9. Bố cục của luận văn
2.2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học
2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu
Tổ chức khoa học tài liệu ở đây được hiểu là tài liệu sau khi thu thập từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu về kho lưu trữ phải được phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Như chúng ta đã biết hiệu quả của việc tra tìm phục thuộc rất nhiều vào chất lượng của việc tiến hành phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ và những thông tin về chúng, phân loại tài liệu giúp cho việc tìm kiếm thông tin được nhanh chóng và thuận lợi. Trên thực tế việc phân loại tài liệu với mục đích bảo quản và tra tìm thông tin được thể hiện trong khung phân loại, trong các bộ thẻ tài liệu cũng như khi chúng ta áp dụng vào tra tìm tin tự động bằng các thiết bị hiện đại.
Theo quy định hiện hành thì các cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu:
Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; hệ thống hoá hồ sơ tài liệu; Lập mục lục hồ sơ tài liệu; Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ[18, tr.7]
Tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam là một trong những khối tài liệu thuộc phông lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam, đây là khối tài liệu phản ánh về hoạt động nghiên cứu và quản lý khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Kể từ Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học trực thuộc Trung ương Đảng (1953), đến nay Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã có 55 năm phát triển, nhưng do quá trình tách nhập, phân định lại tổ chức nên tài liệu
khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam chỉ có từ năm 1970 đến nay, còn trước đó thuộc về lưu trữ của Uỷ ban khoa học nhà nước (nay là Bộ Khoa học và công nghệ).
Qua 2 đợt thuê cơ quan lưu trữ nhà nước đến chỉnh lý tài liệu (năm 1995, năm 2001) và sau nhiều đợt chỉnh lý của Phòng lưu trữ văn phòng đến nay số tài liệu khoa học hiện có trong kho lưu trữ văn phòng từ năm 1970-2005 gồm 40 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh với hơn 1300 đơn vị bảo quản, gồm tài liệu quản lý khoa học và tài liệu nghiên cứu điều tra…
Còn khoảng 3 mét giá tài liệu từ 2002-2006 mới thu nộp năm 2008 chưa chỉnh lý.
Trên thực tế tại kho lưu trữ Văn phòng, tài liệu khoa học được phân loại theo thời gian kết thúc của đề tài và theo cấp độ của đề tài, cụ thể, tài liệu trước hết được phân theo năm, trong từng năm lại được phân chia theo từng nhóm(nhóm tài liệu chung, nhóm tài liệu nghiên cứu điều tra, nhóm tài liệu hội thảo hội nghị khoa học). Trong từng nhóm tài liệu lại phân chia tiếp thành các công trình (chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ) nhưng theo cấp độ từ cao đến thấp (cấp nhà nước, cấp bộ, cấp viện) như sau:
Nhóm tài liệu chung về công tác khoa học gồm:
- Chương trình, kế hoạch công tác khoa học
- Báo cáo công tác khoa học hàng năm và nhiều năm.
-Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hoạt động khoa học và phục vụ khoa học Nhóm tài liệu nghiên cứu, điều tra gồm:
- Tài liệu chương trình, đề tài, nhiệm vụ, cấp nhà nước
Toàn bộ hồ sơ tài liệu về bảo vệ, phê duyệt đề cương và nghiệm thu đều do Bộ Khoa học công nghệ thực hiện, nên hồ sơ tài liệu thường giao nộp cho cơ quan chủ quản là Bộ Khoa học công nghệ. Tại Viện Khoa học xã hội
Việt Nam chỉ lưu giữ 01 số tài liệu như: hồ sơ nghiệm thu cấp cơ sở, báo cáo kết quả, báo cáo kiến nghị báo cáo tóm tắt.
- Tài liệu chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án cấp bộ + Thuyết minh đề tài nhiệm vụ, dự án
+ Hợp đồng thực hiện
+ Các sản phẩm trung gian: Báo cáo chuyên đề, số liệu điều tra…) + Báo cáo tổng hợp
+ Báo cáo tóm tắt + Báo cáo kiến nghị + Tài liệu liên quan + Báo cáo tiến độ
+ Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu + Phiếu nhận xét của uỷ viên Hội đồng
+ Phiếu đánh giá kết qủa nghiệm thu + Biên bản kiểm phiếu
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu Nhóm tài liệu hội thảo, hội nghị khoa học gồm:
Hồ sơ hội thảo khoa học quốc tế cấp Quốc gia:
+ Văn bản, tờ trình, kiến nghị, đề xuất mở hội thảo.
+ Quyết định cho phép của Đảng và Nhà nước.
+ Quyết định thành lập ban tổ chức và ban điều hành.
+ Lời khai mạc.
+ Báo cáo chính tại hội nghị, báo cáo đề dẫn.
+ Các báo cáo tham luận.
+ Báo cáo của các tiểu ban.
+ Các kiến nghị.
+ Biên bản
+ Bài phát biểu của Lãnh đạo cấp trên, + Nghị quyết hội nghị, biên bản hội nghị,
+ Lời bế mạc, báo cáo thông báo kết quả hội nghị, tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình về hội nghị (nếu có)
Hồ sơ hội thảo khoa học cấp bộ, cấp viện trực thuộc:
+ Lời khai mạc.
+ Các báo cáo tham luận.
+ Bài phát biểu của ban lãnh đạo , cấp trên.
+ Nghị quyết hội nghị, biên bản hội nghị.
+ Lời bế mạc, thông báo kết quả hội nghị, tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình về hội nghị (nếu có).
Khung phân loại tài liệu theo thời gian kết thúc của đề tài mà Viện Khoa học xã hội Việt Nam đang áp dụng là hoàn toàn phù hợp. Vì tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động khoa học của cơ quan không bị phân tán, xẻ lẻ, giữ được mối liên hệ lịch sử, phán ánh trọn vẹn toàn bộ hoạt động quản lý và nghiên cứu của từng đề tài, dự án, từng hội nghị hội thảo khoa học. Đồng thời cũng tạo thuận lợi để thúc đẩy việc thu thập tài liệu ở lưu trữ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử hàng năm dứt điểm.
Tuy nhiên, phải dứt điểm việc thu nộp tài liệu hàng năm, đảm bảo để tài liệu phải được thu nộp đầy đủ và đúng hạn thì mới tránh được tình trạng tài liệu các năm đã phân loại chỉnh lý xong mà vẫn phải bổ sung.
Trên thực tế, tài liệu khoa học tại đây thường được Viện Khoa học xã hội Việt Nam thuê cơ quan lưu trữ nhà nước chỉnh lý hoặc do phòng Lưu trữ văn phòng đảm nhận .
Do tài liệu không đầy đủ, chưa được lập hồ sơ ở khâu văn thư, một số tài liệu tồn đọng nhiều năm mới được chỉnh lý, tài liệu không rõ thời gian ,
nên nhiều công trình, bài viết rất khó xác định được thuộc chương trình đề tài hay là hội thảo nên công tác chỉnh lý cũng gặp rất nhiều khó khăn.
Xuất phát từ thực tế tài liệu chưa được lập hồ sơ ở khâu văn thư nên để xử lý khối tài liệu này trước hết khâu đầu tiên là phải lập hồ sơ và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo tiến trình giải quyết công việc. Sau đó tiến hành Phân loại hồ sơ, tài liệu theo thời gian kết thúc của đề tài, dự án, hội nghị hội thảo và theo cấp độ của đề tài.
Tài liệu khoa học tại kho lưu trữ văn phòng sau khi được phân loại lập hồ sơ, được hệ thống hoá theo phưong án phân loại, trước hết theo năm, trong từng năm xếp theo cấp độ đề tài và theo bộ công trình. Việc hệ thống hoá được thực hiện trên thẻ tạm( ghi toàn bộ nội dung biên mục bên ngoài hồ sơ), sau đó đánh số chính thức cho thẻ tạm và trên cơ sở thẻ tạm để biên mục hồ sơ.
Biên mục bên ngoài hồ sơ(viết tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, đánh số lưu trữ cho hồ sơ) biên mục bên trong hồ sơ(đánh số tờ tài liệu, viết mục lục tài liệu trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc)
Theo quy trình chỉnh lý tài liệu thì khâu biên mục bên ngoài hồ sơ, trong đó có ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ. Khâu biên mục bên trong hồ sơ gồm:đánh số tờ tài liệu và ghi chứng từ kết thúc là một trong những khâu của quá trình chỉnh lý tài liệu. Nhưng trên thực tế việc phân loại chỉnh lý tài liệu khoa học tại kho lưu trữ của văn phòng hầu hết đều chưa được thực hiện các khâu như: ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ, viết mục lục tài liệu trong hồ sơ, đánh số tờ tài liệu cũng như ghi chúng từ kết thúc. Có nghĩa là chưa hoàn thiện các khâu trong quy trình biên mục hồ sơ.
Viện Khoa học xã hội Việt nam chưa triển khai thực hiện công tác lập hồ sơ việc ở khâu văn thư cơ quan nên việc xác định giá trị cho các hồ sơ tài liệu khi bắt đầu hình thành hồ sơ việc chưa được cán bộ theo dõi giải quyết công việc thực hiện. Việc xác định giá trị tài liệu khoa học tại Viện khoa học xã hội Việt Nam mới chỉ được thực hiện trong quá trình chỉnh lý tài liệu tại
kho lưu trữ văn phòng. Xác định giá trị tài liệu ở đây được thực hiện dựa trên cơ sở Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia năm 2003, nhưng cũng chỉ mới dừng ở mức lựa chọn tài liệu có giá trị để giữ lại và loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ.
Việc xác định giá trị tài liệu ở đây còn diễn ra khi xem xét tài liệu xin tiêu huỷ do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện.
Xác định giá trị tài liệu tuy đã được thực hiện để lựa chọn tài liệu giữ lại và loại ra những tài liệu hết giá trị, nhưng nhìn chung khối tài liệu khoa học hầu như chưa ghi thời hạn bảo quản trong quá trình chỉnh lý đối với số tài liệu hiện giữ lại trong kho lưu trữ Văn phòng.
Việc xác định giá trị tài liệu để loại ra những tài liệu đã hết giá trị và tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại đây đã được thực hiện theo quy trình quy định của nhà nước: thống kê danh mục tài liệu xin huỷ, thành lập hội đồng xác định giá trị, thẩm tra tài liệu trước khi tiêu huỷ, ký quyết định tiêu huỷ, làm thủ tục huỷ, lưu hồ sơ huỷ.
Thông thường tài liệu loại ra ở đây chủ yếu là tài liệu trùng thừa, tài liệu bị bao hàm, công văn trao đổi.
Tài liệu đã phân loại chỉnh lý, được lựa chọn giữ lại trong kho lưu trữ văn phòng hiện nay có hơn 1300 hồ sơ : từ năm 1970-1975 có 26 hồ sơ, giai đoạn 1976-1980 có 64 hồ sơ, 1981-1985 có 100 hồ sơ, 1986-1990 có 169 hồ sơ, 1991-1995 có 217 hồ sơ, 1996-2000 có 350 hồ sơ, 2001-2005 có 414 hồ sơ. Trong 1300 hồ sơ có tới 76 hồ sơ chủ yếu là bài viết bài nghiên cứu không xác định được thời gian và không xác định được thuộc đề tài hay hội thảo. Từ số liệu này có thể nói, nếu tính theo cấp độ thời gian thì các hồ sơ tài liệu khoa học năm sau thường lưu được nhiều hơn năm trước. Nhưng qua số liệu này cũng cho thấy việc lập hồ sơ từ khối tài liệu tồn đọng bó gói chưa được
lập hồ sơ ở khâu văn thư đã trở thành gánh nặng cho những người làm công tác lưu trữ trong việc xác định giá trị tài liệu, khôi phục lập lại hồ sơ…
- Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm: công cụ tra cứu tại tài liệu lưu trữ văn phòng thường dùng là thẻ hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
Thẻ ở đây được tạo lập trong quá trình lập hồ sơ phân loại và chỉnh lý tài liệu, mỗi một thẻ hồ sơ tương ứng với một đơn vị bảo quản- số lưu trữ. Ví dụ một thẻ hồ sơ chương trình đề tài dự án thường có các yếu tố: tiêu đề hồ sơ, số lưu trữ, đơn vị thực hiện đề tài, chủ nhiệm đề tài, thời gian bắt đầu và kết thúc đề tài; đối với tài liệu hội nghị hội thảo khoa học thẻ thường có các yếu tố: tiêu đề hồ sơ, đơn vị thực hiện, địa điểm thời gian sự kiện, số lưu trữ ; đối với tài liệu quản lý khoa học thẻ gồm các yếu tố: tiêu đề hồ sơ, địa điểm thời gian sự kiện, số lưu trữ.
Riêng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, đây là phần mềm được cài đặt từ năm 1998 dùng cho khai thác tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ văn phòng, được viết trên nền chương trình Lotus notes. Các thông tin đầu vào được hệ chương trình đưa vào quản lý trong hệ cơ sở dữ liệu chia làm 2 phần như sau:
Phần tài liệu bao gồm: số, ký hiệu, thời gian của tài liệu; tác giả tài liệu; nội dung tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu; file scan nội dung tài liệu.
Phần hồ sơ bao gồm: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, địa chỉ hồ sơ(hộp số, đơn vị bảo quản số), hệ thống từ khoá phục vụ tra tìm hồ sơ tài liệu.
Hệ thống in ấn báo cáo đầu ra: Mục lục tài liệu trong hồ sơ, mục lục hồ sơ.
Các chức năng khai thác: cho phép người tìm tin có thể tìm theo nội dung hồ sơ chương trình hay đề tài hoặc dự án, nội dung tài liệu trong bộ hồ sơ, tác giả tài liệu hoặc chủ nhiệm đề tài, thời gian tài liệu, có thể lọc tất cả các thông tin về một cá nhân, một khối hồ sơ, thời gian
của tài liệu…theo các trường: tác giả tài liệu, ký hiệu hồ sơ, từ khoá, nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, lĩnh vực hoạt động…trong phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ở phòng lưu trữ văn phòng.
Ví dụ: muốn thống kê tất cả chương trình cấp nhà nước năm 2001, thì ta có thể vào phần chức năng lọcthông tin và yêu cầu lọc theo ký hiệu hồ sơ KHOAHOC. 2001.CTCNN máy sẽ lọc cho chúng ta tất cả những hồ sơ có ký hiệu là KHOAHOC.2001.CTCNN và đồng thời in ra máy in. Tương tự như vậy, nếu muốn tìm tất cả tài liệu khoa học của năm 2001, ta có thể vào phần chức năng lọc thông tin theo ký hiệu hồ sơ KHOAHOC.2001 kết quả máy sẽ lọc tất cả những hồ sơ có ký hiệu KHOAHOC.2001 và có thể in ra máy in…