Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam - thực trạng và giải pháp

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn nhằm đề xuất các giải pháp để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng và tài liệu nghiên cứu của các cơ quan khác nói chung.

VĂN

===    ===

LÊ THỊ HẢI NAM

LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC TẠI VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

HÀ NỘI 2008

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

===    ===

LÊ THỊ HẢI NAM

LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC TẠI VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Chuyên ngành : Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS.ĐÀO XUÂN CHÚC

HÀ NỘI 2008

MỤC LỤC

Trang PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1 Khái quát về hoạt động nghiên cứu khoa học và tài liệu

khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam

10

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

1.2.1 Các quy định của Nhà nước và của Viện Khoa học xã hội Việt

Nam về hoạt động khoa học

21

1.2.3 Các hình thức tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học 26

1.3 Tài liệu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam 30 1.3.1 Nội dung, thành phần và đặc điểm của tài liệu khoa học 30

Tiểu kết chương 1 40

Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại

Viện Khoa học xã hội Việt Nam

42

2.1 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu khoa học 42 2.1.1 Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ 42

2.2 Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học 57

2.2.5 Tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử 78

2.3 Một số nhận xét đánh giá về công tác lưu trữ tài liệu khoa

Chương 3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu

khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam

83

3.1 Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu

khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam 83

3.1.1 Một số yêu cầu và nội dung cơ bản đối với công tác lưu trữ

trong gia đoạn hiện nay

83

3.1.2 Phương hướng công tác lưu trữ liệu khoa học của Viện khoa

học xã hội Việt Nam

85

3.2 Các giải pháp đối với công tác lưu trữ tài liệu khoa học 86

3.2.1 Giải pháp đối với việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ 86

3.2.1.1 Kiện toàn tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ 86

3.2.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về công tác lưu trữ tài liệu

khoa học

87

3.2.1.3 Tăng cường phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ 91

3.2.1.5 Tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị cho công tác lưu trữ 95

3.2.3 Giải pháp đối với hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 98

3.2.3.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 111

3.2.4.1 Đẩy mạnh ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 112

3.2.4.2 Tổ chức, thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử 113

3.2.4.3 Tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa tổ chức và cá nhân liên

quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học

113

3.3 Một số kiến nghị về công tác lưu trữ tài liệu khoa học đối

với các cơ quan có thẩm quyền

114

3.3.1 Cơ quan quản lý nhà nước về khoa học công nghệ và lưu trữ 114

3.3.3 Các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam 115

Phụ lục I: Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Viện Khoa

học xã hội Việt Nam

Phụ lục II: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung

tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia

Phụ lục III: Quy chế về bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu

lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của đề tài

Với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn hàng đầu đất nước, Viện Khoa học xã hội Việt Nam là nơi quy tụ các nhà nghiên cứu hàng đầu về khoa học xã hội, nơi sản sinh những tài liệu nghiên cứu về khoa học xã hội và nhân văn phong phú đa dạng có giá trị về nhiều mặt Trong đó quan trọng nhất là các báo cáo kiến nghị chứa đựng những luận cứ khoa học được đúc rút từ hoạt động nghiên cứu của các chương trình đề tài dự án, hội nghị hội thảo khoa học cung cấp thông tin dự báo cho Đảng và Nhà nước trong việc xây dựng chủ trương đường lối chính sách phát triển kinh tế xã hội của đất nước

Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học học xã hội Việt Nam là hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nhằm mục đích bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học của cơ quan, phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội

Để bảo vệ và phát huy giá trị của khối tài liệu này, trong suốt quá trình hình thành và phát triển, đặc biệt trong những năm gần đây Viện Khoa học xã hội Việt Nam đã có nhiều nỗ lực trong công tác lưu trữ, từ việc thành lập tổ chức làm công tác lưu trữ đến ban hành sửa đổi và bổ sung các văn bản quản

lý liên quan đến hoạt động lưu trữ tài liệu khoa học, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, tạo điều kiện về cơ sở vật chất và trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ Vì vậy, công tác lưu trữ tài liệu khoa học đã có những chuyển biến tích cực, hồ sơ, tài liệu phản ánh về hoạt động nghiên cứu khoa học đã

được chú trọng thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam vẫn chưa đáp ứng hết các yêu cầu, còn những tồn tại ảnh hưởng đến tính đầy đủ của thông tin trong từng hồ

sơ lưu trữ cũng như cả hệ thống khối hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học trong phông lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam, ảnh hưởng đến quá trình bảo quản, khai thác và cung cấp thông tin cho công tác quản lý và công tác nghiên cứu tại đây

Xuất phát từ thực trạng trên, chúng tôi chọn vấn đề “Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam : thực trạng và giải pháp” làm đề tài luận văn

thạc sĩ Với mục đích tìm hiểu, đánh giá thực trạng, tìm nguyên nhân, đề xuất các giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại đây, góp phần bảo vệ và phát huy giá trị khối tài liệu này, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam

2 Mục tiêu của đề tài

- Mô tả, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện

Khoa học xã hội Việt Nam

- Đề xuất các giải pháp nhằm bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu khoa học của Viện Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng và tài liệu nghiên cứu của các

cơ quan khác nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học (tài liệu lưu trữ về hoạt động nghiên cứu khoa học không bao gồm các ấn phẩm- xuất bản phẩm: sách, báo, tạp chí)

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn chủ yếu tập trung nghiên cứu khảo sát về việc

tổ chức quản lý công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học của Viện Khoa học

xã hội Việt Nam và hoạt động nghiệp vụ cụ thể về lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học tại lưu trữ văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam

4 Nhiệm vụ của đề tài

- Thu thập số liệu, khảo sát, thống kê và đánh giá thực trạng lưu trữ tài liệu khoa học trên các mặt công tác:

+ Quản lý công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học

+ Tổ chức thực hiện nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học

- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị cấp có thẩm quyền nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học tại Viện Khoa học

Xã hội Việt Nam

5 Các phương pháp nghiên cứu

- Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa

Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh Đồng thời chúng tôi cũng sử dụng phương pháp nghiên cứu khác như: Phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và mô tả, điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các tư liệu đã thu thập được, phương pháp tổng hợp và khái quát hoá

Để tiến hành nghiên cứu đề tài này chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp cụ thể sau đây:

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin về chủ nghĩa duy vật biện

chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam;

- Phương pháp luận của lưu trữ: Vận dụng nguyên tắc tính đảng, nguyên

tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp khi xem xét thành phần, nội dung tài liệu; cơ sở lý luận của việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu và đề xuất những giải pháp đối với công tác lưu trữ

;

- Phương pháp hệ thống: Phương pháp hệ thống đã được vận dụng vào

việc tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Viện Khoa học xã hội Việt Nam qua từng thời kỳ lịch sử Các tài liệu được phân tích theo hệ thống mà chúng

đã xuất hiện và tồn tại Chúng được sắp xếp theo hệ thống trên cơ sở trình tự thời

gian hình thành và phát triển của Viện từ năm 1967 đến nay Phương pháp hệ thống còn được sử dụng để nghiên cứu đánh giá hệ thống văn bản quản lý chung của nhà nước về công tác lưu trữ và hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ củaViện Khoa học xã hội Việt Nam;

- Phương pháp phân tích chức năng: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của

Viện Khoa học xã hội Việt Nam qua các giai đoạn khác nhau, ứng với từng giai đoạn có chức năng nhiệm vụ để tìm hiểu đánh giá việc quản lý tài liệu nghiên cứu khoa học qua các giai đoạn;

- Phương pháp khảo sát : Luận văn đã sử dụng phương pháp khảo sát thực

tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Viện Khoa học xã hội Việt Nam

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tài liệu nghiên cứu khoa học là một loại hình tài liệu phong phú, có đặc điểm riêng nên vấn đề lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học nói chung và lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội nói riêng đã được một số nhà khoa học đề cập trong một số công trình nghiên cứu Trong đó đáng chú ý là giáo trình của Trường

Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng: Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật,

Hà Nội 1996; PTS Nguyễn Minh Phương: Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, Hà nội 1992; Tập bài giảng lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ, của PGS.TS

Nguyễn Minh Phương, TS Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh Đương, Hà nội, 2005 ; Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, khoá

2001-2005 của Bùi Thị Mai: Tìm hiểu công tác lưu trữ các kết quả nghiên cứu khoa học tại Trung tâm Thông tin Khoa học và công nghệ quốc gia, Hà Nội,

2005

Vấn đề này cũng được một số tác giả công bố kết quả nghiên cứu trên tạp

chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, như: “ Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học” của tác giả Nguyễn Cảnh Đương (Số 1/2008); “Bàn về tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu khoa học công nghệ” của tác giả Nguyễn Phú Thành (Số 2/2008);

“Vấn đề quản lý, thu nộp tài liệu khoa học tại Viện khoa học và công nghệ Việt

Nam” của Nguyễn Thị Việt Hoa (Số 2/2008);

Bên cạnh đó, vấn đề này cũng được một số tác giả trình bày dưới dạng tham luận tại các hội thảo, được in trong các kỷ yếu, đáng chú ý là kỷ yếu hội nghị

chuyên đề ngành thông tin khoa học và công nghệ “Đăng ký giao nộp và sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trên tinh thần luật khoa học

và công nghệ” do Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia tổ chức

ngày 16/11/2001 tại Hà Nội

Những công trình đã xuất bản, những bài nghiên cứu kể trên đã đề cập đến việc thu nộp, quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ trong đó có tài liệu nghiên cứu khoa học, công tác tổ chức lưu trữ kết quả nghiên cứu khoa học tại Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia- một cơ quan có chức năng đăng ký kết quả nghiên cứu khoa học thuộc Bộ Khoa học và công nghệ, nhưng chưa có hẳn một công trình tổng kết đánh giá về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học Ngay cả các đơn vị lưu trữ của các cơ quan khoa học cũng không có được đề tài chuyên biệt mà thường là những bài viết về thực trạng giao nộp sản phẩm khoa học – một trong những thành phần tài liệu thuộc tài liệu nghiên cứu khoa học

Đối với Viện Khoa học xã hội Việt Nam, nơi sản sinh ra khối lượng lớn tài liệu nghiên cứu khoa học và công việc lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học đã được tiến hành nhiều năm, đã có một số kết quả nhất định nhưng vấn đề lưu trữ tài liệu khoa học cũng chưa được đầu tư nghiên cứu một cách thoả đáng, mà chỉ dừng

lại ở một số Nhiệm vụ cấp bộ như: “Thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh tại Viện khoa học xã hội Việt Nam”, Nhiệm vụ cấp bộ năm 2006 do Trần Mạnh Tuấn, Viện Thông tin Khoa học xã hội Việt Nam làm chủ nhiệm “Đánh giá thực trạng thu nộp hồ sơ khoa học hệ đề tài cấp bộ và cấp viện tại viện Khoa học xã hội Việt Nam” Nhiệm

vụ cấp bộ năm 2007, do Lê Thị Hải Nam, Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam làm chủ nhiệm

Những công trình trên cũng mới chỉ đề cập đến việc quản lý và thu nộp loại hình tài liệu này dưới góc độ của những người làm công tác thông tin thư viện, hoặc mới chỉ đề cập đến loại hình tài liệu hệ đề tài cấp bộ và cấp viện, mà chưa đề cập hết các loại tài liệu khoa học tại cơ quan Còn thiếu hẳn những công trình được nghiên cứu một cách đầy đủ, nên chưa có được những đánh giá một cách toàn diện về công tác này

7 Các nguồn tư liệu được sử dụng

Để hoàn thành luận văn này chúng tôi sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:

Một số ấn phẩm như: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình

Quyền, Nguyễn Văn Thâm,: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ NXB, Đại học và Giáo dục Chuyên nghiệp, HN 1990; ThS.Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư, và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới.NXB CTQG, Hà Nội, 2003; Nguyễn Hữu Hùng: Thông tin từ lý luận tới thực tiễn, NXB văn hoá, Hà nội 2005; Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng: Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật (giáo trình dùng trong các trường trung học lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng),

Hà Nội 1996; PTS Nguyễn Minh Phương: Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, Hà nội

1992 PGS.TS Nguyễn Minh Phương, TS Nguyễn Liên Hương, TS Nguyễn Cảnh

Đương: Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ(tập bài giảng dạy Đại học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng), Hà nội 2005

Văn bản quy phạm pháp luật: quy định về công tác khoa học và công tác

lưu trữ: Luật sở hữu trí tuệ năm 2005; Luật Khoa học công nghệ năm 2000, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định 111/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Nghị định 105/2006/NĐ-CP, ngày 22/09/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và

hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và quản lý nhà nước về sở hữu trí tuệ

Các văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam về công tác quản lý

khoa học và quản lý hồ sơ tài liệu: Quy chế Văn thư và Lưu trữ, Quy chế Quản lý Khoa học

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu như:

“Chấn chỉnh công tác thu nộp hồ sơ khoa học” của tác giả TS Nguyễn Cảnh

Đương (Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, số 1/2008); Kỷ yếu hội nghị chuyên đề

ngành thông tin khoa học và công nghệ “Đăng ký giao nộp và sử dụng kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trên tinh thần luật khoa học và công nghệ” Hà Nội, 16/11/2001, Khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng khoá 2001-2005 của Bùi Thị Mai: Tìm hiểu công tác lưu trữ các kết quả nghiên cứu khoa học tại Trung tâm Thông tin Khoa học và công nghệ quốc gia, Hà Nội, 2005

Nhiệm vụ cấp bộ năm 2007: Điều tra khảo sát thực trạng thu nộp hồ sơ khoa học hệ đề tài cấp bộ và cấp viện tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam Nhiệm vụ cấp bộ năm 2006: Thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh tại Viện khoa học xã hội Việt

Nam

8 Đóng góp của Luận văn

Luận văn góp phần mô tả thực trạng công tác lưu trữ, tài liệu nghiên cứu khoa học và các nhóm, bộ tài liệu nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, về cách thức tổ chức quản lý công tác lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ cụ thể về lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học tại một Viện nghiên cứu đầu ngành về khoa học xã hội và nhân văn

Từ nghiên cứu khảo sát thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học tại Viện Khoa học xã hội Việt Nam, đánh giá những tồn tại đề ra những giải