II. MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOĂN THIỆN CÔNG TÂC KIỂM SOÂT CH
2. Hoăn thiện công tâc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soât nội bộ ch
chi phí sản xuất vận tải
2.1 Hoăn thiện khđu tổ chức
- Để phât huy hết vai trò kiểm soât trong khđu tổ chức luđn chuyển chứng từ, Xí nghiệp cần tổ chức phối hợp chặt chẽ, linh hoạt giữa câc bộ phận liín quan đến quâ trình thực hiện chi phí. Thực hiện đối chiếu chứng từ, sổ sâch một câch thường xuyín vă toăn diện bởi câc câ nhđn độc lập có nguyín môn hoặc giữa câc bộ phận, câc nhđn tự đối chiếu với nhau. Công việc năy giúp cho việc phât hiện kịp thời câc sai sót để tiến hănh điều chỉnh, mặt khâc giúp ngăn ngừa vă phât hiện những hănh vi gian dối, biển thủ của câc câ nhđn tư lợi. Bín cạnh đó để công tâc quản lý chi phí tốt hơn bằng hệ thống kế toân, Xí nghiệp nín hoăn thiện hơn nữa một số chứng từ liín quan (được trình băy ở phần sau) sẽ lă yếu tố hỗ trợ tích cực cho công tâc quản lý, thực hiện vă hạch toân chi phí của Xí nghiệp.
- Câc chứng từ, Phiếu định tăi khoản nín được ký duyệt hằng ngăy bởi Kế toân trưởng. Vì như thế số lượng chứng từ phât sinh sẽ ít, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu của Kế toân trưởng nhằm trânh được những sai sót trong kiểm soât. Không nín để chứng từ dồn thănh nhiều tạo ra âp lực công việc văo một lúc, việc kiểm tra sẽ được thực hiện một câch qua loa sẽ dễ dẫn đến sai sót hoặc không phât hiện được câc sai sót vốn có khi nghiệp vụ xảy ra, mă bản thđn câc kế toân viín phần hănh không phât hiện được.
- Xí nghiệp nín tổ chức thím hệ thống kế toân quản trị để thực hiện việc kế phđn tích vă tham mưu cho Giâm đốc trong việc hoạch định, điều hănh, kiểm tra, giâm sât hoạt động sản xuất vă tăi chính của Xí nghiệp. Kế toân quản trị tại Xí nghiệp
nín được tổ chức theo kiểu phối hợp với kế toân tăi chính. Theo đó, câc nhđn viín kế toân câc phần hănh liín quan đến chi phí sản xuất vận tải (Kế toân vật liệu, kế toân phụ tùng, kế toân nhiín liệu, kế toân TSCĐ, kế toân tiền lương) vừa đảm nhiệm kế toân tăi chính vừa thực hiện kế toân quản trị. Đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với nhau vă phối hợp với kế toân tổng hợp để băn bạc thống nhất với nhau trong việc đưa ra câc biện phâp, kiến nghị quản lý chi phí thích hợp giúp Giâm đốc đưa ra câc quyết định quản lý hợp lý, kịp thời.
Tuy nhiín, một yếu điểm đâng nói của Xí nghiệp hiện nay lă câc nhđn viín chưa thông thạo về kế toân quản trị. Vì vậy, để xđy dựng kế toân quản trị theo kiểu phối hợp với kế toân tăi chính thì trước tiín Xí nghiệp cần phải tổ chức đăo tạo nghiệp vụ kế toân quản trị cho câc nhđn viín kế toân phần hănh của Xí nghiệp đồng thời ban hănh câc quy định, quy chế về việc phđn công nhiệm vụ cụ thể, quy định về thời gian bâo câo vă hệ thống bâo câo sử dụng để thực hiện lăm kế toân quản trị.
- Ban hănh câc quy định về quản lý mây tính vă phần mềm quản lý, quy định thời gian văo văo sổ, thời điểm thực hiện kế toân trín mây, chẳng hạn như: Sau khi có đủ chứng từ liín quan đến nghiệp vụ vă sự kiểm tra ký duyệt của Kế toân trưởng…hăng ngăy kế toân tiến hănh nhập liệu văo mây tính vă cho in ra câc sổ sâch liín quan, trânh trường hợp công việc của nhiều ngăy để dồn văo một lúc thực hiện thì độ chính xâc của thông tin kế toân cũng như hiệu quả công việc không cao.
Bín cạnh đó, để thông tin kế toân trín mây được bảo mật, trânh rủi ro bị khai thâc bất hợp lý, mỗi kế toân viín nín căi đặt cho phần hănh quản lý của mình một mật mê riíng. Mặt khâc, để đề phòng sự cố mây tính kế toân viín nín lưu trữ dữ liệu câc đĩa mềm, đĩa CD hoặc bằng câc phương tiện khâc vă không quín căi đặt mật mê bảo vệ, đồng thời phải chịu hoăn toăn trâch nhiệm nếu có sai phạm xảy ra.
2.2 Hoăn thiện một số chứng từ liín quan đến chi phí sản xuất vận tải
Nhìn chung, câc chứng từ đê được tổ chức tương đối hoăn thiện. Tuy nhiín vẫn còn chưa được hoăn hảo cần được hoăn thiện để phục vụ tốt hơn cho công tâc kiểm soât chi phí tại Xí nghiệp.
Để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý tất cả câc chứng từ đều phải được đânh số liín tục, thủ tục năy sẽ giúp cho việc tìm kiếm chứng từ thất lạc hoặc phât hiện sai sót, gian lận một câch dễ dăng.
Tại Xí nghiệp còn có một số chứng từ sau chưa được đânh số thứ tự cần được đânh số liín tục:
Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO
Địa chỉ: Ngăy … thâng … năm …
Có:…………. Họ tín người giao hăng:... Địa chỉ:...Điện thoại:... Theo …… Số …… ngăy … thâng … năm …
Của... Nhập tại kho:... Lý do nhập:... STT Số thẻ
kho hiệu, q.câch Tín nhên Mê số ĐVT Theo Số lượng Đơn giâ Thănh tiền chứng
từ
Thực nhập
A B C D E 1 2 3 4
Công tiền hăng: xxx
Tiền thuế GTGT: xxx
Phụ phí Vận chuyển Bốc xếp Khâc
Tổng xxx xxx xxx xxx
Cộng tiền thanh toân: xxx
(Số tiền viết bằng chữ):...
+ Giấy đề nghị mua vật tư + Biín bản giâm định kỹ thuật + Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất + Biín bản kiểm tra kỹ thuật + Biín bản xử lý kiểm kí
2.2.1 Hoăn thiện phiếu nhập kho
Đối với Phiếu nhập kho Xí nghiệp nín bổ sung thím câc yếu tố sau:
Để tiện việc theo dõi vă liín lạc với nhă cung cấp trong trường hợp: trong quâ trình sử dụng vật tư có phât hiện điều gì bất thường về vật tư hoặc để ký kết hợp đồng mua vật tư mới, có thể liín lạc với người giao hăng hay bộ phận phụ trâch giao hăng của nhă cung cấp. Nín thím văo Phiếu nhập kho yếu tố “địa chỉ” vă “số điện thoại” sau mục “họ tín người giao hăng”.
Việc đối chiếu với thủ kho vă câc bộ phận vật tư sẽ chặt chẽ hơn nếu thím văo cột “số thẻ kho” , “lý do nhập”. Mặt khâc, để phản ânh đúng toăn bộ giâ trị nghiệp vụ nhập kho phât sinh nín bổ sung thím phần phụ phí bao gồm: “vận chuyển”, “bốc xếp”, Phục vụ mục đích đối chiếu, ngăn ngừa vă phât hiện gian lận nhất thiết phải có mục “số tiền viết bằng chữ” vă “số chứng từ kỉm theo”.
PHIẾU XUẤT KHO
Số:…………..
