Lưu trữ tài liệu khoa học tại viện khoa học xã hội việt nam thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ===    === LÊ THỊ HẢI NAM LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC TẠI VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HÀ NỘI 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ===    === LÊ THỊ HẢI NAM LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC TẠI VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành : Lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS.ĐÀO XUÂN CHÚC HÀ NỘI 2008 MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ đề tài Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tư liệu sử dụng Đóng góp luận văn Bố cục luận văn PHẦN NỘI DUNG Chương Khái quát hoạt động nghiên cứu khoa học tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 10 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ cấu tổ chức Viện Khoa học xã hội Việt Nam 10 Sơ lược lịch sử hình thành 10 1.1 1.1.1 1.1.2 Chức nhiệm vụ 11 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 16 1.2 Hoạt động nghiên cứu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 21 1.2.1 Các quy định Nhà nước Viện Khoa học xã hội Việt Nam hoạt động khoa học 21 1.2.2 Các nội dung hoạt động khoa học 23 1.2.3 Các hình thức tổ chức thực nghiên cứu khoa học 26 1.3 Tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 30 1.3.1 Nội dung, thành phần đặc điểm tài liệu khoa học 30 1.3.2 Giá trị tài liệu khoa học 35 Tiểu kết chương 40 Chương Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 42 2.1 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu khoa học 42 2.1.1 Tổ chức máy, nhân làm công tác lưu trữ 42 2.1.2 Ban hành văn quản lý công tác lưu trữ 45 2.1.3 Phổ biến pháp luật công tác lưu trữ 50 2.1.4 Kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ 53 2.1.5 Thống kê báo cáo công tác lưu trữ 55 2.1.6 Đảm bảo sở vật chất cho công tác lưu trữ 56 2.2 Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học 57 2.2.1 Thu thập tài liệu 57 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu 63 2.2.3 Tổ chức bảo quản tài liệu 70 2.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 72 2.2.5 Tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử 78 2.3 Một số nhận xét đánh giá công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 78 2.3.1 Ưu điểm 78 2.3.2 Tồn 79 2.3.3 Nguyên nhân tồn 80 Tiểu kết chương 81 Chương Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 83 3.1 Phương hướng nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 83 3.1.1 Một số yêu cầu nội dung công tác lưu trữ gia đoạn 83 3.1.2 Phương hướng công tác lưu trữ liệu khoa học Viện khoa học xã hội Việt Nam 85 3.2 Các giải pháp công tác lưu trữ tài liệu khoa học 86 3.2.1 Giải pháp việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ 86 3.2.1.1 Kiện tồn tổ chức nhân làm cơng tác lưu trữ 86 3.2.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn pháp lý công tác lưu trữ tài liệu khoa học 87 3.2.1.3 Tăng cường phổ biến pháp luật công tác lưu trữ 91 3.2.1.4 Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn 92 3.2.1.5 Tăng cường sở vật chất trang thiết bị cho công tác lưu trữ 95 2.1.6 Hồn thiện cơng cụ thống kê 96 3.2.3 Giải pháp hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 3.2.3.1 Thúc đẩy công tác thu thập 98 98 3.2.3.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 103 3.2.3.3 Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ 110 3.2.3.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 111 3.2.4 Các giải pháp khác 112 3.2.4.1 Đẩy mạnh ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 112 3.2.4.2 Tổ chức, thực giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử 113 3.2.4.3 Tăng cường mối quan hệ phối hợp tổ chức cá nhân liên quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học 113 3.3 Một số kiến nghị công tác lưu trữ tài liệu khoa học quan có thẩm quyền 114 3.3.1 Cơ quan quản lý nhà nước khoa học công nghệ lưu trữ 114 3.3.2 Viện Khoa học xã hội Việt Nam 114 3.3.3 Các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam 115 Tiểu kết chương 116 PHẦN KẾT LUẬN 117 Tài liệu tham khảo 120 Phụ lục 127 Phụ lục I: Quy chế công tác văn thư lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam Phụ lục II: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia Phụ lục III: Quy chế bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài Với chức nhiệm vụ quan nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn hàng đầu đất nước, Viện Khoa học xã hội Việt Nam nơi quy tụ nhà nghiên cứu hàng đầu khoa học xã hội, nơi sản sinh tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn phong phú đa dạng có giá trị nhiều mặt Trong quan trọng báo cáo kiến nghị chứa đựng luận khoa học đúc rút từ hoạt động nghiên cứu chương trình đề tài dự án, hội nghị hội thảo khoa học cung cấp thông tin dự báo cho Đảng Nhà nước việc xây dựng chủ trương đường lối sách phát triển kinh tế xã hội đất nước Lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học học xã hội Việt Nam hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nhằm mục đích bảo quản an tồn, phát huy giá trị tài liệu hình thành hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học quan, phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử nhu cầu đáng khác xã hội Để bảo vệ phát huy giá trị khối tài liệu này, suốt trình hình thành phát triển, đặc biệt năm gần Viện Khoa học xã hội Việt Nam có nhiều nỗ lực cơng tác lưu trữ, từ việc thành lập tổ chức làm công tác lưu trữ đến ban hành sửa đổi bổ sung văn quản lý liên quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học, tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện sở vật chất trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ Vì vậy, cơng tác lưu trữ tài liệu khoa học có chuyển biến tích cực, hồ sơ, tài liệu phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học trọng thu thập, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng có hiệu Tuy nhiên, bên cạnh thành tựu đạt được, công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam chưa đáp ứng hết yêu cầu, tồn ảnh hưởng đến tính đầy đủ thơng tin hồ sơ lưu trữ hệ thống khối hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học phông lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam, ảnh hưởng đến trình bảo quản, khai thác cung cấp thông tin cho công tác quản lý công tác nghiên cứu Xuất phát từ thực trạng trên, chọn vấn đề “Lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam : thực trạng giải pháp” làm đề tài luận văn thạc sĩ Với mục đích tìm hiểu, đánh giá thực trạng, tìm nguyên nhân, đề xuất giải pháp khắc phục tồn công tác lưu trữ tài liệu khoa học đây, góp phần bảo vệ phát huy giá trị khối tài liệu này, đồng thời góp phần nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam Mục tiêu đề tài - Mô tả, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam - Đề xuất giải pháp nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng tài liệu nghiên cứu quan khác nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học (tài liệu lưu trữ hoạt động nghiên cứu khoa học không bao gồm ấn phẩm- xuất phẩm: sách, báo, tạp chí) Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chủ yếu tập trung nghiên cứu khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam hoạt động nghiệp vụ cụ thể lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam Nhiệm vụ đề tài - Thu thập số liệu, khảo sát, thống kê đánh giá thực trạng lưu trữ tài liệu khoa học mặt công tác: + Quản lý công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học + Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học - Đề xuất giải pháp kiến nghị cấp có thẩm quyền nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Các phương pháp nghiên cứu - Luận văn thực dựa sở phương pháp luận Chủ nghĩa Mác Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh Đồng thời chúng tơi sử dụng phương pháp nghiên cứu khác như: Phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích mô tả, điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý tư liệu thu thập được, phương pháp tổng hợp khái quát hoá Để tiến hành nghiên cứu đề tài sử dụng số phương pháp cụ thể sau đây: - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lê nin chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ lý luận thực tiễn công tác lưu trữ Viện Khoa học Xã hội Việt Nam; - Phương pháp luận lưu trữ: Vận dụng nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp xem xét thành phần, nội dung tài liệu; sở lý luận việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu đề xuất giải pháp công tác lưu trữ ; - Phương pháp hệ thống: Phương pháp hệ thống vận dụng vào việc tìm hiểu trình hình thành phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam qua thời kỳ lịch sử Các tài liệu phân tích theo hệ thống mà chúng xuất tồn Chúng xếp theo hệ thống sở trình tự thời gian hình thành phát triển Viện từ năm 1967 đến Phương pháp hệ thống sử dụng để nghiên cứu đánh giá hệ thống văn quản lý chung nhà nước công tác lưu trữ hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ củaViện Khoa học xã hội Việt Nam; - Phương pháp phân tích chức năng: Căn vào chức năng, nhiệm vụ Viện Khoa học xã hội Việt Nam qua giai đoạn khác nhau, ứng với giai đoạn có chức nhiệm vụ để tìm hiểu đánh giá việc quản lý tài liệu nghiên cứu khoa học qua giai đoạn; - Phương pháp khảo sát : Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tài liệu nghiên cứu khoa học loại hình tài liệu phong phú, có đặc điểm riêng nên vấn đề lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học nói chung lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội nói riêng số nhà khoa học đề cập số cơng trình nghiên cứu Trong đáng ý giáo trình Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng: Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, Hà Nội 1996; PTS Nguyễn Minh Phương: Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, Hà nội 1992; Tập giảng lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh Đương, Hà nội, 2005 ; Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, khố 2001-2005 Bùi Thị Mai: Tìm hiểu cơng tác lưu trữ kết nghiên cứu khoa học Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ quốc gia, Hà Nội, 2005 Vấn đề số tác giả cơng bố kết nghiên cứu tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, như: “ Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học” tác giả Nguyễn Cảnh Đương (Số 1/2008); “Bàn tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu khoa học công nghệ” tác giả Nguyễn Phú Thành (Số 2/2008); “Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học Viện khoa học công nghệ Việt Nam” Nguyễn Thị Việt Hoa (Số 2/2008); Bên cạnh đó, vấn đề số tác giả trình bày dạng tham luận hội thảo, in kỷ yếu, đáng ý kỷ yếu hội nghị chuyên đề ngành thông tin khoa học công nghệ “Đăng ký giao nộp sử dụng kết nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ tinh thần luật khoa học công nghệ” Trung tâm Thông tin khoa học công nghệ quốc gia tổ chức ngày 16/11/2001 Hà Nội Những cơng trình xuất bản, nghiên cứu kể đề cập đến việc thu nộp, quản lý tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ có tài liệu nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức lưu trữ kết nghiên cứu khoa học Trung tâm Thông tin khoa học cơng nghệ quốc gia- quan có chức đăng ký kết nghiên cứu khoa học thuộc Bộ Khoa học cơng nghệ, chưa có hẳn cơng trình tổng kết đánh giá hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học Ngay đơn vị lưu trữ quan khoa học khơng có đề tài chuyên biệt mà thường viết thực trạng giao nộp sản phẩm khoa học – thành phần tài liệu thuộc tài liệu nghiên cứu khoa học Đối với Viện Khoa học xã hội Việt Nam, nơi sản sinh khối lượng lớn tài liệu nghiên cứu khoa học công việc lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học tiến hành nhiều năm, có số kết định vấn đề lưu trữ tài liệu khoa học chưa đầu tư nghiên cứu cách thoả đáng, mà dừng lại số Nhiệm vụ cấp như: “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản lý, khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh Viện khoa học xã hội Việt Nam”, Nhiệm vụ cấp năm 2006 Trần Mạnh Tuấn, Viện Thông tin Khoa học xã hội Việt Nam làm chủ nhiệm “Đánh giá thực trạng thu nộp hồ sơ khoa học hệ đề tài cấp cấp viện viện Khoa học xã hội Việt Nam” Nhiệm 114 Ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ cần phải nhiều hơn, rộng rãi từ việc thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản, chỉnh lý hồ sơ tài liệu máy tính Phần mềm cài đặt chức quét toàn văn dùng cho việc quét(scan) toàn văn văn tài liệu báo cáo đề tài Nhưng phòng lưu trữ văn phòng chưa ứng dụng hết tính này, liệu xử lý chưa tiến hành nhập máy nhiều Trong thời gian tới việc cần phải đẩy nhanh Tiến tới ứng dụng tin học việc quản lý hồ sơ tài liệu khoa học đơn vị trực thuộc để nâng cao hiệu tra cứư phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ 3.2.4.2 Tổ chức thực giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cần phải có kế hoạch để giao nộp, tài liệu ảnh, phim, ghi âm ghi hình để tránh cố đáng tiếc xẩy tài liệu, trước mắt cần phải phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để giao nộp có kế hoạch bảo quản bảo vệ tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình số đơn vị đặc thù Viện Nghiên cứu văn hoá, Viện khảo cổ, Viện dân tộc học … 3.2.4.3 Tăng cường mối quan hệ phối hợp tổ chức cá nhân có liên quan tới hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học Phối hợp công tác công việc cần thiết giúp cho gviệc giải công việc liên quan đến nhiều quan tổ chức thực thi nhanh chóng đồng hiệu qủa tránh chồng chéo bỏ sót Hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học liên quan khăng khít lưu trữ quản lý khoa học, vậy, Các tổ chức, cá nhân làm công tác lưu trữ làm công tác quan rlý khoa học cần phải có phối hợp đồng với từ việc dự thảo để ban hành văn quản lý có nội dung liên quan đến tài liệu Khoa học quản lý tài liệu khoa học, cụ thể việc quy định nội dung lưu 115 trữ tài liệu khoa học cần phải có phối kết hợp quan quản lý nhà nước lưu trữ - Bộ Nội vụ quan quản lý nhà nuớc khoa học công nghệ- Bộ Khoa học công nghệ Ở cấp viện Khoa học xã hội Việt Nam, cần phải có phối hợp ban Quản lý khoa học Văn phòng với quan chủ trì thực nghiên cứu, chủ nhiệm đề tài việc lập hồ sơ việc thu nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ văn phòng, quản lý thống kê tài liệu Tại đơn vị nghiên cứu trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải có phối hợp Phòng quản lý khoa học phòng hành Trung tâm Thư viện chủ nhiệm đề tài nhiệm vụ hoạt động lưu trữ lập hồ sơ, thu nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị 3.3 Một số kiến nghị công tác lưu trữ tài liệu khoa học quan có thẩm quyền: 3.3.1 Đối với quan quản lý nhà nước hoạt động khoa học công nghệ quản lý nhà nước lưu trữ Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn pháp luật công tác lưu trữ tài liệu khoa học, trước mắt cần ban hành văn hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu khoa học, xử lý vi phạm lĩnh vực lưu trữ tài liệu Thứ hai, tăng cường công tác tra, kiểm tra hướng dẫn quản lý nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học để giúp ngành, quan, đơn vị thực hiệu quy định Nhà nước công tác lưu trữ tài liệu 3.3.2 Viện Khoa học xã hội Việt Nam Thứ nhất, cần nghiên cứu sửa đổi bổ sung nội dung thiếu Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành năm 2006, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm KH&XHNV Quốc gia ban hành năm 2003, ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Viện Khoa học xã hội Việt Nam 116 Thứ hai, Thống tổ chức định biên nhân làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học đơn vị trực thuộc theo hướng: đơn vị trực thuộc hồ sơ tài liệu khoa học cần phải giao cho Trung tâm Thư viện đảm nhiệm Phân cấp thẩm quyền thu thập tài liệu cho đơn vị trực thuộc hồ sơ đề tài cấp viện, hồ sơ hội thảo đơn vị chủ trì Thứ ba, tăng cường công tác quản lý, đạo đánh giá tổng kết hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học, trước mắt cần đạo các đơn vị trực thuộc tỏ chức thực việc thu thập tài liệu khoa học nằm rải rác phòng chức bảo quản tập trung thống Trung tâm thư viện đơn vị để tránh tình trạng tài liệu phân tán, dễ mát, thất lạc, khó khai thác sử dụng Thứ tư, tiếp tục tăng cường đầu tư kinh phí, sở vật chất để làm tốt công tác 3.3.3 Các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam Thứ nhất, cần phải nghiên cứu đề xuất kiến nghị Tổ chức bố trí nhân phù hợp làm cơng tác lưư trữ tài liệu khoa học quan đơn vị theo hướng giao cho Trung tâm Thư viện đảm nhiệm Phân cấp thẩm quyền thu thập tài liệu cho đơn vị trực thuộc hồ sơ đề tài cấp viện, hồ sơ hội thảo đơn vị chủ trì Thứ hai, nhận thức đầy đủ công tác lưu trữ , tài liệu lưu trữ công tác thư viện, đối tượng quản lý thư viện để tách bạch rõ thư viện lưu trữ nhằm quản lý tốt tài liệu khoa học có độ mật đảm bảo bí mật nhà nước vấn đề sở hữ trí tuệ cơng trình nghiên cứu chưa cơng bố Thứ ba, tổ chức thực việc thu nộp hồ sơ tài liệu khoa học lưu giữ phòng chức tập trung nơi thống nhất-Trung tâm Thư viện 117 Theo chúng tôi, để thực tốt cơng tác lưu trữ tài liệu nói chung tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng cần phải triển khai đồng từ quan quản lý nhà nước lưu trữ, khoa học công nghệ, Viện nghiên cứu đến đơn vị trực thuộc cá nhân liên quan (cán làm công tác văn thư, lưu trữ, cán nghiên cứu, chủ nhiệm, thư ký đề tài, …) Việc cần thiết Viện Khoa học xã hội Việt Nam nghiên cứu, soạn thảo ban hành văn quy định cụ thể, chặt chẽ, có chế tài đủ mạnh cơng tác thu nộp hồ sơ tài liệu khoa học, có phân cấp thẩm quyền thu thập loại hồ sơ (khoa học cấp bộ, cấp viện, hội thảo…) thành phần tài liệu hồ sơ khoa học để làm sở pháp lý cho việc tổ chức thực công việc thuận lợi, đồng thời cần phải có kiểm tra, giám sát tốt công tác thu nộp hồ sơ khoa học Cùng với đó, cần nâng cao ý thức cho cán bộ, nhân viên việc thực công tác lập giao nộp hồ sơ tài liệu khoa học sau kết thúc cơng trình nghiên cứu; nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho người làm công tác lập hồ sơ, quản lý tài liệu khoa học đơn vị trực thuộc Bên cạnh đó, cần có quan tâm đầu tư phương tiện làm việc, kinh phí cho cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu khoa học Tiểu kết chương 3: Qua nghiên cứu khoả sát, đánh giá thực trạng công tác tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam, sở đánh giá kết đạt tồn công tác này, đề xuất phương hướng nêu lên giải pháp để công tác lưu trữ tài liệu khoa học quan đạt kết cao Theo giải pháp cần tiến hành theo trình tự thời gian, có giải pháp phải tiến hành trước để tạo sở cho giải pháp sau có giải pháp cần thực giải pháp tổ chức nhân làm công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc, 118 coi vấn đề tiên Khi có tổ chức nhân áp dụng giải pháp thực nghiệp vụ lưu trữ đơn vị trực thuộc giải pháp khác 119 KẾT LUẬN Tìm hiểu thực trạng cơng tác lưu trữ tài liệu khoa học từ Viện nghiên cứu đa ngành khoa học xã hội nhân văn để đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu khoa học quan nghiên cứu khoa học mục đích nội dung mà đặt tiến hành nghiên cứu đề tài “Lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam thực trạng giải pháp” Với mục đích đó, luận văn tập trung vào trình bày, giải vấn đề sau đây: Viện Khoa học xã hội quan nghiên cứu đầu ngành khoa học xã hội nhân văn, nơi sản sinh khối lượng lớn tài liệu khoa học Trong có nhiều tài liệu có giá trị quan trọng kiến nghị cơng trình nghiên cứu, tài liệu cung cấp thông tin, luận khoa học cho Đảng Nhà nước hoạch định sách phát triển kinh tế xã hội đất nước Tài liệu khoa học quan thực nguồn tư liệu, tài liệu phong phú, đa dạng, khơng phục vụ cho hoạt động trị quan, cho hoạt quản lý điều hành mà nguồn thơng tin q nhà nghiên cứu, nhà hoạch định sách… Là nguồn thông tin quan trọng đất nước Qua nghiên cứu khảo sát thực trạng cho thấy Viện Khoa học xã hội Việt Nam quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu khoa học, từ việc bố trí nhân sự, tổ chức thực việc thu nộp hồ sơ tài liệu vào Phòng lưu trữ văn phòng, việc bảo quản tổ chức chỉnh lý khai thác sử dụng tài liệu khoa học,… Nhờ vậy, khối lượng tài liệu tương đối lớn hình thành hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học quan từ năm 1970 đến năm 2006 bao gồm chương trình, đề tài, dự án lưu giữ kho lưu trữ Văn phòng Dù chưa thật đầy đủ, số tài liệu phản ánh hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học Viện Khoa học 120 xã hội Việt Nam qua thời kỳ; phát huy giá trị nghiên cứu khoa học công tác quản lý; nguồn thông tin quý giá phục vụ cho phát triển đất nước Tuy vậy, bên cạnh kết đạt được, công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam hạn chế, từ hoạt động đạo điều hành tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nên dẫn đến tình trạng: Hồ sơ, tài liệu khoa học chưa thu nộp đầy đủ vào kho lưu trữ hành, kể lưu trữ văn phòng, tài liệu tản mát nhiều nơi; chưa hình thành hệ thống tổ chức lưu giữ tài liệu khoa học từ cấp Viện đến đơn vị trực thuộc… Những tồn ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công tác hoạt động chung Viện Khoa học xã hội Việt Nam Từ thực trạng đó, đưa giải pháp với hy vọng thực thi góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tài liệu khoa học quan, đơn vị là: - Hồn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật, văn quản lý hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học cấp có thẩm quyền - Kiện tồn tổ chức nhân làm công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc, trang cấp phương tiện, vật tư kỹ thuật, bố trí kho tàng cán phù hợp cho công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học - Thúc đẩy hoạt động nghiệp vụ: Để thu thu đủ hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu, đồng thời tạo chủ động cho đối tượng thu đối tượng nộp hàng năm Lưu trữ hành Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu khoa học đến hạn nộp lưu Đối với đơn vị trực thuộc, cần phải tổ chức chức việc thu tài liệu khoa học nằm rải rác phòng chức bảo quản tập trung thống lưu trữ hành đơn vị để tránh tình trạng tài liệu mát, 121 thất lạc khó quản lý Hồn thiện khâu lại quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu khoa học chỉnh lý kho lưu trữ văn phòng, bổ sung nội dung thiếu phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng, công cụ thống kê - Tăng cường tập huấn, kiểm tra đạo hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị trực thuộc: để tạo điều kiện cho việc tổ chức triển khai thực quy định hành nhà nước quan thuận lợi cần phải tăng cường tập huấn để nâng cao nhận thức cán bộ, viên chức công tác lưu trữ tài liệu khoa học tài liệu lưu trữ khoa học Cùng với tập huấn cần phải tổ chức kiểm tra hướng dẫn việc thực quy định hành công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học đơn vị để quy định triển khai thực thuận lợi hiệu thực tế - Tăng cường đánh giá, tổng kết thực tế công tác lưu trữ cấp độ: đơn vị trực thuộc, Viện Khoa học xã hội Việt Nam, ngành quan trung ương để nắm tình hình thực tế cơng tác lưu trữ chủ động việc xây dựng kế hoạch phương hướng cơng tác lưu trữ nói chung lưu trữ tài liệu khoa học nói riêng năm sát với tình hình thực tiễn./ 120 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Cán Đảng Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2008), Báo cáo số 55/BCSĐ-KHXH ngày 27/9/2008 tổng kết năm thực nghị hội nghị trung ương công tác tư tưởng, lý luận Viện Khoa học xã hội Việt Nam,Tập lưu văn năm 2008 Văn thư Ban Cán Đảng Viện Khoa học xã hội Việt Nam Ban Chấp hành Trung ương(1953), Nghị số 34 NQ/TW ngày 2/12/1953 việc thành lập Ban nghiên cứu Lịch sử, địa lý, văn học, Hồ sơ TCCB.01 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam Bộ Công an(2006), Quyết định số 801/2006/QĐ-BCA ngày 28/6/2006 danh mục bí mật nhà nước độ mật Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2006 Văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam Bộ Khoa học công nghệ(2004), Quyết định số 13/2004/QĐ-BKHCN ngày 25/5/2004 ban hành Quy định đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ cấp nhà nước, www.most.gov.vn Bộ Khoa học công nghệ(2005), Quyết định số 01/2005/QĐ-BKHCN ngày 28/2/2005 Quy định đánh giá, nghiệm thu đề tài KHXH & nhiệm vụ cấp nhà nước, www.most.gov.vn Bộ Khoa học công nghệ(2007), Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16/03/2007 việc ban hành quy chế đăng ký, lưu giữ sử dụng kết thực nhiệm vụ khoa học công nghệ,Tập lưu văn năm 2007 Văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam Bộ Nội vụ(2005), Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ, www.luutruvn.gov.vn Bộ Nội vụ(2005), Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ,www.luutruvn.gov.vn 121 Bộ Nội vụ(2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 hướng dẫn chức nhiệm vụ quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân Tỉnh,www.luutruvn.gov.vn 10.Bộ Nội vụ(2006), Thông tư 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 việc hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp,www.luutruvn.gov.vn 11.Bùi Thị Mai(2005), Tìm hiểu cơng tác tổ chức lưu trữ kết nghiên cứu khoa học Trung tâm Thông tin Khoa học công nghệ quốc gia, LV.180 Khoa Lưu trữ học quản trị Văn phòng 12.Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm(1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB, Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 13.Chính phủ(1967), Nghị định 117 CP, ngày 31/7/1967 Hội đồng Chính phủ Quy định nhiệm vụ quyền hạn tổ chức máy Uỷ ban Khoa học xã hội Việt Nam, hồ sơ TCCB.42 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 14.Chính phủ(1993), Nghị định 23/ CP ngày 22/5/1993 việc thành lập Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia, hồ sơ TCCB.1272 Kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 15.Chính phủ(2007), Chỉ thị định 05/2007/CT-TTG ngày 02/3/2007, quy định việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, www.luutruvn.gov.vn 16.Chính phủ(2002), Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17/10/2002 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Khoa học cơng nghệ, www.most.gov.vn 17.Chính phủ(2004), Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư,www.luutruvn.gov.vn 122 18.Chính phủ(2004), Nghị định 111/2004/NĐ- CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia,www.luutruvn.gov.vn 19.Chính phủ(2004), Nghị định 159/2004/NĐ-CP ngày 31/08/2004 hoạt động thông tin khoa học công nghệ, www.most.gov.vn 20.Chính phủ(2004), Nghị định 201/2004/NĐ- CP ngày 10/12/2004 ban hành quy chế quản lý hoạt động khoa học xã hội nhân văn, Công báo số 16 ngày 16/12/2004 tr 2-14 21.Chính phủ(2004), Nghị định 26/2004/NĐ-CP ngày 15/01/2004 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học xã hội Việt Nam, www.most.gov.vn 22.Chính phủ(2008), Nghị định 53/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2008, Quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2008 Văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 23.Chính phủ(2006), Quyết định số 143/2006/QĐ-TTG ngày 19/6/2006 danh mục bí mật nhà nước độ tối mật Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2006 Văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 24.Nguyễn Cảnh Đương(2008), Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số (1) 25 Nguyễn Thị Việt Hoa(2008), Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học Viện Khoa học cơng nghệ Việt Nam, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số (2) 26.Học viện Hành Quốc gia(2005), Hành nhà nước cơng nghệ hành chính, Nxb Giáo Dục, Hà Nội 27.Nghiêm Kỳ Hồng - Nguyễn Quốc Bảo- Nguyễn Văn Kết-Nguyễn Thị Thuỷ-Phan Thị Hợp(1998), Xây dựng, ban hành, quản lý văn cơng tác lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 28.ThS.Nghiêm Kỳ Hồng(2003), Mấy vấn đề công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ thời kỳ đổi Nxb CTQG, Hà Nội 123 29.Trần Đức Lương(1998), Bài phát biểu Chủ tịch nước Trần Đức Lương Trung tâm Khoa học xã hội nhân văn Quốc gia ngày 4/8/1998, hồ sơ số KHTH.795 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 30.GS.TS.Đỗ Hoài Nam (2008), Bài phát biểu GS.TS.Đỗ Hoài Nam, Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam lễ kỷ niệm 55 năm thành lập Viện Khoa học xã hội Việt Nam đón nhận Huân chương Sao vàng, Tập lưu văn văn năm 2008 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 31.Lê Thị Hải Nam(2007), “Điều tra khảo sát thực trạng thu nộp hồ sơ khoa học hệ đề tài cấp cấp viện Viện Khoa học xã hội Việt Nam” Nhiệm vụ cấp năm 2007, Cơ quan chủ trì- Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Hồ sơ văn thư Ban Quản lý khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 32.Nông Đức Mạnh (2002), phát biểu Tổng bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng, buổi đến thăm làm việc với Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia, Báo Nhân dân ngày 29/4/2002 33.PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS.Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh Đương(2005), Tập giảng lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ (tài liệu giảng dạy đại học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng), Hà Nội 34.Lê Khả Phiêu(1998): Bài phát biểu Tổng bí thư buổi đến thăm làm việc với Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia ngày 17/2/1998, Báo Nhân dân ngày 18/2/1998 35.Quốc hội (2000), Luật khoa học công nghệ, Công báo số 28(1518) ngày 31/7/2000 tr 1872-1886 36.Quốc hội (2005), Luật sở hữu trí tuệ, www.most.gov.vn 37.PGS.Vương Đình Quyền(2006), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 38.GS.VS.Nguyễn Duy Quý(2003), Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn 50 năm xây dựng phát triển, NXB khoa học xã hội, Hà Nội 124 39.Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ Văn phòng(1996), Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật (giáo trình dùng trường trung học lưu trữ nghiệp vụ văn phòng), Hà Nội 40 Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia(2003), Quyết định số 325/ QĐ-KHXH ngày 28/4/2003 ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Trung tâm Khoa học Xã hội Nhân văn Quốc gia, Hồ sơ VP.503 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 41.Uỷ ban Khoa học xã hội Việt Nam(1980), Báo cáo công tác nghiên cứu khoa học năm (1976-1980), hồ sơ KHOAHOC.167 kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 42 Uỷ ban thường vụ Quốc hội(2000), Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, www.most.gov.vn 43 Uỷ ban thường vụ Quốc hội(2001), Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, www.luutruvn.gov.vn 44.Văn phòng Chính phủ (1998), Thơng báo số 129/TB-VPCP ngày 25/7/1998, thơng báo ý kiến Phó thủ tướng Phạm Gia Khiêm buổi làm việc Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia ngày 4/7/1998, hồ sơ KHTH.795 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 45.Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia(2002), Quy định số 775/QĐ-VP ngày 09/7/2002 việc bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia, hồ sơ VP.474 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 46.Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2007), Báo cáo tổng kết công tác văn phòng năm 2007 phương hướng hoạt động năm 2008, Tập lưu văn năm 2007 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 47.Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2007), Quyết định 1016/QĐVP ngày 20/08/2007 việc ban hành quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2007 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 125 48.Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2007), Quy chế bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2007 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 49.Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2007), Báo cáo tổng kết công tác Viện Khoa học xã hội Việt Nam năm 2007 phương hướng công tác năm 2008, Tập lưu văn năm 2007 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 50 Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2001), Quy chế quản lý khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam, hồ sơ VP.443 kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học Việt Nam 51.Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2006), Quyết định số 113/QĐ-KHXH, ngày 13/11/2006 việc thành lập Ban Quản lý Khoa học,Tập lưu văn năm 2006 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 52.Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2006), Quyết định số 387 ngày tháng năm 2006 việc ban hành Quy chế công tác văn thư công tác lưu trữ, Tập lưu văn năm 2006 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 53.Viện Khoa học xã hội Việt Nam (2007), Quyết định 468/QĐ-KHXH ngày 17/04/2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2007 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 54.Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2007), Quyết định 469/QĐ-KHXH ngày 17/04/2007 việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Tập lưu văn năm 2007 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 55.Viện Khoa học xã hội Việt Nam(2008), Quy chế quản lý khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam, năm 2008, Tập lưu văn năm 2008 văn thư Viện Khoa học xã hội Việt Nam 126 56.Viện Ngôn ngữ học (1992), Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm từ điển ngôn ngữ xuất bản, Hà Nội 57.Viện nghiên cứu văn hố(2008), Báo cáo thực trạng cơng tác lưu trữ Viện nghiên cứu văn hoá, Hồ sơ Hội nghị tập huấn công tác lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam năm 2008 Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam tổ chức ngày 28/11/2008 ... Các giải pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam 83 3.1 Phương hướng nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam. .. lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học Viện Khoa học xã hội Việt Nam hoạt động nghiệp vụ cụ thể lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam Nhiệm vụ đề tài. ..ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ===    === LÊ THỊ HẢI NAM LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC TẠI VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên