Kiểm soát nội bộ chu trình mua bán hàng hóa tại siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội

Mục tiêu nghiên cứu 1. Mục tiêu chung

- Hệ thống hoỏ cỏc vấn ủề lý luận về hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng. - Trờn cơ sở lý luận trờn, ủỏnh giỏ thực trạng hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng của siêu thị Smat. - ðề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng của siêu thị Smat.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

Thực trạng của hệ thống KSNB tại siêu thị Smart 1.Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiờu thụ, kế hoạch hay dự toỏn ủầu tư, kế hoạch sửa chữa tài sản cố ủịnh, kế hoạch chi phớ và cỏc kế hoạch tài chớnh khỏc nhằm ước tớnh, cõn ủối tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả hoạt ủộng trong tương lai của Siờu thị là nhõn tố quan trọng trong quỏ trỡnh kiểm soỏt. Siờu thị thực hiện theo dừi, ủỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch cho từng thời kỳ, từng dự ỏn ủầu tư, sau ủú tiến hành tổng hợp bỏo cỏo và nghiờn cứu ủề xuất cỏc giải phỏp, cỏc kiến nghị cần thiết nhằm ủảm bảo hoàn thành kế hoạch chung của toàn Siờu thị. Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ngõn hàng, cổ ủụng, cỏc nhà ủầu tư, kiểm toỏn, cơ quan thuế, các nhà cung cấp … tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn ủến sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.

Việc phõn chia cụng việc trong phũng cho từng nhõn viờn khỏ rừ ràng và ủược phõn cấp như sau: kế toỏn trưởng thực hiện ủiều hành chung và phờ duyệt; phú phũng thực hiện chức năng kiểm soát và tổng hợp và nhân viên kế toán các phần hành. Siờu thị lập cỏc bỏo cỏo theo quy ủịnh bắt buộc hiện nay.Theo quyết ủịnh 48/Qð – BTC ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ,bỏo cỏo tài chớnh bao gồm cỏc bảng sau : Bảng cõn ủối kế toỏn, kết quả hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh các báo cáo trên Siờu thị lập cỏc bỏo cỏo quản trị như bỏo cỏo bỏn hàng, theo từng hợp ủồng, bảng tớnh giỏ bỏn hàng húa theo từng hợp ủồng… Cuối niờn ủộ kế toỏn, Phú giỏm ủốc phụ trỏch kế toỏn cựng kế toỏn trưởng kiểm tra cụng tỏc kế toỏn, tiến hành ủối chiếu số liệu giữa cỏc số liệu với nhau.

Việc phõn chia cụng việc trong phũng kế toỏn cho từng nhõn viờn khỏ rừ ràng và ủược phõn cấp như sau: kế toỏn trưởng thực hiện ủiều hành chung và phờ duyệt; cỏc phú phũng thực hiện chức năng kiểm soỏt và tổng hợp, cỏc phần hành kế toỏn ủược phõn ủịnh rừ ràng: kế toỏn tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán thành phẩm, kế toán tài sản…. Sau khi ủầu ủủ cỏc thụng tin trờn thỡ kế toỏn kho nhập kho theo hoỏ ủơn sau ủú chuyển lờn phũng kế toỏn cho kế toỏn cụng nợ nhập phần cụng nợ, kế toỏn cụng nợ vào cụng nợ xong chuyển thủ quỹ vào phần thu chi và sau ủú chuyển cho kế toỏn tổng hợp vào phần mềm tổng cục thuế ủể bỏo cỏo thuế hàng thỏng với cơ quan thuế, Cỏc từ trờn sau khi ủó nhập dữ liệu xong qua cỏc khẩu sẽ phải chuyển cho kế toán trưởng làm tổng hợp báo cáo tài chính các chứng từ trên cập nhập trong ngày. Tuy nhiờn cụng việc này chưa ủược thực hiện một cỏch triệt ủể và cương quyết, sự phõn cụng, phõn nhiệm cũn chồng chộo, chưa gọn nhẹ dẫn ủến trong quỏ trỡnh thực hiện cú sự ỷ lại, vụ trỏch nhiệm; chưa cú sự kiểm tra ủối chiếu giữa các phòng ban trong Siêu thị nên tính hiệu quả của công việc chưa cao.

Tuy nhiờn cụng việc này chưa ủược thực hiện một cỏch triệt ủể và cương quyết, sự phõn cụng, phõn nhiệm cũn chồng chộo, chưa gọn nhẹ dẫn ủến trong quỏ trỡnh thực hiện cú sự ỷ lại, vụ trỏch nhiệm; chưa cú sự kiểm tra ủối chiếu giữa các phòng ban trong Siêu thị nên tính hiệu quả của công việc chưa cao.

Quản lý hàng hoá của bộ phận bán hàng

Cho ủến sỏng ngày hụm sau nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch bỏn hàng vào tổng hợp bỏn hàng thu tiền của cả ngày sẽ biết ủược thừa thiếu như thế nào, ngoài nhõn viờn kế toỏn bỏn hàng ra khụng ai vào ủược cỏc giao dịch bỏn hàng của nhõn viờn thu ngõn, sau khi kiểm tra xong nhõn viờn kế toỏn ủối chiếu tiền thu của từng người trong ngày hụm qua với thủ quỹ ủó khớp hoặc cú trường hợp sai số cho phộp tăng giảm trong mức quy ủịnh ủều ủược. Hàng ngày nhõn viờn quản lý phũng kinh doanh sỏng ủến làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá trên máy nhập xuất tồn trong ngày của phềm mềm bán hàng, sau ủú so với liếp cỏc giao dịch bỏn hàng trong ngày hụm trước ủể kiểm tra hàng tồn cũng như tổng số tiền thu ủược bỏn hàng trong ngày cú khớp khụng. Trong cỏc quy trỡnh nghiệp vụ của Siờu thị cú cơ chế thẩm ủịnh, kiểm tra, chấp thuận và phờ duyệt cho phộp thực hiện ủảm bảo một quy trỡnh nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, không có cá nhân viên nào có thể một mỡnh tiến hành thực hiện và quyết ủịnh một quy trỡnh nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.

Nguyờn nhõn của vấn ủề này là do Siờu thị chưa thấy ủược lợi ớch của kế toỏn quản trị mang lại, cỏc bỏo cỏo quản trị chưa ủược thiết lập một cỏch quy chuẩn thống nhất, khả năng phối kết hợp trong việc cung cấp thông tin và tổũnghợp bỏo cỏo cũn yếu; bờn cạnh ủú do khối lượng cụng việc lớn ở một số phong ban như phũng nhõn sự, phũng kinh doanh, phũng kế toỏn chưa ủỏp ứng cho việc lập báo cáo quản trị. Nhưng khi quy mụ siờu thị phỏt triển hơn thỡ vai trũ của hệ thống KSNB thể hiện rừ ràng bởi vỡ cỏc nhà quản trị lỳc này sẽ gặp khú khăn trong việc nhận dạng, giám sát và kiểm tra tất cả các rủi ro nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân, lúc này các nhà quản trị phải quan tõm ủến việc xõy dựng ủể dựa vào hệ thống KSNB. Nguyờn tắc 1: Tuõn thủ phỏp luật và cỏc quy ủịnh hiện hành của Nhà nước Nguyờn tắc này ủũi hỏi việc xõy dựng hệ thống KSNB tại Siờu thị phải tuõn thủ tuyệt ủối hiến phỏp, phỏp luật của Nhà nước, khụng ủược làm trỏi với những chỉ thị, nghị ủịnh của Chớnh phủ cũng như cỏc thụng tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành có liên quan.

Do ủú, cỏc siờu thị cần rà soỏt và xõy dựng cỏc quy chế về quản lý nhằm cụ thể hoỏ, phõn ủịnh rừ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chức năng trong siêu thị nhằm tránh tình trạng chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý cỏc cụng việc liờn quan ủến nhiều phũng ban, ủơn vị khỏc nhau trong nội bộ siờu thị. Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, nhà quản trị nờn tập trung vào cỏc ủiểm mạnh, ủiểm yếu của của Siờu thị và cỏc yếu tố thuộc mụi trường vĩ mụ và vi mụ cú thể ảnh hưởng ủến việc ủạt ủược mục tiờu ủó ủề ra; ủồng thời phải phỏt triển các chiến lược dựa trên kết quả các yếu tố liên quan (chiến lược giá, tiềm năng về thị trường, cạnh tranh, so sỏnh chi phớ sử dụng vốn ủi vay và vốn tự cú..) ủể cú thể ủưa ra hướng ủi ủỳng ủắn nhất cho sự phỏt triển của Siờu thị. Cỏc Siờu thị cũng cần ủịnh kỳ tiến hành phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh của Siờu thị nhằm ủỏnh giỏ việc thực hiện mục tiờu của Siờu thị, ủiểm mạnh, ủiểm yếu về tỡnh hỡnh tài chớnh, qua ủú cú thể giỳp ban giỏm ủốc trong việc ủỏnh giỏ tổng quỏt tỡnh hỡnh hoạt ủộng của Siờu thị như: khả năng thanh toỏn, tỡnh hỡnh luõn chuyển vật tư, tiền vốn.

Nhõn viờn bỏn hàng, thu ngõn phải linh hoạt kiểm tra ủầy ủủ cỏc mặt hàng bán ra ken vào phần mềm bán hàng chính xác, thu tiền của khách luôn tươi cười vui vẽ, và xỏc ủịnh ủược việc mỡnh ủang làm, và làm thật tốt cụng việc ủược giao, giao nhận tiền ủầy ủủ cụng khai minh bạch, nếu cú sai sút sẽ phải chịu khung hỡnh phạt của Siờu thị ủó ủề ra.