Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phân hệ kế toán tiền lương tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng – bộ quốc phòng

1 Lời nói đầu Ngày việc ứng dụng cơng nghệ thông tin ngày gia tăng rõ rệt Hiệu việc nâng cao suất lao động, tiết kiệm chi phí, củng cố phát triển chun mơn làm giảm q trình nghiên cứu, khảo sát điều tra chồng chéo đơn vị trực thuộc Song song với trình phát triển cơng nghệ khoa học kỹ thuật ngành khoa học tính tốn đóng vai trị quan trọng, đạt thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với bước tiến nhảy vọt Việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ vào lĩnh vực đời sống người ngày tăng Công nghệ thơng tin ngành khoa học Trên giới Việt Nam, công nghệ thông tin trở thành ngành công nghiệp mũi nhọn thiếu việc áp dụng vào hoạt động xã hội như: Quản lý kinh tế, Sản xuất, Hành chính, Thơng tin… Ở nước ta nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý quan, xí nghiệp phổ biến trở nên cấp thiết Nhưng vấn đề đặt việc quản lý làm để chuẩn hóa cách xử lý liệu quan, xí nghiệp, quan, xí nghiệp lại có cách xử lý khác Một thực trạng diễn công ty thường mời chuyên viên phần mềm viết chương trình quản lý cho họ, họ lại khơng hiểu chương trình viết nào, ứng dụng phân tích Họ khơng biết làm ngồi việc ấn nút theo hướng dẫn Khi muốn thay đổi nhỏ chương trình lại phải mời chun viên Chính hạn chế việc phân tích vấn đề, quản lý, sử dụng không phát huy hết tác dụng máy tính phần mềm ứng dụng Với mong muốn hiểu rõ phương pháp phân tích, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng quản lý kinh tế em chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin phân hệ kế tốn tiền lương Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tư vấn Thiết kế Đầu tư xây dựng – Bộ Quốc phòng ” Phần : Lý luận chung hệ thống thông tin doanh nghiệp Các khái niệm: Hệ thống: tập hợp phận phụ thuộc lẫn thực số mục tiêu định Ví dụ: Hệ thống tư tưởng, hệ thống đường sắt, hệ thống tín hiệu giao thơng - Khái niệm thông tin: thông tin liệu đặt vào ngữ cảnh với hình thức thích hợp có lợi cho người sử dụng cuối Thông tin yếu tố quan trọng tồn phát triển mọt tổ chức nói chung, doanh nghiệp nói riêng; điều kiện nay, cạnh tranh ngày gay gắt liệt, thông tin cần phải tổ chức thành hệ thống khoa học, giúp cho nhà quản lí khai thác thơng tin cách triệt để Trong tin học, thông tin tinh lọc từ việc xử lý liệu Chính mà hai thành phần quan trọng hệ thống thông tin thành phần liệu thành phần vật lý Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT): HTTTđược xác định tập hợp thành phần tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối biểu diễn thông tin, trợ giúp việc định kiểm soát hoạt động tổ chức Ngồi cịn giúp người quản lí phân tích vấn đề, cho phép nhìn thấy cách trực quan đối tượng phức tạp, tạo sản phẩm Hệ thống thông tin quản lý (MIS): hệ thống thông tin để trợ giúp thực chức hoạt động tổ chức trợ giúp q trình định thơng qua việc cung cấp cho nhà quản lý những thơng tin để lập kế hoạch kiểm sốt hoạt động đơn vị Hệ thống thông tin kế toán (AIS): cấu phần đặc biệt hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý báo cáo thông tin liên quan đến nghiệp vụ tài Một số HTTT quản lí doanh nghiệp, tổ chức như: - Hệ thống nhân sự, tiền lương - Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng - Hệ thống quản lí cơng văn đi, đến - Hệ thống kế tốn - Hệ thống quản lí tiến trình HTTT quản lí doanh nghiệp giúp cho thông tin doanh nghiệp tổ chức cách khoa học hợp lí, từ nhà quản lí doanh nghiệp tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, xác, phục vụ cho việc định kịp thời Do có vai trị vơ quan trọng doanh nghiệp Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn (AIS) hệ thống thơng tin quản lý thể qua sơ đồ đây: Theo Hệ thống thơng tin kế tốn (Accounting Information Systems) Gelinas, Sutton & Oram xuất năm 1999 Những thành phần HTTT Một hệ thống thông tin gồm thành phần sau: - Phần cứng: (máy tính điện tử) thiết bị điện tử có khả tổ chức lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý liệu tự động với tốc độ nhanh, xác thành thơng tin có ích cho người dùng - Phần mềm: gồm tập hợp lệnh viết ngôn ngữ mà máy hiểu để thông báo cho máy biết phải thực thao tác cần thiết theo thuật toán - Dữ liệu: bao gồm tồn số liệu, thơng tin phục vụ cho việc xử lý hệ thống, trợ giúp định cho nhà quản lý - Thủ tục: tục dẫn người - Con người: yếu tố định hệ thống, thực thủ tục để biến đổi liệu nhằm tạo thông tin Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lí doanh nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu giúp cho doanh nghiệp có thể: - Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt mục tiêu đề - Tạo lực chớp hội hay vượt qua thách thức Ngồi ra, HTTT quản lí yếu tố mà đối tác đánh giá giá trị doanh nghiệp Đó nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lí doanh nghiệp Chu trình phát triển HTTT 4.1 Khởi tạo lập kế hoạch dự án Hai hoạt động khởi tạo lập kế hoạch dự án phát ban đầu thức vấn đề hệ thống hội nó, trình bày rõ lí tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT Tiếp đến xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT dự kiến mơ tả theo vịng đời phát triển hệ thống, đồng thời đưa ước lượng thời gian nguồn lực cần thiết cho việc thực Hệ thống dự kiến phải giải vấn đề đặt tổ chức hay tận dụng hội tương lai mà tổ chức gặp, phải xác định chi phí phát triển hệ thống lợi ích mà mang lại cho tổ chức 4.2 Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thơng tin tổ chức, cung cấp liệu sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm công việc: - Xác định phân tích u cầu: Chính mà người sử dụng mong đợi hệ thống mang lại - Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ hệ thống, làm rõ yêu cầu hệ thống cần xây dựng mô tả yêu cầu theo cách đặc biệt - Nghiên cứu yêu cầu cấu trúc phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên giới hạn đặt lên dịch vụ cần thực - Tìm giải pháp cho thiết kế ban đầu để đạt yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt đáp ứng yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua 4.3 Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống q trình tìm giải pháp cơng nghệ thơng tin để đáp ứng yêu cầu đặt - Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic khơng gắn với hệ thống phần cứng phần mềm nào; tập trung vào mặt nghiệp vụ hệ thống thực - Thiết kế vật lí: Là q trình chuyển mơ hình logic trừu tượng thành thiết kế hay đặt tả kĩ thuật Những phần khác hệ thống gắn vào thao tác thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập liệu, xử lí đưa thông tin cần thiết cho tổ chức Giai đoạn phải lựa chọn ngơn ngữ lập trình, hệ sở liệu, cấu trúc file tổ chức liệu, phần cứng, hệ điều hành môi trường mạng cần xây dựng Sản phẩm cuối pha thiết kế đặc tả hệ thống dạng tồn thực tế, cho nhà lập trình kĩ sư phần cứng dễ dàng chuyển thành chương trình cấu trúc hệ thống 4.4 Lập trình kiểm thử Trước hết chọn phần mềm (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở liệu, ngơn ngữ lập trình, phần mềm mạng) - Chuyển thiết kế thành chương trình (phần mềm) Kiểm thử hệ thống đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử module chức năng, hệ thống nghiệm thu cuối 4.5 Cài đặt, vận hành bảo trì Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm sở cho hệ thống Cài đặt phần mềm Chuyển đổi hoạt động hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi liệu; bố trí, xếp người làm việc hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí bảo trì Viết tài liệu tổ chức đào tạo Đưa vào vận hành Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện nâng cấp hệ thống Phần : Các vấn đề công tác hạch toán tiền lương doanh nghiệp Tiền lương khái niệm liên quan Tuỳ theo cách tiếp cận, phương thức vận hành kinh tế trình độ phát triển kinh tế mà người ta có quan điểm khác tiền lương Tuy nhiên, kinh tế thị trường đại ngày nay, người ta thống đến khái niệm chung tiền lương, dù cách diễn đạt khái niệm có điểm khác nhau: "Tiền lương giá sức lao động, hình thành sở thoả thuận người lao động với người sử dụng lao động thông qua hợp đồng lao động" Ngoài khái niệm tiền lương, người ta đưa số khái niệm khác có liên quan đến lĩnh vực tiền lương như: tiền công, thù lao thu nhập - "Tiền công số tiền người thuê lao động trả cho người lao động để thực khối lượng công việc, trả cho thời gian làm việc" - "Thù lao bao gồm hình thức tài chính, phi tài dịch vụ đích thực mà người lao động hưởng trình làm thuê" Thù lao chia thành thù lao trực tiếp ( trả tiền) thù lao gián tiếp ( trả dịch vụ hay tiền thưởng) - Thu nhập người lao động: bao gồm tiền lương (tiền công) với cấu gồm: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp khoản thu nhập khác người lao động tham gia vào kết sản xuất kinh doanh đầu tư vốn tạo Nhiệm vụ kế toán tiền lương khoản trích theo lương Hạch tốn lao động , kế toán tiền lương khoản trích theo lương khơng liên quan đến quyền lợi người lao động mà liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh , giá thành sản phẩm doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành sách lao động tiền lương Nhà nước Để phục vụ yêu cầu chặt chẽ có hiệu , kế tốn tiền lương khoản trích theo lương người lao động phải thực nhiệm vụ sau: - Tổ chức hạch toán thời gian , số lượng , chất lượng,và kết lao động người lao động, tính đắn toán kịp thời tiền lương đối tượng sử dụng liên quan - Tính tốn , phân bổ hợp lí xác chi phí tiền lương , tiền cơng khoản trích BHXH, KPCD, BHYT cho đối tượng sử dụng có liên quan - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động , tình hình quản lí tiêu quỹ tiền lương, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho phận có liên quan Phân loại tiền lương doanh nghiệp Xét mặt hiệu tiền lương doanh nghiệp chia làm loại: Tiền lương chính: phận tiền lương trả cho người lao động thời gian thực tế có làm việc bao gồm tiền lương cấp bậc, tiền thưởng khoản phụ cấp có tính chất tiền lương − Tiền lương phụ: phận tiền lương trả cho người lao động thời gian thực tế không làm việc chế độ qui định như: nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất,… Các hình thức trả lương 4.1 Hình thức trả lương theo thời gian: Tiền lương tính theo thời gian tiền lương trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc thang lương người lao động Tiền lương tính theo thời gian thực tính theo tháng, tuần, làm việc người lao động tùy thuộc theo yêu cầu trình độ quản lý thời gian lao động doanh nghiệp Hình thức trả lương thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phịng như: hành chính, quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán, … Tiền lương thời gian tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng  Trả lương theo thời gian giản đơn: Mức lương tháng xác định: Mức Mức lương lương = cấp bậc, + tháng chức vụ Các khoản Tiền Hệ số Tổng hệ số phụ cấp = lương X lương + phụ cấp (nếu có) tối thiểu Mức lương tuần = Mức lương tháng x 12 tháng 52 tuần Mức lương ngày = Mức lương tháng Số ngày chế độ tháng Mức lương = Mức lương ngày Giờ chế độ/ ngày  Trả lương theo thời gian có thưởng: Là hình thức trả lương thời gian giản đơn kết hợp thêm tiền thưởng vào thời gian, chất hiệu công việc (do đảm bảo có hiệu quả) 4.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm Là hình thức trả lương cho người lao động trực tiếp vào số lượng chất lượng sản phẩm (dịch vụ ) mà họ hồn thành Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp tính cho người lao động hay cho tập thể người lao động thuộc phận trực tiếp sản xuất Cơng thức tính: Tiền lương = Đơn giá tiền lương sản phẩm sản phẩm x Khối lượng, số lượng sản phẩm, cơng việc hồn thành Việc trả lương theo sản phẩm áp dụng nhiều hình thức khác như: Trả lương theo sản phẩm có thưởng: tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng doanh nghiệp qui định như: thưởng chất lượng sản phẩm-tăng tỷ lệ chất lượng cao, thưởng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, Được tính cho người lao động hay tập thể người lao động Trả lương theo sản phẩm lũy tiến: tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất sản phẩm Trả lương theo sản phẩm gián tiếp tính cho người lao động hay cho tập thể người lao động thuộc phận gián tiếp phục vụ sản xuất phân xưởng Lao động phận gián tiếp hưởng lương phụ thuộc vào kết lao động phận trực tiếp sản xuất Trả lương theo hình thức khốn sản phẩm áp dụng khối lượng công việc cơng việc cần phải hồn thành thời gian định Trả lương theo sản phẩm cuối cùng: Cách tính xem tiến gắn trách nhiệm cá nhân tập thể người lao động với sản phẩm mà họ làm Như trường hợp tính lương theo sản phẩm 10 Biểu diễn mối quan hệ bảng liệu: 69 3.Thiết kế giao diện form 3.1Giao diện hệ thống 70 3.2 Menu hệ thống 71 3.3 Menu danh mục 72 3.4 Menu báo cáo 73 3.5 Form đăng nhập 74 3.6 Form đổi mật 75 3.7 Form danh mục chức vụ 76 3.8 Form danh mục phòng ban 77 3.9 Form danh mục nhân viên 78 3.10 Form in danh sách nhân viên 79 3.11 Form Tính lương 80 KẾT LUẬN Với mong muốn thiết kế, xây dựng cài đặt hệ thống thông tin quản lý lương khoản trích theo lương cách tự động, tồn diện, nhóm em thực đề tài “ phân tích thiết kế phân hệ quản lý lương khoản trích theo lương”, xây dựng sở liệu từ xây dựng chương trình khai thác hệ sở liệu phục vụ cho công tác quản lý lương khoản trích theo lương doanh nghiệp Hệ thống xây dựng với chức bản, thuận lợi công tác quản lý tiền lương khoản trích theo lương Đó quản lý chấm cơng, tính lương khoản trích theo lương theo quy chế, quy định Nhà nước chế độ doanh nghiệp, lập báo cáo phục vụ công tác quản lý định cấp lãnh đạo nhằm giúp doanh nghiệp giải tốt vấn đề tiền lương Trên sở kích thích lao động hăng hái sản xuất, nâng cao hiệu quả, chất lượng lao động, giảm chi phí nhân cơng giá thành sản phẩm, giúp doanh nghiệp đứng vững môi trường cạnh tranh, góp phần nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động có hiệu cần có tích hợp thống nhất, hợp lý với phân hệ khác phân hệ quản lý nhân sự, phân hệ kế tốn,… Do khn khổ hạn chế đề tài khả thành viên nhóm nên chưa thể sâu vào việc thiết kế hệ thống quản lý hết khả thực tế công tác quản lý lương khoản trích theo lương doanh nghiệp Do đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, nhóm em mong có ý kiến đóng góp để hồn thiện hệ thống quản lý tiền lương khoản trích theo lương Nhóm em xin chân thành cám ơn ! 81 Tài liệu tham khảo [1] Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Nguyễn Văn Ba – NXB ĐHQG HN [2] Giáo trình Kế tốn tài GS.TS Ngơ Thế Chi, TS Trương Thị Thủy – Học viện Tài [3] Giáo trình Cơ sở liệu Vũ Bá Anh – Học viện Tài [4] Chế độ kế tốn doanh nghiệp – Quyển : Báo cáo tài chính, chứng từ sổ kế toán, sơ đồ kế toán Bộ Tài - NXB Thống kê [5] Giáo trình Hệ thống thông tin quản ly TS Đào Văn Thành, Th.S Cù Thu Thủy – Học viện Tài 82 ... ? ?Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin phân hệ kế tốn tiền lương Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tư vấn Thiết kế Đầu tư xây dựng – Bộ Quốc phòng ” Phần : Lý luận chung hệ thống thông tin. .. tư xây dựng – Bộ Quốc phòng Tổng quan doanh nghiệp (đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh công ty) 1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tư vấn Thiết kế Đầu tư. .. có trách nhiệm 24 hơn, tự giác với hoạt động doanh nghiệp Đó xem là" phản ứng dây chuyền tích cực" tiền lương Phần : Hạch tốn tiền lương Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Tư vấn Thiết kế Đầu