IV. KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.2.Kiểm soỏt nội bộ trong quy trỡnh mua hàng và bỏn hàng
Sơ ủồ 4.2: quy trỡnh mua hàng và bỏn hàng
Quy trỡnh mua hàng Quy trỡnh bỏn hàng
( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị)
4.2.1.KSNB trong quy trỡnh mua hàng và thanh toỏn tiền hàng * Kế hoạch mua hàng:
Do phũng Kinh doanh – thị trường lập kế hoạch mua hàng căn cứ vào: - Yờu cầu mua hàng nhập kho của nhõn viờn bỏn hàng.
Do bộ phận bỏn hàng nhõn viờn quầy trong tuần phải bỏo cỏo nhập xuất tồn tại quầy của mỡnh quản lý kinh doanh nghành hàng, cỏc mặt hàng trờn kệ trờn quầy khụng ủược ủể dưới mức quy ủịnh của cỏc mặt hàng xếp lờn quầy kệ là số lượng phải là 20 sản phẩm cho 25 sản phẩm.
Bảng kờ yờu cầu ủặt hàng (nhõn viờn bỏn hàng)
Kiểm tra ủơn ủặt hàng, lờn lịch ủặt hàng với nhà cung cấp (trưởng phũng kinh doanh) Xem xột trước khi trỡnh ký duyệt cỏc
mặt hàng cần nhập theo ủơn (Phú giỏm ủốc)
Duyệt nhập mua hàng (Giỏm ủốc)
Chuyển ủơn ủặt hàng ủến nhà cung cấp (nhõn viờn phũng kinh doanh)
Nhõn viờn thu ngõn (Phũng kin Vệ sỹ, bảo vệ (Phũng hành chớnh)
Bảo vệ bờn ngoài, vệ sỹ bảo vệ bờn trong Siờu thị (Phũng hành chớnh) Nhõn viờn bỏn hàng, nhõn viờn phụ
trỏch quầy kệ của Siờu thị (Phũng kinh doanh)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 52
Sơ ủồ 4.3: Quy trỡnh kiểm soỏt mua hàng và thanh toỏn tiền hàng tại Siờu thị
( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị)
Quy trỡnh mua hàng trả tiền
Quy trỡnh mua hàng trả tiền ủược thể hiện rừ qua sơủồ 4.3.1
Nhõn viờn bỏn hàng quy ủịnh cú 2 ca cốủịnh ca 1 từ 7h30 sỏng ủến 2h chiều (tức là 14h), ca 2 từ 2h chiều ủến 9h ủờm, cứ sau 1 tuần nhõn viờn bỏn hàng
ủược ca từ sỏng sang chiều, từ chiều sang sỏng. Khi ủổi ca giữa ca sỏng và ca chiều nhõn viờn bỏn hàng phải ủến sớm trước 30 phỳt ủể trao ủổi cỏc vấn ủề
phỏt sinh cũn tồn lại. Như bỏo cỏo nhõn viờn quản lý kho hàng cần bổ sung
Kế hoạch Mua hàng
Dự kiến kế hoạch mua hàng Nhu cầu mua hàng
Duyệt
Gửi cho cỏc nhà cung cấp trong danh sỏch Lựa chọn nhà cung cấp phự hợp nhất Lập hợp ủồng hoặc ủơn hàng Thực hiện mua hàng Hàng nhập khẩu Hàng trong nước Nhận hàng Tạm ứng tiền Mở L/C, TT
Kiểm tra Thụng bỏo nhà cung cấp Thanh toỏn
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 53
một số mặt hàng lờn quầy kệ cho ủủ với số lượng ủó quy ủịnh.
Sơ ủồ 4.4: Dự kiến mua hàng
( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị)
Theo yờu cầu ủơn bổ sung của nhõn viờn bỏn hàng kờ bảng kờ chi tiết cỏc mặt hàng và cú chữ ký của 2 nhõn viờn ca sỏng và chiều ký nhận, (ủể
trỏnh nhõn viờn bỏn hàng lấy quỏ nhiều hàng bầy trờn quầy kệ chiếm mất chổ ủể của sản phẩm khỏc). Sau ủú ủưa cho bộ phận quản lý nghành hàng những sản phẩm cần bổ sung , bộ phận quản lý xuống quầy kệ xỏc minh lại một lần nữa, sau ủú ủưa cho tổ trưởng ngành hàng xỏc nhận ủưa cho bộ phận kho, nhõn viờn kho lờn phũng kinh doanh ủưa cho bộ phận kinh doanh kiểm tra trờn mỏy tớnh của phầm mền bỏn hàng xem cú ủỳng cần bổ sung cỏc mặt hàng trờn khụng, và sau khi kiểm xong thấy khụng cú vấn ủề gỡ thỡ ký duyệt cho nhõn viờn kho làm phiếu xuất kho xuống quầy kệ.
Bảng kờ yờu cầu ủặt hàng (nhõn viờn bỏn hàng)
Kiểm tra ủơn ủặt hàng, lờn lịch ủặt hàng với nhà cung cấp (trưởng phũng kinh doanh) Xem xột trước khi trỡnh ký duyệt cỏc
mặt hàng cần nhập theo ủơn (Phú giỏm ủốc)
Duyệt nhập mua hàng (Giỏm ủốc)
Chuyển ủơn ủặt hàng ủến nhà cung cấp (nhõn viờn phũng kinh doanh)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 54
Nếu khụng ủủ số lương theo yờu cầu của cỏc nhõn viờn bỏn hàng thỡ phũng kinh doanh lờn kế hoạch ủặt hàng ngay với cỏc nhà cung cấp (ủõy là trường hợp ủột xuất thiếu hàng)
* Dự kiến kế hoạch mua hàng
Phũng kinh doanh – thị trường ủảm nhận việc chuẩn bị mua hàng, cụ thể
như sau:
- Tỡm hiểu và lựa chọn giỏ mua tốt nhất; - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
- Lựa chọn mẫu mó cũng như chất lượng sản phẩm
- ðối với cỏc nhà cung cấp trong nước: Hợp ủồng phải ủược ký trực tiếp. - ðối với cỏc nhà cung cấp nước ngoài: Hợp ủồng ký qua fax ủược chấp nhận.
- Hợp ủồng ủó ký ủược chuyển tới phũng tài chớnh kế toỏn ủể thực hiện việc thanh toỏn theo ủiều khoản thanh toỏn của hợp ủồng.
Cụng việc lấy bỏo giỏ và lựa chọn nhà cung cấp do Trưởng phũng kinh doanh - thị trường phụ trỏch. Khi phiếu chào hàng của nhà cung cấp ủược chấp nhận, cỏn bộ phụ trỏch mua hàng tiến hành ủàm phỏn, soạn thảo hợp
ủồng mua hàng hoặc ủơn ủặt hàng.
* Bỡnh thường cứ 5 ngày phũng kinh doanh lờn kế hoạch ủặt hàng.
Kiểm tra hàng tồn trờn quầy kệ + kho + trờn phần mềm, sau khi kiểm tra xong cỏc mặt hàng nào cũn thiếu nhiều hay thiếu ớt lập bảng kờ lờn kế hoạch mua hàng ủặt hàng với cỏc nhà cung cấp ủó cú từ trước.
* Nhu cầu mua hàng
Trưởng phũng kinh doanh lờn lịch cho cỏc nhõn viờn kinh doanh nghành hàng xuống kiểm tra trực tiếp cỏc mặt hàng của quầy mỡnh quản lý cựng với nhõn viờn bỏn hàng, xem cỏc mặt hàng nào bỏn chạy cần lấy dự
phũng thờm và 1 số mặt hàng thiếu lờn bảng kờ cỏc mặt hàng ủơn giỏ, số
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 55
* Duyệt mua hàng
Nhõn viờn kinh doanh nghành hàng làm xong ủơn ủặt hàng chuyển cho trưởng phũng kinh doanh
Trưởng phũng kinh doanh tập hợp, trỡnh ban giỏm ủốc ký duyệt lựa chọn nhà cung cấp 1 lần nữa, trước khi ký duyệt giỏm ủốc cú hỏi 1 số vấn ủề.
Như nhà cung cấp này giỏ cả phương thức thanh toỏn thế nào vấn như
trước hay cú thay ủổi gỡ khụng.
Liờn tục hỏi phũng kinh doanh là cú nhà cung cấp nào tốt hơn khụng phải chụi khú lờn mạng xem nhộ nếu cú gỡ thỡ thụng tin cho Tụi luụn, về chất lượng mẫu mó trờn thị trường, giỏ cả hợp lý cú một số mặt hàng cú ủắt hơn chỳt ớt nhưng chất lượng tốt thỡ vẫn xem xột và ủạt hàng chất lượng là hàng ủầu.
* Gửi cho nhà cung cấp trong danh sỏch
Sau khi ban giỏm ủốc ký duyệt mua hàng xong thỡ nhõn viờn phũng kinh doanh quản lý cỏc nghành hàng gọi ủiện cho nhà cung cấp bỏn hàng cho mỡnh với giỏ hợp lý nhất, hỏi xem cú ủủ những mặt hàng số lượng mà mỡnh cần khụng và giỏ cả cú thay ủổi gỡ khụng nếu nhà cựng cấp núi khụng thay
ủổi giỏ thỡ lập tức nhõn viờn kinh doanh làm cỏc thủ tục sau.
- Trường hợp cú ủủ cỏc mặt hàng cần thỡ nhõn viờn phũng kinh doanh sau khi kết thỳc cuộc gọi ủiện phải Fax ủơn ủặt hàng của mỡnh cho nhà cung cấp ngay và núi luụn là phải giao hàng trong ngày hụm sau ủể cú hàng bỏn.
- Trường hợp ủơn ủặt hàng của mỡnh cũn một số mặt hàng thiếu thỡ phải tiềm nhà cung cấp bỏn hàng với giỏ cao hơn ủể mua cho ủủ hàng sau, yờu cầu nhà cung cấp Fax ủơn giỏ cỏc mặt cần mua sang bờn mỡnh ủể bỏo cỏo với trưởng phũng kinh doanh, trưởng phũng kinh doanh xem xột và ủưa cho ban giỏm ủốc thảo luận và ủưa ra quyết ủịnh nờn mua hay khụng mua nhiều hay ớt, nếu mua thỡ bỏn với giỏ thế nào cho hợp lý. Sau khi ủược ban giỏm ủốc
ủồng ý mua với giỏ ủưa ra từ nhà cung cấp thỡ nhõn viờn kinh doanh lờn kế
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 56
* Nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nhận hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng ủến thỡ phải bỏo cho nhõn viờn bảo vệ vũng ngoài của Siờu thị biết, và cú ghi cỏc thụng tin lại (Sơủồ ….).
Sau ủõy là trớch dẫn 1 vớ dụ về giao nhận hàng tại Siờu thị. Hộp 4.2.Thủ tục nhận hàng
Tụi cú mang 1 số mặt hàng gia dụng ủến giao cho cụ Thu phũng kinh doanh gọi hàng và cú Fax ủơn hàng sang Cụng ty tụi, cú ủưa ra ủược bằng chứng chứng minh là cụ Thu cú gọi hàng,
Sau ủú nhõn viờn bảo vệ bờn ngoài ủưa cho nhõn viờn bảo vệ bờn trong, nhõn viờn bảo vệ lập tức gọi ủiện lờn phũng kinh doanh xin cho gặp cụ Thu và núi là cụ gọi hàng của nhà cung cấp ðức Chớnh về hàng gia dụng Cụng ty họ chuyển hàng sang cho minh rồi Cụ Thu xuống nhận hàng,
Khi nhận ủược thụng bỏo của bảo vệ cú hàng về thỡ Cụ Thu lập tức bỏo cho cỏc thành phần cú liờn quan giỏm sỏt xuống cửa tầng 1 nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nguyễn Văn Thành, Cụng ty CP TM ðức Chớnh, 48 hàng tre – Hoàn kiếm – Hà nội
Sơ ủồ 4.5: Quy trỡnh nhập hàng về Bảo vệ, vệ sỹ (Phũng hành chớnh) Quản lý bỏn hàng - tổ trưởng phụ trỏch ngành hàng (Phũng kinh doanh) Kế toỏn cụng nợ, kế toỏn kho
(Phũng kế toỏn)
Nhõn viờn bỏn hàng phụ trỏch quầy kệ (Phũng kinh doanh)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 57
( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị)
*Kiểm tra hàng hoỏ nhập về từ nhà cung cấp
Trong ủú cú quản lý bỏn hàng, nhõn viờn phũng kế toỏn phụ trỏch cụng nợ, nhõn viờn phũng kinh doanh phụ trỏch nghành hàng, tổ trưởng, nhõn viờn kho, cựng cụ Thu gọi hàng ra ngoài khu vực bỏn hàng ủể nhận hàng,
Khi ủó ủủ cỏc thành viờn thỡ tiến hàng nhận hàng theo ủơn ủặt hàng ủó
ủạt từ trước, nhõn viờn phũng kinh doanh là thành viờn giỏm sỏt bao quỏt tất cả cỏc mặt hàng và phải nhận ủược phiếu xuất kho bờn nhà cung cấp ủưa cho
ủể kiểm tra cụ thể,cũn hoỏ ủơn GTGT phải ủưa cho nhõn viờn kế toỏn cụng nợ, sau khi nhận ủủ cỏc giấy tờ cú liờn quan ủến hàng nhập về thỡ tiến hàng kiểm tra,
- Nhõn viờn phũng kinh doanh cựng cụ Thu gọi hàng kiểm tra chất lượng, mẫu mó, kớch thước, số lượng, nhón mỏc… theo nhưủơn ủăt hàng.
- Nhõn viờn kế toỏn cụng nợ phải kiểm tra thụng tin 2 bờn ủó ủầy ủủ
chưa, như tờn Cụng ty, ủịa chỉ, mó số thuế.
Hoỏ ủơn GTGT hàng hoỏ, vật tư mua vào và Hoỏ ủơn vận chuyển hàng (nếu cú): phải cú ủầy ủủ cỏc yếu tố hợp lý, hợp lệ (tờn người bỏn và người mua, mó số thuế hai bờn; chủng loại hàng hoỏ, dịch vụ; số lượng, giỏ tiền, thuế, ngày lập hoỏ ủơn, ủầy ủủ chữ ký của những người cú liờn quan và dấu của ủơn vị cung cấp).
Sau khi nhận xong hàng khụng cú vấn ủề gỡ thắc mắc thỡ bàn giao cho nhõn viờn kho và bảo vệ chuyển về kho xếp hàng gọn gàng ngăn nắp, nhõn viờn kho làm phiếu nhập kho lại toàn bộ số hàng ủược giao cho Siờu thị, phiếu nhập kho ủược in ra thành 4 liờn cú ủầy ủủ chữ ký của bờn giao hàng và bờn nhận hàng phỏp lý như nhau.
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 58
Quy trỡnh hàng hoỏ từ kho lờn quầy kệ. Sơ ủồ 4.6: Quy trỡnh ủưa hàng từ kho lờn quầy kệ
( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị)
Sau khi Cụng ty nhận hàng lập phiếu nhập kho, nhập về kho, bộ phận kế
toỏn kho căn cứ vào ủơn xin hàng của cỏc quầy kệ thiếu làm phiếu xuất kho, ủưa cho trưởng phũng kinh doanh ký nhận, bờn quản lý nghành hàng ký nhận, tổ
trưởng ký nhận xong chuyển cho nhõn viờn quầy ký nhận hàng, nhõn viờn nhận hàng phải kiểm tra, chất lượng, mẫu mó, kớch thước, số lượng, nhón mỏc... Theo nhưủơn ủăt hàng. Cú một số mặt hàng phải kiểm tra cả det( hạn sử dụng) sau ủú gắn chớt ,tem chống trộm, rồi sếp lờn quầy kệ cho ngăn nắp, chổ nào chưa cú tem giỏ phải giỏn ngay ủể trỏch khỏch hàng nhỡn nhầm giỏ này mặt hàng kia.
- Trường hợp phũng kinh doanh – thị trường, thủ kho kiểm nhận hàng giao khụng ủỳng quy cỏch, chủng loại, kộm phẩm chất so với ủơn ủặt hàng thỡ lập Biờn bản hàng bỏn bị trả lại. Biờn bản lập phải cú chữ ký của ban quản lý, trưởng phũng kinh doanh, phụ trỏch quản lý nghành hàng, tổ trưởng, nhõn viờn gọi hàng.
Kế toỏn kho làm phiếu xuất kho (Phũng kế toỏn)
Chuyển trưởng phũng kế toỏn ký nhận (Phũng kế toỏn)
Trưởng phũng kinh doanh, trưởng ngành hàng ký (Phũng kinh doanh)
Tổ trưởng, nhõn viờn quầy kệ nhận hàng (Phũng kinh doanh)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 59
*Quy trỡnh thanh toỏn tiền hàng hoỏ, dịch vụ cho nhà cung cấp
Sơ ủồ 4.7: Quy trỡnh thanh toỏn cho nhà cung cấp
( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị
- Cơ sở ủể ghi cụng nợ nhà cung cấp: Hoỏ ủơn GTGT hàng hoỏ, vật tư
mua vào và Hoỏ ủơn vận chuyển hàng (nếu cú): phải cú ủầy ủủ cỏc yếu tố hợp lý, hợp lệ (Tờn người bỏn và người mua, mó số thuế của nhà cung cấp; chủng loại hàng hoỏ, dịch vụ; số lượng, giỏ tiền, thuế, ngày lập hoỏ ủơn, ủầy ủủ chữ
ký của những người cú liờn quan và dấu của ủơn vị cung cấp).
- Kiểm tra phần chiết khấu thanh toỏn mà Siờu thị ủược hưởng trong trường hợp trả tiền sớm.
- Chứng từ: Phiếu nhập kho, bỏo cỏo nhận hàng ủược lập thành 04 liờn, 01 liờn chuyển cho thủ kho ủể thủ kho tiến hành nhập kho hàng hoỏ vào phần mềm bỏn hàng và vào sổ kho nhập hàng, 01 liờn chuyển cho phũng tài chớnh kế toỏn ghi sổ cụng nợ phải trả cho nhà cung cấp, liờn cũn lại ủược lưu tại phũng kinh doanh. Trờn phiếu nhập kho, yờu cầu thủ kho phải ghi chớnh xỏc tờn mó nhà cung cấp ủơn vị bỏn hàng ủịa chỉ, mó số thuế ủể làm căn cứ xỏc
ủịnh ủỳng cụng nợ phải trảủối với nhà cung cấp.
Kế toỏn cụng nợ xem lịch trả nợ theo hợp ủồng ủó ký kết, viết phiếu chi
(Phũng kế toỏn)
Duyệt chi trả nợ nhà cung cấp (Phũng kế toỏn)
Duyệt chi thanh toỏn (Giỏm ủốc)
Thủ quỹ xuất trả tiền theo phiếu chi (Phũng kế toỏn)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 60
Sau khi nhận hàng xong phần thanh toỏn ghi cụng nơ thuộc trỏch nhiệm của phũng tài chớnh kế toỏn và nhõn viờn kế toỏn cụng nợ. Căn cứ vào lịch thanh toỏn trờn hợp ủồng hay yờu cầu thanh toỏn ngay của nhà cung cấp, kế toỏn cụng nợ lờn danh sỏch trả nợ cho nhà cung cấp, chuyển kế toỏn trưởng xem xột trỡnh ban giỏm ủốc về số tiền phải trả theo trong lịch là bao nhiờu tiền, bao nhiờu nhà cung cấp, bỏo cho kế toỏn tiền mặt về cụng nợ phải trả trong ngày tới, kế toỏn phải kiểm tra xen lượng tiền chi trả cú ủủ theo yờu cầu của phũng kế toỏn khụng sau ủú bỏo lại với ban giỏm ủốc và kế toỏn trưởng ủể xem và ủưa ra quyết ủịnh. Trờn cơ sở ủú, kế toỏn tiền mặt, tiền gửi (thanh toỏn qua ngõn hàng) tiền hành lập chứng từ chi (Phiếu chi) và UNC trỡnh Kế toỏn trưởng và Giỏm