Luận văn đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị smat, long biên, hà nội

luận văn

Trng i hc Nụng nghip H Ni Lun vn thc s nụng nghip . 1 Bộ giáo dục và đào tạo Trờng đại học nông nghiệp hà nội --------------- ĐINH THị HằNG Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong Siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Chuyên ngành : quản trị kinh doanh Mã số : 603405 Ngời hớng dẫn khoa học: GS.TS. phạm thị mỹ dung Hà nội 2010 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . i LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào. Tôi xin cam ñoan rằng ,mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc. Hà Nội, ngày 30 Tháng11 Năm 2010 Tác giả luận văn ðinh Thị Hằng Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . ii Lời cảm ơn ðể hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ lực cố gắng của bản thân, tôi ñã nhận ñược sự giúp ñỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân và tập thể. Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp ñỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Viện sau ñại học – Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội; ñặc biệt là sự quan tâm, chỉ dẫn tận tình của Cô giáo, GS.TS. Phạm Thị Mỹ Dung – Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh- trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội là người Cô ñã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban của Siêu thị Smat, Siêu thị Smat nằm trên ñiạ bàn Quận Long biên - Thành phố Hà Nội ñã tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn. Qua ñây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn ñối với tất cả các ñồng nghiệp, gia ñình và bạn bè ñã giúp ñỡ, ñộng viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010 Tác giả luận văn ðinh Thị Hằng Trng i hc Nụng nghip H Ni Lun vn thc s nụng nghip . iii MC LC Li cam ủoan.i Li cm n ii Mc lc iii Danh mc bng .v Danh mc s ủ .vi Danh mc vit tt . I. M U 1 1.1 Tớnh cp thit ca ti 1 1.2. Mc tiờu nghiờn cu .3 1.2.1. Mc tiờu chung 3 1.2.2. Mc tiờu c th 3 1.3. i tng v phm vi nghiờn cu ca ủ ti .3 1.3.1. i tng nghiờn cu 3 1.3.2. Phm vi nghiờn cu 3 II. TNG QUAN TI LIU NGHIấN CU .4 2.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .4 2.1.1 Lý lun chung v kim soỏt trong qun lý .4 2.1.2. Khỏi nim H thng KSNB 7 2.1.3.Vai trũ ch yu ca H thng KSNB trong qun lý siờu th .10 2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 12 2.2.1 Mụi trng kim soỏt 12 2.2.2 H thng k toỏn .15 2.2.3 Cỏc th tc kim soỏt 16 2.3 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ .19 2.4 Đặc điểm chung về siêu thị , yêu cầu mục tiêu. .20 2.4.1 c ủim chung v Siờu th .20 III. C IM SIấU TH SMAT V PHNG PHP NGHIấN CU 32 3.1 c ủim siờu th Smat .32 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . iv 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của siêu thị 32 3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý………………………………… .32 3.1.3. Kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của siêu thị Smart .38 3.2 Phương pháp nghiên cứu .38 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 38 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu .39 3.2.3 Phương pháp phân tích 39 IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 41 4.1. Thực trạng của hệ thống KSNB tại siêu thị Smart 41 4.1.1.Môi trường kiểm soát 41 4.1.2. Hệ thống kế toán .45 4.2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và bán hàng .51 4.2.1.KSNB trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng .51 4.3.2.Hệ thống KSNB bán hàng và thu tiền .64 4.4 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ 75 4.4.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB .75 4.4.2 Những mặt hạn chế của hệ thống KSNB .77 4.5. Biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại các siêu thị .78 4.6. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ .79 4.7. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong siêu thị.81 4.7.1. Một số giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát trong siêu thị .81 4.7.2. ðiều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng công tác nhân sự 82 4.7.3. Chuẩn hoá quy trình lập kế hoạch hoạt ñộng kinh doanh .83 4.7.4. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị .84 4.7.5. Hoàn thiện môi trường pháp lý cho việc thành lập bộ máy KTNB trong Siêu thị . .85 V. KẾT LUẬN VÀ ðỀ NGHỊ 88 5.1. KẾT LUẬN 88 5.2. Kiến nghị: 89 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . v DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Các mục tiêu của hệ thống KSNB với nghiệp vụ bán hàng 24 Bảng 3:1.Kết quả kinh doanh của Siêu thị qua 3 năm .38 Bảng 3.2. Mẫu bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ 40 Bảng 4.1: Nội dung của cơ chế hoạt ñộng kiểm soát .42 Bảng 4.2: Nội dung của cơ chế hoạt ñộng kiểm soát .49 Bảng 4.3: Một số mặt hàng nhập mua hàng quý 1/2010 62 Bảng 4.4 Xuất nhập tồn quý 1 /2010 .62 Bảng 4. 5: Dự ñoán các khả năng rủi ro trong quy trình mua hàng của Siêu thị 63 Bảng 4.6: Phần mềm bán hàng .68 Bảng 4.7: Dự ñoán các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng của Siêu thị 71 Bảng 4.8: Một số mặt hàng xuất bán hàng quý 1/2010 .72 Bảng 4.9: xuất nhập tồn quý 1 /2010 72 Bảng 4.10: ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng .86 Bảng 4.11. ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng 87 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . vi DANH MỤC SƠ ðỒ Sơ ñồ 1: Quá trình và chức năng quản lý 6 Sơ ñồ 2: Cơ cầu của hệ thống KSNB 25 Sơ ñồ 3: Môi trường kiểm soát 26 Sơ ñồ 4: Quy trình kế toán 27 Sơ ñồ 5: Quá trình vận ñộng của chứng từ 27 Sơ ñồ 6: Các thủ tục kiểm soát 30 Sơ ñồ 4.1: Thủ tục nhận hoá ñơn Giá trị gia tăng . 48 Sơ ñồ 4.2: quy trình mua hàng và bán hàng . 51 Sơ ñồ 4.3: Quy trình kiểm soát mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Siêu thị . 52 Sơ ñồ 4.4: Dự kiến mua hàng . 53 Sơ ñồ 4.5: Quy trình nhập hàng về . 56 Sơ ñồ 4.6: Quy trình ñưa hàng từ kho lên quầy kệ . 58 Sơ ñồ 4.7: Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp . 59 Sơ ñồ 4.8: Quy trình làm giá bán hàng 61 Sơ ñồ 4.9: Quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền Tại Siêu thị . 65 Sơ ñồ 4.10: Quy trình bán hàng . 67 Sơ ñồ 4.11: Quy trình thu tiền bán hàng nhập quỹ . 73 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . vii Danh môc tõ viÕt t¾t BHXH: B¶o hiÓm x héi BHYT: B¶o hiÓm y tÕ TNHH: Tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n QTKD: Qu¶n trÞ kinh doanh KSNB: KiÓm so¸t néi bé BCTC: B¸o c¸o tµi chÝnh BKS: Ban kiểm soát BTC: Bộ tài chính GTGT: Giá trị gia tăng UNC: Uỷ nhiệm chi KTNB: Kiểm toán nội bộ Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . 1 I. MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài Ngày 7 tháng 11 năm 2006 ñã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh hưởng sâu sắc ñến toàn bộ ñời sống kinh tế - chính trị của ñất nước ta, ñó là việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO). Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn ñồng thời cũng ñem lại những thách thức cho các Siêu thị Việt Nam. ðiều ñó ñòi hỏi mỗi “Siêu thị” ñều phải có chiến lược phát triển hợp lý, có các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm ñạt ñược mục tiêu ñã ñề ra. ðể ñạt ñược thành công trên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt ñòi hỏi công tác quản lý, quản trị Siêu thị nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng cần phải ñược hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các Siêu thị nói chung và “Siêu thị Smat nói riêng - mô hình “Siêu thị” phổ biến nhất trong nền kinh tế hội nhập. “Siêu thị” là loại hình Doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong ñó có ñông ñảo người lao ñộng và các nhà ñầu tư ngoài xã hội tham gia nhằm tạo ñộng lực cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của“Siêu thị”. “ Siêu thị” là hình thức Doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực sự là các cổ ñông và số lượng cổ ñông tham giá góp vốn vào “Siêu thị” là không hạn chế. Trong “Siêu thị” Ban giám ñốc ñược bầu ra, chính là những người ñại diện cho chủ sở hữu tại “ Siêu thị” thực hiện công tác quản trị“ Siêu thị”; còn có Các phó giám ñốc và kế toán trưởng chính là những người trực tiếp thực hiện công tác quản lý và ñiều hành. Do ñặc thù của “ Siêu thị” là luôn có sự tách biệt giữa công tác quản trị và công tác ñiều hành; tách biệt giữa việc sở hữu “ Siêu thị” và việc vận hành “ Siêu thị” nên “ Siêu thị” rất cần một hệ thống kiểm soát ñược xây dựng và tuân thủ một cách chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới ñể ñảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt ñộng. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp . 2 Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam là phương pháp quản lý của nhiều “ Siêu thị” chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát trong “ Siêu thị” còn lỏng lẻo và chưa thực sự ñược tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những “ Siêu thị” chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác ñiều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện ñược hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những “ Siêu thị” thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như ñạo ñức và tính chủ quan của các cá nhân. Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong “ Siêu thị”. Là một sinh viên Chuyên ngành kế toán - kiểm toán, tôi ñặc biệt quan tâm ñến các vấn ñề về xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB trong “ Siêu thị”. Thực tế khảo sát một số “ Siêu thị” trên ñịa bàn Thành phố Hà Nội tôi ñã có cơ hội tìm hiểu sâu thêm về thực trạng hệ thống KSNB hiện nay tại các “ Siêu thị” này, bên cạnh những mặt ñược, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện ñể có thể ñảm bảo ñược tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của Siêu thị. Trong một Siêu thị thì xây dựng ñược một hệ thống kiểm soát nội bộ vững vàng sẽ giúp cho Siêu thị giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩm trong quá trình bán hàng , bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng một cách bất hợp lý, mất mát hao hụt, gian lận, trộm cắp .ðảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo các tài chính, ñảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt ñộng của Siêu thị cũng như các quy ñịnh của pháp luật. ðảm bảo Siêu thị hoạt ñộng có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra . Từ những lý do trên, tôi ñã chọn ñề tài: “ðánh giá hệ thống KSNB chu trình mua hàng, bán hàng trong Siêu thị Smat Long Biên, Hà Nội” làm ñề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ ñể có cơ hội bày tỏ quan ñiểm của bản thân và góp phần ñưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB trong “ Siêu thị”.