9. Bố cục của luận văn
3.2. Các giải pháp đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học
3.2.3.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Về cơ bản khung phân loại tài liệu khoa học đang áp dụng cho việc phân loại tài liệu khoa học tại kho lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam là hoàn toàn phù hợp, việc phân chia tài liệu theo thời gian kết thúc của đề tài và cấp độ của đề tài đang phát huy hiệu quả. Tuy nhiên, để hoàn thiện khung phân loại này cần phải đánh số lưu trữ hồ sơ theo bộ hồ sơ đề tài.
Riêng phần đánh số lưu trữ, hiện chưa đánh số theo công trình mà đang đánh số theo đơn vị bảo quản, bởi vậy cần phải rà soát và đánh lại số lưu trữ theo bộ hồ sơ công trình, ví dụ: bộ hồ sơ tài liệu của Chương trình cấp nhà nước KX.01 kết thúc năm 1995 “Những vấn đề lý luận về chủ nghĩa xã hội và con đường đi lên chủ nghĩa xã hội ở nước ta” gồm 15 đề tài đang được đánh số thành 16 số từ số 640 đến số 656. Vì vậy cần phải đánh lại số lưu trữ theo bộ công trình như sau:
Hồ sơ chương trình KX.01 phải đánh số lưu trữ là 640
Đề tài KX 01.01: “Quan điểm của Mác Ăngghen Lênin về chủ nghĩa xã hội, về thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội bỏ qua chế độ Tư bản chủ nghĩa”
phải đánh số lưu trữ là 640.1
Tương tự như vậy, 14 đề tài còn lại của chương trình phải được đánh số lưu trữ là :
640.2 640.3 640.4 640.5 640.6
640.7 cho đến 640.15
Khối tài liệu khoa học từ năm 1970 – 2005 lưu tại kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam hiện đã phân loại, chỉnh lý nhưng chưa hoàn chỉnh, nhóm tài liệu này cần phải tổ chức, thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh theo hướng :
Hoàn thiện nốt các công đoạn còn lại của quy trình chỉnh lý tài liệu, cụ thể ở đây là cần phải bổ sung thêm phần biên mục bên ngoài hồ sơ như: nội dung về lĩnh vực nghiên cứu, thời hạn bảo quản hồ sơ để thuận lợi cho việc thống kê và rà soát đánh giá giá trị tài liệu sau này.
Phần biên mục bên ngoài hồ sơ trong đó khâu ghi thời hạn bảo quản, phần biên mục trong hồ sơ gồm các khâu đánh số tờ, viết mục lục tài liệu trong hồ sơ và chứng từ kết thúc chưa được thực hiện cũng cần phải tiếp tục hoàn thiện đối với từng hồ sơ cụ thể trong khối tài liệu khoa học ở kho lưu trữ văn phòng.
Một số tài liệu hội thảo khoa học như Hội thảo Việt Nam thế kỷ XX, Hội thảo Việt Nam học hiện đang được sắp xếp phân loại và bảo quản trong nhóm tài liệu Hợp tác quốc tế, những hồ sơ tài liệu này cần phải được hệ thống hoá và đưa về khối tài liệu khoa học.
Việc phân loại sắp xếp hồ sơ tài liệu đối với nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học trong khối tài liệu khoa học ở kho lưu trữ văn phòng cần phải đáp ứng mục đích tổng hợp, tra tìm khai thác, thống kê tổng hợp được các vấn đề về từng lĩnh vực nghiên cứu mà các nhà quản lý và các cán bộ nghiên cứu quan tâm, có thể thống kê tên công trình và số lượng công trình đã nghiên cứu, tác giả của công trình…Để làm được việc này, trong qúa trình phân loại, chỉnh lý tài liệu ở khâu biên mục thẻ (phiếu tin hồ sơ) cần phải biên mục được các yếu tố như:
Tên đề tài:
Chủ nhiệm đề tài:
Cơ quan chủ trì thực hiện:
Thời gian thực hiện:
Cấp độ của đề tài:
Lĩnh vực nghiên cứu của đề tài:
Thời hạn bảo quản hồ sơ:
Đơn vị bảo quản hồ sơ(số lưu trữ):
Ký hiệu hồ sơ:
Các yếu tố này cũng cần phải được bổ sung vào phần cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ hiện đang được cài đặt tại máy tính của phòng lưu trữ văn phòng Viện khoa học xã hội việt Nam. Việc nhập dữ liệu hồ sơ khoa học vào cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ đối với trường lĩnh vực nghiên cứu của đề tài cần chú ý theo vấn đề nghiên cứu điều tra sau đây:
1. Nghiên cứu quốc tế gồm các chương trình đề tài nghiên cứu, hội nghị hội thảo về các vấn đề quốc tế và khu vực như:
- Liên kết ASEAN trong thập niên đầu thế kỷ XXI,
- Quá trình tham gia WTO của Trung quốc và những bài học cho Việt Nam
- Quan hệ Việt Nga với xu thế gia tăng hợp tác khu vực châu á- Thái Bình Dương trong bối cảnh quốc tế mới
- …
2. Về văn hoá và con người gồm các chương trình đề tài nghiên cứu, hội nghị hội thảo như:
- Phát triển văn hoá, con người và nguồn nhân lực trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá
- Những vấn đề cơ bản trong nghiên cứu con người - Đạo đức nước ta hiện nay- vấn đề và giải pháp
- Điều tra, sưu tầm, biên dịch, bảo quản và xuất bản kho tàng sử thi tây nguyên
- …
3. Về dân tộc và tôn giáo gồm các chương trình đề tài nghiên cứu, hội nghị hội thảo như:
- Lịch sử hình thành và phát triển vùng đất tây Nam bộ - Những vấn đề cấp bách về dân tộc- tôn giáo
- Tin Lành: vấn đề hôm nay và những năm tới trên địa bàn Tây nguyên -…
4. Về hệ thống chính trị gồm các chương trình đề tài nghiên cứu, hội nghị hội thảo như:
- Xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân - Những quan điểm cơ bản về bộ luật tố tụng dân sự ở Việt Nam
- Dân chủ cơ sở ở nông thôn Việt Nam hiện nay -…
5. Về kinh tế – xã hội gồm các chương trình đề tài nghiên cứu, hội nghị hội thảo như:
- Công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo định hướng xã hội chủ nghĩa-con đường và bước đi
- 20 năm đổi mới kinh tế Việt Nam 1986-2005
- Biến đổi xã hội trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước
-…
Nếu làm được những nội dung nêu trên thì việc thống kê, tra tìm tài liệu mới thực sự nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
Tại các đơn vị trực thuộc: cần phải giải quyết ngay tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý đang lưu giữ tại phòng hành chính, Phòng Quản lý khoa học, Trung tâm Thư viện của các đơn vị trực thuộc, bằng việc tổ chức thu thập toàn bộ nhóm tài liệu này, bắt đầu từ việc phân loại lập hồ sơ theo phương án thời gian và theo bộ hồ sơ như phương án phân loại đang áp dụng để chỉnh lý tài liệu hiện lưu tại kho lưu trữ văn phòng mà chúng tôi đã trình bày ở trên.
Một số hồ sơ tài liệu dự án không thuộc nguồn ngân sách nhà nước nhưng do một số cá nhân ở các đơn vị trực thuộc tham gia thực hiện, tài liệu của các dự án này đang được bảo quản tại các đơn vị trực thuộc cần phải có kế hoạch chỉnh lý để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản lâu dài tại lưu trữ hiện hành của đơn vị và loại huỷ bớt những tài liệu đã hết giá trị.
Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học của cá nhân các nhà khoa học xã hội và nhân văn tiêu biểu cần phải có kế hoạch xây dựng các phông lưu trữ cá nhân. Bằng việc nhân rộng mô hình phông lưu trữ cá nhân GS.TS.VS.
Nguyễn Duy Qúy hiện đang lưu giữ tại kho lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam- đây là một phông tài liệu tương đối đầy đủ, nhất là các công trình nghiên cứu do ông làm chủ nhiệm chương trình đề tài cấp nhà nước giai đoạn 1991-1995, 1996-2000, đặc biệt là hơn 300 công trình bài viết của tác giả đã được công bố và các công trình chưa công bố.
- Tổ chức thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị đối với tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam là việc làm không đơn giản, bởi sản phẩm nghiên cứu khoa học ở đây chủ yếu là các báo cáo tổng hợp, báo cáo kiến nghị. Trong đó, báo cáo kiến nghị là tài liệu cung cấp cho Đảng và Nhà nước những thông tin dự báo, những luận cứ trong việc xây dựng nền tảng tư tưởng, xác lập cơ sở khoa học cho hoạch định đường lối chiến lược và chính sách phát triển kinh tế xã hội, đồng thời các sản phẩm này cũng có thể xuất bản thành sách và công bố giới thiệu rộng rãi đến công chúng giúp cho công chúng hiểu rõ hơn nguồn gốc, truyền thống lịch sử và bản sắc văn hoá dân tộc Việt Nam... khác với kết quả nghiên cứu của khoa học tự nhiên, kết nghiên cứu khoa học xã hội phải có khoảng thời gian lâu dài để kiểm chứng vì vậy việc xác định giá trị của tài liệu khoa học xã hội thường không đơn giản, có những kiến nghị có thể thấy được giá trị ngay tức thời nhưng cũng có những kiến nghị phải mất một thời
gian dài để thực tế kiểm nghiệm. Có những ý tưởng trong các đề tài nghiên cứu đưa ra trước hội đồng khoa học nhưng không được chấp nhận vì nhiều nguyên nhân khác nhau chưa nhìn thấy hết giá trị khoa học của nó, nhưng một thời gian sau lại được thực tiễn kiểm nghiệm.... đó chính là những khó khăn đang đặt ra cho công tác xác định giá trị tài liệu tại đây. Đối với loại tài liệu này khi xác định giá trị tài liệu phải xem xét phương hướng nghiên cứu của loại đề tài đó trong tương lai, cái mới trong nghiên cứu.NHưng về cơ bản việc xác định giá trị tài liệu tại đây cần phải được xem xét theo 3 nguyên tắc (chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp), 4 phương pháp (hệ thống, phân tích chức năng, thông tin, sử liệu học) và 9 tiêu chuẩn (ý nghĩa nội dung của tài liệu, tác giả tài liệu, ý nghĩa cơ quan hình thành phông, sự lặp lại của thông tin trong tài liệu, thời gian và địa điểm hình thành, mức độ hoàn chỉnh tài liệu trong từng bộ hồ sơ, hiệu lực pháp lý của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu, ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu) và đặc thù của Khoa học xã hội nhân văn.
Tuy nhiên, đối với công trình khoa học đã được Hội đồng khoa học đánh giá và có kết luận khẳng định giá trị khoa học của nó thường là những tài liệu có giá trị cần phải được thu thập bảo quản đầy đủ ở kho lưu trữ cơ quan. Đặc biệt đối với công trình khoa học được đưa vào sử dụng trong việc hoạch định chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước và có những đóng góp nhất định đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc thì cần phải lưu giữ vĩnh viễn.
Các sản phẩm trung gian (số liệu điều tra) thuộc các dự án do các đơn vị thực hiện, hoặc các dự án không thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước hiện lưu tại các đơn vị trực thuộc đã bị bao hàm bởi các báo cáo tổng hợp kết quả điều tra, những tài liệu này cần phải có kế hoạch xác định giá trị để lựa chọn tài liệu giữ lại và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ. Ngoài ra các tài
liệu(báo cáo chuyên đề, số liệu điều tra...) là sản phẩm trung gian trong các bộ hồ sơ chương trình đề tài dự án, những tài liệu này đã được sử dụng đưa vào báo cáo tổng hợp vì vậy không cần phải lưu giữ có thể làm thủ tục để loại huỷ.
Theo chúng tôi, việc xác định giá trị tài liệu khoa học ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải được thực hiện ở nhiều giai đoạn: ngay từ khi hồ sơ mới hình thành, kết thúc ở khâu văn thư, ở lưu trữ hiện hành tiếp tục rà soát lại giá trị trong quá trình phân loại, hết thời hạn bảo quản (tạm thời, có thời hạn) lại tiếp tục rà soát đánh giá lại, trong quá trình lựa chọn để giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cũng cần phải tiếp tục rà soát xác định đánh giá lại. Trong quá trình xác định giá trị tài liệu ở các khâu trên phải cân nhắc đặc thù khoa học xã hội vì giá trị rất khó nhìn thấy ngay tức thời để tránh loại huỷ đi những tài liệu vẫn còn giá trị lưu trữ.
- Hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu
Khi nói đến hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu có nghĩa là Viện đã có hệ thông công cụ tra cứu nhưng chưa đầy đủ và khoa học nên cần phải bổ sung sử đổi hoặc làm mới đề hoàn thiện. Tại Văn phòng Viện khoa học xã hội cần phải xây dựng các bộ thẻ tra tìm tài liệu theo chuyên đề như: chuyên đề về dân tộc và tôn giáo, nghiên cứu quốc tế, hệ thống chính trị, kinh tế-xã hội …
Thẻ tra tìm theo tác giả để có thể thống kê báo cáo theo tên tác giả: công tác này cho tới nay lưu trữ văn phòng vẫn chưa thực hiện, đây là một công việc rất bổ ích và cần thiết cho công tác thống kê tổng hợp theo chuyên đề nghiên cứu hoặc tác giả, cần phải tổ chức triển khai thực hiện sớm, để cung cấp những thông tin cho hoạt động quản lý khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam được chủ động và thuận lợi.
Công tác khai thác và tra tìm tài liệu lưu trữ bằng phần mềm cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ đang sử dụng tại Lưu trữ văn phòng đã và đang đem lại hiệu quả trong việc nhanh chóng cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ, thống kê tổng hợp số liệu về tài liệu khoa học. Tuy vậy, phần mềm trên được xây dựng dành cho tài liệu hành chính, nên còn thiếu những trường giúp cho việc tổng hợp thông tin về bộ hồ sơ công trình, chủ nhiệm đề tài, còn thiếu những trường quan trọng của một tài liệu khoa học như : Cơ quan chủ trì thực hiện, Cấp độ của đề tài, Thời hạn bảo quản hồ sơ, Đơn vị bảo quản hồ sơ(số lưu trữ), chế độ sử dụng. Tuy nhiên, đây là một phần mềm mở chạy trên nền của chương trình Lotus notse xây dựng năm 1998, đã bổ sung sửa đổi nhiều lần vào các năm 1999, 2006, nên hoàn toàn có thể bổ sung thêm các trường dùng cho nhập và tổng hợp thông tin tài liệu nghiên cứu khoa học để có thể dễ dàng tìm kiếm thống kê tài liệu khoa học theo tác giả hoặc theo từng lĩnh vực nghiên cứu. Nhưng, theo chúng tôi cần xây dựng một phần mềm riêng dùng cho nhập dữ liệu hồ sơ tài liệu khoa học, phần mềm này phải bao gồm 2 phần, phần hồ sơ và phần tài liệu.
Phần hồ sơ phải bao gồm các trường: Tiêu đề của đề tài, Chủ nhiệm đề tài, Cơ quan chủ trì thực hiện, Cấp độ của đề tài, thời gian thực hiện đề tài, lĩnh vực nghiên cứu của đề tài, ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, Đơn vị bảo quản hồ sơ(số lưu trữ), chế độ sử dụng (mật, tối mật, thường).
Phần tài liệu trong hồ sơ gồm các trường: số ký hiệu tài liệu, tác giả tài liệu, thời gian tài liệu, tờ số, tóm tắt nội dung tài liệu, toàn văn tài liệu, tình trạng tài liệu (rách, mờ, sao, gốc,)
Sản phẩm đầu ra của phần mềm có thể tìm kiếm ,lọc, in, tổng hợp theo cấp độ đề tài, chủ nhiệm đề tài, lĩnh vực nghiên cứu, nội dung đề tài, thời gian thực hiện, chế độ sử dụng, cơ quan chủ trì thực hiện.