Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực : VŨ THỊ THU HƢƠNG Mã số sinh viên : 1405QTVB022 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Đƣợc đồng ý Khoa quản trị văn phòng hƣớng dẫn cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi thực đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” Với lịng biết ơn chân thành, tơi xin gửi lời cảm ơn tới: Các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chƣơng trình học tập có kiến thức cần thiết để thực khóa luận Đặc biệt cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tận tâm, nhiệt tình hƣớng dẫn giúp đỡ tơi q trình hồn thiện khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn vị lãnh đạo, cô chú, anh, chị cơng tác Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ mặt tài liệu, số liệu q trình khảo sát, thu thập thơng tin để tơi hồn thiện khóa luận Tuy có nhiều cố gắng việc đầu tƣ thời gian công sức nghiên cứu, nhƣng hạn chế chuyên môn nên chắn tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đƣợc góp ý, ý kiến bảo quý thầy, để khóa luận hồn thiện Xin chân thành cám ơn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Kết cấu Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1 Khái niệm công tác văn thƣ 1.2 Nội dung công tác văn thƣ 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Quản lý giải văn đến 1.2.3 Quản lý văn 1.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan 1.2.5 Quản lý sử dụng dấu 1.3 Vị trí, vai trị cơng tác văn thƣ 10 1.4 Yêu cầu công tác văn thƣ 13 Tiểu kết chƣơng 14 Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 15 2.1 Giới thiệu khái quát Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 15 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 15 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19 2.2 Thực tế cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 24 2.2.1 Tình hình nhân thực cơng tác văn thƣ tổ chức phòng làm việc Văn thƣ Cơ quan 24 2.2.1.1 Tình hình nhân thực cơng tác văn thƣ 24 2.2.1.2 Tình hình tổ chức phịng làm việc Văn thƣ Cơ quan 25 2.2.2 Sự đạo Lãnh đạo Viện tình hình ban hành văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thƣ 26 2.2.2.1 Sự đạo Lãnh đạo Viện công tác văn thƣ 26 2.2.2.2 Tình hình ban hành văn đạo hƣớng dẫn công tác văn thƣ 27 2.2.3 Tình hình thực nghiệp vụ công tác văn thƣ 28 2.2.3.1 Soạn thảo ban hành văn 28 2.2.3.2 Quản lý văn đi, văn đến 33 2.2.3.3 Tình hình lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành quan 41 2.2.3.4 Tình hình quản lý sử dụng dấu 44 2.2.4 Tình hình ứng dụng khoa học cơng nghệ công tác văn thƣ 47 2.3 Đánh giá cơng tác văn thƣ văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 47 2.3.1 Ƣu điểm 47 2.3.2 Hạn chế 50 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 51 Tiểu kết chƣơng 52 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 53 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ 53 3.2 Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thƣ 55 3.3 Tăng cƣờng đầu tƣ kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị văn phịng cho cơng tác văn thƣ 56 3.4 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ 57 3.5 Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thực công tác văn thƣ 58 Tiểu kết chƣơng 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa chữ viết tắt CNTT Công nghệ thông tin CSVC Cơ sở vật chất ĐH Đại học HL Hàn lâm LT Lƣu trữ KHTC Kế hoạch Tài KHXH Khoa học Xã hội KHXH&NV Khoa học Xã hội Nhân văn PC Pháp chế PCCC Phòng cháy chữa cháy QLX Quản lý xe QPPL Quy phạm pháp luật TCCB Tổ chức cán TCKT Tài kế tốn THTTBT Tổng hợp – thông tin – biên tập UB Ủy ban VN Việt Nam VP Văn phòng Viện / VHLKHXHVN Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam YT Y tế PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thƣ hoạt động thiếu, nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Đây phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Để hoạt động quản lý có hiệu quan cần coi trọng công tác Công tác văn thƣ không phƣơng tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan, đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đƣợc giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Trong q trình cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nƣớc, việc đổi mới, cải cách hành nhiệm vụ tất yếu Do đó, việc nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ, đổi công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều tất yếu trình hội nhập Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nƣớc việc hoạch định đƣờng lối, chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa; thực tƣ vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nƣớc Từ đó, nhận thấy việc đảm bảo thông tin văn q trình quản lý vơ quan trọng, đồng thời nhận thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thƣ Nhận thức đƣợc tầm quan trọng công tác văn thƣ Viện với mong muốn tìm hiểu, đƣa nhận xét ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân, biện pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, chọn đề tài: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Tình hình nghiên cứu đề tài Hiện có nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thƣ: - Các giáo trình, tập giảng có liên quan nhƣ: “Văn quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo” Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Cảnh Đƣơng, Nguyễn Mạnh Cƣờng Lê Văn In, NXB Giáo dục Việt nam, Hà Nội (2010) “Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động quản lý kinh doanh” Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010) “Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước” Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội (2010) “Giáo trình văn bản” Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Mạnh Cƣờng, NXB Giao thông vận tải (2009) “Giáo trình văn thư” Triệu Văn Cƣờng, Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động (2016) “Nghiệp vụ công tác văn thư” trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải (2009) „Giáo trình văn thư‟ trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động (2016) “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” Hồng Lê Minh, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội (2009) “Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức” Tạ Hữu Ánh, NXB Lao động (2008) “Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản” Lƣu Kiếm Thanh (chủ biên) Nguyễn văn thâm, NXB Giáo dục (2006) “Lý luận phương pháp công tác văn thư” Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) Ngồi ra, cịn có số luận văn, đề tài nghiên cứu vấn đề nhƣ: “Nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Đầu tư nước – Bộ Kế hoạch Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, lớp ĐHQTVPK2, ĐH Nội vụ Hà Nội (2017) “Nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Văn phòng Cục Hợp tác Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn” Nguyễn Thị Quyên, lớp ĐHQTVPK1, ĐH Nội vụ Hà Nội (2016) “Báo cáo thực tập Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Nguyễn Thị Loan, lớp K51, khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV (2008) “Báo cáo thực tập tốt nghiệp Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Phạm Đức Công, lớp QTVP.K1B, khoa Quản trị Văn phòng, ĐH Nội vụ Hà Nội Có thể nói, cơng trình, tài liệu nói nghiên cứu, đề cập đến vấn đề lý luận chung công tác văn thƣ phản ánh thực trạng công tác văn thƣ số quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, đề tài này, kế kế thừa phƣơng pháp nghiên cứu, vấn đề chung công tác văn thƣ Đồng thời khảo sát thực trạng cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN để từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp tơi hƣớng tới mục tiêu là: Đánh giá thực trạng công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Từ đó, đề xuất đƣợc số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam thời gian tới 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nói trên, Khóa luận tập trung vào số nội dung sau: - Khái quát hóa vấn đề chung công tác văn thƣ, đặc biệt khái niệm nội dung công tác văn thƣ; - Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam; - Đƣa