9. Bố cục của luận văn
3.2. Các giải pháp đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học
3.2.3.1. Thúc đẩy công tác thu thập tài liệu
Để công tác thu thập tài liệu được tiến hành có hiệu quả cần phải xác định rõ các cơ quan đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, thành phần hồ sơ tài liệu nộp lưu. Với Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải có sự phân cấp việc thu
nộp hồ sơ tài liệu khoa học theo hướng: Lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam thu thập hồ sơ, tài liệu chương trình đề tài dự án cấp nhà nước, cấp bộ, nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ văn phòng là Ban Quản lý khoa học. Lưu trữ các đơn vị trực thuộc thu thập tài liệu chương trình đề tài dự án cấp viện, hồ sơ hội nghị hội thảo khoa học, nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ các đơn vị trực thuộc là phòng quản lý khoa học.
Để thu đúng, thu đủ và thu đúng hạn hồ sơ tài liệu khoa học vào các lưu trữ hiện hành đòi hỏi đầu tiên của việc này là Lưu trữ hiện hành tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải xây dựng danh mục hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu hàng năm, để làm cơ sở cho việc thu nộp được chủ động và thuận lợi. Căn cứ cụ thể để xây dựng Danh mục dựa vào quyết định phê duyệt và hợp đồng ký kết thực hiện công trình khoa học giữa các bên (Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam, các Viện nghiên cứu- cơ quan chủ trì thực hiện, các chủ nhiệm- người thực hiện công trình) và Quyết định nghiệm thu công trình.
Danh mục hồ sơ, tài liệu cần thu nộp phải có các yếu tố sau đây: Số thứ tự công trình; Tiêu đề công trình; Thời gian thực hiện và kết thực công trình;
Chủ nhiệm công trình, cơ quan thực hiện; Thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu phải phản ánh hết các hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam:
Thành phần tài liệu chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án cấp nhà nước do Viện Khoa học xã hội Việt Nam chủ trì thực hiện:
Trước mắt, Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải tiếp tục thu thập các tài liệu sau đây:
+ Hồ sơ thẩm định đề cương nghiên cứu (nếu là nhiệm vụ được giao không qua tuyển chọn)
+ Sản phẩm nghiên cứu: Báo cáo tóm tắt, Báo cáo tổng hợp, Báo cáo kiến nghị, các sản phẩm trung gian.
Trên thực tế, việc nghiệm thu các công trình cấp nhà nước đều do Bộ khoa học và công nghệ thực hiện, kết qủa nghiệm thu cơ sở công trình cấp nhà nước đều phải chuyển lên bộ khoa học công nghệ để nghiệm thu đánh giá cấp nhà nước. Cho nên về lâu dài khi đã có quy định cụ thể thì hồ sơ chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án cấp nhà nước nên quy về một mối, để Lưu trữ bộ khoa học và công nghệ thu thập và lưu giữ thì sẽ tránh được tình trạng hồ sơ lưu ở nhiều nơi nhưng vẫn bị xé lẻ, không đầy đủ như hiện nay(Viện Khoa học xã hội Việt Nam lưu hồ sơ cấp nhà nước đã nghiệm thu cấp cơ sở, bộ khoa học và công nghệ lưu hồ sơ công trình cấp nhà nước nghiệm thu ở cả 2 cấp ).
- Thành phần tài liệu chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án cấp bộ:
Tài liệu xét, duyệt (nếu là nhiệm vụ khoa học qua tuyển chọn) + Thuyết minh đề tài nhiệm vụ, dự án
+ Quyết định thành lập hội đồng tuyển chọn, xét duyệt + Biên bản kiểm phiếu đánh giá xét duyệt đề cuơng + Phiếu đánh giá xét duyệt đề cuơng
+ Biên bản họp hội đồng xét duyệt đề cương (thuyết minh) + Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm + Phiếu đánh giá thuyết minh của cá nhân đăng ký tuyển chọn
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm + Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm
+ Hợp đồng thực hiện
Tài liệu tổ chức thực hiện và nghiệm thu đánh giá(cấp cơ sở và cấp bộ)
+ Các sản phẩm trung gian: (Báo cáo chuyên đề, số liệu điều tra…) + Báo cáo tổng hợp
+ Báo cáo tóm tắt
+ Báo cáo kiến nghị
+ Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu + Phiếu nhận xét của uỷ viên Hội đồng
+ Phiếu đánh giá kết qủa nghiệm thu + Biên bản kiểm phiếu
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu
+ Biên bản thanh lý Hợp đồng (đối với nghiệm thu cấp bộ)
Đối với các Báo cáo tóm tắt, Báo cáo kiến nghị và Báo cáo tổng hợp nếu qua nghiệm thu cấp cơ sở mà phải sửa đổi bổ sung thì khi nghiệm thu cấp bộ phải có thêm các sản phẩm đã sửa đổi theo ý kiến của Hội đồng nghiệm thu.
Thành phần tài liệu đề tài nhiệm vụ cấp viện (cấp cơ sở): ngoài thành phần tài liệu xét duyệt, tổ chức thực hiện, thì tài liệu nghiệm thu ở đây có 2 mức: mức cơ sở gồm:
+ Đề cương nghiên cứu + Hợp đồng tổng thể + Báo cáo tổng hợp + Báo cáo kiến nghị + Báo cáo tóm tắt
+ Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu + Phiếu nhận xét của uỷ viên Hội đồng
+ Phiếu đánh giá kết qủa nghiệm thu + Biên bản kiểm phiếu
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu + Biên bản thanh lý
Thành phần tài liệu nghiệm thu tổng thể hệ đề tài cần phải có:
+ Đề cương nghiên cứu
+ Hợp đồng tổng thể + Báo cáo tổng hợp + Báo cáo kiến nghị + Báo cáo tóm tắt
+ Sản phẩm nghiệm thu cấp cơ sở
+ Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu + Phiếu nhận xét của uỷ viên Hội đồng
+ Phiếu đánh giá kết qủa nghiệm thu + Biên bản kiểm phiếu
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu + Biên bản thanh lý Hợp đồng tổng thể
Thành phần tài liệu hội thảo, hội nghị khoa học Hồ sơ hội thảo khoa học quốc tế cấp Quốc gia:
+ Văn bản, tờ trình, kiến nghị, đề xuất mở hội thảo.
+ Quyết định cho phép của Đảng và Nhà nước.
+ Quyết định thành lập ban tổ chức và ban điều hành.
+ Lời khai mạc.
+ Báo cáo chính tại hội nghị, báo cáo đề dẫn.
+ Các báo cáo tham luận.
+ Báo cáo của các tiểu ban.
+ Các kiến nghị.
+ Biên bản
+ Bài phát biểu của Lãnh đạo cấp trên, + Nghị quyết hội nghị, biên bản hội nghị,
+ Lời bế mạc, báo cáo thông báo kết quả hội nghị, tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình về hội nghị (nếu có)
Hồ sơ hội thảo khoa học cấp bộ, cấp viện trực thuộc .
+ Lời khai mạc.
+ Báo cáo chính tại hội nghị, + Các báo cáo tham luận.
+ Bài phát biểu của ban lãnh đạo , cấp trên.
+ Nghị quyết hội nghị, biên bản hội nghị.
+ Lời bế mạc, thông báo kết quả hội nghị, tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình về hội nghị (nếu có).
Thành phần tài liệu thẩm định và tham gia thẩm định về mặt khoa học xã hội các chương trình dự án phát triển kinh tế - xã hội theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, Ngành, địa phương và doanh nghiệp:
+ Hồ sơ đề nghị thẩm định
+ Ý kiến thẩm định của Viện Khoa học xã hội Việt Nam
Sau khi đã xây dựng được Danh mục hồ sơ tài liệu khoa học cần phải thu thập, Lưu trữ hiện hành tiến hành thu thập tài liệu bắt đầu từ việc lập kế hoạch gửi tới các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, hẹn thời gian thu nộp, đôn đốc, kiểm tra hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu, nhắc nhở việc nộp lưu. Về cách thức tổ chức thực hiện cũng cần phải chặt chẽ hơn: phải tổ chức tiếp nhận, kiểm tra số lượng, chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu trên cơ sở so sánh đối chiếu với Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu, kết hợp đôn đốc nhắc nhở các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu để nộp lưu đầy đủ và đúng hạn tránh tình trạng thụ động trong thu thập tiếp nhận, hồ sơ tài liệu, thu nộp hồ sơ bó gói.
Tại các đơn vị trực thuộc: Cần sớm có kế hoạch để thu thập tài liệu khoa học hiện lưu giữ tại phòng Hành chính, phòng Quản lý Khoa học và đào tạo về bảo quản tập trung thống nhất tại Trung tâm Thư viện của từng đơn vị vì tại đó có kho để bảo quản và nghiệp vụ cũng tương đồng.