Ngăy … thâng … năm …
Nợ:………….
Có:…………. Tín đơn vị lĩnh:...địa chỉ... Người nhận:... Lý do xuất kho:... Theo Phiếu giao nhiệm vụ SX,SC Số:...Ngăy:... Xuất tại kho:... STT Số thẻ
kho Mê số VT câch vật tưTín, quy ĐVT Xin Số lượng Đơn giâ Thănh tiền lĩnh
Thực phât
2.2.2 Hoăn thiện Phiếu xuất kho
Cũng như Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho nín được bổ sung thím một số yếu tố để được hoăn thiện như: “Người nhận”, “địa chỉ” của đơn vị lĩnh, “số thẻ kho”, “số chứng từ gốc kỉm theo”. Bín cạnh đó để phiếu xuất kho thể hiện nội dung vă mối quan hệ nghiệp vụ phât sinh, ngoăi “lý do xuất” có thể bổ sung văo “ Theo phiếu giao nhiệm vụ sản xuất, sửa chữa số…ngăy…”
PHIẾU GIAO NHIỆM VỤ SẢN XUẤT Số:...
Kính gửi:………
Căn cứ nhu cầu phục vụ sản xuất :... Theo biín bản giâm định kỹ thuật Số:...Ngăy:... Nay XN giao nhiệm vụ sản xuất cho:... I. Nội dung công việc:... ... II. Vật tư:
Phòng vật tư cấp theo số lượng đê ghi trong Biín bản giâm định. II. Chi phí nhđn công:
Phòng TCCB căn cứ nội dung khối lượng công việc xâc định chi phí nhđn công cho phđn xưởng.
IV. Thời gian thực hiện
Ngăy hoăn thănh:... V. Kinh phí:...
Giâm đốc XNĐMĐN
Ngoăi việc hoăn thiện trín, Xí nghiệp cần thực hiện nghiím khắc việc ghi chĩp đầy đủ câc nội dung trín Phiếu nhập, phiếu xuất kho. Một điều cần quan tđm hơn nữa đó lă tất cả câc Phiếu nhập, Phiếu xuất đều phải được lập ngay tại thời điểm phât sinh nghiệp vụ nhập - xuất hoặc sớm nhất có thể, không nín chậm trễ, có như vậy mới phục vụ tốt cho việc kiểm tra, đối chiếu số lượng, giâ trị, chủng loại vật tư giữa câc chứng từ liín quan nhằm giảm thiểu sai sót trong quâ trình hạch toân vă rủi ro trong quâ trình kiểm soât.
2.2.3 Hoăn thiện Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất
Phiếu giao nhiệm vụ sản xuất được lập trín kế hoạch sản xuất, sửa chữa hoặc trín cơ sở kết luận của Hội đồng giâm định kỹ thuật về câc nội dung giâm định. Vì thế, ngoăi việc bổ sung việc đânh số thứ tự cho Phiếu giao nhiệm vụ như đê trình băy phần trín. Xí nghiệp cần bổ sung thím văo yếu tố “Theo Biín bản giâm định kỹ thuật số … ngăy….” văo sau “căn cứ nhu cầu phục vụ sản xuất” để quản lý tốt hơn đối với trường hợp nhiệm vụ sản xuất được lập trín cơ sở nội dung giâm định kỹ thuật vă kết luận của Hội đồng giâm định.
PHIẾU ĐỊNH TĂI KHOẢN Số:……….
