Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat

1 TĨM LƯỢC Tên đề tài: Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat Họ tên: Đinh Văn Ngọc MSV: 15D240031 Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thanh Nhàn Trong điều kiện kinh tế thị trường nay, doanh nghiệp muốn tồn phát triển đòi hỏi phải có chiến lược kinh doanh đắn, nắm bắt hội kịp thời, khai thác tối đa sử dụng hiệu nguồn lực Do đó, doanh nghiệp cần khơng ngừng nghiên cứu, nâng cao lực cạnh tranh mình, đặc biệt trọng, quan tâm đến cấu tổ chức phân quyền cơng ty mình, khơng ngừng hồn thiện máy tổ chức phù hợp với mục tiêu, chiến lược kinh doanh công ty, nhằm quản lý cách tốt Qua việc phân tích, tìm hiểu cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat, em nhận thấy cấu tổ chức phân quyền công ty nhiều vấn đề bất cập, cần có biện pháp hồn thiện, từ em lựa chọn đề tài khóa luận: “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat” Đề tài bao nội dung sau : Phần mở đầu: Khẳng định tính cấp thiết đề tài nghiên cứu từ xác định tổng quan tình hình nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu kết cấu khóa luận Chương : Một số vấn đề lý luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Trong chương đưa số khái niệm liên quan đến tổ chức, cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp, đặc điểm nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức, nguyên tắc phân quyền Bên cạnh đó, chương đề cập đến mơ hình phổ biến cấu tổ chức nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Chương : Phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat Chương giới thiệu khái quát doanh nghiệp, tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty năm 2016, 2017, 2018; dựa sở ứng dụng phương pháp nghiên cứu: thu thập, phân tích, xử lý kết điều tra trắc nghiệm, điều tra vấn CBCNV cơng ty, kết phân tích liệu thứ cấp, khóa luận phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp năm gần 2016, 2017, 2018, từ đưa kết luận thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat, thành công đạt được, hạn chế nguyên nhân thành cơng, hạn chế Chương : Đề xuất kiến nghị hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat Chương nêu nên mục tiêu, phương hướng hoạt động Công ty TNHH vật liệu xây dựng Vinmat thời gian tới Bên cạnh đó, từ thành cơng hạn chế tồn trình bày chương 2, chương đưa quan điểm giải Công ty TNHH vật liệu xây dựng Vinmat Đồng thời đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty thời gian tới Kết luận: Khẳng định, chốt lại vấn đề nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hồn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat” cố gắng thân q trình học tập, em nhận nhiều giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, anh chị công ty Lời em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành cung cấp cho em kiến thức chuyên ngành Quản trị kinh doanh, tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Nguyễn Thị Thanh Nhàn Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em nhận hướng dẫn tận tình cơ, giúp đỡ em nhiều việc bổ sung hồn thiện kiến thức lý thuyết thiếu để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp cách tốt Qua em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat, đặc biệt anh, chị trưởng phòng giúp em tiếp cận, thu thập tài liệu, gặp gỡ phòng ban để tìm hiểu thực tế tình hình hoạt động trình phát triển công ty Do nguồn thông tin hiểu biết có hạn nên q trình tìm hiểu phân tích giải vấn đề có thiếu sót định Kính mong q thầy góp ý kiến để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2019 Sinh viên thực Đinh Văn Ngọc MỤC LỤC TÓM LƯỢC i LỜI CẢM ƠN iii MỤC LỤC iv DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP .6 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm chức tổ chức 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức .6 1.1.3 Khái niệm phân quyền 1.2 Nội dung cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 1.2.2 Phân quyền doanh nghiệp 18 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp 20 1.3.1 Các nhân tố bên doanh nghiệp 20 1.3.2 Các nhân tố bên doanh nghiệp 21 CHƯƠNG : PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VẬT LIỆU XÂY DỰNG VINMAT 24 2.1 Khái quát công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 24 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển doanh nghiệp Vinmat 24 2.1.2 Kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 24 2.2 Thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết vị vật liệu xây dựng Vinmat .26 2.2.1 Đánh giá mơ hình cấu tổ chức công ty 26 2.2.2 Thực trạng cấu trúc phân quyền công ty .33 2.3 Phân tích nhân tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức phân quyền công ty 35 2.4 Các kết luận thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 38 2.4.1 Những thành công nguyên nhân thành công 38 2.4.2 Những hạn chế nguyên nhân hạn chế 39 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VẬT LIỆU XÂY DỰNG VINMAT 42 3.1 Mục tiêu phương hướng hoạt động công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat năm tới 42 3.1.1 Mục tiêu công ty 42 3.1.2 Phương hướng hoạt động công ty thời gian tới 42 3.2 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 43 3.2.1 Hoàn thiện cấu tổ chức máy phân quyền phù hợp với chiến lược phát triển công ty 43 3.2.2 Hoàn thiện cấu tổ chức máy theo xu hướng gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí 44 3.2.3 Hồn thiện cấu tổ chức máy phân quyền đảm bảo bố trí sử dụng hợp lý lao động 44 3.2.4 Hoàn thiện cấu tổ chức máy phân quyền góp phần xây dựng mơi trường văn hóa công ty 44 3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 45 3.3.1 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 45 3.3.2 Một số kiến nghị 49 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Y Bảng 2.1 Kết phân tích hoạt động kinh doanh Cơng ty TNHH thiết bị Vật liệu xây dựng Vinmat 25 Bảng 2.2 Kết phân tích cấu lao động Công ty TNHH thiết bị Vật liệu xây dựng Vinmat .30 Bảng2.3 Bảng cấu lao động Cơng ty theo trình độ học vấn giai đoạn 20162018 31 YHình 1.1: Mơ hình cấu trúc tổ chức trực Hình 1.2: Mơ hình cấu tổ chức theo chức 12 Hình 1.3: Mơ hình tổ chức trực tuyến - chức .13 Hình 1.4: Mơ hình tổ chức theo sản phẩm .14 Hình 1.5: Mơ hình tổ chức theo khu vực địa lý 15 Hình 1.6: Mơ hình tổ chức định hướng khách hàng 16 Hình 1.7: Mơ hình tổ chức theo ma trận .17 Hình 3.1 : Cơ cấu tổ chức Cơng ty sau hoàn thiện 45 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH thiết bị Vật liệu xây dựng Vinmat 26 Y DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt CĐ ĐH TS Ths NQT TNHH NXB PGS.TS Nghĩa từ Cao đẳng Đại học Tiến sĩ Thạc sĩ Nhà quản trị Trách nhiệm hữu hạn Nhà xuất Phó giáo sư tiến sĩ PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hội nhập tồn cầu hóa kinh tế trở thành xu tất yếu thời đại ngày nay, tác động mạnh mẽ tới kinh tế nước, đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam nước ta ngày tích cực đẩy mạnh tiến trình hội nhập sâu rộng khu vực giới Xu hội nhập tồn cầu hóa kinh tế giới mở cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội : Tự hóa thương mại mở rộng, hàng rào thuế quan nước bị bãi bỏ giảm xuống, thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng lớn, tiếp cận nguồn lực phát triển vốn, khoa học kỹ thuật, kỹ quản lý,…Nhưng bên cạnh có khơng khó khăn, thách thức đặt cho doanh nghiệp áp lực cạnh tranh ngày tăng cao, yêu cầu khắt khe chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đòi hỏi cao trình độ, lực quản lý,… Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh thiết bị vật liệu xây dựng, cụ thể khóa thơng minh phụ kiện nhơm kính Sau năm hoạt động, công ty thành kinh doanh tốt có thị phần định, không ngừng mở rộng quy mô dẫn tới thay đổi nhiều cấu tổ chức phân quyền, xong nhiều hạn chế bất cập Qua thời gian thực tập công ty, em nhận thấy cấu phòng ban, phận chưa hợp lý, phối hợp phòng ban chưa thực chặt chẽ, hoạt động phân quyền chưa rõ ràng gây hạn chế lực khả cán nhân viên công ty, cản trở linh hoạt nhạy bén công ty trước thay đổi môi trường, gây ảnh hưởng tới hiệu hoạt động kinh doanh Nhận thấy vấn đề công ty cấp thiết nên em định lựa chọn đề tài khóa luận “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị Vật liệu xây dựng Vinmat” để nghiên cứu Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Cơ cấu tổ chức phân quyền có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đặc biệt kinh tế thị trường với nhiều biến đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện cấu tổ chức phân 42 Trong tương lai với mục tiêu mở rộng phát triển thị trường cơng ty cần có điều chỉnh cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình Hiện cơng ty thiếu số phòng ban cần thiết Bộ phận kinh doanh công ty phải đảm đương nhiều nhiệm vụ gây tải, dẫn đến công việc nặng nề, khó giải nhanh, triệt để, kịp thời Sự phối hợp phòng ban cơng ty chưa thực tốt, phòng ban quan tâm thực cơng việc mà thiếu quan tâm đến mục tiêu chung công ty Hoạt động trao đổi thông tin, giao lưu, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm phận hạn chế Một số phòng ban phòng kinh doanh chưa thực hết chức Các phòng ban dừng lại việc thu thập thông tin cung ứng sản phẩm cho tập khách hàng mà chưa trọng đến công tác nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu khách hàng hay xu hướng sử dụng sản phẩm khách hàng tương lai Hơn nữa, hoạt động chăm sóc khách hàng chưa trọng Do đó, việc thực chức phòng ban hiệu quả, dẫn đến chưa tham mưu tốt cho ban lãnh đạo việc cung cấp thông tin để định quản trị để tìm kiếm giải pháp nâng cao, cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Sự phân quyền chưa thực rõ ràng, hợp lý, quyền hạn tập trung lớn vào ban giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp hạn chế, chưa xác định rõ quan hệ quyền lợi trách nhiệm Các trưởng phòng chưa thực tin tưởng, giao quyền cho cấp dưới, dẫn đến hạn chế việc phát triển đội ngũ quản trị chung Mặt khác, sách đãi ngộ động viên khen thưởng cơng nhân viên hạn chế, chưa tạo động lực cho nhân viên phấn đấu làm việc hết khả 2.4.2.2 Nguyên nhân những hạn chế Do mục tiêu chiến lược phát triển, mở rộng thị trường kinh doanh nên công ty có nỗ lực điều chỉnh hồn thiện cấu tổ chức chưa thể đáp ứng Do ý chí chủ quan ban lãnh đạo cơng ty việc hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty, chưa có kế hoạch lâu dài đầu tư hiệu cho cơng tác hồn thiện cấu tổ chức Do trình độ nhân viên quản lý phòng ban chức hạn chế dẫn đến 43 công tác kiểm tra, giám sát hoạt động thực tế lỏng lẻo, chưa xử lý kịp thời, triệt để sai sót, yếu tồn Mặt khác, kinh phí đầu tư cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kiến thức quản lý cho nhân viên tốn Đây vấn đề khó khăn ban lãnh đạo Cơng ty trưởng phòng thời gian tới Do kế hoạch mở rộng phát triển thêm loại hình kinh doanh kinh doanh đồng hồ, phí đầu tư sở vật chất, hạ tầng trang thiết bị cho chi nhánh cửa hàng lớn, kế hoạch đầu tư nâng cấp trang thiết bị số phòng ban cần trọng Do thói quen làm việc thiếu khoa học, chưa có sáng tạo, cải tiến phận nhân viên phòng ban phòng marketing, phòng kinh doanh nên gây khó khăn cho nhà quản trị việc đưa định nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cải tiến chất lượng dịch vụ sản xuất kinh doanh công ty Trong công tác quản lý chưa tạo liên hệ mật thiết phòng ban với để hướng dẫn, chia sẻ kỹ năng, kinh nghiêm, giúp đỡ cơng việc Do tình mơi trường thay đổi nhanh chóng nên máy quản trị cơng ty nhiều bị ảnh hưởng Ngồi ra, cán cơng ty trẻ chưa nhiều kinh nghiệm, thiếu kĩ nên chưa nhận nhiều tin tưởng cấp Các chương trình đào tạo nâng cao chất lượng chuyên môn cho đội ngũ nhân viên chưa hiệu quả, đội ngũ cán công nhân viên cơng ty trẻ kinh nghiệm làm việc chưa nhiều Vì gây số khó khăn việc thực mục tiêu 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VẬT LIỆU XÂY DỰNG VINMAT 3.1 Mục tiêu phương hướng hoạt động công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat năm tới 3.1.1 Mục tiêu của công ty Thời gian tới, Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat thực số nhiệm vụ trọng tâm nhằm cải thiện hiệu kinh doanh, lực cạnh tranh thị phần công ty để thực mục tiêu công ty năm tới phấn đấu trở thành cơng ty có uy tín, thương hiệu Thứ quy mơ kinh doanh, dựa tảng xây dựng sau năm, Công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat kì vọng đẩy mạnh tăng cường quy mơ kinh doanh.Công ty hạn chế lực lượng đáp ứng tất khách hàng cách tốt Vì Cơng ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat dự định tương lai lên kế hoạch đẩy mạnh quy mô, thuê thêm nhân viên để tránh việc đánh khách hàng cách đáng tiếc Thứ hai kiểm soát cải tiến chất lượng sản phẩm ngày tốt Công ty nhận khiếu nại phàn nàn khách hàng chất lượng sản phẩm đặn năm Trong thời gian tiếp theo, ban lãnh đạo thành viên tiến hành số giải pháp để cải thiện hạn chế Thứ ba tiếp tục đẩy mạnh triển khai hoạt động marketing, tăng cường khả cạnh tranh công ty Công ty cần tiếp tục nghiên cứu để đưa chiến lược marketing hiệu Thứ tư tăng cường đào tạo kỹ năng, nâng cao nghiệp vụ, áp dụng hình thức đào tạo cán phù hợp gắn với phát triển nghiệp vụ Xây dựng đội ngũ cán có phẩm chất trị, đạo đức nghề nghiệp, ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm cao có đủ lĩnh lực chun mơn để hồn thành tốt cơng việc đảm nhiệm 3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty thời gian tới Thời gian tới, công ty thực chiến lược cạnh tranh theo khác biệt hoá, lấy chất lượng sản phẩm làm mũi nhọn cạnh tranh, công ty xây dựng phương hướng kế hoạch hoạt động sau : 45 + Luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nhà cung cấp giữ chân khách hàng tại, gia tăng khách hàng trung thành doanh nghiệp, , thu hút khách hàng tiềm nhằm giữ vững mở rộng thị phần góp phần tăng doanh thu Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp động, ln sát cánh chung vai khách hàng, giá phù hợp với phong cách phục vụ chuyên nghiệp đem lại hài lòng cho khách hàng + Cập nhật thông tin thị trường, đối thủ cạnh tranh để có chiến lược kinh doanh lâu dài với mở rộng lĩnh vực kinh doanh công ty  Về cấu tổ chức : đánh giá nhằm thiết lập, củng cố mơ hình máy quản lý cơng ty, đảm bảo linh hoạt, gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm loại hình kinh doanh, mục tiêu chiến lược kinh doanh công ty giai đoạn trước mắt lâu dài  Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quy chế công ty, đặc biệt quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng, đào tạo hay có kế hoạch bổ sung thêm số phòng ban để sớm đưa vào thực Từ đó, Giám đốc kiểm sốt hoạt động cơng ty thơng suốt, kịp thời hiệu tránh bị chồng chéo 3.2 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 3.2.1 Hồn thiện cấu tở chức máy phân quyền phù hợp với chiến lược phát triển của công ty Yếu tố chiến lược kinh doanh ảnh hưởng nhiều tới cấu tổ chức cơng ty Để đảm bảo thực thành công chiến lược kinh doanh, mang lại hiệu tối ưu đầu tư cơng ty cần có cấu tổ chức hợp lý để tiết kiệm tối đa chi phí tránh tổn thất nguồn lực Cơ cấu tổ chức đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh cấu tổ chức phản ứng linh hoạt trước biến đổi môi trường kinh doanh, đảm bảo phù hợp với chiến lược kinh doanh tại, giúp cho chiến lược kinh doanh thực thành công mang lại hiệu tối ưu Với phướng hướng chiến lược mà công ty đề thời gian tới, việc mở rộng kinh doanh, cải thiện ngày tốt chất lượng sản, đẩy mạnh tốc độ tăng trưởng đạt mục tiêu lợi nhuận sau thuế Do đó, cấu tổ chức công ty cần phải thực hợp lý dựa sở: cấu tổ chức phải theo đáp ứng yêu cầu chiến lược hoạt động phân quyền người, việc 46 3.2.2 Hồn thiện cấu tở chức máy theo xu hướng gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí Một cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học, hợp lý giúp cho công tác vận hành quản lý công ty dễ dàng, từ nâng cao hiệu hoạt động công ty Theo quan điểm này, cấu tổ chức hình thành đảm bảo tập trung thống đạo, đảm bảo chức nhiệm vụ phân định rõ ràng tránh chồng chéo, thông tin trao đổi hiệu quả, phòng ban hợp tác nhịp nhàng Ngồi đặc điểm đó, cấu đảm bảo hiệu hoạt động kinh doanh với chi phí vận hành tương xứng Quan điểm dựa gọn nhẹ nghĩa máy quản lý công ty tập trung đạo, điều hành, không chồng chéo bỏ sót chức năng, nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô công ty đảm bảo vận hành máy đạt tính tối ưu làm cho định quản lý thực có hiệu lực khả thi cao Mọi cá nhân, phận công ty nắm rõ thông tin, nhiệm vụ, định ban lãnh đạo, từ hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng việc giao, góp phần thực tốt mục tiêu doanh nghiệp Sự phát triển bền vững doanh nghiệp dựa sở có tổ chức máy quản lý phù hợp 3.2.3 Hồn thiện cấu tở chức máy phân quyền đảm bảo bố trí sư dụng hợp lý lao động Việc bố trí sử dụng người việc đảm bảo tiến độ cơng việc, phòng ban hợp tác nhịp nhàng, nguồn lực sử dụng hiệu hơn, , từ góp phần nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp Bố trí sử dụng CBCNV quan trọng nên tiến hành cần dựa định Cụ như: Đối với nhà quản trị: cần dựa vào trình độ, lực phẩm chất để xác định quyền hạn, trách nhiệm đảm nhận nhà quản trị Đối với cán nhân viên công ty: cần dựa quan điểm phân công công việc, nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn, lực tạo điều kiện cho họ phát huy khả năng, hoàn thành nhiệm vụ giao cách hiệu 3.2.4 Hồn thiện cấu tở chức máy phân qùn góp phần xây dựng mơi trường văn hóa của công ty Môi trường làm việc yếu tố tác động trực tiếp đến q trình kết cơng việc nhân viên Do đó, xây dựng mơi trường làm việc thuận lợi thoải mái điều cần thiết 47 Môi trường làm việc cần xây dựng đảm bảo có đủ trang thiết bị cần thiết, với khơng khí làm việc hăng say, thoải mái; với mối quan hệ hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp; quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần ban lãnh đạo tới nhân viên… 3.3 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 3.3.1 Một sớ giải pháp nhằm hồn thiện cấu tở chức phân quyền của công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat 3.3.1.1 Nhóm giải pháp liên quan đến cấu tổ chức công ty Dựa quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học tránh chồng chéo, hợp lý hiệu quả…cơng ty hồn thiện theo hướng sau: Bổ sung thêm phòng chăm sóc khách hàng lĩnh vực phòng kinh doanh đảm nhiệm có dấu hiệu q tải cơng việc hiệu giảm dần Phòng chăm sóc khách hàng bổ sung phụ trách hoạt động hỗ trợ, níu chân khách hàng cũ, tìm kiếm phát triển lượng khách hàng trì quan hệ tốt với đối tác khách hàng  Bổ sung nhân lực cho phòng kinh doanh nhằm thực mục tiêu mở rộng phát triển thị trường, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc gây tải cho nhân viên Giám đốc Phòng kế tốn Phòng kinh doanh Phòng xuất nhập Kho - Vận Phòng Nhân chuyển Hình 3.1 : Cơ cấu tổ chức Cơng ty sau hồn thiện Phòng chăm sóc KH 48 Phòng Nhân Phòng nhân có nhiệm vụ sau Theo dõi đánh giá tình hình nguồn nhân lực Thống kê nhu cầu nhân Xây dựng chương trình kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty Đề xuất thực sách phát triển nguồn nhân lực kiểm sốt tình hình biến động nhân công ty Tổ chức đánh giá lực cán công nhân viên Đánh giá tinh thần làm việc cúa nhân viên Phòng chăm sóc khách hàng Phòng chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ sau Tìm hiểu nhu cầu đo lường hài lòng khách hàng Lưu trữ liệu phân biệt loại khách hàng Chăm sóc khách hàng theo giai đoạn quy trình bán hàng Đầu mối nhận thông tin khiếu nại khách hàng, đưa phương hướng xử lý, trình Trưởng phòng bán hàng xin ý kiến, thảo luận họp giao ban Lên kế hoạch để trao đổi khách hàng lâu năm, đối tác, khách hàng tiềm công ty Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát điều chỉnh kế hoạch Ghi nhận ý kiến khách hàng để cải tiến công việc Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kiểm tra kế hoạch bảo hành, hoạt động bảo hành, hoạt động bảo trì sửa chữa để nắm mức thỗ mãn công ty với hoạt động Tổ chức thực đo lừơng mức thoả mãn khách hàng lần/năm Báo cáo kết Trưởng phòng bán hàng, tìm hiểu nguyên nhân gây đánh giá không tốt, chưa đạt khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến Tồn hoat động chăm sóc khách hàng phải lập thành quy trình, liên 49 tục tìm biện pháp để cải tiến liên tục hoạt động chăm sóc khách hàng cơng ty 3.3.1.2 Nhóm giải pháp liên quan đến phân quyền Hiện công tác phân quyền cơng ty số bất cập : việc phân quyền cho cấp chưa rõ ràng khiến phòng ban khó nắm bắt thơng tin việc thực nhiệm vụ, quyền hạn tập trung lớn nhà quản trị cấp cao, cấp chưa thực tin tưởng giao nhiệm vụ cho cấp dưới, giao lưu, trao đổi thông tin phòng ban Chính q trình thực cơng tác phân quyền cơng ty, ngồi việc giao quyền hành, trách nhiệm cho phó giám đốc lĩnh vực, Giám đốc cần tăng thêm quyền định cho trưởng phòng, trưởng chi nhánh đảm bảo khoa học, rõ ràng, minh bạch, từ giúp giám đốc giảm áp lực cơng việc, có thời gian để tập trung vào nhiệm vụ lớn hơn, đồng thời giúp nhà quản trị cấp có hội thể rèn luyện kỹ quản lý tổng hợp Ngồi ra, Cơng tác phân quyền cần tạo liên kết mật thiết, phối hợp chặt chẽ cấp, phòng ban nhằm tạo hệ thống làm việc nhịp nhàng, ăn ý, đảm bảo việc thực mục tiêu, nhiệm vụ diễn thuận lợi, xác, hiệu Để thực tốt vấn đề trên, Công ty cần ý tới điều sau :  Lãnh đạo phải ln gương mẫu, có tinh thần trách nhiệm, kỷ luật cao; thân thiện cởi mở với nhân viên, tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên  Quan hệ lãnh đạo với cấp phải tạo chân thành, cởi mở Cấp tuân thủ đạo cấp trên, ngược lại cấp cần tôn trọng lắng nghe ý kiến đóng góp cấp  Trong việc phân công nhiệm vụ, giao quyền cho cấp phải dựa sở phân công cách khoa học, rõ ràng, hợp lý tránh gây chồng chéo công việc phòng ban, nhân viên với tình trạng phân phối quyền lợi khơng cơng Ban lãnh đạo cần đánh giá kết đạt nhân viên cách xác để sở có sách thưởng phạt cơng minh, tránh tình trạng đồn kết cơng ty  Xây dựng hệ thống thông tin hợp lý, quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ đầy đủ tình hình thực nhiệm vụ, kế hoạch phòng ban, phận, tăng cường giao lưu phòng ban, phận  Đề cao tính kỷ luật cơng ty, đồng thời đề cao vai trò, tầm quan trọng 50 nhân viên để cán bộ, công nhân viên ý thức tinh thần, trách nhiệm làm việc cống hiến mục tiêu, lợi ích chung 3.3.1.3 Một số giải pháp khác  Nâng cao chất lượng công tác bố trí sử dụng nhân cơng ty Để giải số bất cập việc bố trí sử dụng nhân lực cơng ty tình trạng phòng ban, phận thiếu nhân viên, số phòng ban khơng thực hết chức năng, nhiệm vụ mình, Cơng ty cần :  Bổ sung nhân viên có kỹ văn phòng nhân viên có trình độ chun mơn, kiến thức, kinh nghiệm quản trị nhân vào phòng tổ chức hành  Giám đốc trưởng phận, phòng ban chức cần dựa vào lực, sở trường nguyện vọng nhân viên để giao nhiệm vụ thích hợp, đồng thời ln khuyến khích, tạo động lực làm việc cho nhân viên Mặt khác, nhân viên gặp khó khăn cơng việc cần tận tình giúp đỡ, tìm nguyên nhân để giải vấn đề, hướng dẫn, góp ý với nhân viên làm việc chưa tốt  Cơng ty cần có kế hoạch tuyển dụng hợp lý, chủ động xây dựng cấu lao động đa dạng thâm niên công tác, độ tuổi lao động nhân viên phòng ban , phận để tránh rủi ro, đột biến nhân bỏ việc, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,  Bồi dưỡng nâng cao trình độ cán cơng nhân viên Ngồi kiến thức chun mơn nghiệp vụ, công ty cần trọng bồi dưỡng cho nhân viên kiến thức, kỹ quản trị giúp nhân viên có hiểu biết sâu rộng mơi trường quản lý, điều hành doanh nghiệp  Công tác đào tạo cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng, kết hợp chặt chẽ đào tạo tuyển dụng để giảm chi phí đào tạo  Cơng ty cần tổ chức khóa đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên, giúp họ tiếp cận nhanh với công nghệ, thiết bị Đồng thời công ty cần đầu tư, nâng cấp phần mềm quản lý đại hỗ trợ cho nhân viên việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý cách hiệu  Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Mơi trường văn hóa cơng ty có ảnh hưởng lớn tới q trình làm việc cơng nhân viên Xây dựng mơi trường văn hóa tốt giúp gắn kết cá nhân phòng ban công ty, tạo phối hợp chặt chẽ, nâng cao hiệu làm việc Mặt 51 khác, xây dựng mơi trường văn hóa tốt, giúp đưa hoạt động kinh doanh công ty vào nề nếp, đạt hiệu cao Để làm tốt điều này, công ty cần :  Xây dựng quy chế, quy định, ngun tắc có tính chất ràng buộc nội Các nguyên tắc, chế độ cần đảm bảo hài hòa cơng việc đời sống gia đình cán cơng nhân viên, từ giúp cán công nhân viên thực tốt nhiệm vụ giao nghiêm túc, tự giác tuân theo nội quy, quy định công ty  Công ty tổ chức định kỳ buổi giao lưu, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm làm việc nhằm xây dựng mối quan hệ cởi mở, thân thiện nhà quản trị với nhau, nhân viên với nhà quản trị với nhân viên, tạo nên đồn kết, gắn bó nội cơng ty  Hồn thiện cơng tác đãi ngộ cơng nhân viên Để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty, công ty nên xem xét hồn thiện cơng tác đãi ngộ cơng nhân viên nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên với công việc, tạo động lực cho cán công nhân viên làm việc, cống hiến hết mình, hồn thành tốt nhiệm vụ giao, từ giúp gia tăng tín nhiệm nhà quản trị với nhân viên Để làm điều này, công ty cần :  Cải thiện sách tiền lương, tiền thưởng cơng ty Chú trọng định kỳ xét tăng lương, tăng thưởng cho nhân viên theo lực, kết làm việc Gia tăng khoản trợ cấp, phúc lợi khác hỗ trợ ăn trưa, gửi xe, nghỉ mát, du lịch hàng năm,  Quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần người lao động : tổ chức thăm hỏi cán nhân viên người nhà bị ốm đau, bệnh tật; tặng quà kim cho cán nhân viên nhân ngày sinh nhật nhân ngày kết  Hàng năm cơng ty tổ chức ngày hội gia đình nhằm tạo điều kiện cho nhân viên gia đình có dịp họp mặt để trao đổi kinh nghiệm công việc gia đình qua tạo bầu khơng khí sinh hoạt tập thể vui tươi qua thi Ngồi cơng ty tổ chức ngày Quốc tế thiếu nhi dành cho cháu thiếu nhi em cán bộ; hay nhiều ngày lễ khác… 3.3.2 Một số kiến nghị 3.3.2.1 Kiến nghị với Nhà Nước  Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật kinh tế để tạo khuôn khổ pháp lý thống đồng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm phát huy cao mặt tích cực hạn chế tối đa khuyết tật kinh tế thị trường 52  Tăng cường ổn định kinh tế vĩ mô nhằm tạo mơi trường bình đẳng cạnh tranh hợp tác phát triển doanh nghiệp thông qua chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sách phù hợp  Tăng cường kiểm tra giám sát Nhà nước theo quy định pháp luật đưa quy định chặt chẽ việc thi hành pháp luật xử lí hàng lậu, hàng nhái, gian lận thương mại… đảm bảo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho doanh nghiệp  Nhà nước cần triển khai nhiều biện pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp nắm bắt kịp thời thông tin, tiếp cận thị trường, nắm vững hội thách thức trình hội nhập quốc tế : Ban hành nghị định, nghị hướng dẫn doanh nghiệp thi hành luật có sách đầu tư cho công tác nghiên cứu phát triển đổi công nghệ, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với công nghệ mới, hỗ trợ doanh nghiệp công tác đào tạo nhân lực, xây dựng sách thu hút nhân tài khắc phục tượng chảy máu chất xám, ưu đãi vốn tín dụng, hỗ trợ tài chính,  Xây dựng hồn thiện phận hỗ trợ doanh nghiệp văn pháp luật, quy định kinh doanh nước, hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt tìm hiểu quy định kinh doanh quốc gia giới Tạo điều kiện trình cấp phép cho dự án đầu tư nước doanh nghiệp 3.3.2.2 Kiến nghị với công ty Để nâng cao chất lượng dịch vụ hiệu hoạt động kinh doanh công ty nên thực số hoạt động :  Cơng ty có nhiều đổi số hạn chế cần khắc phục vớicơ chế quản lý làm cho hoạt động phòng ban nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa phát huy hết khả động sáng tạo, ý thức trách nhiệm phòng ban Mặt khác với kiểu quản lý buộc máy lãnh đạo Công ty phải đưa lượng lớn định Điều dẫn đến chậm trễ định , bên cạnh phải xử lý q nhiều thơng tin nên làm cho lãnh đạo Công ty dễ ưu tiên định phụ làm thiệt hại đến định quan trọng gắn liền với tương lai Công ty  Đề cao ý thức kỷ luật, thái độ làm việc nghiêm túc, tự giác tuân thủ nội quy , quy định công ty cán công nhân viên 53  Tổ chức phong trào văn nghệ, thể dục thể thao công ty nhằm gia tăng gắn kết nhân viên phòng ban, phận  Định kỳ, công ty cần tổ chức buổi tham quan, dã ngoại giúp cán nhân viên giảm áp lực cơng việc, có động lực hồn thành nhiệm vụ tốt Như vậy, để chế quản lý hoàn thiện hơn, công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cho phòng ban giao cho phòng ban chịu trách nhiệm thực mục tiêu Về phía cơng ty có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, nâng cấp phương tiện thực xây dựng hành lang pháp lý để phòng ban hồn thành mục tiêu giao 54 KẾT LUẬN Đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat” đề tài có tính cấp thiết quan trọng doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh Cơ cấu máy quản lý nhân tố định tới thành công doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với chế thị trường hội nhập khu vực quốc tế Đặc biệt kinh tế thị trường cạnh tranh nay, doanh nghiệp phải không ngừng nghiên cứu, đổi cải tiến mặt: nâng cao thiết bị cơng nghệ, nâng cao trình độ, lực quản lý, sử dụng hiệu nguồn lực để nắm bắt hội né tránh rủi ro mà thị trường đem lại Các công ty thiết bị vật liệu xây dựng nói chung cơng ty Vinmat nói riêng thực thể nằm kinh tế Do đó, để tồn phát triển bền vững thị trường, cơng ty cần khơng ngừng hồn thiện cấu tổ chức, củng cố hoạt động phân quyền mình, nhằm đáp ứng mục tiêu, chiến lược kinh doanh đề linh hoạt ứng phó với biến động thị trường Trong suốt trình hình thành phát triển, cấu tổ chức công ty TNHH thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat đạt nhiều thành công, đưa công ty phát triển ngày Tuy nhiên với tác động mơi trường, sách nhân tố khác, đặc biệt trước nhu cầu phát triển mình, cấu máy quản lý cơng ty tồn nhiều hạn chế Thực tế đòi hỏi ban lãnh đạo cơng ty cần có điều chỉnh kịp thời xác nhằm khắc phục hạn chế tồn tại, đưa công ty tiếp tục tồn phát triển lên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Mai Văn Bưu & PGS.TS Phan Kim Chiến (2005), Lý thuyết quản trị kinh doanh, NXB Khoa học- kĩ thuật PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội Ths Vũ Thị Thùy Dương & Ts Hoàng Văn Hải, (2008), Quản trị nhân lực, NXB Thống kê, Hà Nội PGS TS Lê Văn Tâm & PGS.TS Ngô Kim Thanh, Quản trị doanh nghiệp, NXB Giáo dục, Hà Nội Báo cáo kết kinh doanh Công ty THNN thiết bị vật liệu xây dựng Vinmat qua năm 2016, 2017, 2018 Các website tham khảo : http://vinmat.vn http://doc.edu.vn/ http://vi.wikipedia.org PHỤ LỤC NỘI DUNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN (Đối tượng : Nhà quản trị) Câu 1: Xin anh (chị) vui lòng cho biết tình hình kinh doanh Cơng ty giai đoạn nay? Câu 2: Xin anh (chị) vui lòng cho biết cấu tổ chức Cơng ty hợp lý chưa? Vì sao? Câu 3: Xin anh (chị) vui lòng cho biết số lượng phòng ban Công ty đầy đủ chưa? Nếu chưa, cần bổ sung thêm phòng ban nào? Câu 4: Theo anh (chị) điều xảy Cơng ty có thêm số phòng ban mới? Câu 5: Xin anh (chị) vui lòng cho biết việc phân quyền Công ty hợp lý chưa? Câu 6: Xin anh (chị) cho biết phòng ban cần tăng cường phối hợp hay khơng? Vì sao? Nếu có nên tăng cường cách nào? Câu 7: Theo anh (chị), cấp thực tin tưởng giao nhiệm vụ quyền hạn cho nhân viên chưa? Nếu chưa, anh(chị) nhận thấy rào cản lớn ?