9. Bố cục của luận văn
3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu khoa học ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam
3.1.1.Một số yêu cầu và định hướng cơ bản đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay
Đánh giá tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng vào bảo vệ Tổ quốc, Đại hội 10 Đảng Cộng sản Việt Nam xác định: Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Chủ trương trên đã được cụ thể hoá bằng Chỉ thị 05/2007/CT-TTG về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, do Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02/03/2007. Chỉ thị chỉ rõ:
„„Một số cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc chấp hành các quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử‟‟[15,tr.1].
Nhằm chấn chỉnh công tác lưu trữ tài liệu, chỉ thị yêu cầu các bộ ngành, các cấp chính quyền, các cơ quan phải :
„„ a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác này;
b) Bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Đến năm 2010, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải có kho lưu trữ chuyên dụng;
tiến tới các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cũng phải có kho chuyên dụng; các xã, phường, thị trấn phải bố trí diện tích thoả đáng trong trụ sở làm việc của ủy ban nhân dân để tập trung bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ có
giá trị của địa phương mình. Kho lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ;
c) Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ;
d) Tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ;
đ) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ; định kỳ hàng năm báo cáo kết quả thực hiện những nhiệm vụ trên về Bộ Nội vụ.
2. Bộ Nội vụ có trách nhiệm:
a) Tiếp tục nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ;
trước mắt xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành; tăng cường phổ biến, thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật về lưu trữ tại các cơ quan trung ương và địa phương.
b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình:
- Thực hiện nghiêm túc việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, nhất là tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ;
- Bố trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả.
c) Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn các cấp, các ngành lập dự toán kinh phí hàng năm theo Luật Ngân sách nhà nước bảo đảm điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác lưu trữ.” [15, tr.2-3]
Chỉ thị đã vạch ra những định hướng cơ bản để các bộ, ban ngành, các cấp chính quyền triển khai thực hiện chấn chỉnh công tác lưu trữ để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đồng thời đó cũng là những yêu cầu đối với công tác lưu trữ trong những năm tiếp theo.
3.1.2. Phương hướng công tác lưu trữ tài liệu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam
Căn cứ mục tiêu, yêu cầu mà Đảng và Nhà nước đang đặt ra đối với công tác lưu trữ, xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam và các đơn vị thuộc Viện, để làm tốt công tác lưu trữ, Viện Khoa học xã hội Việt Nam cần phải tập trung giải quyết những vấn đề sau đây :
- Cần phải thiết lập Tổ chức phù hợp và bố trí đủ nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ làm công tác lưu trữ trong cả hệ thống Viện Khoa học xã hội Việt Nam một cách thống nhất và đồng bộ.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, từ Quy chế, Quy định, quy trình nghiệp vụ và văn bản hướng dẫn thực hiện các nội dung cụ thể về lưu trữ tài liệu khoa học.
- Tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu còn lưu giữ ở các phòng chức năng của các đơn vị về các kho lưu trữ để bảo quản tập trung thống nhất.
- Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra công tác lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc, đôn đốc, thúc đẩy công tác lưu trữ tài liệu khoa học ở từng đơn vị thuộc Viện.
- Nâng cao nhận thức cho cán bộ, viên chức trong toàn Viện khoa học xã hội Việt Nam về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ khoa học.
- Tăng cường cơ sở vật chất, đầu tư kinh phí thoả đáng cho các hoạt động lưu trữ.
- Nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác lưu trữ ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
- Thúc đẩy các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học.
Trong đó, việc cần giải quyết đầu tiên và trước hết là củng cố tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ, tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành để tập trung bảo quản thống nhất ; hoàn thiện các văn bản quản lý để tạo cơ sở cho việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tài liệu khoa học.