IV. KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.Thực trạng của hệ thống KSNB tại siờu thị Smart
4.1.1.Mụi trường kiểm soỏt
+ Cơ chế hoạt ủộng kiểm soỏt
Ban kiểm soỏt Siờu thị là cơ quan ủược thành lập theo quy ủịnh của phỏp luật, theo ủiều lệ Siờu thị nhằm mục ủớch kiểm tra hoạt ủộng tài chớnh, giỏm sỏt việc chấp hành chế ủộ hạch toỏn, kế toỏn và thực hiện cỏc chức năng, nhiệm vụ khỏc nhằm ủảm bảo cho Siờu thị hoạt ủộng tuõn theo cỏc quy
ủịnh của phỏp luật, an toàn, thụng suốt và hiệu quả.
Tuy nhiờn, trờn thực tế BKS của Siờu thị hoạt ủộng khụng hiệu quả, trỏch nhiệm cũng như quyền hạn của BKS cũn mang tớnh Ộvụ hỡnhỢ do tất cả cỏc thành viờn BKS Siờu thị ủều giữ vị trớ kiờm nhiệm. Bờn cạnh ủú, năng lực và trỡnh ủộ của cỏc thành viờn ban kiểm soỏt chưa ủỏp ứng ủược yờu cầu cụng việc.
Ban kiểm soỏt gồm cú 3 thành viờn, là tổ chức thay mặt cỏc cổủụng ủể
kiểm soỏt mọi hoạt ủộng kinh doanh, quản trị và ủiều hành Siờu thị. Ban kiểm soỏt hiện nay gồm một thành viờn là trưởng phũng hành chớnh tổng hợp, một thành viờn là chuyờn viờn phũng tài chớnh kế toỏn và một thành viờn là chuyờn viờn phũng ủầu tư - kinh doanh.
Trong ủiều lệ siờu thị cú ghi cụ thể về quyền hạn của ban kiểm soỏt: kiểm soỏt tớnh hợp lý, hợp phỏp trong quản lý, ủiều hành hoạt ủộng kinh doanh trong ghi chộp sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh của siờu thị; trỡnh ủại hội
ủồng cổủụng bỏo cỏo thẩm tra bản tổng kết năm tài chớnh; bỏo cỏo với ủại hội
ủồng cổ ủụng về những sự kiện tài chớnh bất thường, những ưu khuyết ủiểm trong quản lý tài chớnh của hội ủồng quản trị và ban giỏm ủốc theo ý kiến ủộc lập của mỡnh; kiến nghị biện phỏp bổ sung, sửa ủổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, ủiều hành hoạt ủộng kinh doanh của siờu thị...
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 42
Với chức năng nhiệm vụ như vậy thỡ quan hệ làm việc thường xuyờn bị vướng mắc do cỏc thành viờn ban kiểm soỏt kiờm nhiệm cụng tỏc trong bộ
mỏy Siờu thị. Ban kiểm soỏt theo ủiều lệ thuộc ủại hội ủồng cổ ủụng, vai trũ như vậy là nhằm nõng cao tớnh ủộc lập của ban kiểm soỏt. Tuy nhiờn, tớnh ủộc lập ở ủõy bịảnh hưởng do cỏc thành viờn của ban kiểm soỏt giữ vai trũ kiờm nhiệm. đểủảm bảo tớnh ủộc lập cho ban kiểm soỏt thỡ ủú phải là những người khụng trực tiếp tham gia ủiều hành hoạt ủộng của Siờu thị.
Bảng 4.1: Nội dung của cơ chế hoạt ủộng kiểm soỏt Cấu trỳc đặc trưng Quyền hạn
- Gồm 3 thành viờn: + Trưởng phũng hành chớnh tổng hợp
+ Chuyờn viờn phũng tài chớnh kế toỏn + Chuyờn viờn phũng ủầu tư Ờ kinh doanh - Hoạt ủộng hiệu quả - Trỏch nhiệm và quyền hạn mang tớnh Ộvụ hỡnhỢ. - Năng lực và trỡnh ủộ của thành viờn chưa ủỏp ứng yờu cầu cụng việc - Kiểm soỏt tớnh hợp lý hiệu quả
- Bỏo cỏo thẩm tra bản tổng kết năm tài chớnh - Bỏo cỏo sự kiện tài chớnh bất thường
- Kiến nghị biện phỏp bổ sung, sửa ủổi, cải tiến
Thành phần của ban kiểm soỏt ủỏp ứng ủược yờu cầu am hiểu kiến thức và chuyờn mụn của cỏc kiểm soỏt viờn về hoạt ủộng của Siờu thị. Tuy nhiờn khụng phải tất cả cỏc kiểm soỏt viờn ủược trang bị kiến thức kinh tế, tài chớnh, kế toỏn, kiểm toỏn cần thiết. đõy là một nhược ủiểm cần khắc phục. Cỏc vấn
ủề kiểm soỏt ủược ưu tiờn chủ yếu cho những lĩnh vực quan trọng của Siờu thị
như: tài chớnh, tiền tệ, ủầu tư, nhõn sự, kinh doanh... nhưng cũng cần phải thấy rằng cỏc vấn ủề tài chớnh cú một vị trớ quan trọng nếu khụng cú một kiến thức kinh tế nền tảng thỡ cỏi tối ủa mà ban kiểm soỏt cú thể làm trong quỏ trỡnh HđQT ra quyết ủịnh chỉ là ngăn chặn những ý kiến quỏ kộm mà thụi.
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 43
+ Chớnh sỏch nhõn sự
Con người luụn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi quy trỡnh, mọi hoạt
ủộng. đặc biệt, trong cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt, ủội ngũ nhõn viờn ủúng vai trũ quan trọng, vừa thuộc mụi trường kiểm soỏt, nhưng cũng ủồng thời là chủ thể thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt. Khi nhõn viờn cú năng lực, tư cỏch
ủạo ủức tốt thỡ nhiều quỏ trỡnh kiểm soỏt cú thể khụng cần thực hiện mà vẫn
ủảm bảo mục tiờu kiểm soỏt. Nhưng nếu ủội ngũ nhõn viờn thiếu năng lực hoặc ủạo ủức khụng tốt thỡ hệ thống KSNB dự ủược thiết kế tốt cũng vẫn khụng hiệu quả.
đối với nhõn viờn Siờu thị
Ban lónh ủạo Siờu thị luụn nhận thức rằng nhõn viờn là tài sản quý giỏ chớnh vỡ vậy Siờu thị luụn quan tõm ủến chớnh sỏch ủói ngộ nhõn viờn. Những nhõn tố khuyến khớch nhõn viờn làm việc tốt chớnh là cơ cấu thự lao và hệ
thống ủỏnh giỏ nhõn viờn, Siờu thị cú cơ chế tiền lương thỏa ủỏng, cơ chế
thưởng phạt hiệu quả. Nhõn viờn ủược trưởng bộ phận ủỏnh giỏ, xem xột và (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ủề xuất mức lương lờn Ban giỏm ủốc duyệt. Việc tăng lương ủược Ban giỏm
ủốc xem xột hàng thỏng dựa trờn hiệu quả cụng việc của từng cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Tuy nhiờn, hiện tại Siờu thịủang trờn ủà phỏt triển mạnh mẽ, khối lượng cụng việc nhiều, khối lượng cụng việc của một nhõn viờn ủảm nhiệm là khỏ lớn. điều này khiến cho cỏc nhõn viờn ớt chỳ ý ủến cụng việc kiểm soỏt ủụi khi bỏ qua một số quy trỡnh nghiệp vụ hoặc thực hiện một cỏch ủối phú.
Qua tỡm hiểu thực tế cho thấy ủội ngũ nhõn viờn Siờu thị ủều là những người trẻ, năng ủộng, cú trỡnh ủộ chuyờn mụn, nhiệt tỡnh trong cụng việc. Tuy nhiờn cụng tỏc ủào tạo nhõn viờn của Siờu thị chưa ủược quan tõm thớch ủỏng, cụng tỏc ủào tạo chủ yếu dành cho cỏc cỏn bộ quản lý chủ chốt trong Siờu thị
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 44
+ Cụng tỏc kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toỏn bao gồm cỏc kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiờu thụ, kế hoạch hay dự toỏn ủầu tư, kế hoạch sửa chữa tài sản cố ủịnh, kế
hoạch chi phớ và cỏc kế hoạch tài chớnh khỏc nhằm ước tớnh, cõn ủối tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả hoạt ủộng trong tương lai của Siờu thị là nhõn tố quan trọng trong quỏ trỡnh kiểm soỏt. đõy là một trong những cụng cụủể ban ủiều hành, BKS theo dừi, kiểm tra, kiểm soỏt cỏc hoạt ủộng của Siờu thị.
Hiện nay, Siờu thị tiến hành lập cỏc kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chớnh. Từ cỏc ủịnh hướng, mục tiờu phỏt triển của Siờu thị, tỡnh hỡnh thực tế của Siờu thị và trờn cơ sở cỏc kết quả năm trước, cỏc bộ
phận tiến hành lập kế hoạch chi tiết sau ủú gửi lờn phũng kế hoạch thị trường. Phũng kế hoạch thị trường sẽ tiến hành tổng hợp và xõy dựng một kế hoạch cho toàn Siờu thị. Kế hoạch khi lập xong sẽủược trỡnh lờn Giỏm ủốc Siờu thị
và hội ủồng quản trị phờ duyệt.
Cụng tỏc giỏm sỏt theo dừi tiến ủộ thực hiện kế hoạch do phũng kế
hoạch thị trường của Siờu thị phụ trỏch. Trờn thực tế tại Siờu thị, việc thực hiện theo kế hoạch luụn ủược cỏc phũng ban quan tõm bởi kế hoạch là mục tiờu và cơ sở việc thực hiện. Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh thực hiện nếu cú nhiều biến ủộng hay dựủoỏn kế hoạch khụng thể hoàn thành thỡ cỏc bộ phận sẽ kiến nghị xin ủiều chỉnh kế hoạch.
Trờn cơ sở mục tiờu chiến lược phỏt triển của Siờu thị, dự bỏo tương lai, kết quả thực hiện của cỏc năm trước, phũng kế hoạch Siờu thị xõy dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm. Việc lập kế hoạch cú sự ủúng gúp ý kiến của cỏc bộ phận cú liờn quan. Giỏm ủốc là người quyết ủịnh cuối cựng cho bản kế hoạch và trỡnh lờn hội ủồng quản trị phờ duyệt. Từ bản kế hoạch hàng năm, phũng kế hoạch tổng hợp cựng với cỏc phũng nghiệp vụ xõy dựng kế
hoạch thỏng, quý cho từng phũng. Siờu thị tiến hành xõy dựng cỏc kế hoạch như: kế hoạch ủầu tư, kế hoạch tài chớnh, kế hoạch giải ngõn, kế hoạch hợp tỏc ủầu tư,
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 45
kế hoạch nhõn sựẦ đõy là một trong những cụng cụ quan trọng ủể ban giỏm
ủốc, BKS theo dừi hoạt ủộng của cỏc phũng ban. Siờu thị thực hiện theo dừi,
ủỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch cho từng thời kỳ, từng dự ỏn ủầu tư, sau
ủú tiến hành tổng hợp bỏo cỏo và nghiờn cứu ủề xuất cỏc giải phỏp, cỏc kiến nghị
cần thiết nhằm ủảm bảo hoàn thành kế hoạch chung của toàn Siờu thị.
+ Chức năng kiểm toỏn nội bộ
Chức năng kiểm toỏn nội bộ là giỏm sỏt, kiểm tra và ủỏnh giỏ một cỏch thường xuyờn toàn bộ hoạt ủộng của ủơn vị trong ủú cú cả hệ thống KSNB. Kiểm toỏn nội bộ hữu hiệu sẽ giỳp ủơn vị cú cỏc thụng tin kịp thời và xỏc thực về cỏc hoạt ủộng núi chung và chất lượng cụng tỏc kiểm soỏt núi riờng.
điều kiện ủể kiểm toỏn nội bộ phỏt huy tỏc dụng:
- Kiểm toỏn nội bộ phải trực thuộc quản lý của cấp cao ủể khụng bị giới hạn phạm vi hoạt ủộng, phải ủược giao quyền hạn tương ủối rộng rói và hoạt
ủộng ủộc lập với bộ phận kiểm toỏn.
- Nhõn viờn của bộ phận kiểm toỏn nội bộ phải cú ủủ năng lực ủể thực hiện nhiệm vụ kiểm toỏn nội bộ trực thuộc ban giỏm ủốc.
- Cỏc Siờu thị nhỏ thường chỉ cú chức năng của kiểm toỏn nội bộ
+ Cỏc nhõn tố bờn ngoài
Mụi trường bờn ngoài bao gồm cỏc yếu tố như luật phỏp, sự kiểm soỏt của cơ quan Nhà nước, ngõn hàng, cổ ủụng, cỏc nhà ủầu tư, kiểm toỏn, cơ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quan thuế, cỏc nhà cung cấp Ầ tuy khụng thuộc tầm kiểm soỏt của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn ủến sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
4.1.2. Hệ thống kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn mà Siờu thị ỏp dụng thực hiện cụng việc kế toỏn trờn phần mềm kế toỏn Fast, mỗi phõn hệ kế toỏn ủược giao cho một nhõn viờn kế
toỏn ủảm nhiệm, cỏc nhõn viờn này phải kiểm tra, ủối chiếu giữa cỏc chứng từ
gốc ủể ủảm bảo nghiệp vụ thực sự phỏt sinh và cú chứng từ kế toỏn hợp lý, hợp lệ. Việc thiết kế, bố trớ nhõn sự làm cụng tỏc kế toỏn phự hợp với hệ
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 46
thống phần mềm nghiệp vụ và ủược thực hiện theo quy trỡnh. Việc phõn chia cụng việc trong phũng cho từng nhõn viờn khỏ rừ ràng và ủược phõn cấp như
sau: kế toỏn trưởng thực hiện ủiều hành chung và phờ duyệt; phú phũng thực hiện chức năng kiểm soỏt và tổng hợp và nhõn viờn kế toỏn cỏc phần hành.
Cụng tỏc kế toỏn thực hiện theo nguyờn tắc kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn Siờu thị. Kế toỏn trưởng, phú phũng kế toỏn quản lý hệ thống tài khoản kế toỏn trờn hệ thống phần mềm nghiệp vụ, ủồng thời quy ủịnh sơủồ hạch toỏn cho từng nghiệp vụ phỏt sinh.
+ Về hệ thống sổ
Siờu thị sử dụng hỡnh thức sổ Nhật ký chung bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cỏi cỏc tài khoản và cỏc sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết ủược mở chi tiết cho từng khỏch hàng.
+ Về hệ thống bỏo cỏo
Siờu thị lập cỏc bỏo cỏo theo quy ủịnh bắt buộc hiện nay.Theo quyết
ủịnh 48/Qđ Ờ BTC ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ,bỏo cỏo tài chớnh bao gồm cỏc bảng sau : Bảng cõn ủối kế toỏn, kết quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh. Bờn cạnh cỏc bỏo cỏo trờn Siờu thị lập cỏc bỏo cỏo quản trị như bỏo cỏo bỏn hàng, theo từng hợp ủồng, bảng tớnh giỏ bỏn hàng húa theo từng hợp ủồngẦ Cuối niờn ủộ kế toỏn, Phú giỏm ủốc phụ trỏch kế toỏn cựng kế toỏn trưởng kiểm tra cụng tỏc kế toỏn, tiến hành ủối chiếu số liệu giữa cỏc số liệu với nhau.
+Bộ mỏy kế toỏn
Cụng tỏc kế toỏn thực hiện theo nguyờn tắc kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn Siờu thị. Kế toỏn trưởng, phú phũng kế toỏn quản lý hệ thống tài khoản kế toỏn trờn hệ thống phần mềm nghiệp vụ, ủồng thời quy ủịnh sơ ủồ hạch toỏn cho từng nghiệp vụ
phỏt sinh. Kế toỏn cỏc phần hành kiểm tra, giỏm sỏt cỏc nghiệp vụ phỏt sinh
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 47
chớnh xỏc số học, tớnh ủỳng kỳẦ Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh phải nhập vào hệ
thống ngay ủểủảm bảo tớnh kịp thời.
Việc thiết kế, bố trớ nhõn sự làm cụng tỏc kế toỏn phự hợp với hệ thống phần mềm nghiệp vụ và ủược thực hiện theo quy trỡnh. Việc phõn chia cụng việc trong phũng kế toỏn cho từng nhõn viờn khỏ rừ ràng và ủược phõn cấp như sau: kế toỏn trưởng thực hiện ủiều hành chung và phờ duyệt; cỏc phú phũng thực hiện chức năng kiểm soỏt và tổng hợp, cỏc phần hành kế toỏn ủược phõn ủịnh rừ ràng: kế toỏn tiền mặt, tiền gửi, kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn thành phẩm, kế toỏn tài sảnẦ
Siệu thị sử dụng phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp bỡnh quõn gia truyền và tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
Hộp 4.1. Thủ tục húa ủơn
Về hoỏ ủơn thuế GTGT mua vào ủược kiểm tra qua cỏc khẩu sau.
Nhõn viờn nhận hàng ủó phải kiểm tra chứng từ ngày, thỏng phỏt hành, thụng tin 2 bờn Cụng ty như là tờn cụng ty, ủịa chỉ, mó số thuế. Sau ủú số
lượng, ủơn giỏ, thành tiền, số tiền trước thuế, phần % thuế, thuế VAT, tổng số
tiền, cú con dấu và chữ ký của người cú trỏch nhiện cao nhất với tờ hoỏ ủơn
ủú, sau ủú là chữ ký của bờn bỏn hàng, và chữ ký của bờn mua hàng.
Sau khi ủầu ủủ cỏc thụng tin trờn thỡ kế toỏn kho nhập kho theo hoỏ ủơn sau ủú chuyển lờn phũng kế toỏn cho kế toỏn cụng nợ nhập phần cụng nợ, kế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
toỏn cụng nợ vào cụng nợ xong chuyển thủ quỹ vào phần thu chi và sau ủú chuyển cho kế toỏn tổng hợp vào phần mềm tổng cục thuế ủể bỏo cỏo thuế
hàng thỏng với cơ quan thuế, Cỏc từ trờn sau khi ủó nhập dữ liệu xong qua cỏc