9. Bố cục của luận văn
2.2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học
2.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu khoa học
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa các thông tin có trong tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của xã hội để tài liệu lưu trữ phát huy hết giá trị của nó cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.
Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tốt không chỉ có tác dụng giúp cho Viện Khoa học xã hội Việt Nam bảo quản tốt những tài liệu lưu trữ có giá trị, mà còn góp phần đưa thông tin về khoa học xã hội có trong tài liệu lưu trữ đến với độc giả có nhu cầu khai thác và sử dụng.
Tài liệu khoa học lưu giữ tại viện khoa học xã hội Việt Nam đã được khai thác phục vụ cho việc xét duyệt đề tài, nghiên cứu những đề tài mới, viết lịch sử quản lý và nghiên cứu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam qua các thời kỳ, để xuất bản các tuyển tập các công trình nghiên cứu của cá nhân như: tuyển tập Nguyễn Khánh Toàn, bộ Lịch sử Việt Nam(thông sử) gồm 15 tập, bộ lịch sử văn hoá Việt Nam (8 tập), bộ Lịch sử Văn học Việt Nam (10 tập), bộ Sử thi Tây Nguyên(62 tập)..., làm căn cứ để cho cấp có thẩm quyền phong học hàm Giáo sư phó giáo sư cho các cán bộ nghiên cứu, để tổng kết đánh giá hoạt động khoa học hàng năm nhiều năm, Mặt khác tài
liệu khoa học còn được dùng để giới thiệu thành quả nghiên cứu trên các phương tiện thông tin đại chúng như trên báo chí , Truyền hình, Wesite của Viện khoa học xã hội Việt Nam và các đơn vị trực thuộc …
Đối tượng sử dụng tài liệu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam thường là cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh.
Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã ban hành được Quy chế, Quy trình về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam, đây là cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thực hiện công tác khai thác, sử dụng tài liệu hiện đang được lưu trữ tại Kho lưu trữ văn phòng.
Những nội dung như: Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ đã được đưa vào trong quy định quy chế của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, chúng ta có thể thấy những nội dung đó cụ thể dưới đây:
- Về thẩm quyền phê duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Lãnh đạo Viện Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật;
+ Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu thường cho các đối tượng là các đơn vị trực thuộc và độc giả ngoài cơ quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật khi được Chủ tịch Viện uỷ quyền; trình Chủ tịch viện duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật và tối mật;
+ Lãnh đạo phòng lưu trữ trình Chánh Văn phòng duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thường cho các đơn vị trực thuộc và độc giả ngoài cơ quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu cho các đối tưọng là các đơn vị trực thuộc khi được Chánh văn phòng uỷ quyền.
+ Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ: gồm trách nhiệm của thủ thư, trách nhiệm của thủ kho, quyền và trách nhiệm của người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được phân định rõ ràng: đối tượng người trong cơ quan, ngoài cơ quan được quyền khai thác những loại tài liệu gì? phải được phê duyệt ra sao…
+ Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Khai thác sử dụng phải đúng với nội dung được duyệt; có thể nghiên cứu tại chỗ, sao y bản chính, fotocopy, mượn bản gốc. Nếu nghiên cứu tại chỗ phải ký mượn tài liệu để khai thác sử dụng tại nơi quy định, khi sử dụng xong phải ký trả. Nếu sao y bản chính hoặc photocopy phải ký xác nhận sử dụng; Khi nghiên cứu sử dụng tài liệu phải giữ gìn cẩn thận, không được làm nhầu, rách hoặc mất trang tài liệu, không được gạch xoá đánh dấu hoặc viết vào tài liệu; không được tự ý mang tài liệu ra khỏi khu vực dành cho người khai thác và sử dụng;
nếu người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà vi phạm những nội quy quy định trên thì bị lập biên bản và trình cấp thẩm quyền giải quyết.
+ Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm: Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
+ Trưởng phòng lưu trữ có trách nhiệm: Tổ chức thực hiện các quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước và của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Tổ chức và điều hành cán
bộ, viên chức phòng lưu trữ thực hiện các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Viên chức, nhân viên phòng lưu trữ có trách nhiệm: thực hiện đúng quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà nước và của Viện khoa học xã hội Việt Nam, trực tiếp thực hiện các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho người khai thác sử dụng sau khi có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền; Kiểm tra, yêu cầu người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng nội quy quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Viện; định kỳ hàng năm phải thống kê báo cáo tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ do mình quản lý.
Các hình thức phục vụ khai thác được áp dụng tại đây cũng rất đa dạng: nghiên cứu tại chỗ, cấp bản sao, bản fotocopy, Thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Website của Viện Khoa học xã hội Việt Nam
Đối tượng khai thác tài liệu thường là cán bộ nghiên cứu, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh thường nghiên cứu tại chỗ, tài liệu các đối tưọng này thường sử dụng là các báo cáo tổng hợp, báo cáo kiến nghị của đề tài.
Nhóm đối tượng là cán bộ quản lý và cá nhân các chủ nhiệm đề tài thường có nhu cầu cấp bản sao tài liệu như: quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu, phiếu đánh giá nghiệm thu, quyết định phê duyệt đề tài, Biên bản nghiệm thu, hợp đồng nghiên cứu; Cấp bản fotocopy các Báo cáo tổng hợp, báo cáo tóm tắt, báo cáo tổng kết hoạt động khoa học.
Hình thức mượn bản gốc cũng được sử dụng nhưng rất hạn chế:
mượn các báo cáo tổng hợp, quyết định phê duyệt nghiệm thu đề tài hình thức này thường dùng cho việc giải quyết khiếu nại và xét duyệt đề tài mới, giới thiệu tóm tắt tài liệu lên Website của Viện Khoa học xã hội Việt Nam (www.vass.gov.vn)
Công cụ tra cứu dùng cho khai thác, sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học thường là: Thẻ hồ sơ, phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ trên máy tính.
Với các hình thức này người khai thác sử dụng có thể tra tìm thông tin bằng nhiều công cụ: công cụ truyền thống - thẻ hồ sơ khi tài liệu chưa nhập máy hết, hoặc bằng mục lục hồ sơ tài liệu đã nhập máy khi có sự cố mất điện không dùng được máy tính. Nhưng thuận lợi và nhanh chóng nhất vẫn là tra cứu trên phần mềm cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ trên máy tính của phòng lưu trữ.
Phần mềm này được cài đặt từ năm 1998 dùng cho khai thác tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ văn phòng, được viết trên nền chương trình Lotus notes. Các thông tin đầu vào được hệ chương trình đưa vào quản lý trong hệ cơ sở dữ liệu được mô tả bởi màn hình chính nhập dữ liệu như sau:
Có thể mô tả một cách định tính việc tổ chức lưu trữ tài liệu như sau:
Phần hồ sơ bao gồm: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, địa chỉ hồ sơ (hộp số, đơn vị bảo quản số), hệ thống từ khoá phục vụ tra tìm hồ sơ tài liệu.
Phần tài liệu bao gồm: số, ký hiệu, thời gian của tài liệu; tác giả tài liệu; nội dung tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu; phần scan nội dung tài liệu.
Hệ thống in ấn báo cáo đầu ra: Mục lục tài liệu trong hồ sơ, mục lục hồ sơ.
Các chức năng khai thác: cho phép người tìm tin có thể tìm theo nội dung hồ sơ chương trình hay đề tài hoặc dự án, nội dung tài liệu trong bộ hồ sơ, tác giả tài liệu hoặc chủ nhiệm đề tài, thời gian tài liệu, có thể lọc tất cả các thông tin về một cá nhân, một khối hồ sơ, thời gian của tài liệu…theo các trường: tác giả tài liệu, ký hiệu hồ sơ, từ khoá,
lĩnh vực hoạt động…trong phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ ở phòng lưu trữ văn phòng như đã trình bày tại phần công cụ thống kê.
Với các hình thức và công cụ tra tìm nêu trên, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã góp phần rất lớn vào việc tra cứu và cung cấp nhanh những thông tin phục vụ cho người khai thác sử dụng.
Để quản lý theo dõi công tác phục vụ khai thác phòng lưu trữ đã xây dựng mẫu phiếu khai thác và sổ theo dõi khai thác. Thông qua sổ theo dõi và phiếu yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ, có thể tổng hợp và đánh giá được thực trạng phục vụ khai thác tài liệu hàng năm tại đây: số lượng người khai thác trong từng năm, nội dung và các loại tài liệu hay sử dụng, mục đích của người khai thác sử dụng, hình thức sử dụng nào là chủ yếu…(xem phụ lục 03)
Tài liệu khoa học mà phòng lưu trữ đưa ra khai thác trong những năm gần đây không nhiều chỉ khoảng 100 hồ sơ tài liệu/năm, chủ yếu được dùng cho việc soạn thảo ban hành văn bản mới, đối chiếu so sánh để xét duyệt các đề tài, tổng hợp đánh giá để làm báo cáo khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam theo yêu cầu báo cáo định kỳ đột xuất của Đảng và Nhà nước, làm căn cứ giải quyết khiếu nại khiếu kiện, cung cấp những thông tin phục vụ xét khen thưởng cho tập thể và cá nhân, làm thủ tục xét phong học hàm, giới thiệu kết quả nghiên cứu khoa học trên trang thông tin điên tử của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, cung cấp thông tin cho các đối tượng nghiên cứu như: sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh, người làm công tác quản lý, cán bộ nghiên cứu của Viện Khoa học xã hội Việt Nam [46, tr2].
Tuy nhiên, kết quả khai thác sử dụng tài liệu khoa học lưu tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam chủ yếu mới chỉ phục vụ cho cán bộ trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam là chính, còn các độc giả
ngoài Viện Khoa học xã hội Việt Nam thì thường hạn chế. Nguyên nhân của vấn đề này là do cơ chế và tính chất của lưu trữ hiện hành đã làm hạn chế việc khai thác sử dụng tài liệu khoa học tại đây.
Tại các đơn vị trực thuộc: Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học tại các đơn vị thuộc Viện Khoa học xã hội chủ yếu tra cứu thủ công trên sổ hoặc tra cứu trên phần mềm quản lý sách của thư viện. Hình thức tổ chức khai thác để phục vụ nghiên cứu được dùng chủ yếu là đọc nghiên cứu tại chỗ, fotocopy. Lượng độc giả chủ yếu tập trung vào những người gắn bó và có liên quan đến việc học tập, nghiên cứu khoa học, quản lý khoa học.
Việc khai thác tài liệu, hồ sơ khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy là chủ yếu, tuy nhiên rất khó để thống kê thực trạng khai thác và sử dụng tài liệu khoa học vì tài liệu khoa học tại các đơn vị thường bảo quản quản lý chung với các ấn phẩm của thư viện và nằm rải rác tại 3 nơi (phòng Hành chính, phòng quản lý khoa học, Trung tâm Thư viện). Sản phảm nghiên cứu khoa học lưu giữ tại Thư viện nên thường được sử dụng rộng rãi như sách, báo luận văn luận án và tạp chí.
Từ thực trạng này cũng có thể thấy các tài liệu khoa học rất hữu ích không chỉ cho công tác quản lý mà còn cho các cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, cho sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh.