III. ðẶ Cð IỂM SIấU THỊ SMAT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIấN CỨ U
3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý
Với diện tớch Siờu thị khoảng 500m2 nhõn với 5 tầng hiện nay Siờu thị
khoảng 45 – 50 nhõn viờn bỏn hàng làm việc tại Siờu thị Chia làm 2 ca,bộ
phận hành chớnh khoảng 18 người. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Siờu thị cú thể ủược thể hiện qua sơủồ 3.1.
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 33
Sơ ủồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Siờu thị
( Nguồn: Phũng hành chớnh Siờu thị Smat)
Hội ủồng quản trị :
Hội ủồng quản trị (HðQT) là tổ chức quản lý cao nhất trong Siờu thị, do
ðại hộ cổủụng của cụng ty bầu ra. HðQT hiện cú 5 thành viờn, bao gồm: Chủ
tịch, 1 Phú chủ tịch và 4 thành viờn. + Chức năng và nhiệm vụ:
- Quyết ủịnh chiến lược phỏt triển của Cụng ty. - Quyết ủịnh phương ỏn ủầu tư.
- Quyết ủịnh giải phỏp phỏt triển thị trường, tiếp thị và cụng nghệ, thụng qua hợp ủồng mua, bỏn, cho vay và hợp ủồng khỏc cú giỏ trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giỏ trị tài sản ủược ghi trong sổ kế toỏn của Cụng ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cỏch chức giỏm ủốc và cỏn bộ quản lý quan trọng khỏc của Cụng ty, quyết ủịnh mức lương và lợi ớch khỏc của cỏc cỏn bộ
quản lý.
- Quyết ủịnh cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Cụng ty - Trỡnh bỏo quyết toỏn tài chớnh hàng năm lờn ủại hội cổủụng
Ban Giỏm ðốc Phú Giỏm ủốc phụ trỏch kinh doanh Phú Giỏm ủốc phụ trỏch tài chớnh Phũng kinh doanh Phũng kế toỏn Phũng nhõn sự Giỏm ðốc
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 34
- Duyệt chương trỡnh nội dung tài liệu, phục vụ họp ủại hội cổủụng hoặc thực hiện cỏc thủ tục hỏi ý kiến ủểủại hội cổủụng thụng qua quyết ủịnh.
+ Quyền hạn và trỏch nhiệm:
- Hội ủồng Quản trị cú toàn quyền nhõn danh Cụng ty ủể quyết ủịnh mọi vấn ủề liờn quan ủến mục ủớch, quyền lợi của Cụng ty, trừ những vấn ủề thuộc thẩm quyền của ðại hội cổủụng.
- Chịu trỏch nhiệm trước ðại hội cổủụng về những sai phạm trong quản lý vi phạm ủiều lệ, vi phạm phỏp luật , gõy thiệt hại cho Cụng ty
- Kiến nghị mức tổ chức ủược trả, Quyết ủịnh thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc sử lý cỏc khoản lỗ phỏt sinh trong quỏ trỡnh kinh doanh
Ban kiểm soỏt
Do ðại hội ủồng cổ ủụng bầu, thay mặt cổ ủụng kiểm soỏt mọi hoạt
ủộng kinh doanh, quản trị và ủiều hành của Siờu thị.
Ban Giỏm ủốc:
Ban Giỏm ủốc bao gồm 3 thành viờn: Giỏm ủốc và 2 Phú Giỏm ủốc.
Giỏm ủốc
Giỏm ủốc là người ủại diện và chịu trỏch nhiệm cao nhất của Siờu thị
về mọi hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Siờu thị. Giỏm ủốc cú nhiệm vụ: Hoạch ủịnh chiến lược kinh doanh và lónh ủạo thực hiện kế hoạch kinh doanh của Siờu thị như xỏc ủịnh mục tiờu và phương hướng phỏt triển của Siờu thị, ủỏnh giỏ thực hiện kế hoạch và cỏc biện phỏp khắc phục cho Siờu thị;
ðề ra cỏc biện phỏp kiểm soỏt; Cải tiến tổ chức;
Qui ủịnh trỏch nhiệm, quyền hạn, yờu cầu của từng chức danh trong Siờu thị;
Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn hoạt ủộng và chớnh sỏch nhõn sự;
Thiết lập hệ thống thụng tin cú hiệu quả, thiết lập cỏc quan hệ mật thiết giữa Siờu thị với bờn ngoài; chủ trỡ cỏc cuộc họp ủịnh kỳ trong Siờu thị;
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 35
Giỳp việc cho Giỏm ủốc là cỏc Phú Giỏm ủốc. Giỏm ủốc sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý ủể thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất ủịnh cho cỏc phú Giỏm ủốc.
Phú Giỏm ủốc - Phụ trỏch Kinh doanh:
Chức năng và nhiệm vụ
- Tham gia ủiều hành cỏc hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Cụng ty - Tiếp thị tỡm kiếm cỏc nguồn hàng cỏc nhà cung cấp tốt nhất bỏn giỏ phải chăng
- Quản lý ủiều hành mọi hoạt ủộng về lĩnh vực kinh doanh
Phú Giỏm ủốc – phụ trỏchTài chớnh
Chức năng và nhiệm vụ
- Tham gia ủiều hành cỏc hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Cụng ty
- Ký kết cỏc hợp ủồng kinh tế theo luật ủịnh
- Tham mưu cho Giỏm ủốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn - Quản lý ủiều hành mọi hoạt ủộng về lĩnh vực Tài chớnh của Cụng ty
Cỏc phũng chức năng:
Phũng Tổ chức – Hành chỏnh:
Xỏc ủịnh và xõy dựng cỏc tiờu chuẩn chức danh trong Siờu thị; xõy dựng nội quy, thể chế, chếủộ cụng tỏc của cỏc bộ phận trong Siờu thị; xõy dựng cỏc
ủịnh mức lao ủộng, nghiờn cứu chế ủộ tiền lương, tiền thưởng, lập kế hoạch nõng lương, tiền thưởng cho Siờu thị; nghiờn cứu nhu cầu cụng tỏc và khả
năng cỏn bộ ủể cú kế hoạch ủào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ; lập kế hoạch duy tu, bảo trỡ, bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa ủịnh kỳ cũng như dự trự kinh phớ ủể
bảo trỡ, bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa và mua sắm trang thiết bị, dụng cụ và tài sản cốủịnh thuộc khối văn phũng, quản lý nhõn sự như lập hồ sơ theo hợp
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 36
BHYT, chế ủộ phộp, thụi việc, kỷ luật…hồ sơ lý lịch và giấy tờ văn thư; tổ
chức thực hiện cụng tỏc lễ tõn, tổ chức hội nghị, liờn hoan …
Phũng Kế toỏn – Tài vụ:
Tham mưu cho Giỏm ủốc thực hiện chức năng quản lý tài chớnh, tổ
chức thực hiện cỏc chỉ tiờu về tài chớnh – kế toỏn. Quan hệ với ngõn hàng, cơ
quan thuế và cỏc cơ quan hữu quan ủể thực hiện cụng tỏc tài chớnh – kế toỏn theo qui ủịnh của phỏp luật; quản lý tài sản, tiền vốn, hàng húa, kinh phớ và cỏc quỹ, tổng kết thu – chi tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn, nắm bắt tỡnh hỡnh hỡnh kinh doanh của Siờu thị từủú lập kế hoạch tài chớnh và cung cấp thụng tin cho cỏc bộ phận trong và ngoài Siờu thị; tổ chức thanh toỏn mua bỏn hàng húa nhanh chúng và thu hồi cụng nợ, tăng nhanh vũng quay vốn, trỏnh tỡnh trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng ủến hoạt ủộng kinh doanh của Siờu thị. Tổ chức bảo quản, lưu trữ cỏc tài liệu kế toỏn, bảo mật cỏc số liệu; chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về hệ thống tài chớnh – kế toỏn tại Siờu thị; thực hiện phõn phối lợi nhuận theo ủỳng qui ủịnh của Nhà nước và theo ủiều lệ của Siờu thị.
Phũng ðầu tư – kinh doanh
Hoạch ủịnh chiến lược, kế hoạch và quản lý hoạt ủộng ủầu tư ; phối hợp hỗ trợ tư vấn dự ỏn tiền khả thi cho khỏch hàng; xõy dựng quan hệ cỏc cấp chớnh quyền, cỏc chủ ủầu tư, và cỏc quỹ ủầu tư…; phõn tớch và nghiờn cứu nhu cầu khỏch hàng, thị trường, ủối thủ cạnh tranh và dự ủoỏn xu hướng thị
trường tiờu thụ; nghiờn cứu, phõn tớch thụng tin thị trường: Tổ chức, theo dừi, quản lý, ủỏnh giỏ cỏc thụng tin liờn quan cỏc ủối tỏc khỏch hàng tiềm năng; tỡm và tiếp cận cỏc sản phẩm mới: Hoạch ủịnh chiến lược ủầu tư kinh doanh;
Như vậy, Giỏm ủốc Siờu thị cú trỏch nhiệm hoạch ủịnh chiến lược kinh doanh và lónh ủạo thực hiện kế hoạch kinh doanh. ðể thực hiện nhiệm vụủú, Giỏm ủốc ủy quyền cho cỏc phú giỏm ủốc một phần quyền và trỏch nhiệm thực hiện một số lĩnh vực chuyờn trỏch. Cỏc phú Giỏm ủốc thực hiện nhiệm vụủịnh kỳ hoặc ủột xuất bỏo cỏo với giỏm ủốc, về cụng việc thực hiện.
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 37
Thứ nhất là việc bố trớ nhõn sự trong nhiều Siờu thị chưa hợp lý, chỗ
thừa, chỗ thiếu và cũn gõy ra sự chồng chộo. Tại cỏc phũng ban trong Siờu thị, nhõn sự cũn cú chỗ thừa, chỗ thiếu ủặc biệt là tại cỏc cửa hàng bỏch hoỏ Nhà nước chuyển sang mụ hỡnh Siờu thị. Ở cỏc Siờu thị này ủó tiến hành tỏi cơ cấu tổ chức, phõn loại, rà soỏt, giải quyết chế ủộ cho lực lượng lao ủộng dụi dư. Tuy nhiờn cụng việc này chưa ủược thực hiện một cỏch triệt ủể và cương quyết, sự phõn cụng, phõn nhiệm cũn chồng chộo, chưa gọn nhẹ dẫn ủến trong quỏ trỡnh thực hiện cú sự ỷ lại, vụ trỏch nhiệm; chưa cú sự kiểm tra ủối chiếu giữa cỏc phũng ban trong Siờu thị nờn tớnh hiệu quả của cụng việc chưa cao.
Vớ dụ: Một số người tuổi cao nhưng chưa ủến tuổi về hưu, Nhà nước cho về lấy tiền 1 lần lại khụng muốn,khi mà ở lại làm thỡ rất bất cập,về tuổi tỏc và trỡnh ủộ cụng nghệ thụng tin, khi cơ chế thị trường thay ủổi con người ta khụng thay ủổi kịp sẻ tụt hậu ủõm ra chỏn nỏn và dẫn ủến làm việc khụng cú hiệu quả,và phần lớn vẫn cũn mang tớnh bao cấp của Nhà nước.
Thư hai là nhõn sự kiờm nhiệm nhiều dẫn ủến hiện tượng khụng ủảm bảo ủược chất lượng cụng việc.
Vớ dụ: Thủ quỹ làm kiờm cụng tỏc kế toỏn; người cú nhu cầu về hàng hoỏ, dịch vụ trực tiếp là người ủặt mua hàng hoỏ, dịch vụ; nhõn viờn kinh doanh kiờm cả việc lo nguyờn vật liệu ủầu vào. ðiều này sẽ tạo sơ hở cho việc làm sai trỏi, gian lận của nhõn viờn gõy thiệt hại về tài sản của Siờu thị.
Thứ ba là cơ cấu tổ chức của một số Siờu thị chưa cho phộp hay tạo
ủiều kiện ủể cỏc phũng ban kiểm tra chộo lẫn nhau.
Vớ dụ: Phũng kinh doanh cần tiến hành ủối chiếu thường xuyờn với phũng kế toỏn về doanh thu bỏn hàng, cụng nợ khỏch hàng
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 38
3.1.3. Kết quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của siờu thị Smart
Bảng 3:1.Kết quả kinh doanh của Siờu thị qua 3 năm
Chỉ tiờu 2007 (ủồng) 2008 (ủồng) 2009 (ủồng) DTBH&CCDV 15,212,235,860 24,339,577,376 36,509,336,064 GVHB 10,648,565,102 17,037,704,156 25,556,556,244 LNTTừHðKD 4,563,707,758 7,301,873,220 10,952,779,820 LNTT 3,194,595,430 5,111,311,254 7,666,945,874
( Nguồn : Phũng kế toỏn Siờu thị)
Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ bỡnh quõn hàng năm tăng từ
50-70%, năm 2008 tăng hơn 9 tỷủồng so với năm 2007, năm 2009 tăng 50% khoảng gần 12 tỷ ủồng so với năm 2008 (bảng 4.1.4). Doanh thu tăng là do người tiờu dựng ý thức ủược sản phẩm hàng hoỏ trong Siờu thị cú uy tớn và chất lượng, ngoài ra cũn cú sựủúng gúp rất lớn của cỏc nhõn viờn trong Siờu thị nhiệt tỡnh, vui vẽ chào ủún khỏch, vui lũng khỏch ủến vừa lũng khỏch ủi.
Như vậy, cú thể thấy tỡnh hỡnh hoạt ủộng kinh doanh của Siờu thị cú phỏt triển qua ba năm, chưa tăng nhiều nhưng cũng ủủủể bự ủắp cỏc chi phớ trong năm.
3.2 Phương phỏp nghiờn cứu
Sơ ủồ 3.2: Phương phỏp nghiờn cứu
3.2.1 Phương phỏp thu thập số liệu
Số liệu thứ cấp
- Là số liệu ủó ủược cụng bố qua sỏch bỏo, tạp chớ, niờn giỏm thống kờ, bỏo cỏo tổng kết, tài liệu khoa học ủó nghiờn cứu về chố và mớa trờn thế giới.
Phương phỏp thu thập số liệu
Phương phỏp xử lý số liệu
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 39
- Số liệu của siờu thị Smart về cỏc vấn ủề như kết quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của siờu thị qua một vài năm; bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty qua cỏc năm; cỏc chứng từ hạch toỏn; một số bỏo cỏo, biờn bản cuộc họp của cụng ty làm nguồn tài liệu cung cấp thụng tin cho ủề tài.
3.2.2 Phương phỏp xử lý số liệu
Cụng cụ xử lý: Sử dụng phần mềm bàn hàng và phần mềm kế toỏn ủể
tổng hợp và xử lý số liệu.
ðối với số liệu thứ cấp, trờn cơ sở tài liệu ban ủầu chỳng tụi chọn lọc những thụng tin cần thiết và tớnh toỏn lại một số chỉ tiờu theo yờu cầu phõn tớch.
ðối với số liệu thứ cấp, trờn cơ sở tài liệu ban ủầu chỳng tụi chọn lọc những thụng tin cần thiết và tớnh toỏn lại một số chỉ tiờu theo yờu cầu phõn tớch.
3.2.3 Phương phỏp phõn tớch
+ Phương phỏp phõn tớch thống kờ
Thống kờ mụ tả: mụ tả những vấn ủề liờn quan ủến ủề tài.
Thống kờ so sỏnh: Là phương phỏp sử dụng những nguồn số liệu thứ cấp
ủể so sỏnh ủối chiếu sự biến ủổi qua thời gian của cỏc sự vật, sự việc,... Qua ủú thấy ủược xu hướng phỏt triển của chỳng.
Trong ủề tài này chỳng tụi sử dụng phương phỏp này ủể phõn tớch tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt ủộng kinh doanh của cụng ty. Từủú cú cỏi nhỡn tổng quỏt về tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty.
+ Phương phỏp ðỏnh giỏ KSNB
Phương phỏp mụ tả KSNB: Sử dụng lời văn mụ tả cỏc bước, cỏc nguyờn tắc , cỏc mối quan hệ trong KSNB của một tổ chức hoặc một hoạt ủộng. Từ ủú người ủnỏh gỏi sẽủưa ra những nhận xột là cú tồn tại hệ thống KSNB khụng, Hệ
thống KSNB cú hiệu lực khụng, yếu kộm chổ nào, sẽ cú khả năng xảy ra rủi ro kiểm ssoats ởủõu...
Phương phỏp Lưu ủồ kiểm soỏt: sử dụng cỏc hỡnh vẽ, cỏc biểu tượng, cỏc mũi tờn...ủể thể hiện cỏc quan hệ, cỏc bước, cỏc thủ tục trong kiểm soỏt. Thường
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 40
sử dụng sơ ủồ trong cỏc quy trỡnh cụ thể vớ dụ trong quy trỡnh xuất hàng. Qua Lưu ủồ kiểm soỏt sẽ giỳp thực hiện cỏc thử nghiờm kiểm soỏt dựa trờn lưu ủồ. Nếu qua thử nghiệm thấy sai lệch chứng tỏ kiểm soỏt yếu kộm.
Phương phỏp bảng cõu hỏi kiểm soỏt nội bộ: Cỏc cõu hỏi kiểm soỏt mang tớnh rời rạc và cụ thể theo từng chủ ủề, từng người trả lời. Cõu hỏi thường cú dạng phổ biến là Nếu trả lời cú thỡ cú nghĩa là cú tồn tại KSNB, KSNB cú hiệu lực. nếu tra lời khụng là khụng cú KSNB hoặc KSNB yếu kộm. Cũng cú thể trả
lời khụng biết hoặc khụng trả lời. Trường hợp này cũng cú thể xẩy ra rủi ro.
Bảng 3.2. Mẫu bảng cõu hỏi kiểm soỏt nội bộ Cõu hỏi Cú Khụng Khụng trả lời Ghi chỳ 1. Khi xuất hàng ra siờu thị cú kiểm tra hàng ra khụng 2. Khi khỏch ủổi lại hàng bị kộm phẩm chất cú ủể lại hàng xấu vào quầy khụng? 3. Khi ủổi hàng nhõn viờn cần phải làm gỡ?
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 41
IV. KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. Thực trạng của hệ thống KSNB tại siờu thị Smart
4.1.1.Mụi trường kiểm soỏt
+ Cơ chế hoạt ủộng kiểm soỏt
Ban kiểm soỏt Siờu thị là cơ quan ủược thành lập theo quy ủịnh của phỏp luật, theo ủiều lệ Siờu thị nhằm mục ủớch kiểm tra hoạt ủộng tài chớnh, giỏm sỏt việc chấp hành chế ủộ hạch toỏn, kế toỏn và thực hiện cỏc chức