Kiểm soát nội bộ đối với chi phí sản xuất xây lắp được thiết lập và vận hành dựa trên các mục tiêu cơ bản:
Thứ nhất, giám sát quy trình lập, xét duyệt kế hoạch, dự toán, định mức thi công đến các quá trình thực hiện, giám sát kịp thời và đầy đủ, có hiệu quả, ngăn ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong quá trình xử lý và trong cả hệ thống.
Thứ hai, quản lý, kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra trong công tác xây dựng thi công công trình giao thông nhằm ngăn chặn sự lãng phí, thất thoát tài sản và vật tư, xây dựng dự phòng rủi ro hợp lý.
Thứ ba, kiểm soát quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp và chuyển giao các dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác, giúp cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn.
Thứ tư, giám sát và quản lý quy trình bảo quản tài liệu, hồ sơ, sổ sách, chứng từ của Công ty được bảo đảm an toàn và cẩn mật.
Để đạt được các mục tiêu nêu trên, việc xây dựng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản là mọi lĩnh vực hoạt động đều phải được kiểm tra, kiểm soát.
Công ty xây dựng công trình giao thông 820 thực hiện thi công nhiều công trình xây dựng tại các địa điểm, tỉnh thành khác nhau trong cả nước. Tuy nhiên việc tập hợp chứng từ hạch toán lại do các kế toán đội đảm nhiệm và tập hợp chứng từ gửi về phòng Tài chính - Kế toán hạch toán, trong khi đó nghiệp vụ kinh tế thi công các gói hợp đồng lại phát sinh nhiều, phức tạp và đa dạng, do đó không thể tránh trường hợp bị sai sót. Đồng thời chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp lại có những nét đặc trưng riêng, đa dạng và phức tạp.
Từ yêu cầu cần thiết phải có sự chuyên môn hóa công tác kiểm soát độc lập theo hướng chuyên nghiệp và theo thực tế quản lý tại Công ty đòi hỏi cần phải thành lập Bộ phận kiểm toán nội bộ. Do quy mô tổ chức của Công ty không quá lớn, nên Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ cần 2 người để thực hiện việc kiểm tra, giám sát công tác kế toán của Công ty.
Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ hoạt động độc lập với các bộ phận phòng ban, tổ đội khác trong Công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và có nhiệm vụ giúp Giám đốc thực hiện các công việc chủ yếu sau:
Một là, kiểm tra đánh giá mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty.
Hai là, kiểm tra đánh giá hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin tài chính, các quy trình thủ tục kiểm soát.
Ba là, kiểm tra, giám sát tính chính xác, đầy đủ, trung thực và kịp thời của hệ thống các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính.
Bốn là, kiểm tra các biện pháp bảo đảm an toàn tài sản, quy trình sửa chữa, bảo dưỡng đối với tài sản của Công ty.
Năm là, kiểm tra sự tuân thủ các quy định của pháp luật, các quy chế nội bộ của Công ty.
Sáu là, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng nhân lực, sử dụng vốn, đưa ra các ý kiến nhận xét về mức độ thực hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu kế hoạch đề ra.
Bảy là, đề xuất và kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót để thường xuyên hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận kiểm toán nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất trong Công ty:
Bộ phận kiểm toán nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất trong Công ty gồm các chức năng: chức năng kiểm tra, chức năng đánh giá và chức năng tư vấn.
Chức năng kiểm tra: là sử dụng các quy trình kỹ thuật để xem xét về mức độ trung thực, tin cậy, chính xác của các chứng từ, tài liệu sổ sách và tính hợp pháp khi xử lý các nghiệp vụ phát sinh chi phí.
Chức năng đánh giá: trên cơ sở kiểm tra, cán bộ kiểm toán nội bộ đưa ra những đánh giá về tính trung thực, chính xác, độ tin cậy của các số liệu, báo cáo quản trị nội bộ về tài liệu sổ sách của nghiệp vụ chi phí sản xuất của Công ty.
Chức năng tư vấn: dựa theo kết quả của quá trình đánh giá, phát hiện những tồn tại trong quy trình xử lý các nghiệp vụ liên quan chi phí sản xuất, cán bộ kiểm toán nội bộ đưa ra đề xuất giải pháp và tư vấn cho các cán bộ có liên quan biện pháp khắc phục sai sót, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả về kiểm soát chi phí trong Công ty.
Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động độc lập với các đơn vị khác trong Công ty, thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
Một là, cập nhật và cung cấp kịp thời các quy định, thông tư, văn bản hướng dẫn về chi phí mới nhất của Bộ Tài chính, của ngành, lĩnh vực xây dựng.
Hai là, tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình thủ tục về kiểm soát chi phí trong Công ty.
Ba là, giám sát, kiểm tra tính đầy đủ, trung thực, kịp thời, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ về chi phí phát sinh hàng ngày, hàng tháng của Công ty, kiểm tra việc thực hiện lập chứng từ, định khoản các nghiệp vụ phát sinh đến việc tập hợp các tài liệu chứng từ liên quan.
Bốn là, nếu phát hiện sai sót, gian lận trong quá trình xử lý các thông tin, nghiệp vụ phát sinh chi phí, cán bộ kiểm toán nội bộ cần nhắc nhở các cán bộ kế toán ngay để có sự điều chỉnh kịp thời, ngoài ra đối với những vấn đề phức tạp phải báo cáo ngay với Giám đốc để có biện pháp giải quyết kịp thời.
Năm là, qua công tác kiểm tra, giám sát thực tế các hoạt động về chi phí sản xuất xây lắp, cán bộ kiểm toán viên nội bộ phải đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí theo mỗi giai đoạn, đưa ra những ưu điểm và những điểm hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất xây lắp của Công ty, giúp Ban Giám đốc có thể bao quát được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhất là đối với vấn đề chi phí sản xuất của Công ty và từ đó đưa ra các biện pháp quản lý và điều hành tốt hơn đối với chi phí, giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quản lý chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.