nhận xét ƣu điểm, hạn chế công tác văn thƣ Viện Đồng thời, nguyên nhân hạn chế đó; - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam thời gian tới Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp là: Cơng tác văn thƣ Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian là: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam + Phạm vi thời gian là: Khóa luận tập trung nghiên cứu cơng tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến 2017 Sở dĩ chọn giai đoạn từ năm 2013, Viện thức có tên gọi Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Ngồi ra, việc tổng hợp, xử lý thơng tin thực trạng công tác văn thƣ nhiều năm giúp tơi có đánh giá, đƣa đề xuất có tính khách quan, trung thực, khả thi Câu 3: Chuyên ngành đào tạo lãnh đạo Văn phịng, Trƣởng phịng TC - HC? Hành văn thƣ Văn thƣ Lƣu trữ Quản trị văn phòng Ngành khác………………………….……………………… Câu 4: Tại Viện, ngƣời có trách nhiệm quản lý dấu? Lãnh đạo Viện Chánh Văn phịng Nhân viên văn thƣ Cán chun mơn Câu 5: Công tác đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên văn thƣ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đƣợc thực hiện: Hàng năm; cụ thể …năm/lần Định kỳ theo quý Chƣa có hoạt động Ý khác :……………………………………………………………… Câu 6: Xin anh/chị vui lòng cho biết đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Cảm ơn anh/chị chia sẻ thông tin phiếu khảo sát này! PHIẾU KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN (Phiếu dành cho nhân viên văn thư) Anh/chị vui lòng điền giúp số thơng tin sau: I NGƢỜI CUNG CẤP THƠNG TIN Họ tên: …………………………………………….………………… Giới tính: Nam Nữ Năm sinh: …………………………………………… ………………… Chức danh :…………….…………………………….…………………… Đơn vị công tác:…………………………………………………………… II NỘI DUNG KHÁO SÁT Câu 1: Trình độ nhân viên Văn thƣ? Sau Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Bồi dƣỡng ngắn hạn Câu 2: Ngành đào tạo văn thƣ Cơ quan? Hành văn thƣ Văn thƣ Lƣu trữ Quản trị văn phịng Ngành khác…………………… Câu 3: Anh/chị có thƣờng xuyên đƣợc tham gia khóa đào tạo bồi dƣỡng nghiệp vụ công tác Văn thƣ không? Thƣờng xuyên Đã tham gia Chƣa Nếu tham gia, anh/chị vui lịng chia sẻ khóa đào tạo bồi dƣỡng diễn vào thời gian nào: ………………………….…………… ………… … …… ……………………….…………………………… ….…………………… ….………………………………………………….… …………………………… … ………………………….……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Câu 4: Công tác văn thƣ đƣợc thực theo văn hành dƣới đây? Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thƣ Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ hợp Nghị định Công tác văn thƣ Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan Văn quy định khác: ……….………………………………………… … Câu 5: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN có ban hành văn hành quy định công tác văn thƣ hay khơng? Có Khơng Nếu có, anh/chị vui lịng kể tên văn đó:………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Câu 6: Phƣơng tiện đăng kí văn đi, văn đến Văn phịng Viện là: Sổ đăng kí văn đi, văn đến Hệ thống phần mềm quản lý văn Phƣơng tiện khác:…………………………………………………… Câu 7: Hệ thống chƣơng trình quản lý văn điều hành cơng việc quan anh/chị chƣơng trình nào? Chƣơng trình cài đặt riêng máy chủ Chƣơng trình chạy Internet, số trình duyệt phổ biến nhƣ: Firefox, chrome,… Chƣa sử dụng chƣơng trình Loại khác:……………………………………………… ………… Câu 8: Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm quản lý văn đi, văn đến quan anh/chị đƣợc thực cách nào? Nhập từ bàn phím Scan Sử dụng chƣơng trình nhận dạng để chuyển file ảnh text pdf Những cách khác:………………………………………………… Câu 9: Số lƣợng văn đi, văn đến đƣợc thống kê số lƣợng vào thời gian năm:………………………………………………………………… Câu 10: Anh/chị vui lòng cho biết số lƣợng văn năm (2013-2017) là: Năm 2013 2014 Số lƣợng văn 2015 2016 2017 Câu 11: Anh/chị vui lòng cho biết số lƣợng văn đến năm (2013-2017) là: Năm Số lƣợng văn đến 2013 2014 2015 2016 2017 Câu 12: Anh/chị kể tên loại dấu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN: …………………………………………………………….… ………….…………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Câu 13: Con dấu đƣợc giao cho giữ đóng dấu? Nhân viên văn thƣ Trƣởng phòng TC – HC Chánh văn phòng Nhân viên khác:……………………………………………………… Câu 14: Công tác nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan đƣợc thực theo hình thức nào? Chuyển hồ sơ giấy, có biên bàn giao, Copy liệu Phần mềm có chức chuyển giao liệu Hình thức khác:……………………………………………………… Câu 15: Hình thức trao đổi văn với quan khác Hình thức trao đổi Cơ quan cấp Thƣ điện Gửi qua Gửi tử bƣu điện tiếp trực Mạng/ Thiết bị điện tử Nội Ngang cấp Cơ quan cấp dƣới Cơ quan cấp Hình thức khác: Câu 16: Việc đánh giá thi đua, khen thƣởng, xử lý vi phạm công tác văn thƣ đƣợc thực hiện: Định kỳ hàng năm Định kỳ theo quý Định kỳ theo tháng Ý khác:…………………………………………………………… Câu 17: Tại phận văn thƣ Cơ quan, việc áp dụng ISO vào trình quản lý, giải văn đƣợc thực nhƣ nào? Đang áp dụng ISO 9001:2008 Đang áp dụng ISO 9001:2015 Chƣa áp dụng Ý kiến khác:……………………………………………… ……… Câu 18: Xin anh/chị vui lòng cho biết đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Cảm ơn anh/chị chia sẻ thông tin phiếu khảo sát này! PHIẾU KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN (Phiếu dành cho cán bộ, viên chức phịng chun mơn) Anh/chị vui lịng điền giúp số thơng tin sau: I NGƢỜI CUNG CẤP THƠNG TIN Họ tên: …………………………………………….………………… Giới tính: Nam Nữ Năm sinh: …………………………………………… ………………… Chức danh :…………….…………………………….…………………… Đơn vị công tác:…………………………………………………………… II NỘI DUNG KHÁO SÁT Câu 1: Kể tên loại văn hình thành trình giải công việc anh/chị: …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Câu 2: Kể tên hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc anh/chị: ………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Câu 3: Anh/chị có đƣợc tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan hay không? Có Khơng Câu 4: Anh/chị có tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ quan hay khơng? Có Khơng Câu 5: Xin anh/chị vui lịng cho biết đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Cảm ơn anh/chị chia sẻ thông tin phiếu khảo sát này! PHỤ LỤC 13 PHIẾU TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VN Tỏng số phiếu phát ra: 40 phiếu Tổng số phiếu thu về: 40 phiếu Bao gồm: - Phiếu dành cho Lãnh đạo Văn phòng, trƣởng phòng TC – HC: 05 phiếu - Phiếu dành cho Nhân viên Văn thƣ: 07 phiếu - Phiếu dành cho cán bộ, viên chức phịng chun mơn: 28 phiếu Tình hình nhân thực công tác văn thƣ Tại Văn phịng Viện, nhân làm cơng tác văn thƣ có tổng số: 08 ngƣời Trong đó: - Ban lãnh đạo Văn thƣ Cơ quan: 03 cán + Độ tuổi: 38 – 55 + Gồm: 01 nam; 02 nữ + Chức danh: Trƣởng phịng Tổ chức – Hành chính; Phó trƣởng phịng Tổ chức – Hành + Trình độ chuyên môn: Sau Đại học + Chuyên ngành đào tạo: Hành Văn thƣ; Quản trị văn phịng - Văn thƣ chuyên trách: 02 nhân viên + Độ tuổi: 25– 45 + Gồm: nam; 02 nữ + Trình độ chuyên môn: Đại học; Sau Đại học + Chuyên ngành đào tạo: Văn thƣ Lƣu trữ; Hành văn thƣ - Nhân viên văn thƣ: 03 nhân viên + Độ tuổi: 24 – 40 + Gồm: 01 nam; 02 nữ + Chức danh: Nhân viên đánh máy; Nhân viên thông tin liên lạc photo tài liệu; Nhân viên làm cơng tác bảo hiểm xã hội + Trình độ chuyên môn: Đại học; Cao đẳng + Chuyên ngành đào tạo: Văn thƣ Lƣu trữ; Công tác xã hội Việc quản lý công tác văn thƣ đƣợc thực theo văn quy định sau: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính phủ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thƣ - Nghị định số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ Công tác văn thƣ - Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Ngƣời có trách nhiệm quản lý dấu là: Lãnh đạo Viện Tất nhân viên văn thƣ thƣờng xuyên đƣợc tham gia khóa đào tạo/ hội thảo/ chƣơng trình nâng cao nghiệp vụ cơng tác Văn thƣ Cụ thể: - Các buổi đào tạo ngắn hạn buổi tập huấn công tác văn thƣ văn phòng Viện HL KHXH VN tổ chức nhằm nâng cao trình độ chun mơn Các buổi tập huấn thƣờng đƣợc tổ chức vào dịp cuối năm - Tháng 12 năm 2015 Văn phòng Viện tạo điều kiện cho cán văn thƣ chuyên trách, cán văn thƣ kiêm nhiệm toàn Viện tham gia tập huấn công tác văn thƣ đƣợc tổ chức Hải Phòng - Lãnh đạo Viện Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện cho Phòng Tổ chức – Hành tiến hành nghiên cứu chuyên đề: “Thực trạng giải pháp công tác hành văn thư Viện Hàn lâm Khoa học xa hội Việt Nam” vào năm 2014 Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN ban hành văn hành quy định công tác văn thƣ Cụ thể: - Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN việc ban hành quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng năm 2016 Chánh Văn phòng việc ban hành số mẫu văn Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - Quyết định số 1000/QĐ-KHXH ngày 09 tháng năm 2008 Chủ tịch Viện việc ban hành quy trình quản lý văn gửi Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Phƣơng tiện đăng kí văn đi, văn đến Văn phòng Viện là: Sổ đăng kí văn đi, văn đến Hệ thống phần mềm quản lý văn Hệ thống chƣơng trình quản lý văn điều hành cơng việc là: Chƣơng trình chạy Internet, số trình duyệt phổ biến nhƣ: Firefox, chrome,… Dữ liệu đƣợc nhập vào phần mềm quản lý văn đi, văn đến đƣợc thực cách: Nhập từ bàn phím; Scan; Sử dụng chƣơng trình nhận dạng để chuyển file ảnh text pdf Số lƣợng văn đi, văn đến đƣợc thống kê số lƣợng vào thời gian năm: Tháng hàng năm 10 Số lƣợng văn năm (2013-2017): Năm 2013 Số lƣợng văn 008 2014 542 2015 588 2016 589 2017 602 Tổng số 31 329 11 Số lƣợng văn đến năm (2013-2017): Năm 2013 Số lƣợng văn đến 500 2014 464 2015 130 2016 713 2017 603 Tổng số 31 410 12 Tên loại văn hình thành q trình giải cơng việc: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thƣ công,… 13 Tên hồ sơ hình thành trình giải công việc: Hồ sơ nghiệm thu đề tài; Hồ sơ hội nghị, hội thảo, lớp tập huấn; Hồ sơ tuyển dụng; Hồ sơ bổ nhiệm;… 14 Cán bộ, viên chức phịng chun mơn có đƣợc tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan hay khơng:Có 15 Cán bộ, viên chức phịng chun mơn có tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ quan hay khơng: Có 16 Các loại dấu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội VN: - Dấu Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam - Dấu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - Dấu chức danh Lãnh đạo quan Ngồi ra, cịn có loại dấu khác nhƣ: dấu mức độ khẩn, mật; dấu đến; dấu văn bản; 17 Ngƣời đƣợc giao giữ dấu đóng dấu là: Nhân viên văn thƣ 18 Công tác nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ Cơ quan đƣợc thực theo hình thức: Chuyển hồ sơ giấy, có biên bàn giao, 19 Hình thức trao đổi văn với quan khác: Hình thức trao đổi Cơ quan cấp Thƣ điện tử Gửi qua bƣu điện Gửi trực tiếp Mạng/ Thiết bị điện tử Nội Ngang cấp Cơ quan cấp dƣới Cơ quan cấp Hình thức khác: khơng có 20 Công tác đào tạo, bồi dƣỡng nhân viên văn thƣ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN đƣợc thực hiện: Hàng năm; cụ thể 01 năm/lần (vào cuối năm) 21 Việc đánh giá thi đua, khen thƣởng, xử lý vi phạm công tác văn thƣ đƣợc thực hiện: Định kỳ theo tháng 22 Tại phận văn thƣ Cơ quan, việc áp dụng ISO vào trình quản lý, giải văn đƣợc thực hiện: Đang áp dụng ISO 9001:2008 23 Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu công tác văn thƣ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam: - Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng có chế độ đầu tƣ kinh phí hợp lý cho cơng tác văn thƣ - Hệ thống máy photocopy quan cũ thƣờng xuyên trục trặc, mờ mực Vì nên đầu tƣ hệ thống máy phôtô để phục vụ cho cơng tác sao, chụp văn nhanh chóng, tránh làm hỏng tài liệu - Tại Văn phòng, hệ thống máy in, máy hủy tài liệu cặp hộp hồ số cịn thiếu cần đƣợc bổ sung để cơng tác quản lý văn lập hồ số thuận lợi - Công tác nộp lƣu hồ sơ Lƣu trữ quan cần ứng dụng công nghệ thông tin, để nộp lƣu mềm ... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu khái quát Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 2.1.1... chức Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam thành viên Hội Viện Hàn lâm khoa học giới Tổ chức tiền thân Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đƣợc thành lập... công tác văn thư Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG