thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại công ty xây dựng công trình giao thông 820

Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của Đề tài là mô tả và phân tích thực trạng hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựngcông trình gia

 -NGUYỄN THỊ LIÊN HƯƠNG

NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH MỘT

SỐ CHỈTIÊU CỦA BỘ ĐÔI PITTTONG-XILANH

TRONG ÁP KẾ PITTONG CHUẨN

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

CHUYÊN NGÀNH CƠ KHÍ CHÍNH XÁC VÀ QUANG HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.NGUYỄN THỊ NGỌC LÂN

HÀ NỘI, THÁNG 11/2009

LỜI NÓI ĐẦU

1 Sự cần thiết của Đề tài nghiên cứu

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chấtcông nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân Mọidoanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên

đã có sự chủ động đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vàphải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của đơn vị Do đặc thù của ngànhxây dựng cơ bản là những công trình xây dựng, hạng mục công trình, vật kiếntrúc… có quy mô lớn, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài nên việc hạchtoán chi phí sản xuất xây lắp đòi hỏi phải được tập hợp và phân loại chi phí theotừng khoản mục chi phí trong giới hạn của mỗi đối tượng kế toán chi phí Bêncạnh đó, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết cũng như lợi íchcủa hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thốngkiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là doanh nghiệp Nhà nướctrực thuộc Tổng Công ty Xây dựng công trình giao thông 8 - Bộ Giao thông Vậntải được thành lập theo quyết định số 1105 QĐ/TCCB-LĐ ngày 03/6/1993 của

Bộ Giao thông Vận tải Đến nay sau gần 14 năm hoạt động, Công ty xây dựngcông trình giao thông 820 đang hoạt động khá hiệu quả và đạt doanh thu trên 66

tỷ đồng năm 2008 Trong bối cảnh môi trường kinh doanh với sức ép cạnh tranhngày càng gia tăng, thì giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là mộttrong những giải pháp quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Dựa trên vai trò, ý nghĩa và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ, và yêucầu thực tế tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820, học viên chọn Đềtài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phísản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820” làm Luận văn

Thạc sỹ Kinh tế chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinhdoanh.

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của Đề tài là mô tả và phân tích thực trạng hệ thốngkiểm soát nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựngcông trình giao thông 820 Trên cơ sở đó, học viên đánh giá và đề xuất các giảipháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soátchi phí xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

3 Nội dung của Đề tài

Tên Chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soátnội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xâydựng công trình giao thông 820”

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, Chuyên đề gồm có 2 chương:

Chương I: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi phísản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

Chương II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựngcông trình giao thông 820

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ với việctăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp Phạm vi nghiên cứu của Đề tài làtại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của Đề tài là dựa trên cơ sở lý luận của phép duyvật biện chứng; phương pháp tổng hợp, phân tích, diễn giải.

Bằng việc nghiên cứu, tham khảo tài liệu, tập hợp các nội dung cơ bản củavấn đề nghiên cứu, mô tả thực trạng của hệ thống và phân tích tổng hợp từ đóđưa ra các giải pháp hoàn thiện cho đối tượng nghiên cứu

Các phân tích do Đề tài đưa ra được dựa trên những nghiên cứu lý luận,tổng hợp các tài liệu tham khảo trong và ngoài nước

6 Đóng góp của Chuyên đề

Chuyên đề đã làm rõ các vấn đề về tổ chức và hoạt động của hệ thốngkiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựngcông trình giao thông 820; và đưa ra các giải pháp có tính khả thi nhằm hoànthiện hệ thống kiếm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuấtxây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

CHƯƠNG I THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG

TRÌNH GIAO THÔNG 820

1.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

820 CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là doanh nghiệp Nhà nướctrực thuộc Tổng Công ty xây dựng công trình 8 - Bộ Giao thông vận tải, đượcthành lập theo quyết định số 1105 QĐ/TCCB-LĐ ngày 03 tháng 6 năm 1993 của

Bộ Giao thông vận tải Nhiệm vụ chính của Công ty là:

- Xây dựng các công trình giao thông, các công trình thuỷ lợi;

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;

- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể tóm tắt theo các giaiđoạn sau:

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 tiền thân là Xí nghiệp gạchSilicat được Bộ Giao thông vận tải quyết định thành lập năm 1970 Nhiệm vụchính của Xí nghiệp là sản xuất gạch Silicat và cấu kiện bê tông phục vụ chongành Giao thông vận tải

Năm 1982 Xí nghiệp sát nhập vào Liên hiệp quản lý đường bộ II với têngọi là Xí nghiệp 422 Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là chuyên sản xuất ốngcống, phụ kiện cống phục vụ các công trình giao thông

Căn cứ vào quyết định số 510/QĐ/TCCB-LĐ ngày 27 tháng 3 năm 1993của Bộ Giao thông vận tải tách chuyển sang Tổng Công ty xây dựng công trình

giao thông 8 lấy tên là Công ty xây dựng công trình giao thông 820, có trụ sởchính tại Thanh Châu - Phủ Lý - Hà Nam.

Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 108616 ngày 27 tháng 3 năm 1993của Trọng tài kinh tế tỉnh Nam Hà và giấy phép hành nghề số 49 ngày 04 tháng 3năm 1998 của Bộ Xây dựng thì Công ty xây dựng công trình giao thông 820được phép hành nghề xây dựng các công trình giao thông trên quy mô toàn quốc

và quốc tế

Trải qua nhiều năm tồn tại trong cơ chế quản lý hành chính bao cấp, đếnnay tổng sản lượng và doanh thu của Công ty hàng năm không ngừng tăng lên vàtừng bước khẳng định vị thế của mình trong ngành Giao thông vận tải

Bảng 1.1: Một số công trình, hạng mục công trình xây lắp do Công ty xây dựng công trình giao thông 820 thi công năm 2008

Đơn vị tính: đồng việt nam

STT Tên công trình Giá thành toàn bộ sản

7 Bê tông thương phẩm R1 972.723.983

8 Dự án xây dựng đường cao tốc Sài Gòn

pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soátchi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là cầnthiết trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày nay.

1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị

1.1.2.1 Về đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Để tăng cường hiệu quả quản lý và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinhdoanh của đơn vị, bộ máy quản lý của Công ty xây dựng công trình giao thông

820 được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng:

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức quản lý Công ty xây dựng công trình giao thông 820

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ tham mưu giúp việc

Quan hệ kiểm tra, giám sát

Ban Giám đốc

Phòng Kinh tế

kế hoạch

Phòng Tài chính - Kế toán

Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Vật tư

Đội cầu

2 Đội cầu7 Công trường820 - R1 Đội Côngtrình 4 Xưởng bêtông

Trong bộ máy quản lý có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rõ ràng tráchnhiệm giữa các thành viên trong Ban Giám đốc, giữa lãnh đạo các phòng, các độitrong Công ty nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiệnnhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Cụ thể:

Đứng đầu bộ máy là Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ vềhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giúp việc cho Giám đốc có một phógiám đốc chuyên trách về kỹ thuật Ngoài ra, Phó Giám đốc còn tham mưu choGiám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, cùng Giám đốc đi sâu chỉ đạo hoạtđộng của Phòng kinh tế kế hoạch

Phòng Tổ chức hành chính là phòng giúp Giám đốc Công ty cùng với cácphòng khác trong công ty phối hợp các hoạt động của Công ty, quản lý bộ phậnhành chính, thực hiện quản lý nhân sự, triển khai các công tác thi đua khenthưởng, tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo các điều kiện làmviệc để bộ máy Công ty vận hành có hiệu quả phục vụ hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty Mặt khác, Phòng Tổ chức hành chính cũng thực hiện chứcnăng tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, kế hoạch tuyểndụng nhân sự, đào tạo cán bộ, bổ nhiệm, sắp xếp, bố trí, nâng bậc lương cho toànthể cán bộ công nhân viên trong công ty Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức hànhchính còn có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc thanh tra, kiểm tra nhằm tăng cườngpháp chế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận giúp việc cho Ban Giám đốc trongviệc quản lý tài chính theo quy định và theo pháp luật của nhà nước

Phòng Kinh tế kế hoạch là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về hoạtđộng kinh doanh của công ty từ khâu lập kế hoạch đến tổ chức theo dõi thực hiện

kế hoạch Tiến hành công tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tìm kiếm nguồnhàng Đàm phán ký kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước

Phòng Vật tư là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác quản lýthống nhất và chỉ đạo công tác điều hành vật tư trong toàn công ty theo đúng quyđịnh của Nhà nước và của công ty.

Như vậy, mỗi bộ phận trong bộ máy của Công ty có chức năng, nhiệm vụriêng nhưng lại có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Cách tổ chức này bảo đảmmệnh lệnh của Ban Giám đốc được thực hiện đúng, kịp thời, phát huy được nănglực của cán bộ giúp việc tại các phòng chức năng, mang lại hiệu quả trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty, thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đề racủa Công ty

1.1.2.2 Về đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán

Để phù hợp với bộ máy quản lý sản xuất, bộ máy kế toán của Công tyđược tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả Theo đó, công tác kế toán của Công ty được tậptrung tại Phòng Tài chính - Kế toán Còn ở các đội sản xuất không có bộ phận kếtoán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán đội Những nhân viên này cónhiệm vụ tập hợp chứng từ thu chi của đội, định kỳ hàng tháng gửi về phòng Tàichính - Kế toán để xử lý

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng công trình giao thông 820được mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng công trình giao thông 820

Phòng Tài chính - Kế toán được bố trí 5 nhân viên và được giao các nhiệm

vụ sau:

- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ chỉđạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ hoạt động tài chính của Công ty Chịu tráchnhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động của Phòng Tài chính - Kế toán; đồngthời tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề tài chính kế toán

- Kế toán tổng hợp: Định kỳ hàng quý, năm kế toán tổng hợp có nhiệm vụtập hợp các bảng kê từ các nhân viên kế toán khác để tập hợp chi phí tính giáthành, từ các bản nghiệm thu thanh toán để tính doanh thu, lập các báo cáo tàichính cuối kỳ

kế toán đội

Kế toán ngân hàng, thủ quỹ

Kế toán các đội công trình

Kế toán thanh toán, kế toán tiền lương

- Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương: Theo dõi và hạch toán cáckhoản thu chi, tính lương cho bộ phận văn phòng, kiểm tra bảng lương của cácđội gửi về, tính các khoản phải trích nộp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,kinh phí công đoàn.

- Kế toán công nợ kiêm kế toán tài sản cố định, theo dõi kế toán đội sảnxuất: Theo dõi, hạch toán chứng từ của các đội sản xuất gửi về Theo dõi cáckhoản công nợ với khách hàng, các đội sản xuất Theo dõi sự biến động tăng,giảm của tài sản, trích khấu hao và sửa chữa lớn của tài sản cố định Tập hợpchứng từ từ các đội sản xuất, xử lý và lập báo cáo thu chi của các đội để chuyểncho kế toán tổng hợp

- Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản, cất giữ quỹ, vàocuối mỗi ngày gửi báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán tổng hợp Theo dõi cácnghiệp vụ liên quan đến vay và trả nợ ngân hàng, các nghiệp vụ liên quan đếntiền gửi ngân hàng

Việc sử dụng, luân chuyển chứng từ trong Công ty được quy định hết sứcnghiêm ngặt Công ty sử dụng các loại chứng từ, các báo cáo tài chính theo quyđịnh, hướng dẫn của Bộ Tài chính Về trình tự và thời gian luân chuyển chứng từtrong nội bộ Công ty do Kế toán trưởng quy định trên cơ sở phù hợp với các quyđịnh của Bộ Tài chính và căn cứ theo tình hình thực tế của Công ty Trình tựluân chuyển chứng từ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty



Ghi sổ kế toán

và định khoảncác nghiệp vụ

kế toán phátsinh



Quản lý và lưutrữ chứng từtheo quy địnhcủa Bộ Tàichính

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quy địnhcủa Bộ Tài chính và được mở chi tiết cho từng đối tượng quản lý.

Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên cơ sở kế toán máy(xem Sơ đồ 2.4)

Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán theo Hình thức Nhật ký chung áp dụng tại Công ty

Ghi hằng ngày (định kỳ)Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)Đối chiếu, kiểm tra

Đặc điểm của Hình thức Nhật ký chung là hàng ngày các nhân viên kếtoán căn cứ vào chứng từ gốc sẽ kiểm tra, phân loại và nhập dữ liệu vào máy

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký

Sổ quỹ

Sổ cái hợp chi tiếtBảng tổng

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

tính Tất cả các dữ liệu của chứng từ gốc được nhập vào máy tính sẽ được máytính tự động điều chuyển và đưa vào các phần hành có liên quan.

Công ty áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006của Bộ Tài chính ban hành cho hệ thống báo cáo tài chính của Công ty, nhằmtổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty Ngoài các báo cáo tài chính chung theo quy định củaNhà nước, Công ty còn quy định thêm một số mẫu báo cáo hàng tháng, quý, nămcho từng phần hành công việc: Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo hợpđồng, Bảng tổng hợp chi phí phát sinh theo vụ việc, Bảng kê chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp (có thể phân theo từng vụ việc cụ thể, có thể phân theo từngđội/công trình)…

1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢNXUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG820

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát của Công ty bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong

và bên ngoài Công ty có tính môi trường tác động đến việc xây dựng, vận hành,

xử lý dữ liệu của các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty

Đặc thù quản lý: hiện nay người có quyền điều hành cao nhất tại Công ty

xây dựng công trình giao thông 820 là Giám đốc Công ty và chịu trách nhiệmtrước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.Giám đốc đã trải qua nhiều vị trí công tác khác nhau nên mọi hoạt động ở Công

ty ông đều am hiểu Ông hiểu rất rõ những khó khăn mà Công ty gặp phải trongtừng giai đoạn và ý thức được sự cần thiết phải có sự thay đổi Ông rất coi trọngnhân tố con người và xác định đây là nhân tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp

đến chất lượng công tác quản lý cũng như công tác chuyên môn, quyết định đến

sự phát triển và bền vững của Công ty Với nhiều năm kinh nghiệm trên cương

vị cán bộ quản lý, ông nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểmsoát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp Một trong nhữngvấn đề ông luôn trăn trở là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất xây lắp được vận hành thông suốt và có hiệu quả tại Công ty Ban Giám đốcCông ty luôn có trách nhiệm với công việc, đặt ra các yêu cầu để phấn đấu đạtđược mục tiêu, khuyến khích các cá nhân sáng tạo và chủ động trong công việc;luôn có thái độ nghiêm túc, tuân thủ các quy định của tổ chức

Về cơ cấu tổ chức: Mục tiêu của cơ cấu tổ chức của Công ty là gọn nhẹ,

quy định, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho các đơn vị, cá nhân trong Công ty,nhưng phải đạt được mục tiêu theo định hướng tổng thể của Công ty Do vậy,Ban Giám đốc Công ty đã thực hiện cơ cấu tổ chức theo chức năng nhằm pháthuy tối đa sự chuyên môn hóa trong công việc, cho phép các cán bộ công nhânviên tập trung vào chuyên môn của mình hơn, đồng thời có thể tuyển dụng đượccác nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng phòng ban chức năng trongCông ty nhằm hạn chế sự lãng phí về nhân lực Bên cạnh đó, việc triển khai thicông các công trình, hạng mục công trình đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữacác bộ phận trong Công ty, tuy nhiên vấn đề này vẫn còn tồn tại nhiều bất cập.Đây đó vẫn còn biểu hiện của tính ỷ lại, bị động trong công việc, thiếu tráchnhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc có liên quan đến nhiều phòngban, đơn vị khác nhau trong nội bộ Công ty

Về chính sách nhân sự: Trong những năm qua Ban Giám đốc Công ty rất

quan tâm và coi trọng công tác nhân sự trong Công ty, đánh giá cao vai trò củangười lao động, đặt người lao động là trung tâm trong các hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty Mục tiêu của Công ty đặt ra là xây dựng một đội ngũ

cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc,đáp ứng được cả về số lượng và chất lượng Công ty đã ban hành Quy chế tuyểndụng lao động để ngay từ giai đoạn đầu xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên

có năng lực, có trình độ, đủ sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ, có tư cách đạo đức

và phẩm chất tốt Từ đó đưa ra các chính sách quản lý nhân sự, đảm bảo về sốlượng và chất lượng về tiêu chuẩn chuyên môn, tay nghề kỹ thuật góp phần vào

sự phát triển chung của Công ty

Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức hành chính của Công ty có nhiệm vụ theodõi, quản lý thường xuyên tình hình về nhân sự trong Công ty như: theo dõi biếnđộng về cán bộ công nhân viên, có hồ sơ chính sách quản lý cán bộ công nhânviên trong toàn Công ty nhằm đưa ra những đánh giá tổng thể giúp cho BanGiám đốc trong việc điều động, bố trí, thuyên chuyển cán bộ vào những vị trícông tác phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi cá nhân Biểu dương những

cá nhân có thành tích lao động xuất sắc, có sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tăng năngsuất lao động trong Công ty Tuy nhiên, Công ty cũng có các hình thức kỷ luậtđối với cá nhân vi phạm quy định của Công ty, có hành vi gian lận trong côngtác…

Để đảm bảo tính công bằng, dân chủ, công khai và động viên cán bộ côngnhân viên trong Công ty, nhằm nâng cao tính chủ động, sáng tạo và tinh thầntrách nhiệm của cán bộ công nhân viên đối với Công ty, khuyến khích khả nănglao động và đáp ứng kết quả lao động của từng cán bộ công nhân viên trongCông ty, Ban Giám đốc Công ty đã ban hành Quy chế phân phối tiền lương, thựchiện chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty tùy theo từng bộphận, đơn vị trong Công ty

Những chính sách nhân sự tại Công ty đã tạo cho cán bộ công nhân viêncủa Công ty yên tâm công tác, tạo động lực phấn đấu, cống hiến năng lực cho sự

phát triển chung của Công ty, khuyến khích cán bộ công nhân viên không ngừnghọc hỏi, nâng cao tay nghề, trình độ Đồng thời tạo mức thu nhập ổn định chocán bộ công nhân viên tại Công ty Do vậy, ý thức trách nhiệm của cán bộ côngnhân viên của Công ty được nâng cao, tăng tính trung thực, ý thức tự giác, ý thứcbảo vệ tài sản của Công ty.

Công tác kế hoạch: Ban Giám đốc Công ty rất coi trọng công tác lập kế

hoạch, dự toán và lập phương án sản xuất kinh doanh Căn cứ vào kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh đạt được của năm trước và mục tiêu, nhiệm vụ trongthời gian tới, các phòng ban, đơn vị trong Công ty sẽ xây dựng kế hoạch công táccủa đơn vị mình, phòng Kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ tổng hợp và xây dựng bảnđăng ký kế hoạch chung cho toàn Công ty và các yêu cầu nhằm thực hiện đượccác mục tiêu đó, trình Ban Giám đốc phê duyệt Sau khi Bản đăng ký kế hoạchđược phê duyệt, sẽ có thông báo về việc phân bổ kế hoạch Hàng tuần, Giám đốc

tổ chức họp giao ban đối với cán bộ công nhân viên của Công ty để tổng hợp về

kế hoạch tuần, những việc đã thực hiện được, thực hiện đến đâu và những gì cònchưa hoàn thành Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm và tiếp tục lập kế hoạch chotuần tiếp theo Hàng tháng, các phòng ban làm báo cáo tổng hợp về tình hìnhthực hiện kế hoạch của đơn vị mình Hàng tháng, hàng quý, hàng năm Công tyđều xây dựng kế hoạch về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:

kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài chính,

kế hoạch đầu tư, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ…

1.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kiểm soát nội

bộ Thông qua việc ghi chép, xử lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệthống kế toán vừa cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định quản lý, vừa cótác dụng kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy, Ban Giám đốc

rất coi trọng và không ngừng hoàn thiện hệ thống kế toán của Công ty Đây cũng

là một trong những biện pháp nhằm củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ trongCông ty

Việc thực hiện hạch toán và quản lý chi phí sản xuất xây lắp tại Công tyđược tuân thủ theo chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam Chi phí sản xuất xâylắp được chia thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp,chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá trị thực tế của nguyên liệu,vật liệu chính, phụ hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thànhthực thể sản phẩm xây lắp và giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượngxây lắp (không kể vật liệu cho máy móc thi công và hoạt động sản xuất chung).Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sảnxuất kinh doanh của Công ty Bên cạnh đó, nguyên vật liệu sử dụng trong hoạtđộng sản xuất xây lắp lại đa dạng về chủng loại và có sự biến động liên tục vềgiá Đồng thời, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp và hạch toán riêngcho từng hạng mục công trình Do vậy, việc kiểm soát, theo dõi, quản lý và hạchtoán một cách chính xác là khá khó khăn và phức tạp

Chi phí nhân công trực tiếp: gồm toàn bộ tiền lương, tiền công và cáckhoản phụ cấp mang tính chất tiền lương trả cho nhân công trực tiếp xây lắp Chiphí nhân công trực tiếp được tập hợp và hạch toán riêng cho từng hạng mục côngtrình theo hợp đồng giao khoán và bảng chấm công

Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí cho các máy thi côngnhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy Máy móc thi công là loại máy trựctiếp phục vụ xây lắp công trình Chi phí sử dụng máy thi công gồm chi phíthường xuyên và chi phí tạm thời

- Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy thi công gồm: lương chính,phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công Chi phí nguyên liệu, vậtliệu, công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ muangoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm máy…) và các chi phí khác bằng tiền.

- Chi phí tạm thời cho hoạt động của máy thi công gồm: chi phí sửa chữalớn máy thi công (đại tu, trung tu…), chi phí công trình tạm thời cho máy thicông (lều, lán, bệ, đường ray chạy máy…) Chi phí tạm thời của máy thi công cóthể phát sinh trước (khi đó sẽ được hạch toán vào tài khoản 142, 242) sau đóphân bổ dần vào tài khoản 632; hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chiphí sử dụng máy thi công trong kỳ (do có liên quan đến việc sử dụng thực tế máymóc thi công trong kỳ) Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện trích trước chi phí

và hạch toán trên tài khoản 335

Chi phí sản xuất chung: là những chi phí quản lý phục vụ sản xuất và chiphí sản xuất phát sinh tại các đội sản xuất Chi phí quản lý phục vụ sản xuấtđược tập hợp chung và phân bổ theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoàn thành trongtháng Chi phí sản xuất chung của từng đội xây dựng được tập hợp riêng chotừng đội và từng hạng mục công trình

Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kếtoán về cơ bản được Công ty áp dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệptheo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

Về hệ thống chứng từ: kế toán lập chứng từ gốc qua phê duyệt của thủtrưởng đơn vị theo phân cấp; kiểm tra chứng từ kế toán về tính đầy đủ của cácyếu tố trên chứng từ, tính pháp lý, tính chính xác của các thông tin và nội dungtrên chứng từ, phân loại sắp xếp, nhập dữ liệu và ghi sổ kế toán, lưu trữ và bảoquản chứng từ kế toán theo quy định Thông qua quá trình xử lý, lập, luânchuyển, kiểm tra va quản lý chứng từ có thể ngăn chặn những hành vi kinh tế trái

nguyên tắc, quy định như chi tiền mặt, nhập - xuất nguyên vật liệu không đúngtrình tự, thủ tục, không hợp lý, không đúng quy định.

Các chứng từ gốc tại Công ty bao gồm:

- Giấy đề nghị thanh toán công tác phí hoặc tiếp khách kèm theo cácchứng từ, giấy tờ liên quan

- Tờ trình về mua sắm tài sản kèm theo Hóa đơn mua hàng

- Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng,hóa đơn mua hàng

- Giấy đề nghị tạm ứng

- Bảng lương, các khoản phụ cấp và ăn trưa

- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu kèm theo Hóa đơn mua hàng nếu có

- Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu

- Các phiếu thu, chi tiền mặt

- Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng

- Các chứng từ khác (nếu có)

Về hệ thống sổ kế toán: sổ kế toán của Công ty được áp dụng theo hìnhthức “Nhật ký chung” Theo hình thức này kế toán mở những sổ sau: Sổ Nhật kýchung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh, sổ quỹ tiền mặt, sổtiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cốđịnh, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng và sổ chi tiết các tài khoản

Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán, báocáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báocáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh Để kiểm tra các số dư trên tài khoản củabảng cân đối kế toán, cần có sự đối chiếu số liệu giữa các báo cáo quản trị nội

bộ, tiền mặt yêu cầu phải có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

yêu cầu phải có biên bản đối chiếu số dư với ngân hàng, công nợ yêu cầu phải cóphân tích chi tiết tài khoản và biên bản đối chiếu công nợ.

Về hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh: Hệ thống báo cáo chiphí sản xuất kinh doanh của Công ty được lập theo định kỳ tháng, quý, nămgồm: Bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc, báo cáo kết quả hoạt độngkinh doanh theo vụ việc Tuy nhiên Công ty chưa chú trọng đến việc lập các báocáo phân tích về chi phí sản xuất xây lắp nhằm so sánh, đánh giá chi phí sản xuấtxây lắp với các định mức về chi phí của Công ty, từ đó có sự điều chỉnh địnhmức chi phí và đề ra các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả nhất

1.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty được thực hiện dựatrên ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bấtkiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn

Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi bộ phận, đơn vị trong Công tyđược quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và từng thành viên trong mỗi bộ phậnlại được phân công những nhiệm vụ cụ thể, phù hợp Phòng Tài chính - Kế toán

đã lựa chọn được người phù hợp với công việc quản lý tài chính kế toán theo cáctiêu chí lựa chọn do Ban Giám đốc đưa ra Các công việc kế toán khác nhau yêucầu các trình độ chuyên môn, kỹ thuật khác nhau Việc phân công công việc kếtoán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của từng công việc, tạo sự chuyên mônhóa trong công việc Do đó, hiệu quả của công tác kế toán được nâng cao, tránhsai sót nhầm lẫn trong quá trình thực hiện, xử lý công việc, đồng thời tạo sự kiểmtra chéo giữa các cá nhân, nhanh chóng khắc phục hiện tượng sai sót xảy ra nếucó

Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này được Ban Giám đốc đặcbiệt coi trọng và có những quy định cụ thể về trách nhiệm trong các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí Cá nhân đã thực hiện việc bảo quản tàisản thì không được thực hiện công việc của người kế toán; cá nhân là người bảoquản tài sản thì không được làm nhiệm vụ có quyền phê chuẩn trong các nghiệp

vụ có liên quan; cá nhân là người thực hiện ghi sổ thì không giữ việc điều hànhtại bộ phận đó Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, nguyên vật liệu

và kế toán vật tư chỉ phụ trách kiểm tra, đối chiếu, hạch toán chứng từ, kiểm kênguyên vật liệu và đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thực tế tại kho Theo quyđịnh của Công ty, giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụcũng có sự cách ly trách nhiệm

Về nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: tại Công ty mọi nghiệp vụ đều có sựphê chuẩn hợp lý Tuy nhiên việc ủy quyền còn rất hạn chế Mọi vấn đề đều doGiám đốc phê duyệt, không có quy định những vấn đề có thể ủy quyền cho PhóGiám đốc, chỉ khi Giám đốc đi vắng mới viết giấy ủy quyền cho Phó Giám đốcgiải quyết Điều này đã gây nên sự quá tải trong công việc của Giám đốc và làmgiảm hiệu quả hoạt động Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đếnchi phí đều phải có sự phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Sự phê chuẩnchung được thể hiện thông qua việc xây dựng các chính sách về các hoạt động cụthể có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh chi phí như: Bảng định mức chi phínguyên vật liệu, các quy định về chi phí hành chính, bảng khoán đơn giá tiềnlương… Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ kinh tế cụthể phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất xây lắp của Công ty như phê chuẩncác nghiệp vụ mua nguyên vật liệu nhập kho, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vậtliệu…

1.2.4 Kiểm soát trên một số phần hành

Dưới góc độ quản lý về chi phí sản xuất xây lắp, kiểm soát nội bộ tại Công

ty về chi phí sản xuất xây lắp trên các khoản mục: chi phí như kiểm soát nội bộ

chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp,kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công và kiểm soát nội bộ chi phí sảnxuất chung.

1.2.4.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩmxây lắp của Công ty Vì vậy, việc quản lý và kiểm soát tốt khoản mục chi phínguyên vật liệu có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát chi phí sản xuất sảnphẩm và hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty Theo đó, đặt ra yêucầu về tổ chức, quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu tại Công ty gồm:

Thứ nhất, quản lý nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, giá trị Quản lýnguyên vật liệu theo từng chủng loại, theo từng đối tượng sử dụng, từng hạngmục công trình

Thứ hai, tổ chức việc tập hợp, ghi chép và hạch toán việc nhập, xuất khonguyên vật liệu Tổ chức việc theo dõi lập hồ sơ chứng từ, xử lý, luân chuyển vàlưu hồ sơ, lập báo cáo định kỳ theo dõi nguyên vật liệu Kiểm tra việc hạch toánchi phí nguyên vật liệu và phương pháp tính giá nhập, giá xuất kho, giá trị hàngtồn kho một cách thống nhất, phù hợp với các quy định nhằm bảo đảm việc tính

và hạch toán giá thành sản phẩm một cách chính xác, đầy đủ

Thứ ba, kiểm soát việc lập các báo cáo theo dõi nguyên vật liệu định kỳnhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người quản lý, BanGiám đốc và phục vụ việc xây dựng kế hoạch công tác, điều chỉnh kế hoạch phùhợp với tình hình thực tế

Do vậy, kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu của Công ty gồm:

Một là, kiểm soát nội bộ về thủ tục mua và nhập kho nguyên vật liệu:Trước hết, định kỳ bộ phận kho sẽ có báo cáo về việc sử dụng nguyên vậtliệu và số lượng, chủng loại nguyên vật liệu còn tồn kho Phòng Vật tư sẽ căn cứ

trên các báo cáo định kỳ của bộ phận kho và phối hợp với phòng Kinh tế kếhoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu trongtháng và báo cáo Ban Giám đốc Giám đốc sẽ trực tiếp xem xét và phê duyệt, khi

đó phòng Vật tư soạn thảo đơn đặt mua hàng, hợp đồng mua vật tư, nguyên vậtliệu đối với các vật tư, nguyên vật liệu sử dụng cho các hạng mục công trình xâylắp do Công ty thi công Bên cạnh đó, phòng Vật tư sẽ phối hợp với phòng Tàichính - Kế toán trong việc thực hiện hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấpnhằm kiểm soát về giá thành, số lượng, chủng loại cung cấp và thời gian giaohàng

Thứ hai, phòng Tài chính - Kế toán căn cứ vào đơn đặt mua hàng, hợpđồng mua vật tư để thực hiện việc tạm ứng một phần giá trị hợp đồng theophương thức chuyển khoản hoặc viết phiếu chi chi tiền tạm ứng dựa trên giấy đềnghị tạm ứng có sự phê duyệt của Giám đốc Căn cứ vào phiếu chi đã được phêduyệt, thủ quỹ thực hiện việc chi tiền mua vật tư, nguyên vật liệu

Thứ ba, phòng Vật tư tiến hành mua vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu,kiểm tra biên bản giao nhận vật tư Bộ phận mua vật tư tiến hành kiểm tra về sốlượng, chủng loại và chất lượng vật tư dựa trên đơn đặt mua hàng và ký vào biênbản giao nhận vật tư và chuyển lại để thủ kho thực hiện nhập kho nguyên vậtliệu, vật tư Thủ kho lập phiếu nhập kho và ghi chép sổ sách theo dõi kho PhòngVật tư tập hợp các chứng từ về việc mua vật tư, nguyên vật liệu và chuyển lạiphòng Tài chính - Kế toán để làm cơ sở thanh toán với nhà cung cấp

Cuối cùng, phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra chứng từ và các giấy tờliên quan và xử lý, hạch toán và nhập dữ liệu vào máy tính Cuối tháng, phòngTài chính - Kế toán lập báo cáo về nhập kho nguyên vật liệu, sổ chi tiết nguyênvật liệu và đối chiếu với Thủ kho và phòng Vật tư về số lượng nguyên vật liệunhập kho trong tháng