiím khắc đối với câc công nhđn không chấp hănh đúng quy định của phđn xưởng Xí nghiệp như đê níu trín bằng câc biện phâp như: kỷ luật, phạt hănh chính, trừ văo lương hoặc trừ công…
- Xí nghiệp cần âp dụng triệt để nguyín tắc phđn công, phđn nhiệm vă nguyín tắc bất kiím nhiệm văo công tâc kiểm soât chi phí nhđn công trực tiếp. Việc thực hiện theo dõi nhđn sự, lao động vă trích câc khoản theo lương, ốm đau, thai sản cho đến việc nộp BHXH, BHYT cho công ty bảo hiểm nín được thực hiện bởi kế toân tiền lương hoặc do Phòng tổ chức cân bộ lao động thực hiện một câch nghiím túc.
- Ngăy nay, hệ thống câc ngđn hăng Việt Nam đang phât triển mạnh, theo đó câc dịch vụ căng trở nín phổ biến vă thông dụng đối với mọi người dđn từ tầng lớp nông dđn, công nhđn đến trí thức. Vì thế, Xí nghiệp nín tổ chức việc phât trả lương cho công nhđn cũng như cân bộ công nhđn viín qua dịch vụ ngđn hăng thông qua số tăi khoản của từng câ nhđn (tăi khoản thanh toân) nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho kế toân cũng như hạn chế sai phạm xảy ra, đồng thời đâp ứng được nhu cầu gửi tiết kiệm qua Ngđn hăng đối với người lao động.
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG DỊCH VỤ
Bộ phận: STT Nội dung chi phí Khoản mục
chi
Định mức sử dụng Ghi chú Số lượng Số tiền
- Khuyến khích tinh thần lăm việc cho tất cả câc nhđn viín, công nhđn toăn Xí nghiệp bằng câch xđy dựng câc chính sâch thưởng - phạt cụ thể đối với từng nội dung đóng góp vă mức độ sai phạm…nhằm phât huy năng lực, nđng cao ý thức trâch nhiệm của cân bộ công nhđn viín.
3.2.3 Hoăn thiện câc thủ tục kiểm soât nội bộ về chi phí dịch vụ mua ngoăi vă chi phí bằng tiền khâc. chi phí bằng tiền khâc.
- Điều đầu tiín Xí nghiệp nín thực hiện để kiểm soât 2 loại chi phí năy tốt hơn lă tiến hănh phđn loại cụ thể hai loại chi phí năy theo câc dạng chứng từ, nghiệp vụ phât sinh vă xđy dựng hệ thống quy định, định mức sử dụng trín cơ sở quy định về định mức xđy dựng kế hoạch của Tổng công ty vă chi phí phât sinh thực tế của câc kỳ trước. Đồng thời ban hănh kỉm theo một số quy định, quy chế về việc sử dụng dịch vụ tiết kiệm vă hình thức kỷ luật đối với việc sử dụng vượt định mức, lêng phí.
Để đảm bảo sự hợp lý về định mức sử dụng chi phí giữa câc phòng ban, phòng kế hoạch nín căn cứ văo diện tích sử dụng, thời gian lăm việc vă số lượng lao động của từng bộ phận, phòng ban để xđy dựng định mức. Chẳng hạn:
+ Xđy dựng định mức số kwh sử dụng điện: phải căn cứ văo số lượng bóng đỉn điện, số lượng mây tính, mây điều hòa, quạt gió, mây móc thiết bị trín cơ sở công suất vă thời gian sử dụng…đồng thời việc xđy dựng định mức năy cần phải dựa trín hoạt động của câc bộ phận (phđn xưởng sản xuất, sửa chữa định mức sẽ cao hơn…) vă phải chú ý đến câc mùa trong năm: mùa nắng nóng thì định mức sử dụng phải cao hơn câc mùa Đông, Xuđn…vì mức độ sử dụng dịch vụ sẽ cao hơn (như mây điều hòa, quạt gió, tủ lạnh…)
+ Xđy dựng định mức sử dụng điện thoại: nín xđy dựng bằng chỉ tiíu số phút gọi nội hạt, liín tỉnh, điện thoại di động trín cơ sở số lượng mây điện thoại, số lượng nhđn viín mỗi phòng vă tính chất của từng công việc. Chẳng hạn, định mức sử dụng điện thoại cho câc phòng giao dịch, đối ngoại sẽ cao hơn câc phòng ban khâc.
+ Đối với câc loại chi phí không thể định lượng vă câc loại chi phí bằng tiền khâc việc xđy dựng định mức nín được thực hiện bằng chỉ tiíu tiền cụ thể…
BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOĂI
Thâng…..
STT Chứng từ Nội dung chi phí Đơn vị cung
cấp Số tiền
Số Ngăy
Tổng
Đă Nẵng, ngăy … thâng … năm …
Người lập biểu Kế toân trưởng
BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ KHÂC BẰNG TIỀN
Thâng…..
STT Chứng từ Nội dung chi phí Đơn vị cung
cấp Số tiền
Số Ngăy
Tổng
Đă Nẵng, ngăy … thâng … năm …
Người lập biểu Kế toân trưởng
- Giâ trị của nghiệp vụ phât sinh đối với 2 loại chi phí năy không lớn tuy nhiín phât sinh thường xuyín. Chính vì thế việc kiểm tra sự hợp lý, hợp lệ vă theo dõi chặt chẽ câc chứng từ phât sinh lă rất cần thiết, cần phải thực hiện nghiím túc, có như thế mới kiểm soât được sự biến động về chi phí phât sinh để từ đó có những biện phâp khắc phục, chấn chỉnh kịp thời.
Để theo dõi sự phât sinh câc nghiệp trong thâng, Xí nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu sổ sau đđy:
Ngoăi việc lập định mức cho hai loại chi phí năy, để tạo điều kiện cho công tâc đối chiếu giữa chi phí thực tế phât sinh vă chi phí theo định mức kế hoạch phục vụ
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ DỊCH VỤ MUA NGOĂI
Thâng:
Nội dung chi phí mục chiKhoản hoạchKế Thực hiện Chính lệch
- Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuí kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất ……… 25b 25c 25c 28 Tổng cộng xxx
Đă Nẵng, Ngăy … thâng … năm…
Người lập biểu Kế toân trưởng
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ KHÂC BẰNG TIỀN
Thâng:
Nội dung chi phí mục chiKhoản hoạchKế Thực hiện Chính lệch
- Duy tu mạng điện - Duy tu mạng thiết bị - Thuí kiểm định thiết bị - Tiền điện sản xuất ……… 25b 25c 25c 28 Tổng cộng xxx
Đă Nẵng, Ngăy … thâng … năm…
Người lập biểu Kế toân trưởng
cho việc tính toân vă phđn tích chính lệch nhằm đưa ra câc biện phâp xử lý kịp thời, Xí nghiệp có thể sử dụng 2 mẫu sổ sau đđy:
Kế toân theo dõi riíng từng loại chi phí, cuối thâng tổng hợp những chứng từ cùng loại vă tính tổng cộng số tiền, sau đó lập thănh 2 bảng tổng hợp: Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoăi vă Bảng tổng hợp chi phí khâc bằng tiền sau khi đê được bổ sung 2 cột kế hoạch vă chính lệch như đê trình băy.
- Một yếu tố khâc không thể thiếu trong công tâc kiểm soât 2 loại chi phí năy đó lă việc lựa chọn nhă cung cấp dịch vụ, sản phẩm. Cũng như phần hoăn thiện thủ tục kiểm soât chi phí nhđn công đê níu: với sự cạnh tranh của câc nhă cung cấp trín thị trường hiện nay, để có được sản phẩm hoăn hảo thì sự linh hoạt, năng động, nhạy bĩn trong việc tìm kiếm nhă cung cấp cùng những chính sâch khích lệ, khen thưởng của Xí nghiệp sẽ góp phần tạo nín môi trường lăm việc năng động, sâng tạo, phât huy tối đa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soât chi phí nói riíng vă hệ thống kiểm nội bộ nói