Ngăy … thâng … năm …
TĂI KHOẢN ĐỐI CHIẾU Trích yếu Số tiền Ghi chú
Nợ Số hiệu Có Số hiệu
2.2.4 Hoăn thiện Phiếu định tăi khoản vă Chứng từ ghi sổ
Về chức năng vă bản chất của Phiếu định tăi khoản vă chứng từ ghi sổ lă như nhau, đều lă công cụ để phản ânh nghiệp vụ phât sinh vă lă chứng từ lăm căn cứ ghi sổ kế toân liín quan. Vì vậy, theo em Xí nghiệp nín thống nhất việc lựa chọn một trong hai loại chứng từ năy vă nín hơn lă việc lựa chọn “Phiếu định tăi khoản” thay vì dùng “Chứng từ ghi sổ”. Vì hình thức sổ kế toân Xí nghiệp đang âp dụng lă “Nhật ký chung”, để trânh sự nhầm lẫn với hình thức “Chứng từ ghi sổ” vă phù hợp với đặc điểm của Xí nghiệp, việc thống nhất sự lựa chọn lă cần thiết, đồng thời giúp cho công tâc kiểm tra, kiểm soât được thuận lợi hơn.
Song, nếu sự lựa chọn lă “Phiếu định tăi khoản” thì cần phải hoăn thiện hơn biểu mẫu, Biểu mẫu hiện tại của Xí nghiệp được tổ chức thừa ở cột “tổng cộng”, vì vậy Xí nghiệp nín thay văo đó bằng cột “ghi chú” để phục vụ tốt hơn cho việc ghi chĩp nghiệp vụ phât sinh. Đồng thời, thím dòng “Tổng cộng” văo cuối bảng để tính tổng số tiền phât sinh.
4. Hoăn thiện thủ tục kiểm soât chi phí sản xuất vận tải
3.1 Tăng cường công tâc kiểm tra, kiểm soât chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp
Đđy lă vấn đề mă Xí nghiệp cần quan tđm hơn nữa trong thời gian tới để xđy dựng một hệ thống kiểm soât ngăy căng hoăn thiện hơn, lă nhđn tố quan trọng trong việc đôn đốc, nđng cao hiệu quả kiểm soât của Xí nghiệp. Để tăng cường công tâc kiểm soât Xí nghiệp có thể thực hiện ở một số nội dung sau:
- Tăng cường việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ, số liệu, sổ sâch giữa câc bộ phận liín quan đến nghiệp vụ.
- Thực hiện nghiím túc việc kiểm tra chứng từ, nghiệp vụ kinh tế tăi chính phât sinh trước khi ký duyệt, nhất lă câc nghiệp vụ liín quan đến việc mua sắm vă chi tiền. - Tăng cường giâm sât quâ trình thực hiện chi phí trín câc khđu: sản xuất, sửa chữa bằng việc theo dõi xuyín suốt quâ trình thực hiện từ khđu mua vật tư đến khđu thi công, nhằm hạn chế tối đa sự lêng phí nguyín vật liệu cũng như lêng phí quỹ thời gian lao động với mục đích hạ thấp giâ thănh sản phẩm.
- Thường xuyín tổ chức câc lớp đăo tạo ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyín môn, câc thủ thuật kiểm tra, đối chiếu cho cân bộ công nhđn viín của Xí nghiệp; Phổ biến kịp thời vă thuyết minh câc quy định, quy chế mới của Xí nghiệp vă của Tổng công ty để họ có thể nắm bắt kịp thời thông tin vă hiểu rõ trâch nhiệm của từng câ nhđn vă nhận thức được công việc góp phần nđng cao hiệu quả hoạt động vă kiểm soât của Xí nghiệp.
- Cần phđn công, phđn nhiệm cụ thể vă rõ răng hơn nữa về trâch nhiệm vă quyền hạn của từng thănh viín trong Xí nghiệp, âp dụng chuyín môn hoâ văo trong quản lý vă tâc nghiệp sẽ tạo điều kiện cho việc hoăn thiện bộ mây quản lý vă môi trường kiểm soât nội bộ nói chung vă kiểm soât chi phí sản xuất nói riíng.
3.2 Hoăn thiện câc thủ tục kiểm soât đối với một số yếu tố chi phí sản xuất vận tải tại Xí nghiệp tải tại Xí nghiệp
Ngoăi việc Xí nghiệp cần nhanh chóng khắc phục những tồn tại trong hệ thống kiểm soât chi phí hiện tại, một công việc khâc không kĩm phần quan trọng lă Xí nghiệp nín lăm thế năo để hoăn thiện vă phât huy tối đa sự hữu hiệu của câc thủ tục kiểm soât trong quâ trình quản lý vă thực hiện chi phí. Sau đđy một số ý kiến đóng góp nhằm khắc phục những hạn chế vă góp phần xđy dựng một hệ thống kiểm soât nội bộ chặt chẽ, hữu hiệu.
4.2.1 Hoăn thiện câc thủ tục KSNB về chi phí nguyín vật liệu
- Đối với vật tư tồn kho do lạc hậu kỹ thuật hoặc không đúng quy câch phẩm chất không sử dụng được có nguồn gốc từ trong nước hay nước ngoăi, điều đầu tiín Xí nghiệp cần hănh động lă cho thanh lý loại vật tư năy căng sớm căng tốt nhằm thu hồi nhanh nguồn vốn bị ứ đọng lđu nay. Vì trong điều kiện biến động thị trường hiện nay cũng như do ảnh hưởng của lạm phât vă trượt giâ, việc hănh động chậm trễ sẽ không có lợi cho Xí nghiệp dễ dẫn đến thất thoât hữu hình lẫn vô hình. Trong khi đó, việc vật tư tồn kho lạc hậu, không có khả năng sử dụng vừa chiếm một diện tích kho khâ lớn vừa tốn chi phí bảo quản. Mặt khâc, việc thanh lý vật tư chậm trễ lăm cho Xí nghiệp mất đi cơ hội thu hồi vốn để đầu tư văo những việc khâc đồng thời mất đi cơ hội được sở hữu vật tư mới, chất lượng tiín tiến hiện đang có trín thị trường.
Điều thứ hai Xí nghiệp cần quan tđm đối với việc ký kết hợp đồng mua vă nhập kho vật tư có nguồn gốc từ câc nước để phục vụ cho công tâc sản xuất linh kiện, sửa chữa đầu mây. Trong trường hợp năy Xí nghiệp cần nghiín cứu kỹ trước khi lập kế hoạch mua sắm vật tư, công việc năy nín do những chuyín gia của từng loại đầu mây sau khi tiến hănh kiểm tra kỹ thuật câc đầu mây sẽ tiến hănh xđy dựng kế hoạch mua sắm câc loại vật tư cần thiết cho sử dụng vă dự trữ với số lượng, quy câch phẩm chất hợp lý .
Vì lợi ích của Xí nghiệp nín việc chấp hănh nghiím chỉnh câc quy định về nhập kho lă cần thiết vă không thể thiếu công tâc kiểm tra kỹ thuật chất lượng vật tư, phụ tùng trước khi nhập kho, dù thế năo cũng không nín nhập kho vật tư không đúng quy câch như những lý do đê níu trín.
- Với điều kiện cạnh tranh gay gắt trín thị trường hiện nay tất cả câc đối tượng đều có được sự lựa chọn tốt nhất về giâ cả, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mình muốn. Theo đó, để lợi ích của Xí nghiệp được đảm bảo, bộ phận mua hăng thuộc
Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng
PHIẾU DI CHUYỂN VẬT TƯ NỘI BỘ
Số:…….
Ngăy 20 thâng 03 năm 2007
Kho xuất: Kho Phụ tùng Xí nghiệp đầu mây Đă Nẵng Kho nhập: Kho đầu maý Diíu Trì
S T
Số thẻ
Mê số VT Tín, quy câch vật tư
ĐVT Số lượng Đơn Thănh
tiền Thực xuất Thực nhập 1 2 133.05.110 133.05.002 Guốc hêm Dđy đồng hồ tốc độ Câi Sợi 40 15 40 15 100.000 12.000 4.000.000 180.000 xxx
phòng vật tư cần nắm bắt kịp thời cũng như dự đoân trước tình hình giâ cả trong thời gian đến để tham mưu cho Giâm đốc có biện phâp tồn trữ hoặc giải phóng thích hợp.