IV. KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.7. Một số giải phỏp hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong siờu thị
4.7.1. Một số giải phỏp hoàn thiện mụi trường kiểm soỏt trong siờu thị
Mụi trường kiểm soỏt ủược xem là nờn tảng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ và yờu cầu phải phản ỏnh ủược sắc thỏi chung của ủơn vị, chi phối ủược ý thức kiểm soỏt của mỗi thành viờn trong ủơn vị. ðối với siờu thị. Ban giỏm
ủốc cần nhận thức một cỏnh ủứng ủắn về vai trũ về sự cần thiết của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong việc ủiều hành bỏn hàng và quản lý Cụng ty (Siờu thị), núi chung và trong việc hạn chế rủi ro nhất là trong khẩu bỏn hàng.
Biện phỏp ủề xuất cụ thể:
- Cỏc mục tiờu hoạt ủộng và phương phỏp quản lý của siờu thị cần phải
ủược phổ biến cụng khai trong toàn bộủội ngũ nhõn viờn cụ thể:
+ Cụng khai mụ hỡnh tổ chức và cỏch thức phõn ủịnh quyền hạn trong siờu thị cũng như từng cụng việc cụ thể, mục ủớch là mỗi nhõn viờn xỏc ủịnh
ủược vị trớ, vai trũ và trỏch nhiệm của mỡnh,
+ Ban Giỏm ủốc phối hợp với cỏc bộ phận ủể xõy dựng và ban hành cỏc quy chế cụ thể cho từng bộ phận, mỗi thành viờn trong bộ phận cần phải nắm chắc quy trỡnh quy chế của bộ phận mỡnh và làm việc theo cỏc quy ủịnh ủú. Bộ
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 82
phận kiểm soỏt nội bộ thay mặt ban giỏm ủốc giỏm sỏt việc thực hiện quy trỡnh, quy chế của cỏc phũng ban. Bờn cạnh ủú phải bổ biến cho cỏc lao ủộng mới
ủược tuyển dụng mới cần phải nắm chắc ủược quy ủịnh quy chế của bộ phận mỡnh cũng như quy chế của toàn Siờu thị trước khi bắt tay vào làm việc.
+ ðề cao cỏc chuẫn mực ủạo ủức của người lao ủộng, siờu thị cần tận dụng lợi thế cú một ủội ngũ ủụng ủảo, xõy dựng cỏc ủội ngũ cần phấn ủấu, quan tõm giỳp ủỡ và giỏm sỏt lẫn nhau giữa cỏc thành viờn trong Siờu thị, xõy dựng tinh thần ủoàn kết trong ủội ngũ lao ủộng tổ chức sinh hoạt và tặng quà nhõn ngày 8/3, 20/10 rằm trung thu.
4.7.2. ðiều chỉnh cơ cấu tổ chức và chỳ trọng cụng tỏc nhõn sự
Việc xõy dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học và phự hợp với ủặc thự của siờu thị là vấn ủề quan trọng ủối với cỏc siờu thị bởi nú ảnh hưởng lớn
ủến quỏ trỡnh vận hành hệ thống KSNB. Cơ cấu tổ chức siờu thị phải gọn nhẹ
nhưng phải cú hiệu quả phự hợp với yờu cầu quản lý. Do ủú, cỏc siờu thị cần rà soỏt và xõy dựng cỏc quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoỏ, phõn ủịnh rừ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cỏc phũng ban chức năng trong siờu thị nhằm trỏnh tỡnh trạng chồng chộo về chức năng, nhiệm vụ, gõy tớnh ỷ lại, thiếu trỏch nhiệm trong việc giải quyết, xử lý cỏc cụng việc liờn quan ủến nhiều phũng ban,
ủơn vị khỏc nhau trong nội bộ siờu thị. Căn cứ vào quy mụ, tớnh phức tạp cũng như yờu cầu quản lý cần xõy dựng một cơ cấu tổ chức thớch hợp cả về mặt số
lượng và chất lượng.
Tăng cường cụng tỏc ủào tạo ủội ngũ cỏn bộủặc biệt là cỏc cỏn bộ chủ
chốt của siờu thị. thường xuyờn rà soỏt năng lực quản lý của ủội ngũ trưởng, phú phũng ban, bộ phận ủểủào tạo lại hoặc chuyển cụng tỏc sang những cụng việc phự hợp hơn; tạo ủiều kiện nõng cao trỡnh ủộ của ủội ngũ cỏn bộ này cũng như cả hệ thống quản lý kinh doanh. ðối với cỏn bộ kỹ thuật cần khụng ngừng học tập, cập nhật cỏc kiến thức mới nhất về cụng nghệ trỏnh lạc hậu trong bối cảnh sự phỏt triển nhanh chúng trong lĩnh vực cụng nghệ thụng tin hiện nay.
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 83
Xõy dựng mụi trường làm việc thớch hợp, tạo cơ hội phỏt triển năng lực của mỗi cỏ nhõn nhằm phỏt huy sỏng tạo, ủảm bảo cụng bằng. Thực hiện tốt chớnh sỏch khen thưởng bằng vật chất ủối với những cỏn bộ hoàn thành tốt cụng việc ủược giao tạo ra ủộng lực thỳc ủẩy cỏc cỏ nhõn lao ủộng hết mỡnh vỡ Siờu thị, từng bước gõy dựng văn hoỏ Siờu thị. Xử lý nghiờm những hành vi sai trỏi gõy tổn thất hoặc làm xấu hỡnh ảnh của Siờu thị cũng là việc cần làm.
Hoàn thiện chếủộ tuyển dụng và ủỏnh giỏ Giỏm ủốc Siờu thị, thực hiện dõn chủ ủể ủảm bảo cú thể lựa chọn những người cú tài năng, giỏi về kinh doanh lờn cương vị Giỏm ủốc. Cú thể uỷ thỏc tổ chức chuyờn nghiệp tỡm người tài ủể tuyển dụng Giỏm ủốc và kế toỏn trưởng. ðồng thời, thực hiện mức tiền lương của Giỏm ủốc và kế toỏn trưởng cú tớnh hấp dẫn, cú sự liờn kết với thành quả kinh doanh.
Hoàn thiện chế ủộ về trỏch nhiệm của cỏc thành viờn ban giỏm ủốc, cú chớnh sỏch khuyến khớch ủể cỏc thành viờn ban giỏm ủốc thực hiện chức trỏch một cỏch cẩn trọng, mẫn cỏn và trung thành.
4.7.3. Chuẩn hoỏ quy trỡnh lập kế hoạch hoạt ủộng kinh doanh
Kế hoạch là cơ sở ủể hiện thực hoỏ cỏc mục tiờu, chiến lược phỏt triển. Dựa vào kế hoạch ta cú thể ủỏnh giỏ hiệu quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Siờu thị trong kỳ, từ ủú cỏc những ủiều chỉnh kịp thời ủối với những bất cập trong quỏ trỡnh hoạt ủộng. Trong ủú, kế hoạch tài chớnh ủược coi là trọng tõm ủối với cỏc Siờu thị. Hiện nay, cụng tỏc lập kế hoạch của cỏc Siờu thị cũn mang tớnh hỡnh thức, chưa ủi sỏt vào thực tế của cỏc bộ phận thực hiện. Bờn cạnh ủú, cụng tỏc thẩm ủịnh kế hoạch cũng chưa ủược quan tõm ủỳng mức.
ðể cú thể lập kế hoạch tài chớnh cú hiệu quả, cỏc nhà quản trị nờn tiến hành cỏc bước sau:
- Xỏc ủịnh mục tiờu cỏ nhõn và sựảnh hưởng của mục tiờu cỏ nhõn ủến cỏc mục ủớch tài chớnh của Siờu thị, từủú cú thể ủiều chỉnh mục tiờu cỏ nhõn cho phự hợp với mục ủớch của cụng việc.
- Thiết lập mục tiờu tăng trưởng, mục tiờu về lợi nhuận trờn vốn ủầu tư
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 84
hiện bằng con số cụ thể, ủưa ra cỏc dự bỏo về lợi nhuận, doanh số và so sỏnh với kết quả thực sựủạt ủược.
Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, nhà quản trị nờn tập trung vào cỏc ủiểm mạnh, ủiểm yếu của của Siờu thị và cỏc yếu tố thuộc mụi trường vĩ mụ và vi mụ cú thểảnh hưởng ủến việc ủạt ủược mục tiờu ủó ủề ra; ủồng thời phải phỏt triển cỏc chiến lược dựa trờn kết quả cỏc yếu tố liờn quan (chiến lược giỏ, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sỏnh chi phớ sử dụng vốn ủi vay và vốn tự
cú...) ủể cú thểủưa ra hướng ủi ủỳng ủắn nhất cho sự phỏt triển của Siờu thị. Cần chỳ ý tới nhu cầu về tài chớnh, nhõn lực và nhu cầu về vật chất hạ
tầng cần thiết ủể hoàn thành kế hoạch tài chớnh.
Cập nhật kế hoạch tài chớnh thụng qua cỏc bỏo cỏo tài chớnh mới nhất của Siờu thị. Thường xuyờn so sỏnh kết quả tài chớnh Siờu thị thu ủược với cỏc số liệu hoạt ủộng của cỏc Siờu thị trong cựng ngành ủể biết ủược vị trớ của Siờu thị trong ngành. Tỡm ra và khắc phục ủiểm yếu của Siờu thị.
ði ủụi với việc làm trờn, cỏc Siờu thị cần quan tõm ủến cụng tỏc giỏm sỏt việc tuõn thủ cỏc kế hoạch. ðể tăng cường cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt tài chớnh ủảm bảo hiệu quả kinh doanh, cỏc Siờu thị cần tập trung vào hoàn thiện hệ thống ủịnh mức, tiờu chuẩn, ủơn giỏ, dự toỏn... Cỏc Siờu thị cũng cần ủịnh kỳ tiến hành phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh của Siờu thị nhằm ủỏnh giỏ việc thực hiện mục tiờu của Siờu thị, ủiểm mạnh, ủiểm yếu về tỡnh hỡnh tài chớnh, qua ủú cú thể giỳp ban giỏm ủốc trong việc ủỏnh giỏ tổng quỏt tỡnh hỡnh hoạt
ủộng của Siờu thị như: khả năng thanh toỏn, tỡnh hỡnh luõn chuyển vật tư, tiền vốn... và cú những ủiều chỉnh hợp lý nhằm bảo ủảm mọi tài sản tiền vốn và mọi nguồn lực tài chớnh của Siờu thịủược sử dụng một cỏch hiệu quả nhất.
4.7.4. Xõy dựng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Cụng tỏc tổ chức kế toỏn tại cỏc Siờu thị hiện nay ủang ủược thực hiện khỏ tốt. Tuy nhiờn ủể hệ thống thụng tin kế toỏn cung cấp thụng tin kịp thời,
ủầy ủủ và chớnh xỏc nhằm tăng cường cụng tỏc quản lý tài chớnh, cỏc Siờu thị
cần sớm xõy dựng và ban hành những quy ủịnh mới về cụng tỏc kế toỏn quản trị sẽ phục vụủắc lực cho việc ủiều hành và KSNB.
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 85
Kế toỏn quản trị giỳp cung cấp cỏc thụng tin về hoạt ủộng nội bộ của Siờu thị như: chi phớ của từng bộ phận, từng cụng việc, sản phẩm; phõn tớch,
ủỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phớ, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, cụng nợ; phõn tớch mối quan hệ giữa chi phớ với khối lượng và lợi nhuận; lựa chọn thụng tin thớch hợp cho cỏc quyết ủịnh
ủầu tư ngắn hạn và dài hạn; lập dự toỏn ngõn sỏch sản xuất, kinh doanh... nhằm phục vụ việc ủiều hành, kiểm tra và ra quyết ủịnh kinh tế. Do ủú, rừ ràng kế toỏn quản trị là hệ thống ủo lường, thu thập, tổng hợp xử lý, cung cấp cỏc thụng tin về kinh tế tài chớnh phục vụ cho yờu cầu quản lý trong việc lập kế hoạch, ủiều hành, theo dừi thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ Siờu thị. Kế toỏn quản trị là phương tiện ủể ban giỏm ủốc kiểm soỏt một cỏch cú hiệu quả hoạt ủộng của Siờu thị. Chớnh vỡ vậy, việc thiết lập hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trịủặc biệt cần thiết và mang lại lợi ớch thiết thực cho Siờu thị.
- Tỡnh hỡnh và tiềm năng kinh doanh của khỏch hàng như doanh số mua và tiờu thụ thực tế và ước tớnh bỡnh quõn hàng thỏng
4.7.5. Hoàn thiện mụi trường phỏp lý cho việc thành lập bộ mỏy KTNB trong Siờu thị . trong Siờu thị .
Việc xõy dựng bộ phận kiểm toỏn nội bộ vẫn cũn nhiều mới mẻủối với cỏc Siờu thị Việt Nam núi chung và Siờu thị Smart núi riờng. Những quy
ủịnh phỏp lý chớnh thức ủỏnh dấu sự ra ủời của hoạt ủộng kiểm toỏn nội bộ
trong cỏc Cụng ty Nhà nước ủược ban hành trong quy chế kiểm toỏn nội bộ
theo Quyết ủịnh số 832-TC/Qð/CðKT ngày 28 thỏng 10 năm 1997. Ngày 16 thỏng 04 năm 1998, Bộ tài chớnh ủó ban hành Thụng tư số 52/1998-TT/BTC hướng dẫn tổ chức bộ mỏy kiểm toỏn nội bộở cỏc Cụng ty Nhà nước. Nhưng do bất cập trong quy ủịnh nờn Thụng tư này ủó ủược thay thế bằng Thụng tư
171/1998-TT/BTC ngày 22/12/1998 của bộ tài chớnh. Theo chuẩn mực kiểm toỏn số 610 – Sử dụng tư liệu của kiểm toỏn nội bộ – ban hành theo Quyết
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 86
Bảng 4.10: ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trỡnh mua hàng
ðề xuất Bổ sung Chỉnh sữa Cỏn bộ chịu trỏch nhiệm
Phũng kinh doanh lờn kế hoạch mua hàng , xem trong phần mềm bỏn hàng cú bảng xuất nhập tồn trong ngày trong tuần tuỳ theo thời gian cần xem
Tổ trưởng phụ
trỏch cỏc nghành hàng do mỡnh quản lý
Phũng kinh doanh Phũng kinh doanh Dự kiến mua hàng - Tỡm hiểu và lựa chọn giỏ mua tốt nhất - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất - Lựa chọn mẫu mó, chất lượng sản phẩm - Hợp ủồng mua bỏn hàng phải rừ ràng Trưởng phũng kinh doanh Phú giỏm ủốc phụ trỏch kinh doanh Phũng kinh doanh Nhận hàng, kiểm tra hàng nhập về - Kế toỏn kho - Tổ trưởng phụ trỏch nghành hàng - Bảo vệ, vệ sỹ Phũng hành chớnh Phú giỏm ủốc phụ trỏch kinh doanh Phũng kinh doanh
Hàng nhập về khụng cho vào kho mà chuyển luụn cho cỏc nhõn viờn quầy kệ
Nhõn viờn quầy kệ nhận hàng với kế toỏn kho tại nơi giao nhận hàng hoỏ với nhà cung cấp Phũng kế toỏn + phũng kinh doanh Phũng kế toỏn + phũng kinh doanh
Thanh toỏn tiền hàng, trờn cơ sở hoỏ
ủơn GTGT,phiếu nhập mua hàng của Siờu thị
Thờm phiếu xuất kho nội bộ của nhà cung cấp
Phũng kế toỏn Phũng kế toỏn
Cơ chế kiểm soỏt ủề xuất: Phờ duyệt; Sử dụng mục tiờu; Bất kiờm nhiệm; Bảo vệ tài sản;
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 87 Bảng 4.11. ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trỡnh bỏn hàng ðề xuất Bổ sung Chỉnh sữa Cỏn bộ chịu trỏch nhiệm Giỏ bỏn chỉ cú một loại giỏ ủó nhập vào phầm mềm bỏn hàng Triết khấu bỏn hàng với số lượng lớn Phũng kinh doanh + phũng kế toỏn Giỏm ủốc Khỏch ủến mua hàng nhõn viờn bỏn hàng nờn ủi theo khỏch ủể tư vấn hoặc mỗi khi khỏch cần hỏi hay thắc mắc về vấn ủề gỡ ủú trờn sản phẩm Khụng nờn núi nhiều Phũng kinh doanh Phũng kinh doanh Nhõn viờn thu ngõn khụng nờn hỏi khỏch hàng quỏ nhiều Nếu khỏch hỏi phải trả lời thật nghiờm tỳc Phũng kinh doanh Phũng kinh doanh Phũng kinh doanh Nhõn viờn bỏn hàng - ðể mất hàng hoỏ - Làm hu hỏng - Hàng hoỏ hết hạn sử dụng Mức phạt cao hơn mức quy ủinh của Siờu thị ủề ra
Ban giỏm ủốc Ban giỏm ủốc
Cơ chế kiểm soỏt ủề xuất: Phờ duyệt; Sử dụng mục tiờu; Bất kiờm nhiệm; Bảo vệ
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ... 88
V. KẾT LUẬN VÀ ðỀ NGHỊ
5.1. KẾT LUẬN
1/ Lập kế hoạch mua hàng
Nhõn viờn lờn lịch dự kiến mua hàng, theo cỏc bộ phận quầy kệ bỏo lờn phải kiểm tra kiểm soỏt ủể cú ủơn ủặt hàng theo nhu cầu ủạt ủược kết quả cao khụng làm ủọng vốn lõu trong tất cả cỏc mặt hàng
2/ Kiểm tra hàng hoỏ về Siờu thị cựng hoỏ ủơn GTGT
Nhõn viờn phũng kinh doanh, nhõn viờn phũng kế toỏn phải cú kế hoạch nhận hang kiểm tra chi tiết cỏc vấn ủề từ cỏc chứng từ xuất kho, xuất sứ sản phẩm hạn sử dụng mẫu mó theo ủơn ủặt hàng, ủến hoỏ ủơn thuế GTGT họ
xuất hàng cho Siờu thị phải ủầy ủủ như ủó quy ủịnh của bộ tài chớnh, nhõn