9. Bố cục của luận văn
3.2. Các giải pháp đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học
3.2.1.5. Tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị cho công tác lưu trữ
tích dành cho việc bảo quản tài liệu khoa học tại các đơn vị trực thuộc cũng rất hạn chế. Do đó, trong thời gian tới các đơn vị trực thuộc cần phải chủ động trong việc bố trí diện tích bảo quản tài liệu.
Về kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam thường được lấy từ nguồn ngân sách nhà nước cấp cho hoạt động chung của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, nên khoản dành cho công tác lưu trữ rất hạn chế như đã trình bày tại phần chương 2. Các đơn vị trực thuộc thì kinh phí hoạt động lưu trữ hầu như không có. Với số kinh phí hạn hẹp cộng thêm đó là nhân sự làm công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học ở các đơn vị chưa có nên các hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học trong toàn Viện Khoa học xã hội Việt Nam rất khó triển khai thực hiện. Vấn đề hiện nay đối với công tác này là phải có nguồn kinh phí thường xuyên ổn định để giải quyết vấn đề như thuê chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tổ chức khoa học tài liệu, tổng kết đánh giá hoạt động lưu trữ, sưu tầm thu thập xây dựng các phông lưu trữ cá nhân các nhà nhà khoa học tiêu biểu… không chỉ ở lưu trữ văn phòng mà ở từng đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt nam, trước mắt là kinh phí để phân loại chỉnh lý tài liệu đang tồn đọng trong các kho lưu trữ trong các phòng chuyên môn.
Theo chúng tôi, kinh phí cấp cho hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học có thể kiến nghị lấy từ nguồn kinh phí cấp cho hoạt động khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, từ các chương trình đề tài dự án điều tra nghiên cứu. Việc trích kinh phí từ các nguồn trên cũng hoàn toàn hợp lý, bởi lưu trữ tài liệu khoa học cũng là để phục vụ cho hoạt động khoa học. Nếu công tác lưu trữ tài liệu khoa học làm tốt thì sẽ góp phần rất lớn trong việc tổng hợp và cung cấp thông cho hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam và các đơn vị trực thuộc.
3.2.1.6. Hoàn thiện công cụ thống kê
Thống kê tài liệu là để quản lý tài liệu theo quy định hiện hành của nhà nước mà còn để tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ, các số liệu thống kê là căn cứ để lập luận xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu, là căn cứ để bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.
Viện Khoa học xã hội Việt Nam mới chỉ thực hiện thống kê để làm báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư lưu trữ định kỳ hàng năm, nhưng số liệu thống kê thường thiếu chính xác vì hệ thống công cụ thống kê như sổ sách phần mềm quản lý tài liệu chưa đầy đủ, chỉ có một số biên bản giao nộp tài liệu hàng năm của các phòng ban chức năng ký nộp tài liệu vào kho lưu trữ Văn phòng, nhưng những biên bản này cũng không đầy đủ.
Vì vậy, để làm tốt công tác thống kê tài liệu khoa học, các lưu trữ hiện hành của Viện Khoa học xã hội Việt Nam ngoài biên bản giao nhận tài liệu cần phải có các công cụ thống kê khác như :
Sổ nhập tài liệu: Sổ này dùng để thống kê tài liệu và theo dõi tình hình nhập tài liệu nghiên cứu khoa học từ các tổ chức, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ. Làm căn cứ cho việc lập biên bản giao nhận giữa kho lưu trữ và bên nộp lưu, là cơ sở pháp lý để quy trách nhiệm bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học giữa bên giao và bên nhận. Sổ phải bao gồm các yếu tố:
ngày nhập, tên cơ quan (đơn vị) nhập, căn cứ nhập, số thứ tự tài liệu, nội dung tài liệu, đặc điểm tài liệu, đơn vị tài liệu, số lượng tài liệu.
Sổ xuất tài liệu: Sổ này dùng để theo dõi tình hình và thống kê tài liệu khoa học đã xuất ra khỏi kho lưu trữ, làm căn cứ để lập biên bản bàn giao tài liệu nghiên cứu khoa học giữa kho lưu trữ với cơ quan tiếp nhận tài liệu, làm cơ sở pháp lý để quy trách nhiệm bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học giữa bên giao và bên nhận. Đối tượng thống kê tài liệu trong sổ này là các đơn vị bảo quản của các đề tài đã xuất ra khỏi kho lưu trữ. Nội dung thống kê trong
sổ cần phải có là: ngày xuất, tên cơ quan xuất, căn cứ xuất, số lưu trữ, nội dung bảo quản, đặc điểm tài liệu, số lượng tài liệu.
Sổ thống kê tài liệu nghiên cứu khoa học: sổ này dùng để thống kê số lượng các đề tài nghiên cứu khoa học và các đơn vị bảo quản được bảo quản trong kho lưu trữ, phục vụ quản lý tài liệu khoa học, dùng làm căn cứ cho đánh số hồ sơ lưu trữ của từng đề tài nghiên cứu: Sổ này gồm các yếu tố: số lưu trữ, tên đề tài, số lượng tờ, tên chủ nhiệm đề tài, tên cơ quan chủ trì thực hiện, thời gian nghiên cứu.
Cùng với các loại sổ nói trên cần phải ứng dụng tin học để xây dựng phần mềm thống kê công tác lưu trữ thay thế cho thống kê thủ công đang áp dụng hiện nay đối với lưu trữ văn phòng và các đơn vị trực thuộc.
Công tác tổng kết đánh giá hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học cũng như công tác lưu trữ nói chung tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam chưa được quan tâm tổng kết đánh giá hàng năm trong toàn viện, mới chỉ lồng ghép đánh giá dưới góc độ của tổng kết công tác chung của văn phòng trong báo cáo hàng năm, trên cơ sở báo cáo tổng kết hàng năm của phòng lưu trữ.
Để hoạt động thống kê, báo cáo và tổng kết công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam đạt kết quả tốt hơn, ngoài việc hoàn thiện các hệ thống công cụ thống kê còn phải định kỳ hàng năm tổ chức tổng kết đánh giá công tác lưu trữ tài liệu khoa học. Qua tổng kết đánh giá để có cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch phương hướng hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học trong những năm tiếp theo.