Đang tải... (xem toàn văn)
Mục đích cơ bản của luận văn này là trên cơ sở những lý luận về công tác văn thư; Lý luận về công tác tổ chức và kiểm tra về văn thư trong hoạt động của văn phòng; Qua quá trình thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế: Làm rõ các vấn đề lý luận tổ chức và quản lý công tác văn thư. Khảo sát về thực tiễn công tác quản lý văn thư từ đó làm sáng tỏ các vấn đề về lý luận công tác quản lý như quản lý về bộ máy làm công tác văn thư, về nghiệp vụ công tác văn thư tại VP Bộ Y Tế.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ Y TẾ Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hà Mã SV: 1305QTVD010 Lớp: ĐH_QTVP13D Khoa: Quản trị Văn phòng Trong thời gian từ ngày 10 tháng năm 2017 đến ngày 10 tháng năm 2017 em có hội thực tập Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến thức thực tế nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu cơng tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế” Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu dựa kiến thức lý luận học nhà trường số liệu cung cấp phịng Hành Văn phịng Bộ Y Tế tham khảo tạp chí, internet Vì kết nghiên cứu hồn tồn trung thực, có sai sót em xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng Sinh viên Nguyễn Thị Hà năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thiết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm Tổ chức 1.1.2 Khái niệm Quản lý 1.1.3 Một số khái niệm Công tác Văn thư 1.1.4 Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu công tác văn thư hoạt động hành 13 1.1.4.1 Vị trí 13 1.1.4.2 Ý nghĩa 13 1.1.4.3 Yêu cầu công tác văn thư 14 1.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý văn thư 14 1.2.1 Tổ chức thực công tác văn thư 14 1.2.2 Tổ chức máy công tác văn thư 15 1.2.3 Tổ chức nhân thực công tác văn thư 15 1.2.4 Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực công tác văn thư quan 16 1.2.5 Trang thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác văn thư 16 1.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 17 1.2.7 Khen thưởng, kỉ luật thực công tác văn thư 17 1.3 Trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư 18 1.3.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan 18 1.3.2 Trách nhiệm Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) 18 1.3.3 Trách nhiệm Trưởng đơn vị 19 1.3.4 Trách nhiệm cán chuyên môn 19 1.3.5 Trách nhiệm cán văn thư 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 21 2.1 Khái quát chung Bộ Y Tế 21 2.1.1 Lịch sử hình thành 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ Y Tế 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 25 2.2 Giới thiệu chung Văn phòng Bộ Y Tế 25 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ 25 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Y Tế 26 2.3 Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 28 2.3.1 Tổ chức phận phụ trách văn thư 28 2.3.2 Tổ chức nhân làm công tác văn thư 30 2.3.3 Tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn thư 33 2.3.3.1 Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực công tác văn thư 33 2.3.3.2 Xây dựng ban hành văn 34 2.3.3.3 Tổ chức quản lý văn 36 2.3.3.4 Tổ chức quản lý văn đến 40 2.3.3.5 Quản lý sử dụng dấu 43 2.3.3.6 Công tác Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 44 2.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra công tác văn thư 47 2.3.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 47 2.3.4.2 Công tác kiểm tra công tác văn thư 48 2.3.5 Trang thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn thư 49 2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 51 2.3.7 Khen thưởng kỷ luật công tác văn thư 52 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 54 3.1 Đánh giá tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 54 3.1.1 Những thành tựu đạt 54 3.1.2 Những tồn tại, hạn chế công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 55 3.1.3 Nguyên nhân kết đạt hạn chế tồn công tác tổ chức quản lý văn thư 56 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 58 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn thư quan 58 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo khóa bồi dưỡng nghiệp vụ 60 3.2.3 Chuẩn hóa trình độ lực cán văn thư 60 3.2.4 Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư 61 3.2.5 Tăng cường, đảm bảo sở vật chất phục vụ công tác văn thư 62 3.2.6 Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công tác văn thư quan 63 3.2.7 Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá thực tổ chức quản lý công tác văn thư 64 3.2.8 Xây dựng sách phù hợp để nâng cao vai trị cơng tác văn thư 65 3.2.9 Một số giải pháp khác 65 KẾT LUẬN 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân làm công tác văn thư năm 2016 32 Bảng 2.2 Thống kê số lượng văn Bộ Y Tế năm 2015-2016 38 Biểu đồ 2.1 Số lượng văn Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 39 Bảng 2.3 Số lượng văn đến Bộ Y Tế năm 2015-2016 42 Biểu đồ 2.2 Số lượng văn đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 42 Bảng 2.4 Trang thiết bị dùng cho Văn thư 50 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CTVT : Công tác văn thư VP : Văn phịng CNTT : Cơng nghệ thơng tin MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sự phát triển cơng nghệ thơng tin ngày mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc tới hoạt động người có hoạt động quản lý nhà nước Để đảm bảo hoạt động quản lý có định xác hợp lý nhà quản lý phải có nguồn thơng tin xác, hoạt động hành Việt Nam chủ yếu sử dụng kênh thông tin truyền thống văn giấy tờ Tại quan lớn với khối lượng văn sản sinh hoạt động quản lý lớn, vấn đề đặt làm để tổ chức quản lý khối lượng giấy tờ tốt nhất, phục vụ định quản lý hiệu nhất? Nước ta q trình thực cải cách hành Nhà nước, theo việc đại hóa cơng việc giấy tờ yêu cầu cần thiết quan trọng Đổi quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn để thông tin chuẩn xác nhất, nhanh chóng để phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh đạo Để đổi toàn diện hiệu cơng tác văn thư địi hỏi q trình tổ chức phải khoa học, hợp lý Lãnh đạo quan tổ chức cần quản lý chặt chẽ, đề biện pháp để hạn chế tồn tại, khó khăn phát huy tối đa mạnh để nâng cao hiệu công tác văn thư Nhờ hành nước ta, cơng tác văn thư ngày trọng thực theo quy định nhà nước văn thư Công tác văn thư mắt xích quan trọng hoạt động quan t ổ chức, nhiệm vụ quan Văn phịng quan Cơng tác văn thư phục vụ thông tin cho quan tổ chức việc quản lý, điều hành hoạt động quan Hiện hoạt động Bộ Y Tế, Văn phòng đơn vị chịu trách nhiệm việc tổ chức quản lý công tác văn thư quan Bộ Y Tế đơn vị trực thuộc Bộ Bên cạnh kết đạt công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh bổ sung cách thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị Nhận thức vấn đề q trình thực tập thực tế Văn phòng Bộ Y Tế kết hợp với kiến thức lý luận, lý thuyết, tác giả thực nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phịng Bộ Y Tế” cho Khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Về mặt lý luận có số cơng trình nghiên cứu sau: * Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007 Quyển giáo trình cung cấp mặt lý luận chung công tác văn thư vấn đề liên quan * Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn Đảng Nhà nước công tác ban hành văn công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải Cung cấp cho nghiên cứu văn làm sở pháp lý, để đối chiếu so sánh đề xuất giải pháp dựa sở pháp luật * Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động thương binh xã hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội * Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội Các đề tài khóa luận cung cấp cho tác giả kiến thức có liên quan đến văn thư sở thực tế để so sánh hoạt động văn thư quan khác từ đưa nhận định đánh giá đắn, khách DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn Nhà nước quy định công tác văn thư Quốc Hội (2015), Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 Quốc Hội (2015), Luật Lưu trữ năm 2015 Chính Phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 10 năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư Chính Phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng 02 năm 2010 Chính phủ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 31 tháng 10 năm 2004 Cơng tác văn thư Chính Phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội Vụ (2012), Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Bộ Nội Vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bộ Nội Vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư 10 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2015), Công văn số 822/HDVTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đến, văn lập hồ sơ môi trường mạng 68 Các Đề tài nghiên cứu 11 Trần Thị Thúy (2013) Khóa luận tốt nghiệp, Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 12 Nguyễn Thị Hằng (2015), Báo cáo thực tập, “ Công tác văn thư Văn phòng Bộ Y Tế” 13 Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “ Tổ chức công tác văn thư HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh 14 Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp “ Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động Thương binh xã hội 15 Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải 16 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp quản lý cơng tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội, 2007 17 Triệu Văn Cường Trần Nghiêm Như (2008), Những văn Đảng Nhà nước công tác ban hành văn bản, công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải 18 Nghiêm Hồng Kỳ, Xây dựng, ban hành quản lý văn công tác lưu trữ, Nguyễn Quốc Hảo sưu tầm tuyển chọn, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 19 Khái niệm nội dung quản lý, Nhóm lớp QLKT4-K19, ĐH Kinh tế - ĐH Quốc gia Hà Nội Các trang web 20 www.moh.gov.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Y Tế 21 www.archives.gov.vn Cổng thông tin điện tử Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước 22 www.moha.gov.vn Cổng thông tin điện tử Bộ Nội Vụ 23 quantri.vn/dict/details/14234 69 PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Sơ đồ cấu tổ chức Bộ Y Tế LÃNH ĐẠO BỘ Khối đơn vị tham mưu Vụ TH TĐKT Vụ sức khỏe bà mẹtrẻ em Vụ trang TB cơng trình y tế Khối đơn vị tham mưu Vụ bảo hiểm y tế Vụ KHTC Vụ TC CB Khối đơn vị chức Cục y tế dự phòng Cục phịng chống HIV/A IDS Cục an tồn thực phẩm Vụ hợp tác quốc tế Vụ pháp chế Thanh tra Khối đơn vị chức Cục quản lý môi trường y tế Cục KHCN đào tạo Cục QL khám chữa bệnh Cục QL y dược cổ truyền Cục QL dược Khối đơn vị nghiệp Viện chiến lược CS y tế Văn phòng Bộ Báo sức khỏe đời sống Tạp chí y học thực hành Tạp chí dược học Cục CN TT Tổng cục DSKHHG Đ Phụ lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Y Tế Văn phòng Bộ Chánh VP VP đại diện TP.HCM P.Chánh VP P Tài kế tốn P Tổng hợp ĐV phịng chống thảm họa tìm kiếm cứu nạn P Hành P CNTT P Lưu trữ P.Kiểm sốt thủ tục hành P Quản trị thiết bị P Bảo vệ Đội xe Phụ lục số 03: Quy chế công tác văn thư Bộ Y Tế Phụ lục số 04: Một số văn Bộ Y Tế ban hành Phụ lục số 05: Mẫu phiếu chuyển phát văn Bộ Y Tế BỘ Y TẾ VĂN PHÒNG BỘ - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI Đơn vị:……………………………………………………………………… Đề nghị gửi văn bản/tài liệu sau: ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Đến địa chỉ: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Hình thức gửi: □ Chuyển phát nhanh □ Hỏa tốc □ Hỏa tốc hẹn (đến trước … … ngày … /…./20…) □ Gửi chuyển phát nhanh nước ngồi LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG BỘ DUYỆT LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ lục số 06: Quy trình quản lý văn đi, đến Bộ Y Tế Quy trình quản lý văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày VB Cấp số, ngày tháng năm Nhân bản, đóng dấu Làm thủ tục chuyển phát theo dõi chuyển phát Quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Bóc bì văn bản, phân loại văn Scan VB, đăng ký VB vào phần mềm quản lý Chuyển Lãnh đạo VP phân phối ý kiến Chuyển VB giấy cho đơn vị giải Lưu VB Đối với VB mật đăng ký riêng Bước Trình tự, nội dung công việc Trách nhiệm Thời gian B1 Tiếp nhận văn đến, Văn phịng Bộ đóng dấu đến vào số văn đến (P Hành chính) Trong ngày B2 Phân chuyển sơ văn Văn phòng Bộ Trong ngày Biểu mẫu/Kết (P Hành chính) B3 B4 Phân, chuyển văn Chánh Văn đến phòng Bộ - Lãnh đạo Bộ chuyển xuống đơn vị - Chuyển đơn vị Từ 1-2 ngày BM.BYT.04.01: Phiếu yêu cầu xử lý văn đến Phân công xử lý văn đơn vị Các đơn vị Trong ngày (Lãnh đạo) B5 Xử lý văn Báo cáo Lãnh đạo đơn vị Các đơn vị (Chuyên viên phân cơng) B6 Văn phịng Bộ kiểm tra Văn phịng trình Lãnh đạo Bộ Bộ (Lãnh đạo) Tùy theo đạo Lãnh đạo Trong ngày BM.BYT.04.02: Phiếu trình giải cơng việc B7 Ban hành văn Văn phịng Bộ (P Hành chính) B8 Lập hồ sơ cơng việc cập nhật Hệ quản lý văn Các đơn vị (Chuyên viên phân công Trong ngày (trước 14h00) Theo yêu cầu quản lý hồ sơ công việc Phụ lục số 07: Giao diện đăng nhập phần mềm quản lý, điều hành văn giao diện đăng nhập thư điện tử Bộ Y Tế Phụ lục 08: Hướng dẫn sửa lỗi văn Văn phòng Bộ Y Tế Phụ lục 09: Một số hoạt động tổ chức quản lý văn thư Bộ Y Tế Hội nghị trực tuyến tập huấn sử dụng phần mềm VOFFICE | Bộ Y Tế năm 2016 Tài liệu tập huấn phần mềm quản lý văn điện tử Bộ Y Tế Tặng khen cho cán có thành tích xuất sắc năm 2016 ... Lý luận chung công tác tổ chức quản lý văn thư Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng. .. đề lý luận tổ chức quản lý công tác văn thư - Khảo sát thực tiễn công tác quản lý văn thư từ làm sáng tỏ vấn đề lý luận công tác quản lý quản lý m? ?y làm công tác văn thư, nghiệp vụ công tác văn. .. cứu công tác tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Y Tế Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế Giả thiết nghiên cứu Căn vào lý luận