9. Bố cục của luận văn
3.3. Một số kiến nghị về công tác lưu trữ tài liệu khoa học đối với các
3.3.1. Đối với cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động khoa học công nghệ và quản lý nhà nước về lưu trữ
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu khoa học, trước mắt cần ban hành văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ tài liệu khoa học, về xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu.
Thứ hai, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn về quản lý và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học để giúp các bộ ngành, cơ quan, đơn vị thực hiện hiệu quả các quy định của Nhà nước trong công tác lưu trữ tài liệu.
3.3.2. Viện Khoa học xã hội Việt Nam
Thứ nhất, cần nghiên cứu và sửa đổi bổ sung những nội dung còn thiếu trong Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành năm 2006, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm KH&XHNV Quốc gia ban hành năm 2003, ban hành Quy chế về bảo vệ bí mật nhà nước tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam
Thứ hai, Thống nhất tổ chức và định biên nhân sự làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học tại các đơn vị trực thuộc theo hướng: tại các đơn vị trực thuộc hồ sơ tài liệu khoa học cần phải giao cho Trung tâm Thư viện đảm nhiệm. Phân cấp thẩm quyền thu thập tài liệu cho các đơn vị trực thuộc đối với hồ sơ đề tài cấp viện, hồ sơ hội thảo do các đơn vị chủ trì.
Thứ ba, tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo và đánh giá tổng kết hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học, trước mắt cần chỉ đạo các các đơn vị trực thuộc tỏ chức thực hiện việc thu thập tài liệu khoa học nằm rải rác ở các phòng chức năng về bảo quản tập trung thống nhất tại các Trung tâm thư viện của từng đơn vị để tránh tình trạng tài liệu phân tán, dễ mất mát, thất lạc, khó khai thác sử dụng.
Thứ tư, tiếp tục tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất để làm tốt công tác này.
3.3.3. Các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam
Thứ nhất, cần phải nghiên cứu đề xuất và kiến nghị Tổ chức và bố trí nhân sự phù hợp làm công tác lưư trữ tài liệu khoa học tại cơ quan đơn vị mình theo hướng giao cho Trung tâm Thư viện đảm nhiệm. Phân cấp thẩm quyền thu thập tài liệu cho các đơn vị trực thuộc đối với hồ sơ đề tài cấp viện, hồ sơ hội thảo do các đơn vị chủ trì.
Thứ hai, nhận thức đúng và đầy đủ về công tác lưu trữ , tài liệu lưu trữ và công tác thư viện, đối tượng quản lý của thư viện để tách bạch rõ giữa thư viện và lưu trữ nhằm quản lý tốt tài liệu khoa học có độ mật đảm bảo bí mật nhà nước và vấn đề sở hữ trí tuệ đối với các công trình nghiên cứu chưa công bố.
Thứ ba, tổ chức thực hiện việc thu nộp hồ sơ tài liệu khoa học đang lưu giữ tại các phòng chức năng về tập trung một nơi thống nhất-Trung tâm Thư viện.
Theo chúng tôi, để thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu nói chung và tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng cần phải được triển khai đồng bộ từ các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, về khoa học công nghệ, các Viện nghiên cứu đến các đơn vị trực thuộc và cá nhân liên quan (cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ nghiên cứu, chủ nhiệm, thư ký các đề tài, …).
Việc cần thiết hiện nay tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam là nghiên cứu, soạn thảo và ban hành văn bản quy định cụ thể, chặt chẽ, có chế tài đủ mạnh đối với công tác thu nộp hồ sơ tài liệu khoa học, có sự phân cấp thẩm quyền thu thập đối với từng loại hồ sơ (khoa học cấp bộ, cấp viện, hội thảo…) thành phần tài liệu trong từng hồ sơ khoa học để làm cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thực hiện công việc này được thuận lợi, đồng thời cần phải có sự kiểm tra, giám sát tốt hơn đối với công tác thu nộp hồ sơ khoa học. Cùng với đó, cần nâng cao ý thức cho cán bộ, nhân viên về việc thực hiện công tác lập và giao nộp hồ sơ tài liệu khoa học sau khi đã kết thúc công trình nghiên cứu;
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho những người làm công tác lập hồ sơ, quản lý tài liệu khoa học tại các đơn vị trực thuộc. Bên cạnh đó, cần có sự quan tâm đầu tư hơn nữa về phương tiện làm việc, kinh phí cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu khoa học.
Tiểu kết chương 3: Qua nghiên cứu khoả sát, đánh giá thực trạng về công tác tài liệu nghiên cứu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam, trên cơ sở đánh giá những kết quả đã đạt được và những tồn tại trong công tác này, chúng tôi đã đề xuất phương hướng và nêu lên các giải pháp để công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại cơ quan đạt kết quả cao hơn. Theo chúng tôi các giải pháp cần được tiến hành theo trình tự thời gian, có những giải pháp phải tiến hành trước để tạo cơ sở cho những giải pháp sau và có những giải pháp cần thực hiện ngay như giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc,
coi đó là một trong những vấn đề tiên quyết. Khi đã có tổ chức nhân sự thì áp dụng các giải pháp về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc và các giải pháp khác.