Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát mua - nhập kho nguyên vật liệu
Để tránh sai phạm khi cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp, Giám đốc Công ty hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc kỹ thuật cùng với phòng Vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí do Công ty xây dựng như giá cả, chất lượng và uy tín trong bán và giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, phòng Kinh tế kế hoạch căn cứ vào biên bản dự trù vật tư đối chiếu với dự toán để lập đơn đặt hàng.
Định kỳ, phòng Vật tư tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp và báo cáo lại cho Ban Giám đốc về việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp với các tiêu chí loại bỏ do Công ty xây dựng.
Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí của các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài, dễ dẫn đến việc thông đồng trong quá trình mua nguyên vật liệu, nhập kho nguyên vật liệu kém chất lượng hoặc mua nguyên vật liệu với mức giá quá cao, gây thất thoát tài sản của Công ty.
Khi tiến hành giao nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, cung ứng vật tư phải kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại… và so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng. Đại diện phòng Vật tư phải tiến hành kiểm tra chất lượng đối với vật tư và lập biên bản kiểm tra chất lượng, xác nhận số lượng. Nếu vật tư được nhà cung cấp giao đúng theo các yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại… thì mới tiến hành giao nhận. Khi giao nhận cung ứng vật tư phải lập biên bản bàn giao nhận vật tư có sự xác nhận của hai bên.
Thủ kho sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại… nguyên vật liệu cho nhập kho rồi tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho trước hết phải có chữ ký của cung ứng vật tư, thủ kho để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư từ cung ứng vật tư sang thủ kho.
Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát xuất kho sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
Để kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu, sau khi xét duyệt giấy đề nghị cấp vật tư, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật sẽ phê duyệt phiếu xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho này để xuất nguyên vật liệu. Sau khi xuất nguyên vật liệu, thủ kho và người nhận phải ký vào phiếu xuất kho để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư từ thủ kho sang người nhận.
Khi xuất vật tư ra sử dụng cho sản xuất cần có biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chủng loại, quy cách… có đúng với dự toán và yêu cầu xuất nguyên vật liệu không, tránh trường hợp xuất nhầm vật tư làm thất thoát chi phí, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Kiểm soát tồn kho vật tư ở mức tối thiểu để
đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Do tất cả các hoạt động sản xuất của Công ty đều dựa trên dự toán nên Công ty có thể sử dụng phương pháp lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Để thực hiện được phương pháp này, Công ty cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết cho từng tuần. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng các báo cáo phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định mức biến động về lượng hay đơn giá nguyên vật liệu từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp kiểm soát kịp thời.