9. Bố cục của luận văn
2.3. Một số nhận xét đánh giá về công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam
2.3.1. Ưu điểm :
Nhìn chung công tác lưu trữ đã được Viện Khoa học xã hội Việt Nam quan tâm thực hiện, điều này có thể thấy rất rõ từ việc thiết lập tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam trong đó có lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học.
Hàng năm Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã dành một khoản kinh phí mặc dù không nhiều cho các Nhiệm vụ thường xuyên (thuê chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thực hiện Nhiệm vụ cấp viện đánh giá tổng kết công tác lưu trữ ở cấp văn phòng), các nhiệm vụ không thường xuyên (nhiệm vụ cấp bộ: nghiên cứu, điều tra về công tác lưu trữ, Hội nghị tập huấn công tác lưu trữ)
Kho tàng và các trang thiết bị dùng cho công tác lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã được đảm bảo tốt.
Viện Khoa học xã hội Việt Nam và Văn phòng Viện đã ban hành được một số quy định, quy chế về công tác lưu trữ và bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ để làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Các hoạt động về thống kê báo cáo, thu thập, bảo quản, chỉnh lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được quan tâm thực hiện tại Lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam và thu được một số kết quả đáng kể: đa số các chương trình đề tài nhiệm vụ và dự án lớn đã được thu nộp vào kho lưu trữ.
Các hoạt động về quản lý công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học đã được lồng ghép và tổ chức thực hiện trong hoạt động chung của công tác lưu trữ tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
2.3.2.Tồn tại
- Công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học hầu như chưa được thực hiện ở các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
- Các đơn vị trực thuộc chưa thiết lập được tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ nói chung trong đó kể cả tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tài liệu khoa học.
- Tài liệu chưa được thu thập đầy đủ về kho lưu trữ văn phòng, hồ sơ khoa học thường không trọn bộ. Đặc biệt tại các đơn vị trực thuộc tài liệu chưa được bảo quản tập trung thống nhất, thể hiện rõ nét nhất của tình trạng này là tài liệu tồn đọng và đang được bảo quản tại các phòng chuyên môn(Hành chính, quản lý khoa học) và Trung tâm Thư viện và các cá nhân thực hiện đề tài của các viện nghiên cứu trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
- Tài liệu có nội dung mật chưa được xác định độ mật và đóng dấu mật gây khó khăn cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ văn phòng đã được phân loại chỉnh lý nhưng chưa hoàn thiện, còn một số khâu trong quy trình chỉnh lý tài liệu chưa được thực hiện như: ghi thời hạn bảo quản, đánh số tờ, biên mục bên trong trong hồ sơ, ghi chứng từ kết thúc.
- Công tác thống kê tổng hợp về lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học còn yếu, khó để có số liệu chính xác.
- Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử chưa được Viện Khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thực hiện.
2.3.3.Nguyên nhân tồn tại
- Về nhận thức: Để giải quyết một vấn đề được tốt, trước tiên cần phải nhận thức đúng đắn và đầy đủ . Nếu nhận thức chưa đúng chưa đầy đủ thì vấn đề sẽ không được giải quyết hoặc có thì kết quả không cao, đôi khi còn gây ra kết quả ngược lại. Công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài quy luật đó, công tác lưu trữ ở đây chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nhận thức của lãnh đạo Viện, lãnh đạo các cơ quan chức năng và viện nghiên cứu trực thuộc, kể cả của từng cán bộ viên chức trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Cán bộ viên chức và kể cả lãnh đạo các đơn vị thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam chưa hiểu đúng và đầy đủ về công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học, nên trong cả một thời gian dài từ khi thành lập các viện nghiên cứu trực thuộc đến nay công tác lưu trữ tại các đơn vị này vẫn chưa được thực hiện.
- Cơ sở pháp lý :
Nguyên nhân thứ hai là hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ của Việt Nam còn thiếu những văn bản quy phạm pháp luật quy định và hướng dẫn chi tiết về công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học. Cùng với đó kéo theo hệ thống văn bản quản lý của Viện Khoa học xã hội Việt Nam quy định và hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ tài liệu khoa họccủa viện khoa học xã hội Việt Nam cũng chưa đầy đủ.
- Cơ sở vật chất : Kinh phí đầu tư, cấp cho hoạt động lưu trữ còn nhỏ giọt, chưa đáp ứng hết yêu cầu đặt ra đối với công tác lưu trữ trong toàn Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
- Bố trí tổ chức và nhân sự : chưa thiết lập tổ chức và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.
- Quản lý, chỉ đạo điều hành: Văn phòng là cơ quan được giao chức năng nhiệm vụ tham mưu giúp chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam trong việc quản lý chỉ đạo các đơn vị trực thuộc về công tác lưu trữ. Nhưng chưa chủ động nhiều trong việc chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Một số khâu trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa được thực hiện, việc tổ chức và thực hiện thu thập tài liệu còn bị động, mang tính hình thức chưa chú trọng nhiều đến nội dung chất lượng, bảo quản tài liệu chưa tốt có nguy cơ làm lộ bí mật nhà nước đối với những công trình có độ mật nhưng chưa được xác định độ mật.
Tiểu kết chương 2:
Trên thực tế, ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học mới chỉ được tổ chức và thực hiện tại cấp Viện Khoa học xã hội Việt Nam với các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học và đã thu được những kết quả đáng kể, phần lớn hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học cấp nhà nước và cấp bộ đã được thu nộp bảo quản trong kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, các văn bản quản lý về công tác lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã có những nội dung quy định về nguồn nộp lưu hồ sơ khoa học vào kho lưu trữ văn phòng .
Trong quá trình thực hiện vẫn còn những tồn tại như: hệ thống văn bản quản lý của Viện Khoa học xã hội Việt Nam còn thiếu những nội dung hướng dẫn cụ thể và chi tiết về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ các đơn vị trực thuộc, thành phần tài liệu trong một bộ hồ sơ công trình cần phải nộp lưu vào lưu trữ. Vậy nên, công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại các đơn vị trực thuộc chưa được thực hiện một cách đầy đủ: chưa có nhân sự làm công tác
lưu trữ; tài liệu khoa học còn phân tán ở nhiều phòng chức năng chưa được thu thập bảo quản tập trung thống nhất; số được thu tập bảo quản lại chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu của một bộ hồ sơ khoa học, hơn nữa lại không được bảo quản riêng biệt nên khó thống kê bảo quản cũng như đưa vào khai thác, sử dụng.
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC Ở VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM