9. Bố cục của luận văn
2.2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học
2.2.1. Thu thập tài liệu
Thu thập tài liệu nghiên cứu khoa học là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nhờ có công tác thu thập tốt mới quản lý được tài liệu, tránh được tình trạng tài liệu bị mất mát thất lạc, tạo điều kiện tiền đề cho các khâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ như: Tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng...
Về nguyên tắc để tiến hành công tác thu thập tài liệu đạt hiệu quả cao cần phải xây dựng được quy định về chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành, phải xác định được các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu cụ thể thuộc diện nộp lưu, yêu cầu tiêu chuẩn nộp lưu. Để làm tốt công tác này cần phải lập kế hoạch thu thập, phối hợp với các đơn vị cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu, hướng dẫn các đơn vị cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp, chuẩn bị kho tàng và phương tiện để tiếp nhận, tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Theo quy định hiện hành của nhà nước thì các văn bản, tài liệu, hồ sơ đánh giá kết quả đề tài phải do bộ Khoa học và công nghệ, Cơ quan chủ trì đề tài và Chủ nhiệm đề tài phân loại, lưu trữ, bảo quản; Cơ quan chủ trì đề tài và Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm nộp báo cáo kết quả nghiên cứu cho Trung tâm Thông tin Khoa học và công nghệ quốc gia[4, tr.12].
Theo Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và Nghị định về công tác văn thư và Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia thì tài liệu khoa học là tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ thì phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành, hết thời gian hiện hành thì phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
Theo quy định của Viện Khoa học xã hội Việt Nam tại Quy chế văn thư lưu trữ năm 2006 thì các công trình nghiên cứu khoa học sau khi nghiệm thu đánh giá kết quả, tài liệu được phải giao nộp vào Ban Kế hoạch tài chính, hết thời gian hiện hành ban kế hoạch tài chính có trách nhiệm nộp vào lưu trữ văn phòng[52, tr.10].
Mặc dù quy định như vậy, nhưng trên thực tế việc triển khai thực hiện thu nộp tài liệu khoa học vẫn còn tồn tại rất nhiều bất cập: tài liệu mặc dù đã được thu nộp hàng năm vào lưu trữ văn phòng, nhưng kết quả thu nộp chưa cao: hồ sơ các chương trình đề tài, dự án, hội thảo khoa học thường chưa trọn bộ.
Tính tới năm 2005 số lượng tài liệu khoa học được thu nộp vào lưu trữ văn phòng là 40 mét giá gồm: hồ sơ, tài liệu quản lý và nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ (chương trình, đề tài, dự án) tài liệu hội nghị hội thảo khoa học từ năm 1970-2005.
Tại Lưu trữ văn phòng tài liệu giai đoạn 1970-1989 rất khó xác định được thu đủ hay thiếu, vì thiếu cơ sở để đối chiếu so sánh, hơn nữa công tác lưu trữ tài liệu giai đoạn này rất mờ nhạt, chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ.
Tuy nhiên qua khảo sát tại kho lưu trữ văn phòng năm 2008 cho thấy trong kho lưu trữ văn phòng vẫn còn lưu được một số chương trình A, B như:
Chương trình B “Những vấn đề cơ bản và cấp bách của cách mạng tư tưởng và văn hoá” do Uỷ ban Khoa học xã hội Việt Nam thực hiện năm 1987;
Chương trình cấp nhà nước “Một số vấn đề về lý luận và thực tiễn về thời kỳ quá độ lên CNXH ở Việt Nam” thực hiện năm 1987-1990; Công trình cấp nhà nước A.405 “Hoà hợp dân tộc ở 3 nước đông dương trong sự nghiệp giải phóng dân tộc tiến bộ xã hội và an ninh khu vực” do Viện Đông Nam á thực hiện Năm 1988; Chương trình cấp nhà nước 48C “Điều tra nghiên cứu xây dựng căn cứ khoa học cho việc quy hoạch và phát triển kinh tế xã hội Tây Nguyên” do Uỷ Ban Khoa học xã hội Việt Nam thực hiện năm 1988; Chương trình A1.01 “Lý luận và sự và sự phát sinh phát triển của hình thái kinh tế xã hội cộng sản chủ nghĩa” năm 1990...
Chương trình cấp bộ giai đoạn từ 1990- 2000 nhìn chung lưu được nhiều hơn so với thời kỳ từ 1970-1989. Tài liệu giai đoạn 1970-1989 chủ yếu là rời lẻ gồm các bài viết hội thảo, hội nghị, tọa đàm khoa học là chính.
Chương trình cấp nhà nước các giai đoạn: 1991-1995 gồm 3 chương trình KX01: 15/15 đề tài đã nộp lưu, KX04: có 15/17 đã nộp lưu, KX06:
17/17 đề tài đã nộp lưu.
Giai đoạn 1996-2000: 3 chương trình cấp nhà nước gồm:KH.01, KX.02,KH.06. Trong đó KX01 có 09/10 đề tài nộp lưu, KX06 có 01/09đề tài đã nộp lưu vào lưu trữ văn phòng, riêng KX02 có 07/07 chưa nộp lưu. Thành phần tài liệu trong từng bộ chương trình thiếu rất nhiều, có đề tài chỉ có báo cáo và kiến nghị như: đề tài KX01.03, có đề tài chỉ có báo cáo tóm tắt như: đề tài KX01.01.
Tài liệu nghiên cứu khoa học tại các đơn vị trực thuộc rất khó để thống kê thực trạng thu nộp vì sản phẩm cuối cùng -báo cáo tổng hợp của đề tài cấp viện chủ yếu được đưa vào lưu giữ tại Trung tâm Thư viện, các tài liệu phê duyệt đề tài và nghiệm thu thanh lý lại nằm rải rác tại các phòng Hành chính và Quản lý khoa học đào tạo.
Tuy vậy, tại một số Thư viện đơn vị trực thuộc cũng lưu giữ được một số đề tài cấp nhà nước và cấp bộ do một số cá nhân chủ nhiệm chương trình đề tài cấp nhà nước cấp bộ biếu tặng cho các Trung tâm Thư viện đơn vị. Nhưng số lượng tài liệu này rất khó thống kê vì thường để lẫn cùng với sách, luận án, báo, tạp chí và được xem như là tư liệu của Thư viện.
Chúng ta có thể thấy chi tiết các thành phần tài liệu trong từng đề tài giao nộp qua số liệu điều tra, khảo sát thực trạng thu nộp hồ sơ khoa học hệ đề tài cấp bộ và cấp viện tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam 5 năm (2001- 2005)[31] sau đây:
Năm 2001 có 21 đề tài cấp bộ được nghiệm thu, trong đó có 16 đề tài đã nộp lưu(chiếm 76%), còn 5 đề tài chưa nộp lưu vào lưu trữ văn phòng (chiếm 24%).
Nhưng trong 16 đề tài cấp bộ giao nộp vào kho lưu trữ văn phòng, thì thành phần tài liệu nộp lưu lại như sau:
- Đề cương nghiên cứu 03/16 đề tài, chiếm 18,75 % - Báo cáo tổng hợp 15/16 đề tài, chiếm 93,75%
- Báo cáo tóm tắt: 06/16 đề tài, chiếm 37,5 %
- Báo cáo kiến nghị 07/16 đề tài, chiếm 43,75%
- Quyết định nghiệm thu 03/16 đề tài, chiếm 18,75%
Năm 2002 có 44 đề tài cấp bộ được nghiệm thu, trong đó có 31 đề tài đã nộp lưu(chiếm 70,45%), còn 13 đề tài chưa nộp lưu vào lưu trữ văn phòng(chiếm 29.55%)
Trong 31 đề tài cấp bộ giao nộp vào kho lưu trữ văn phòng, thành phần tài liệu nộp lưu lại như sau:
- Quyết định tuyển chọn đề tài 01/31đề tài, chiếm 3,2%
- Báo cáo tổng hợp 30/31 đề tài, chiếm 96,7%
- Báo cáo tóm tắt: 17/31 đề tài, chiếm 54,8%
- Báo cáo kiến nghị 10/31đề tài, chiếm 32,25%
- Quyết định nghiệm thu 01/31 đề tài, chiếm 3,2%
- Phiếu đánh giá nghiệm thu đề tài: 02/31đề tài, chiếm 6,45%
- Biên bản nghiệm thu: 01/31 đề tài, chiếm 3,2%
Năm 2003 có 33 đề tài cấp bộ được nghiệm thu, trong đó có 16 đề tài đã nộp lưu (chiếm 48,5%), còn 17 đề tài chưa nộp lưu vào lưu trữ văn phòng (chiếm 51.5%).
Trong 16 đề tài cấp bộ giao nộp vào kho lưu trữ văn phòng, các thành phần tài liệu nộp lưu lại như sau:
- Hợp đồng nghiên cứu 01/16 đề tài, chiếm 6,25%
- Báo cáo tổng hợp 15/16 đề tài, chiếm 93,75%
- Báo cáo tóm tắt: 05/16 đề tài, chiếm 31,25%
- Báo cáo kiến nghị 03/16 đề tài, chiếm 18,75%
- Quyết định nghiệm thu 03/16 đề tài, chiếm 18,75%
Năm 2004 có 22 đề tài cấp bộ được nghiệm thu, trong đó có 12 đề tài đã nộp lưu(chiếm 54,5%), còn 10 đề tài chưa nộp lưu vào lưu trữ văn phòng(chiếm 45,5%)
Trong 12 đề tài cấp bộ giao nộp vào kho lưu trữ văn phòng, các thành phần tài liệu nộp lưu như sau:
- Báo cáo tổng hợp 11/12 đề tài, chiếm 91,66%
- Báo cáo tóm tắt: 05/12 đề tài, chiếm 41,66%
- Báo cáo kiến nghị 05/12 đề tài, chiếm 41,66%
- Quyết định nghiệm thu 01/12 đề tài, 8,33%
Năm 2005 có 43 đề tài cấp bộ được nghiệm thu, trong đó có19 đề tài đã nộp lưu(chiếm 44%), còn 24 đề tài chưa nộp lưu vào lưu trữ văn phòng (chiếm 56%)
Trong 19 đề tài cấp bộ giao nộp vào kho lưu trữ văn phòng, các thành phần tài liệu gồm:
- Đề cương nghiên cứu 04/19 đề tài, chiếm 21%
- Quyết định tuyển chọn đề tài 01/19, chiếm 5,26%
- Báo cáo tổng hợp 18/19 đề tài, chiếm 94,73%
- Báo cáo tóm tắt: 10/19 đề tài, chiếm 52,63%
- Báo cáo kiến nghị 09/19 đề tài, chiếm 47,36%
- Quyết định nghiệm thu 01/19 đề tài, chiếm 5,26%
Trong tổng số 163 đề tài cấp bộ đã được nghiệm thu năm 2001-2005 đã có 94 đề tài cấp bộ đã nộp vào lưu trữ văn phòng, chiếm 57,6 % , còn lại 69 đề tài chưa được nộp vào lưu trữ văn phòng, chiếm 42,4 % .
Tình trạng thiếu tài liệu trong hồ sơ không chỉ ở đề tài cấp bộ mà cũng xảy ra ở cả chương trình cấp nhà nước, các dự án điều tra cơ bản, các nhiệm vụ cấp bộ, các hồ sơ hội thảo khoa học trong nước và quốc tế. Qua khảo sát thực tế tài liệu lưu tại kho lưu trữ văn phòng cho thấy :
Giai đoạn 2001-2005: 03 Chương trình cấp nhà nước do Viện Khoa học xã hội Việt nam chủ trì và thực hiện đã được nghiệm thu, nhưng cả 3 chương trình gồm 31 đề tài đều không được nộp lưu vào kho lưu trữ văn phòng.
Trong 13 Dự án điều tra cơ bản đã nghiệm thu, có 08 Dự án được giao nộp vào lưu trữ văn phòng chiếm 61,5%, 05 Dự án chưa giao nộp vào lưu trữ văn phòng chiếm 38,5 %.
Bên cạnh đó hồ sơ, tài liệu đề tài cấp Viện cũng nằm trong tình trạng tương tự: số lượng nộp lưu không đầy đủ, thành phần nộp lưu còn thiếu, đồng thời với đó là địa chỉ nộp lưu không tập trung thống nhất (một số đơn vị Trung tâm Thư viện lưu giữ tài liệu, một số đơn vị thì phòng Quản lý Khoa học và đào tạo lưu giữ). Kết quả khảo sát nghiên cứu từ nhiệm vụ cấp bộ do văn phòng thực hiện năm 2007[31] cho thấy trong 1591 đề tài cấp viện được thực hiện trong 5 năm (2001 – 2005), có :
- 1316 đề tài đã được thu nộp, chiếm 82,71%
- 275 đề tài không được thu nộp, chiếm 12,29%
Từ số liệu điều tra khảo sát thực tế 5 năm (2001-2005) cũng cho thấy: giai đoạn 2001-2005: 100% Chương trình cấp nhà nước chưa được nộp lưu vào lưu trữ văn phòng. 61,5% Dự án điều tra cơ bản đã nộp lưu vào lưu trữ văn phòng còn 38,5 % chưa nộp lưu vào lưu trữ văn phòng. 57,6% Đề tài cấp bộ sau khi nghiệm thu đã được giao nộp và bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam 82,71% Đề tài cấp viện của các đơn vị trực thuộc đã được thu nộp tại các đơn vị trực thuộc.
Có thể nói số lượng tài liệu chưa được thu nộp vẫn còn nhiều, tình trạng thiếu thành phần tài liệu trong các bộ hồ sơ đã được thu nộp vào kho lưu trữ là khá phổ biến; Con số tài liệu thu thập và bảo quản hiện nay tại kho lưu trữ văn phòng chưa phản ánh hết các hoạt động nghiên cứu mà viện Khoa học xã hội Việt Nam đã thực hiện từ khi thành lập cơ quan cho đến nay, còn nhiều chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án cũng như các hồ sơ tài liệu hội thảo khoa học chưa được nộp lưu vào lưu trữ Văn phòng và các đơn vị trực thuộc.
Chưa có sự thống nhất về địa chỉ thu nộp tại các đơn vị trực thuộc. Đây là một trong những tồn tại cần phải được giải quyết.
Tài liệu thu nộp chưa được lập hồ sơ ở khâu văn thư, thường là bó gói rất khó để thống kê lập biên bản giao nhận.