Ứng dụng hệ thống KPI trong đánh giá hiệu quả công việc của chánh văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐINH THỊ HIỀN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội – 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐINH THỊ HIỀN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CƠNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Văn phòng Mã số: 60340406 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn Hà Nội – 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Ứng dụng hệ thống KPI đánh giá hiệu cơng việc Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn” cơng trình nghiên cứu tơi Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định Cơng trình chưa cơng bố phương tiện Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2018 HỌC VIÊN Đinh Thị Hiền LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài, gặp nhiều khó khăn việc nghiên cứu tài liệu, song nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình tạo điều kiện từ phía lãnh đạo chuyên viên Văn phòng, Vụ Tổ chức cán - Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, đặc biệt người hướng dẫn khoa học - TS Cam Anh Tuấn, người trực tiếp gợi mở, góp ý cho luận văn Qua đây, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc quan tâm, giúp đỡ q báu Đề tài ngồi hoàn thành sở nỗ lực nghiên cứu thân cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy cơ, nhà nghiên cứu bạn để luận văn hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2018 HỌC VIÊN Đinh Thị Hiền MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Tài liệu tham khảo Dự kiến cấu trúc đề tài: Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC .8 1.1 Đánh giá hiệu công việc 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Mục tiêu đánh giá hiệu công việc 1.1.3 Lợi ích cơng tác đánh giá hiệu công việc 1.2 Các nguyên tắc phương pháp đánh giá hiệu công việc 10 1.2.1.Các nguyên tắc đánh giá hiệu công việc 10 1.2.2 Quy trình đánh giá hiệu thực công việc thể qua sơ đồ sau: 13 1.2.3 Phương pháp đánh giá hiệu công việc 14 1.3 Khái quát Chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu (KPI) 22 1.3.1 Khái niệm đặc điểm 22 1.3.2 Phân loại KPI 24 1.3.3 Yêu cầu xây dựng KPI 25 1.3.4 Nguyên tắc áp dụng 27 1.3.5 Quy trình xây dựng áp dụng 28 1.3.6 Lợi ích ứng dụng KPI đánh giá hiệu công việc 33 Tiểu kết Chương 35 Chƣơng XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢCƠNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ NƠNG NGHIỆP VÀPHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 38 2.1 Khái quát Bộ Nơng nghiệp PTNT Văn phịng Bộ Nông nghiệp PTNT 38 2.1.1 Giới thiệu chung Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 38 2.1.2 Giới thiệu Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn .39 2.1.3 Khái quát chức trách Chánh Văn phòng Bộ 42 2.2 Thực tế đánh giá hiệu công việc Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 44 2.2.1 Quy định pháp lý 44 2.2.2 Quy trình phương pháp 48 2.2.3 Kết đánh giá 50 2.2.4 Nhận xét việc đánh giá hiệu cơng việc Chánh Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 52 2.2.5 Sự cần thiết phải xây dựng áp dụng KPI chức danh Chánh Văn phòng Bộ NN PTNT 54 2.3 Xây dưngg̣ g̣thống chỉsốKPI áp dungg̣ chức danh Chánh Văn phịng Bơ g̣NN vàPTNT 55 2.3.1 Xác định nhóm chỉ tiêu 55 2.3.2 Xác định chỉ tiêu cụ thể tỷ trọng , phương pháp đo lường, quan đo lường 72 Tiểu kết Chương 87 Chƣơng ÁP DỤNG HỆ THỐNG KPI ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CHÁNH VĂN PHÒNG CẤP BỘ 88 3.1 Sự phù hợp việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu công việc Chánh Văn phòng cấp Bộ 88 3.1.1 Ưu điểm việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu cơng việc Chánh Văn phịng cấp Bộ 88 3.1.2 Hạn chế việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu công việc Chánh Văn phòng cấp Bộ 89 3.2 Quy trình xây dựng hệ thống số đo lường hiệu suất cơng việc KPI vị trí Chánh Văn phòng cấp Bộ 91 3.3 Khuyến nghị áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu cơng việc Chánh Văn phịng cấp Bộ 102 3.3.1 Mục đích để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc tốt 102 3.3.2 Các lỗi đánh giá hiệu đánh giá thực công việc 103 3.3.3 Trách nhiệm Lãnh đạo để nâng cao hiệu đánh giá hiệu công việc 104 Tiểu kết chương 105 KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Đánh giá tình hình thực công việc theo phương pháp cho điểm 15 Bảng 1.2: Đánh giá thực công việc dựa so sánh cặp 19 Bảng 2.1 Bản mô tả vị trí việc làm Chánh văn phịng Bộ .56 Bảng 2.2 Biểu kế hoạch, chương trình cơng tác năm 2017 Chánh Văn phịng Bộ 59 Bảng 2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu Chánh Văn phòng Bộ 63 Bảng 2.4 KPI Chánh Văn Phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thôn 84 Bảng 3.1: Quy trình xây dựng số đánh giá công việc KPI 92 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Quy trình đánh giá hiệu công việc 13 Hình 1.2 : Quá trình quản trị theo mục tiêu 17 Từ viết tắt BNNPTNT MTCV Thứ hai, trách nhiệm : phải mô tả đầy đủ , không trùng lắp phản ánh tiêu chí đánh giá hiệu công việc thành công việc ) (Tiêu chih́ ồn Ví dụ : Trách nhiệm cơng tác tuyển dụng : Chỉ đạo phòng, ban chuyên mơn Văn phịng Bộ (phịng Hành chính) tuyển dungg̣ đúng, đủ, kịp thời nguồn nhân lưcg̣ phục vụ yêu cầu công việc Thứ ba, nhiệm vụ : Các nhiệm vụ cần phân loại cụ thể nhiệm vụ chính, nhiêṃ vu g̣phu g̣(nếu có); Thứ tư, linh hoaṭvàđươcg̣ câpg̣ nhâṭthường xuyên (thường làmỗi năm lần hoăcg̣ cóthay đổi mucg̣ tiêu, quy trinh̀ làm viêcg̣); Thứ năm, đươcg̣ mô tảtuần tự, rõ ràng dễ hiểu Điều mô tả chi tiết, cụ thể Quy trinh̀ làm viêcg̣ c Bộ nói chung, quy trình giải cơng việc Văn phịng Bộ nói riêng Ví dụ quy trình đăng ký xe công tác đơn vị thuộc khối văn phịng, quy trình trình ký, phát hành văn bộ, quy trình tốn nội bộ… Với môṭbản MTCV vâỵ , mục tiêu B ộ mục tiêu công việ c cán b ộ, cơng chức đa ̃ cósư g̣ gắn kết chăṭchẽ Vì vậy, sư g̣ thành cơng cán b ộ công chức chinh ́ làsư g̣thành cơng cảB ộ Đây đ ộng lực để thúc đẩy gắn bó cán bộ, cơng chức với quan nhà nước Xây dưngc̣ tiêu chih́ oàn thành công viêcc̣ (KPI) Bước 1: Gắn mục tiêu vị trí cơng việc với mục tiêu chung: Trước b) xây dựng số KPI, Bộ cần xây dựng mục tiêu chất lượng Bộ Mỗi Cục, Vụ, Tổng cục, phận vị trí làm việc cần có gắn kết với mục tiêu chung Nói cách khác, cần xây dựng mục tiêu riêng để đáp ứng mục tiêu chung Bước 2: Xác định đối tượng công việc : từ mucg̣ tiêu công viêcg̣ , cần xác đinḥ đối tươngg̣ công viêcg̣ lànhững (được hiểu khách hàng cơng việc 95 đó, trường hợp này, khách hàng Chánh văn phòng Bộ Lãnh đạo Bộ, Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức, cá nhân đến liên hệ, công tác Bộ qua Văn phịng) Bước hàng , cần phải xem ho g̣cần gi mong đơị cua khach hang la gi phai lam đểthoa man nhu ̃ cầu cua ho g̣ Nếu cang đap ưng tốt , khách hàng hài lịng ̉ hồn thành nhiệm vụ phản ánh tính đặc thù cơng việc chức danh Đối với chức vị trí, chức danh lãnh đạo cần xác định cụ thể kết mà cán cần phải thực (công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành, chất lượng theo yêu cầu) Để thực việc này, bổ nhiệm hay bổ nhiệm lại chức danh lãnh đạo, cán cần đề xuất kế hoạch thực nhiệm vụ cấp có thẩm quyền phê duyệt có lộ trình thực năm cơng tác Ví dụ, với Chánh văn phịng Bộ, đặc thù cơng việc phục vụ công tác đạo điều hành Bộ, với Vụ trưởng Vụ Tài phân bổ tốn tài Bộ… Nếu hiểu theo nghia ̃ , Chánh Văn phòng Bộ cần đáp ứng đòi hỏi Lãnh đạo Bộ việc phục vụ hoạt động liên quan đến công tác đạo điều hành bố trí phịng họp hợp lý với số lượng người tham gia họp, phòng họp đủ tiện nghi, âm thanh, ánh sáng… Môṭsốlưu ý: Tiêu chih́ ồn thành cơng viêcg̣ nên thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ đề xuất dựa chức năng, nhiệm vụ đặc thù đơn vị Nếu không, dù tiêu chí có - rõ ràng, vâñ găpg̣ lúng túng đánh giávi c̀ ùng môṭtiêu chi,nhưnǵ với thước đo khác se ̃cónhững kết quảkhơngđồng vàcán công chức se ̃không biết đươcg̣ chinh́ xác Lãnh ạđo Bộ cần giở ̀ thủ trưởng đơn vị để thưcg̣ hiêṇ 96 c - Có hai loại tiêu chí: tiêu chíđinḥ tinh́ vàtiêu chíđinḥ lươngg̣ Cần đinḥ lươngg̣ hóa tiêu chí (chuyển tiêu chiđ́ inḥ tinh́ thành tiêu chiđ́ inḥ lươngg̣) tiêu chí định lượng đo lường xác Nếu đánh giáhiêụ quảcông viêcg̣ cán cơng chức tiêu chi đ́ inḥ tính (cần cù, chăm chỉ, nhiêṭtinh ̀,… se ̃khóđánh giá xác khách quan Khi mucg̣ tiêu cơng viêcg̣ thay đổi , cần thay đổi tiêu chih́ ồn - thành cơng việc Vì mục đích cuối tiêu chí hồn thành cơng việc để thực mục tiê u Bộ Nhưng không nên thay đổi nhanh khiến cán bộ, công chức không bắt kịp với thay đổi c) Xây dưngc̣ tiêu chuẩn lưcc̣ Các yếu tố cấu thành lực: Mô hinh̀ lưcg̣ (ASK) ASK đươcg̣ viết tắt bởi: • K: Knowledge (kiến thức), git̀ a biết S: Skill (kỹ năng), khả thực cơng việc cụ thể • A: Attitude/ Actitive ( tốchất, thái độ, tâm huyết) • Mơṭcán bộ, cơng chức chỉđươcg̣ xem làchuyên nghiêpg̣ cókiến thức tốt, kỹ tốt vàtốchất phùhơpg̣/thái độ tích cực d) Xây dưngc̣ quy triǹ h làm viêcc̣ Quy trinh̀ làm viêcg̣ làcông cu g̣hướng dâñ cán b ộ, công chức làm viêcg̣, kết nối cán b ộ, cơng chức với phịng , ban văn phòng Bộ Văn phòng Bộ với đơn vị khác thuộc Bộ để đảm bảo thưcg̣ hiêṇ mucg̣ tiêu chung Vì vậy, xây dưngg̣ thơng tin cơng viêcg̣ nói chung , MTCV, tiêu chi ́hồn thành cơng việc, quy trinh̀ làm viêcg̣ nói riêng lànhiêṃ vu g̣ tất cảcác thành viên quan: Quy trình cơng việc Bộ thể cụ thể qua Bộ quy chế công vụ Bộ (từ quy chế làm việc đến quy chế phát ngôn, cung cấp thơng tin cho báo chí…) quy trình nội xử lý cơng việc Văn phịng Bộ 97 3.2.1.3 Văn phịng Bộ xây dựng mơ tả vị trí việc làm chỉ số đánh giá hiệu làm việc KPI chức danh Chánh văn phòng Dựa đạo Lãnh đạo Bộ, hướng dẫn Vụ Tổ chức cán bộ, Chánh phòng Bộ tự đạo phịng Hành thuộc Văn phịng xây dựng mơ tả vị trí việc làm số đánh giá hiệu làm việc KPI chức danh Chánh văn phòng Bộ 3.2.1.4 Lấy ý kiến mô tả vị trí việc làm, chỉ số đánh giá hiệu làm việc KPI chức danh Chánh văn phòng Dự thảo mơ tả vị trí việc làm, số đánh giá hiệu làm việc KPI chức danh Chánh văn phòng Bộ gửi xin ý kiến phòng, ban thuộc văn phòng, cán cơng chức thuộc Văn phịng đơn vị thuộc Bộ Việc lấy ý kiến nhằm đảm bảo khơng sót nhiệm vụ trọng tâm Văn phòng chế phối hợp Văn phòng với đơn vị khác thuộc Bộ 3.2.1.5 Thơng qua Nội dung góp ý mơ tả vị trí việc làm, số đánh giá hiệu làm việc KPI chức danh Chánh văn phòng tổng hợp, tiếp thu, giải trình, chỉnh sửa, hồn thiện gửi Vụ Tổ chức cán để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo xem xét, thông qua 3.2.1.6 Tổ chức thực Đăng ký chỉ số đánh giá hiệu công việc theo KPI Để đảm bảo nguyên tắc xây dựng số đánh giá hiệu công việc theo KPI nhằm giúp cho công tác giao đánh giá số KPI đạt hiệu cao việc quan trọng phải đưa thống cách thức đo lường tiêu cụ thể Với số KPI cần quy định rõ việc đo lường số thực nào? Trách nhiệm cá nhân phận cơng tác sao? Trong q trình xây dựng lên tiêu đánh giá hiệu công việc 98 cá nhân, phận tiến hành đề xuất lên lãnh đạo Bộ Vụ Tổ chức cán - phận quản lý trực tiếp hệ thống số KPI thực kỳ kỳ Tùy vào vị trí cơng việc phận mà thời điểm đánh giá khác thời gian đăng ký khác Thông thường việc đăng ký KPI thực vào khoảng thời gian tháng 11 năm trước cho KPI năm tới KPI quý đăng ký vào đầu tháng liền trước q KPI tháng đăng ký vào đầu tuần liền trước tháng Việc đăng ký số đánh giá hiệu công việc văn gửi cấp quản lý trực tiếp thông qua phần mềm hỗ trợ Để đảm bảo cho việc đăng ký KPI phận cá nhân trực thuộc đạt kết cao trước thực việc đăng ký KPI cấp quản lý (bên giao KPI) cần đưa định hướng định, mục tiêu trọng tâm công tác kỳ tới để tạo điều kiện cho đối tượng trực thuộc xây dựng kế hoạch hoạt động đăng ký tiêu KPI phù hợp Tránh tượng tiêu đăng ký không liên quan đến công tác cốt yếu cần thực kỳ cao thấp với mục tiêu kỳ vọng cấp quản lý Bên cạnh việc đăng ký tiêu bên đăng ký cần chuẩn bị đầy đủ sở lý luận, nhận định dự báo, phân tích tình hình… để làm cho tiêu KPI đăng ký đồng thời để cấp quản lý dễ dàng việc xem xét định Đăng ký KPI trách nhiệm bên nhận tiêu, nhiên bảng đăng ký KPI chất ý muốn chủ quan thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ Lãnh đạo Bộ phê duyệt/phê duyệt phần/không phê duyệt tiêu tiêu đăng ký Như vậy, với việc đăng ký tiêu đánh giá hiệu công việc theo KPI giúp cho thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ đánh giá sát thực với 99 khả mình; đảm bảo việc thực tiêu sát thực tế, thực mang lại hiệu cao Tuy nhiên không ngoại trừ trường hợp nhận tiêu thấp cao để thể lực Các trường hợp cần xem xét cân nhắc trước giao tiêu thực cụ thể xác để việc giao tiêu đánh giá hiệu đối tượng nhận tiêu số đánh giá Giao chỉ tiêu đánh giá hiệu công việc theo KPI Sau đơn vị thuộc Bộ (các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ, Cục, Tổng cục) xem xét, đăng ký với Bộ tiêu đánh giá hiệu công việc KPI, Vụ Tổ chức cán tổng hợp trình Bộ xem xét, đánh giá, cân đối để giao tiêu đánh giá hiệu công việc KPI đến Tổng cục trưởng Tổng cục, Cục trưởng Cục, Vụ trưởng Vụ, Chánh Văn phòng Bộ, Chánh tra Bộ Giao KPI có tính chất mệnh lệnh bắt buộc người giao có nghĩa vụ trách nhiệm phải thực Căn giao chỉ tiêu: Để giao tiêu đánh giá KPI để mang lại kết phải dựa vào sau: Thơng thường việc giao KPI cho cá nhân có mối quan hệ mật thiết với KPI quan, đơn vị mà cá nhân trực thuộc, phụ trách hay nói cách khác KPI cá nhân phần KPI tổ chức Các cá nhân phấn đấu hoàn thành KPI thân đồng nghĩa với việc đóng góp vào việc hồn thành KPI quan, đơn vị Tuy nhiên không thiết KPI cá nhân phải liên quan đến KPI quan kỳ đánh giá Ví dụ: nhưVụ Tài giao KPI liên quan tài Vụ trưởng Vụ tài giao KPI liên quan đến công tác đào tạo công chức thuộc quyền quản lý phát triển Vụ Văn phịng Bộ giao KPI liên quan đến công tác phục vụ, Chánh văn phịng Bộ giao tiêu KPI liên quan đến cải cách hành 100 Cũng nguyên tắc việc xây dựng số KPI, việc giao KPI cho Chánh văn phòng Bộ phải dựa sở chức nhiệm vụ Văn phòng Việc giao KPI phải phù hợp với lực người đứng đầu quan, tổ chức thuộc (như Chánh văn phòng) giao KPI để đảm bảo mục tiêu tạo động lực Nguyên tắc giao chỉ tiêu: Việc giao tiêu đánh giá hiệu công việc cần thực số nguyên tắc sau: Giao từ xuống dưới: Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn giao tiêu đánh giá hiệu cho Tổng cục trưởng tổng cục, Cục trưởng Cục, Vụ trưởng Vụ… Giao tiêu bắt buộc: tiêu giao từLãnh đạo Bộ đến thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ tiêu bắt buộc phải nhận thực Trong trình giao tiêu đánh giá, thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ thấy tiêu giao chưa phù hợp cần báo cáo Lãnh đạo Bộ để kiến nghị điều chỉnh Kiến nghị gửi văn qua Vụ Tổ chức cán xử lý trước trình Lãnh đạo Bộ xem xét, định Thơngthườngcácchỉtiêuđượcgiaotheonămvàtheoq.Cácchỉtiêugiaophảithúc đẩy lẫn hướng đến mục tiêu chất lượng Bộ Bên cạnh việc tập trung thực tiêu đánh giá hiệu giao, thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ phải thực tất công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ liệt kê mô tả chức danh công việc dành cho vị trí cơng việc đảmnhiệm Giao văn bản: Tất tiêu đánh giá hiệu giao phải thể văn Cách thức giao chỉ tiêu đánh giá KPI: Căn chức nhiệm vụ Chánh văn phòng Bộ, Bộ trưởng giao tiêu đánh giá hiệu cho thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, Chánh văn phịng để thực 101 Đánh giá hiệu cơng việc theo KPI Tổng hợp trình Bộ trưởng kết đánh giá, phân loại Chánh Văn phòng cấp Bộ theo KPI Bộ kiểm soát lại kết đánh giá thông báo kết văn cho Người đánh giá Cách làm cho thấy, kết đánh giá tương đối khách quan, sát thực tế tạo đồng thuận cao người đánh giá 3.2.1.7 Điều chỉnh chỉ số cho phù hợp với tổ chức Trong trình thử nghiệm chắn có tiêu chưa thực phù hợp q trình sử dụng có điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, cần có điều chỉnh thay đổi số số phù hợp theo yêu cầu để trì tính phù hợp ứng dụng chúng 3.3 Khuyến nghị áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu công việc Chánh Văn phịng cấp Bộ 3.3.1 Mục đích để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc tốt Một là, xây dựng mục tiêu – định điều lãnh đạo mong muốn từ nhân viên thống mục tiêu với họ Ở đây, mục tiêu – mong muốn từ Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phịng Bộ ví “cái cổ nhà lãnh đạo” Cái cổ xoay trái, xoay phải, ngửa lên trên, cúi xuống phận thể nhanh nhẹn, hoạt bát Chánh văn phịng với chức phục vụ cho công tác đạo điều hành Lãnh đạo Bộ đạt mục tiêu đặt năm Hai là, quản lý việc thực thi công việc – cung cấp cho nhân viên công cụ, nguồn lực chương trình đào tạo cần thiết để họ thực cơng việc tốt Bởi vì, Chánh văn phịng Bộ khơng thể đảm nhận tất thực tất nhiệm vụ thuộc chức văn 102 phòng Như vậy, để thực thi nhiệm vụ mình, cần đội ngũ nhân lực – phó chánh văn phịng nhân viên quyền, vật lực (nguồn tài để thực nhiệm vụ sở vật chất đủ đại, tối thiểu cho công tác vận hành công việc văn phịng nói riêng Bộ nói chung (hệ sở liệu, máy tính, internet, …) 3.3.2 Các lỗi đánh giá hiệu đánh giá thực công việc Các sai lầm thường mắc phải đánh giá thực công việc nhân viên gồm có: Thứ nhất, Tiêu chuẩn khơng rõ ràng Việc đánh giá cần phân tích rõ yêu cầu, khác biệt mức độ xuất sắc, khá, trung bình, yếu Trong thực tế, nhiều nhân viên khơng biết họ cần có kỹ làm để xếp vào loại xuất sắc khá, v.v…Đôi người đánh giá nhân viên khơng có khái niệm xác cách thức phân loại, đó, nhân viên khơng cố gắng phấn đấu để đạt loại xuất sắc Khi tiêu chuẩn không rõ ràng cụ thể, dẫn đến tình trạng mức độ thực cơng việc, nhân viên phận đánh giá xuất sắc, nhân viên phận khác lại bị coi trung bình thành viên hội đồng có đánh giá hồn tồn khác nhân viên Thứ hai, Đánh giá nhân viên muộn hay trì hỗn Việc trì hỗn đánh giá nguyên nhân tạo ấn tượng xấu cho nhân viên Họ có lẽ nhận thấy việc đánh giá ưu tiên quan trọng cấp nhân viên cảm thấy không hứng thú tham gia vào trình đánh giá Hơn nữa, họ cảm thấy tiếp nhận hợp tác hoàn thành đánh giá cá nhân hay tham gia vào buổi họp đánh giá Thứ ba, Xu hướng thái Một số lãnh đạo có xu hướng đánh giá tất nhân viên theo xu hướng cao thấp Tất không đạt yêu cầu tất tốt Cách đánh giá khiến nhân viên bi quan 103 tự thảo mãn với không muốn cố gắng phấn đấu để thực công việc tốt Thứ tư, Quá trọng vào thành tích gần Đây xu hướng tự nhiên người trọng vào kiện gần đánh giá dẫn đến đánh giá thiếu công Để loại bỏ việc trọng thành tích gần nhất, nhà quản lý cần đưa ghi thường xuyên hồn thành cơng việc suốt năm nên đưa buổi thảo luận đánh giá Thứ năm, Thiếu chuẩn bị cho kỳ đánh giá Cụ thể nhân viên, nhà quản lý khơng chuẩn bị chu đáo cho kỳ đánh giá phản hồi trở lên thiếu tin cậy giới hạn chứng hay ví dụ dẫn đến việc đánh giá chất lượng Vì vậy, chắn trước buổi đánh giá, tài liệu thông tin nên chuẩn bị rõ ràng 3.3.3 Trách nhiệm Lãnh đạo để nâng cao hiệu đánh giá hiệu công việc Thứ nhất, Lãnh đạo cần làm cho nhân viên tin việc đánh giá hiệu công việc công khuyến khích họ chủ động, tích cực tham gia vào trình đánh giá Thứ hai, định công tác đánh giá hiệu công việc Nếu nhân viên làm tốt, nhận xét, đánh giá việc hiệu công việc làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc, ngược lại, họ làm chưa tốt, họ có hội tìm hiểu khiếm khuyết tự hoàn thiện Thứ ba, quan tâm nhân viên hiểu biết công việc nhân viên Giữa lãnh đạo nhân viên cần có trí yêu cầu, trách nhiệm, tiêu chuẩn thực nhiệm vụ nhân viên Khi nhân viên thực công việc chưa tốt, lãnh đạo cần hướng dẫn cụ thể cho nhân viên biết cách thức sửa chữa khuyết điểm thực công việc 104 Tiểu kết chƣơng Ở chương này, tác giả luận giải sở xây dựng hệ thống số đo lường hiệu suất công việc KPI chức danh Chánh Văn phòng cấp Bộ, đưa quy trình xây dựng áp dụng hệ thống KPI với bước khuyến nghị áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu công việc Chánh Văn phịng cấp Bộ Theo đó, Lãnh đạo cần làm cho nhân viên tin việc đánh giá thực cơng việc cơng khuyến khích họ chủ động, tích cực tham gia vào trình đánh giá, định cơng tác đánh giá thực công việc Nếu nhân viên làm tốt, nhận xét, đánh giá việc thực công việc làm cho họ phấn khởi, hăng say làm việc, ngược lại, họ làm chưa tốt, họ có hội tìm hiểu khiếm khuyết tự hoàn thiện Đồng thời cần quan tâm nhân viên hiểu biết công việc nhân viên Giữa lãnh đạo nhân viên cần có trí yêu cầu, trách nhiệm, tiêu chuẩn thực nhiệm vụ nhân viên Khi nhân viên thực công việc chưa tốt, lãnh đạo cần hướng dẫn cụ thể cho nhân viên biết cách thức sửa chữa khuyết điểm thực công việc 105 KẾT LUẬN Đánh giá hiệu công việc nhiệm vụ quan trọng quản lý nguồn nhân lực Nó tạo sở khoa học cho định nhân lực như: chế độ đãi ngộ, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, bố trí xếp lại nguồn nhân lực Đồng thời, đánh giá hiệu cơng việc cịn thơng tin phản hồi đến đối tượng đánh giá để họ có phương hướng, giải pháp tự nâng cao lực, hoàn thành tốt công việc Đánh giá hiệu công việc sử dụng nhiều tiêu chí, sở khoa học khác Việc sử dụng số đánh giá theo KPI phương pháp đánh giá hiệu mang lại kết xác, ưu việt trở thành động lực thúc đẩy làm việc tốt Sau ứng dụng cách thức xây dựng số đánh giá hiệu cơng việc cho vị trí Chánh văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thôn cho thấy mối quan hệ mức độ thỏa mãn công việc ảnh hưởng đến hiệu công việc Hệ thống KPI công cụ hữu hiệu hoạt động đánh giá thực cơng việc nhân viên (Chánh văn phịng cấp Bộ) Bởi kết đánh giá khơng có tác động đến tổ chức (Bộ chủ quản) mà ảnh hưởng đến nhân viên Cả hai kết hợp hài hịa mục tiêu chung tổ chức, doanh nghiệp, giúp tổ chức phát triển bền vững Hệ thống KPI thúc đẩy Chánh văn phịng cấp Bộ hồn thành tiêu vượt tiêu, giúp khẳng định lực, khả Chánh văn phịng cấp Bộ nhận định mức độ hồn thành cơng việc so với mục tiêu đặt khả thực tương lai Điều giúp cho Chánh văn phòng nhận thức lực mình, sai lầm cần hồn chỉnh, từ đưa phương hướng, chiến lược cho thân hoàn thiện hơn, nhằm đáp ứng cao yêu cầu công việc 106 Việc sử dụng hệ thống KPI góp phần làm cho việc đánh giá thực cơng việc Chánh văn phịng trở nên minh bạch, công hiệu Đánh giá mức độ thực công việc cứ, sở cho vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thăng chức, cải tiến cấu tổ chức… Đây chế đãi ngộ nhằm giữ chân nhân tài Hệ thống KPI đảm bảo Chánh văn phòng cấp Bộ thực trách nhiệm mô tả cơng việc theo vị trí chức danh cụ thể Với đánh giá thống kê, kiểm định mức độ phù hợp việc áp dụng số đánh giá hiệu công việc theo KPI đánh giá xác mức độ hồn thành cơng việc vị trí tổ chức, đề tài nghiên cứu đưa khuyến nghị việc xây dựng ứng dụng đánh giá hiệu công việc theo KPI vị trí Chánh Văn phịng cấp Bộ nói chung, tiền đề để áp dụng để xây dựng đánh giá cho vị trí quan, tổ chức Bên cạnh vấn đề mà đề tài đưa nghiên cứu, giải đề tài nghiêncứucịncórấtnhiềuhạnchế.Nhưviệcnghiêncứuchỉđượcthựchiệntại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn nên kết nghiên cứu khơng mang tính đại diện cho tất quan, tổ chức khác Lý giới hạn hạn chế nguồn lực, gồm nhân lực, thời gian buộc phải thu nhỏ phạm vi nghiên cứu nhằm đạt đượcmộtkếtquảphùhợpvàđángtincậy Hướng nghiên cứu tiếp theo: Cần thực mở rộng phạm vi nghiên cứu cho vị trí khác, quan khác để so sánh, đánh giá chung cho việc ứng dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu công việc quan nhà nước 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2015), Nghị định số 56/2015/NĐ-CP ngày 09/6/2015 Chính phủ đánh giá phân loại cán bộ, công chức 2.Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, Nhà xuất Thống kê 3.Nguyễn Thành Hội (2002), Quản trị nhân sự, Nhà xuất Thống kê 4.Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị nhân sự, Nhà xuất Thống kê 5.Vũ Thùy Dương, Hoàng Văn Hải (2005), Quản trị nhân lực, Nhà xuất Thống kê Hà văn Hội, Quản trị nguồn nhân lực, (2006), Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất Bưu điện 7.Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2010), Giáo trình quản trị nhânlực,Nhà xuất bảnĐạihọcKinhtếQuốcdân Ngơ Kim Thanh (2012) Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 10 Nguyễn Trọng Điều (2004), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 11.David Parmenter, Các số đo lường hiệu suất- Xây dựng ứng dụng số hiu suất cốt yếu có sức thuyết phục, Nhà xuất Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 12.Harvard – Business Essentials (2006), Quản lý hiệu suất làm việc nhân viên, Nhà xuất Tổng hợp TP HCM 13.Paul R.Niven (2009), Thẻ điểm cân bằng, Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh 14.Nguyễn Hồi An (2012), Tìm hiểu số đánh giá hiệu KPI quản trị nguồn nhân lực khả áp dụng doanh nghiệp Việt Nam 108 15.Đào Thị Giang (2013), Xây dựng KPI cho vị trí Bí thư liên chi Bí thư chi đoàn Đoàn Thanh niên Khoa khoa học quản lý 16.Đặng Thị Hồng Hạnh (2011), Một số giải pháp hồn thiện đánh giá thực cơng việc người lao động khách sạn Dân Chủ 17.Trần Thị Hà Linh (2012), Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc cho giảng viên trường Đại học Kinh tế quốc dân 18.Nguyễn Thị Hồng Minh (2012), Hoàn thiện công tác đánh giá thực công việc Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam 19.Nguyễn Hồng Mơ (2012), Hoàn thiện đánh giá thực công việc công ty cổ phần Xây lắp máy xây dựng điện 20 Đỗ Hồng Yến (2014), Ứng dụng KPI đánh giá hiệu công việc Công ty TNHH Thương mại Hà Việt 21 Nguyễn Quang Anh, Đánh giá công chức theo phương pháp KPI, http://baobacgiang.com.vn/bg/y-tuong-sang-tao/163006/da-nh-gia-cong-chuc-theo-phuong-pha-p-kpi.html, 109 ... Chƣơng ÁP DỤNG HỆ THỐNG KPI ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI CHÁNH VĂN PHÒNG CẤP BỘ 88 3.1 Sự phù hợp việc áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu công việc Chánh Văn phòng cấp Bộ ... nghiệp Phát triển nơng thơn Chương 3: Áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu cơng việc Chánh văn phịng cấp Bộ Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ... LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC .8 1.1 Đánh giá hiệu công việc 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Mục tiêu đánh giá hiệu công việc