9. Bố cục của luận văn
2.1.3. Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu khoa học
Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trò là công cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luật nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quy định của pháp luật.
Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lý trong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chức thì pháp luật là công cụ, phương tiện để quản lý điều hành.
Tuyên truyền, phổ biến pháp luật rộng rãi trong cán bộ, công chức, viên chức, là một trong những nội dung không thể thiếu trong hoạt động quản lýcủa mỗi cơ quan tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp hành pháp luật và chủ trương, chính sách, chế độ của Nhà nước.
Để mọi cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tốt pháp luật trước hết phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật để tạo lập ý thức pháp luật cho các đối tượng bị điều chỉnh, làm tiền đề trực tiếp cho việc thực hiện pháp luật.
Tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam việc tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ tài liệu khoa học được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như:
Sao gửi văn bản tới các đơn vị cá nhân liên quan, tổ chức hội nghị tập huấn thuyết trình các quy định hiện hành của nhà nước và của cơ quan về công tác này, tổ chức hội thảo khoa học chuyên đề về thu nộp quản lý tài liệu khoa học.
Với các hình thức phổ biến như đã nêu trên nên từ năm 2000 đến nay các quy định hiện hành của nhà nước và của Viện Khoa học xã hội Việt Nam về hoạt động khoa học và hoạt động lưu trữ đã được Viện Khoa học xã hội Việt Nam sao gửi, truyền đạt tới các đơn vị trực thuộc và các phòng ban liên quan:
Năm 2004 Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam mời Trưởng khoa Khoa Văn bản- Học Viện Hành chính, thuyết trình về việc quản lý và soạn thảo văn bản, Phó cục trưởng cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước thuyết trình về công tác quản lý văn thư lưu trữ.
Năm 2006 Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã trực tiếp phổ biến hướng dẫn nội dung Nghị định 110 về công tác văn thư và Nghị định 111 về công tác lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc và các cán bộ chuyên viên có liên quan đến công tác văn thư , lưu trữ.
Năm 2007, 2008 Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã mời Phó cục trưởng cục Văn Thư Lưu trữ , Phó chủ nhiệm khoa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đại học khoa học xã hội và nhân văn thuyết trình về ISO trong công tác văn thư, lưu trữ và công tác hành chính văn phòng, các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.
Cùng với hình thức thuyết trình thì hình thức sao y gửi tới đơn vị và các nhân có liên quan đã được Viện Khoa học xã hội Việt Nam sử dụng để chuyển tải thông tin đến đối tượng cần phổ biến.
Nhờ đó mà các văn bản như Luật Khoa học và công nghệ năm 2000, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17/10/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Khoa học và công nghệ; Nghị định 201/2004/NĐ- CP ngày 10/12/2004 của Chính phủ về ban hành quy chế quản lý hoạt động khoa học xã hội và nhân văn; Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ- CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ, quy định chi tiết một số điều về pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Chỉ thị 05/2007-CT-TTG ngày 02 tháng 03 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/1/2005 của Bộ Nội vụ, về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 14/2005/QĐ- BNV ngày 06/1/2005 của Bộ Nội vụ, về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. ..đã được chuyển tải tới các đơn vị thành viên và các tổ chức cá nhân liên quan trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Tuy nhiên, việc phổ biến văn bản pháp luật của nhà nước và quy định của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam cũng chưa được các cá nhân tổ chức liên quan trong Viện lĩnh hội hết, điều này chúng ta có thể thấy qua số liệu điều tra do Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam thực hiện năm 2007 dưới đây[31]:
Trong 31 đơn vị trực thuộc trả lời phiếu điều tra, có:
-Tám (08) đơn vị trả lời không biết bất cứ văn bản chỉ đạo nào về công tác quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học nào của tất cả các cấp (Nhà nước, Viện Khoa học xã hội Việt Nam ), chiếm 25,8%.
-Mười một (11) đơn vị biết các văn bản chỉ đạo về công tác quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học của các cấp, chiếm 35,4%.
-Bốn (04) đơn vị biết các văn bản của cấp Nhà nước và Viện Khoa học xã hội Việt Nam về quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học, nhưng không biết các quy định của chính đơn vị mình, chiếm 12,9%.
- Bốn (04) đơn vị chỉ biết các văn bản của cấp cơ sở về quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học, chiếm 12,9%.
- Ba (03) đơn vị chỉ biết các văn bản về quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, chiếm 9,6%.
- Một (01) không biết các quy định của Nhà nước, nhưng biết quy định của Viện Khoa học xã hội Việt Nam và của đơn vị mình về quản lý và thu nộp hồ sơ khoa học, chiếm 3,2%.
Với kết quả điều tra này phản ánh một thực trạng công tác phổ biến văn bản quy định của nhà nước và của Viện Khoa học xã hội Việt Nam đến các đơn vị trực thuộc hiệu quả chưa cao, các đơn vị trực thuộc chưa quan tâm đến các quy định của Nhà nước và của Viện Khoa học xã hội Việt Nam về công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ tài liệu khoa học nói riêng.
2.1.4.Kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ
Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướng mắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giải quyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận dụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làm được, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời. Từ đó đưa ra được những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điều hành.
Cùng với kiểm tra là hướng dẫn nghiệp vụ đây cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong công tác quản lý, kiểm tra và hướng dẫn luôn hỗ trợ lẫn nhau, giúp cho việc triển khai thực hiện các hoạt động nghiệp vụ được trôi chảy, nhuần nhiễn, kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả lao động.
Trên thực tế công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam mới chỉ lồng ghép vào các lần kiểm tra công tác lưu trữ nói chung mà chưa có được những đợt kiểm tra riêng biệt đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học.
Việc kiểm tra ở đây mới chỉ thực hiện theo yêu cầu của ngành lưu trữ với các nội dung như: kiểm tra chéo các cơ quan bộ ngành trung ương định kỳ 2 năm 1 lần được khởi xướng từ năm 2003, 2005, 2007 do Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước tiến hành, cách thức kiểm tra được thực hiện được bắt đầu từ việc phân chia thành các cụm để kiểm tra lẫn nhau thường là từ 3-5 cơ quan một cụm, thời gian kiểm tra khoảng 1–2 tuần, mỗi một cơ quan thường kiểm tra 2-3 đơn vị trực
thuộc, sau đó đánh giá và chấm điểm trên cơ sở các thang điểm với những nội dung về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ mà cơ quan được kiểm tra đã thực hiện, tổng kết kết quả kiểm tra do Cụm trưởng sẽ tổng hợp gửi đến cục Văn thư và lưu trữ nhà nước để đánh giá xếp loại và tổng kết.
Đối với việc hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như : lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, tổ chức thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ… vẫn còn hạn chế. Viện Khoa học xã hội Việt Nam chưa tổ chức được các buổi hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể đối với từng đơn vị, thường thì khi các đơn vị vướng mắc trong vấn đề giải quyết một số khâu nghiệp vụ và đề nghị lưu trữ văn phòng Viện hướng dẫn, lúc đó việc hướng dẫn mới được thực hiện, các nội dung yêu cầu hướng dẫn tại đây chủ yếu là các quy trình về tiêu huỷ tài liệu dự án điều tra, việc thống kê cơ sở công tác văn thư lưu trữ.
Từ những kết quả nêu trên có thể nói công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước và hướng dẫn thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam còn mang tính thụ động. Nguyên nhân của vấn đề là công tác kiểm tra hướng dẫn chưa được văn phòng xem là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ .