9. Bố cục của luận văn
3.2. Các giải pháp đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học
3.2.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về lưu trữ tài liệu khoa học
Để công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi, đáp ứng được đòi hỏi của thực tiễn cần có hệ thống văn bản quy định để làm cơ sở cho việc thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác này. Trên thực tế, trong những năm qua, chúng ta đã có hệ thống văn bản khá đầy đủ đối với công tác lưu trữ nói chung, nhưng còn thiếu những văn bản quy định cụ thể về công tác lưu trữ tài liệu khoa học. Xét về tổng thể, trong hệ thống pháp luật chung của Việt Nam thì hệ thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ tài liệu khoa học vẫn còn thiếu cả về số lượng văn bản và nội dung cụ thể chi tiết trong các văn bản như: về trách nhiệm của cá nhân và tổ chức trong việc thu nộp, thành phần tài liệu thu nộp, khai thác sử dụng loại tài liệu này, xử lý vi phạm trong hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học.
Với thực tế trên cần sớm được bổ sung và ban hành những văn bản cụ thể đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học. Theo chúng tôi, Bộ Nội vụ và Bộ Khoa học và Công nghệ cần phải ban hành Thông tư liên tịch hướng dẫn chi tiết về công tác lưu trữ tài liệu khoa học. Thông tư phải quy định và hướng dẫn các nội dung như: trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân trong việc quản lý hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học, lập hồ sơ, thu, nộp, chỉnh lý, loại huỷ tài liệu, bảo quản bảo vệ và khai thác sử dụng tài liệu khoa học. Trong đó cần phải có sự phân cấp quản lý thu thập tài liệu khoa học đối với từng cơ quan bộ ngành viện nghiên cứu theo hướng: Bộ Khoa học và công nghệ thu thập tài liệu khoa học cấp nhà nước, các bộ và Viện nghiên cứu thuộc chính phủ thu thập tài liệu khoa học cấp bộ, các đơn vị trực thuộc bộ và trực thuộc Viện nghiên cứu có trách nhiệm thu thập tài liệu hội nghị hội thảo khoa học do các đơn vị chủ trì thực hiện, chương trình đề tài cấp Viện (cấp cơ sở).
Đồng thời với việc xây dựng Thông tư liên tịch nói trên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần phải giúp Bộ Nội vụ đẩy nhanh tiến độ xây dựng Luật Lưu trữ để sớm ban hành Nghị định về xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu
trữ, trong đó có những nội dung về lưu trữ tài liệu khoa học nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc tổ chức thực hiện công tác này.
Ở cấp Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần bổ sung những nội dung còn thiếu và sửa đổi những nội dung không còn phù hợp trong các quy định hiện hành của Viện Khoa học xã hội Việt Nam về công tác lưu trữ tài liệu khoa học:
Cụ thể là những nội dung còn thiếu cần phải bổ sung vào Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành năm 2006 gồm :
Thành phần tài liệu khoa học cần phải có trong một bộ hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ: bộ hồ sơ chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ cấp nhà nước; bộ hồ sơ chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ cấp bộ; bộ hồ sơ về hệ đề tài cấp Viện; bộ hồ sơ hội thảo, hội nghị khoa học;
Tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tài liệu khoa học cần phải có ở các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam;
Trách nhiệm của các tập thể, cá nhân trong việc quản lý công tác lưu trữ tài liệu khoa học, trong việc lập hồ sơ, thu và nộp hồ sơ tài liệu khoa học vào lưu trữ các cấp, quy định rõ các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ văn phòng, lưu trữ các đơn vị trực thuộc;
Các chế tài ràng buộc và xử lý vi phạm trong việc quản lý, lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ vào lưu trữ… cần phải đưa vào nội dung bình xét thi đua hàng năm đối với từng cá nhân và tập thể như là một tiêu chí trong công tác thi đua.
Sửa đổi điều 23, Quy chế văn thư và lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam năm 2006 quy định : “Tài liệu nghiên cứu khoa học do Ban Kế hoạch tài chính giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức”[52, tr.10] theo hướng chuyển đổi, bổ sung trách nhiệm nộp lưu hồ sơ tài liệu khoa học từ Ban Kế hoạch Tài chính sang
cho Ban quản lý khoa học, vì Ban quản lý khoa học đã được thành lập sau khi quy chế văn thư lưu trữ được ban hành năm 2006 [51, tr.1 ]
Đồng thời với việc bổ sung, sửa đổi những nội dung chưa đầy đủ trong các văn bản quản lý hiện hành, cần phải xây dựng một số văn bản quản lý, hướng dẫn còn thiếu như:
Quyết định của Viện Khoa học xã hội Việt Nam về Danh mục tài liệu mật của Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Quy chế bảo vệ bí mật tài liệu của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, quy chế này cần quy định chi tiết về trách nhiệm, quyền hạn và cách thức tổ chức thực hiện việc xác định độ mật, đóng dấu mật, bảo quản tài liệu mật, giải độ mật, khai thác sử dụng tài liệu mật…
làm cơ sở cho việc triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí mật của viện khoa học xã hội Việt Nam;
Hàng năm, cần phải xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu, công văn hướng dẫn chỉ đạo công tác lưu trữ đối với các đơn vị để làm căn cứ, cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện hoạt động thu nộp tài liệu khoa học và các hoạt động lưu trữ khác tại viện Khoa học xã hội Việt Nam và các đơn vị trực thuộc.
Đồng thời với việc xây dựng các văn bản quản lý công tác lưu trữ tài liệu, Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải xây dựng quy trình nghiệp vụ cụ thể và chặt chẽ đối với công tác lưu trữ, ví dụ đối với công tác thu nộp, thì phải có quy trình thủ tục về việc thu nộp, quy trình này phải thể hiện được các nội dung như:
Đối với chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án cấp nhà nước, cấp bộ do Viện Khoa học xã hội Việt Nam chủ trì thực hiện: Chủ nhiệm chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án giao nộp choThư ký khoa học, Thư ký khoa học giao nộp cho Ban quản lý khoa học, Ban Quản lý Khoa học giao nộp cho Văn phòng(qua Phòng Lưu trữ Văn phòng).
Đối với đề tài, nhiệm vụ cấp viện do các cơ quan giúp việc chủ tịch Viện thực hiện: Chủ nhiệm đề tài, nhiệm vụ giao nộp cho Thư ký khoa học, Thư ký khoa học giao nộp cho Ban quản lý khoa học, ban Quản lý Khoa học giao nộp cho Văn phòng(qua Phòng Lưu trữ Văn phòng).
Đối với đề tài cấp viện, hội thảo hội nghị khoa học do các đơn vị trực thuộc thực hiện: Chủ nhiệm đề tài giao nộp cho Thư ký khoa học, Thư ký khoa học giao nộp cho Phòng Quản lý Khoa học, phòng Quản lý Khoa học giao nộp cho Trung tâm Thư viện của đơn vị.