Hoàn thiện hệ thống ksnb nvl tại công ty tnhh – tm ánh việt.doc

Hoàn thiện hệ thống ksnb nvl tại công ty tnhh – tm ánh việt

- NVL được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự SX, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia C Ty… trong đó chủ yếu là DN mua ngoài.

1.1.2 Đặc điểm NVL

- NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nhất định và khi tham gia vào quá trình SX dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của SP.

- Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nên giá trị của NVL sẽ được tính hết một lần vào chi phí SX kinh doanh trong kỳ Do đặc điểm này mà chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí SX và giá thành SP trong DN Vì thế NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của SP mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng SP tạo ra.

- NVL là hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn Đặc điểm chung của NVL là thời gian luân chuyển ngắn, thường là trong vòng một chu kỳ kinh doanh hoặc trong vòng 1 năm

- Mặc khác, NVL là yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên SP.

Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh SX của các DN Điều đó dẫn đến phải tăng cường công tác quản lý NVL trong các DN SX.

1.1.3 Phân loại NVL

- Trong DN, NVL bao gồm nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng khác nhau, thường xuyên có sự biến động trong quá trình SX kinh doanh Để thuận lợi cho quá trình quản lý và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại NVL đảm bảo hiệu quả sử dụng trong SX thì DN cần phải tiến hành phân loại NVL.

- Phân loại NVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định Hiện nay, DN căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của NVL trong quá trình SXKD để phân chia NVL thành các loại sau:

+ NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của C Ty, là những thứ NVL

mà khi tham gia vào quá trình SX sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của SP như: gỗ tròn chò, gỗ xoan …

+ NVL phụ: Cũng là đối tượng lao động, là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ

trợ trong SX được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động, có tác dụng như làm tăng chất lượng SP, tăng giá trị sử dụng của SP … Trong C Ty vật liệu phụ bao gồm các loại: giấy nhám, keo 502, ống đồng, vecni, ốc vis, sơn lót NC …

+ Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu sử dụng để phục vụ cho công nghệ SX, có

tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình SX kinh doanh Bao gồm các loại nhiên liệu sau: than củi, xăng dầu chạy máy, hơi đốt, khí gas …

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa

các loại máy móc thiết bị SX, phương tiện vận tải …

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình SX hay thanh lý tài

sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.

+ NVL khác: Bao gồm các loại NVL còn lại ngoài các thứ chưa kể trên.

1.1.4 Tính giá NVL nhập – xuất kho

1.1.4.1 Tính giá NVL nhập kho

Giá thực tế NVL nhập kho là tập hợp tất cả chi phí mà DN đã bỏ ra để có NVL đó, tính cho đến thời điểm NVL sẵn sàng xuất kho để đưa vào sử dụng cho SX Do NVL của một DN nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí bỏ ra cho từng nguồn nhập là khác nhau Nên giá thực tế nhập kho được tính riêng cho từng nguồn nhập.

1.1.4.1.2 NVL tự SX, tự chế

1.1.4.1.3 NVL gia công chế biến

 Do doanh nghiệp tự gia công chế biến:

 Doanh nghiệp thuê ngoài gia công chế biến:

-Giá thực tế nhập

Giá mua ghi trên hóa đơn

Các chi phí liên

Các khoản chiết khấu, giảm giá

được hưởng

Giá thực tế NVL nhập kho =

Giá thực tế NVL xuất kho gia công chế biến +

Chi phí cho việc gia công chế biến

Giá thực tế NVL nhập

1.1.4.1.4 NVL được cấp, được biếu tặng

1.1.4.1.5 NVL nhận góp vốn liên doanh

1.1.4.2 Tính giá NVL xuất kho

1.1.4.2.1 Hạch toán hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.1.4.2.1.1 Phương pháp thực tế đích danh

Giá thực tế NVL nào xuất kho được tính theo giá thực tế của NVL đó khi nhập kho Tuy nhiên theo xu hướng chung thì người ta thường lựa chọn giá thực tế đơn vị từ lần cao nhất đến lần thấp nhất hoặc ngược lại.

1.1.4.2.1.2 Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)

Giá thực tế mỗi lần xuất kho được tính hết theo giá tồn kho đầu kỳ rồi đến lần nhập kho sau lần tồn Sau đó mới tính thêm theo giá thực tế của những lần nhập kho lần tiếp theo.

1.1.4.2.1.3 Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)

Giá thực tế mỗi lần xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng Sau đó mới tính thêm giá thực tế nhập kho của những lần nhập kho trước lần nhập kho sau cùng.

1.1.4.2.1.4 Phương pháp bình quân gia quyền

 Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân cuối tháng).Giá thực tế

NVL nhập kho

= Giá do đơn vị cấp, biếu tặng thông báo

Chi phí vận chuyển, bốc dỡ+

Giá thực tế NVL nhập

Giá trị thuần do hội đồng lien doanh xác định (được sự chấp thuận của các bên có liên quan)

Giá thực tế đơn vị bình quân

cả kỳ dự trữ

Gtrị t.tế NVL + Gtrị t.tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Số lượng t.tế NVL + Số lượng t.tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Gtrị t.tế NVL xuất Giá t.tế đơn vị bình quân Số lượng t.tế NVLxuất kho trong tháng NVL xuất dùng kho trong tháng= x

 Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập

 Phương pháp bình quân cuối kỳ trước

1.1.4.2.1.5 Phương pháp giá hạch toán

Giá hạch toán là một loại giá mang tính chất thủ tục chỉ được phục vụ cho việc hạch toán và cung cấp thông tin Đây là loại giá được lựa chọn ổn định trong suốt cả kỳ hạch toán và thông thường là một loại giá kế hoạch hay giá thực tế đơn vị bình quân của NVL tồn kho cuối kỳ trước làm giá hạch toán kỳ này Khi sử dụng giá hạch toán để ghi sổ thẻ kế toán chỉ ghi chép trên sổ chi tiết, đến cuối kỳ kế toán mới điều chỉnh theo giá thực tế và ghi sổ kế toán tổng hợp một lần.

Giá thực tếNL, VL & CC, DCxuất kho trong tháng

Giá hạch toánNL, VL & CC, DCxuất kho trong tháng

Hệ số chênh lệchgiữa giá thực tếso với giá hạch toánGiá t.tế

đơn vị bình quân

NVL sau lần nhập

Gtrị thực tế NVL tồn + Giá thực tế NVL trước lần nhập N nhập lần N

Số lượng t.tế NVL tồn + Số lượng NVL t.tế trước lần nhập N nhập lần N

Giá t.tế đơn vị bình quân NVL cuối kỳ trước

Giá trị thực tế NVL tồn cuối kỳ trước (đầu kỳ này)

Số lượng thực tế NVL tồn cuối kỳ trước (đầu kỳ này)

Hệ số chênh lệch giữa giáthực tế so với giá hạch toán =

Giá thực tếNL, VL & CC, DC

tồn kho đầu tháng+

Giá thực tếNL, VL & CC, DCnhập kho trong thángGiá hạch toán

NL, VL & CC, DCtồn kho đầu tháng

Giá hạch toánNL, VL & CC, DCnhập kho trong tháng

1.1.4.2.2 Hạch toán hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đặc điểm của phương pháp này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập, còn giá trị xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê NVL hiện còn cuối kỳ.

Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL xuất kho = hiện còn + nhập kho - hiện còn trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

1.1.5 Yêu cầu quản lý NVL

NVL là tài sản dự trữ SX kinh doanh thuộc tài sản ngắn hạn thường xuyên biến động Để hoạt động SX kinh doanh diễn ra bình thường, các DN SX phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho SX Mỗi loại SP SX được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại NVL khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của NVL thường xuyên biến động trên thị trường Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, NVL phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị SP SX ra Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau:

Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách,

chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch SX kinh doanh của DN.

Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật

liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với

từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình SX và kết quả SX kinh doanh.

Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định

mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành SP, tăng thu nhập, tích lũy cho DN Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình SX kinh doanh.

Trong khâu dự trữ: DN phải xác dịnh được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại

NVL để đảm bảo quá trình SX kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dữ trữ quá nhiều.

Tóm lại, NVL là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra SP Muốn SP đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý NVL Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở DN.

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB):

Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt Quy mô của DN cho dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu cũng luôn là tiết kiệm và phát huy tối đa các nguồn lực Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợi ích kinh tế Những mục tiêu đó chỉ có được nhờ một hệ thống KSNB thiết kế khoa học, hữu hiệu Từ đó việc thiết lập hệ thống KSNB tại mỗi DN trở thành một nhu cầu thiết yếu Ngày nay vẫn có nhiều quan điểm được thừa nhận về KSNB, có thể kể đến như sau:

* Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban GĐ của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 ).

Hay nói cách khác thì KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.

* Tuy nhiên theo định nghĩa của báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ): KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Ban GĐ, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

+ Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.+ Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính.

+ Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.

KSNB là một quá trình: tức khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay tình

huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong DN.

KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của DN chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của DN hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính KSNB phải là một bộ phận giúp DN đạt được mục tiêu của mình.

KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị: (bao gồm ban GĐ, nhà quản lý và các

nhân viên) Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.

Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban GĐ và

nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự

lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên KSNB.

Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung

và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị) Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây:

+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.

+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp.

+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.

1.2.2 Các thành phần KSNB

Một hệ thống KSNB được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp DN đạt được mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra:

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của DN có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong DN Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một DN Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống KSNB của DN nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nói đến môi trường kiểm soát, người ta hay đề cập đến những vấn đề như:

 Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong DN. Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong DN.

 Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong DN.

 Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc của Ban lãnh đạo DN.

1.2.2.3 Những hoạt động kiểm soát

Những hoạt động kiếm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của DN Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong DN ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của DN Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như:

 Phê duyệt Ủy quyền Kiểm tra Đối chiếu

 Soát xét hoạt động Bảo vệ tài sản

 Phân công trách nhiệm

Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện

Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt.

Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ.

1.2.2.4 Thông tin và trao đổi thông tin

Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài DN nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của DN liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu.

Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ DN Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa DN với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin.

1.2.2.5 Giám sát

Giám sát quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát qua đó đưa ra những hành động cần thiết Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:

 Giám sát thường xuyên Đánh giá độc lập Báo cáo những sai sót

Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống KSNB trong DN đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa DN chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà DN phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong DN Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ DN đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ DN Hệ thống KSNB được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời.

1.2.3 KSNB NVL trong DN

1.2.3.1 Vai trò của việc KSNB NVL trong DN

- Nhằm giúp cho DN có một hệ thống KSNB NVL vững chắc.

- Mục đích của việc KSNB NVL là để đảm bảo rằng DN sử dụng NVL hiệu quả mà không bị lãng phí hoặc thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau.

- Phát hiện rủi ro trong quá trình sử dụng nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó sớm có biện pháp để hạn chế tối đa các rủi ro.

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.

1.2.3.2 Các rủi ro thường gặp trong quy trình kiểm soát NVL

1.2.3.2.1 Rủi ro trong quy trình mua – nhập kho NVL

Người không đủ thẩm quyền vẫn có quyền yêu cầu mua vật tư Yêu cầu về NVL khi mua không đúng với nhu cầu thực tế chẳng hạn như: mua không đúng kích cỡ, quy cách, thông số kỹ thuật, không đủ về mặt số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua) của NVL, mua không đúng nhà cung cấp, xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại, mua NVL với giá cao, trả tiền nhầm nhà cung cấp hoặc nhầm giá so với giá đã thỏa thuận, trả nhầm lô NVL mua

Hàng nhập về không kịp tiến độ SX, không kiểm tra và kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhập vào kho không đúng với số lượng ghi trên hóa đơn hoặc ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ và không đúng thủ tục Các hoá đơn đến cuối tháng nhà cung cấp mới lập trong đó thống kê tất cả các loại vật tư mà C Ty đã mua trong tháng Nhập kho mà không ghi phiếu nhập kho để một thời gian định kỳ hoặc đến cuối tháng mới ghi phiếu một lần Trong quá trình mua vật tư, việc giao nhận vật tư chủ yếu dựa trên sự tin tưởng của hai bên nên không có một biên bản nào được lập để thể hiện sự chuyển giao quyền sở hữu đối với vật tư.

1.2.3.2.2 Rủi ro trong quy trình xuất kho NVL sử dụng

Xuất kho tùy tiện không kiểm tra kỹ các chứng từ hoặc xuất kho khi chưa có các chứng từ như: phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho Số liệu xuất kho không

đúng với số liệu thực xuất, không đúng với yêu cầu thực tế Xuất vật tư cho SX chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị Khi xuất kho không lập phiếu xuất

kho Không hạch toán phế liệu thu hồi NVL xuất thừa không hạch toán nhập lại kho

Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị SP dở dang chưa phù hợp hoặc không

nhất quán Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.

1.2.3.2.3 Rủi ro trong quy trình kiểm kê NVL

Không kiểm kê NVL thường xuyên, không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.

Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán NVL kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách Không hạch toán trên TK 151 khi NVL về nhưng hóa đơn chưa về Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại NVL tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.

Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu.

1.2.3.3 Các hoạt động kiểm soát NVL

1.2.3.3.1 Kiểm soát quy trình mua – nhập kho NVL

Đối với vật tư mua ở trong nước, phải kiểm tra các chứng từ trước khi tiến hành mua vật tư nhập kho chẳng hạn như: người viết phiếu yêu cầu cấp vật tư là ai? Có đúng với thẩm quyền của họ không? Có đầy đủ chữ ký của các nhân viên liên quan không? Nội dung ghi có chính xác và phù hợp hay không? Sau đó mới tiến hành mua vật tư Cung ứng vật tư thuộc bộ phận vật tư có quyền lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng và viết giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư sau đó mới chuyển sang phòng kinh doanh và GĐ xét duyệt

1.2.3.3.2 Kiểm soát quy trình xuất kho NVL sử dụng

Giấy đề nghị cấp vật tư phải có đầy đủ chữ ký, xét duyệt của GĐ C Ty, NVL mới được xuất kho Xuất kho phải đúng với chứng từ không dư cũng không thiếu, xuất kho phải chính xác với các loại vật tư yêu cầu để tránh việc xuất không đúng sau đó nhập lại kho Hàng ngày, khi xuất kho vật tư thủ kho phải ghi lượng thực xuất vào sổ cấp vật tư và lập một chứng từ để chuyển giao trách nhiệm đối với vật tư xuất kho

từ thủ kho sang người nhận Vì vậy, khi xảy ra mất mát đối với vật tư có thể quy được trách nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân có liên quan Sau mỗi lần xuất kho, bộ phận vật tư chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán, kế toán vật tư căn cứ vào sổ cấp vật tư nhập liệu vào máy tính và lập ra các phiếu xuất kho nên phiếu xuất kho không những có tác dụng để lưu mà còn có tác dụng để kiểm soát

1.2.3.3.3 Kiểm soát quy trình kiểm kê NVL

Trước khi tiến hành kiểm kê phải có yêu cầu từ cấp trên thì mới được thực hiện Các thành viên tham gia kiểm kê phải làm việ nghiêm túc, không được thông đồng, tránh hiện tượng làm để có hình thức GĐ và kế toán trưởng định kỳ phải kiểm tra tất cả các loại sổ sách và chứng từ có liên quan đến NVL Trong việc quản lý NVL đòi hỏi các DN thường xuyên kiểm kê NVL để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời Tùy từng điều kiện và yêu cầu quản lý, DN có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý.

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của C Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT

2.1.1.1 Tên, địa chỉ của C Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT

Tên C Ty : C TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI ÁNH VIỆTTên giao dịch : Anh Viet Import – Export Trading Co, Ltd.

Tên viết tắt : ANVIMEX

Địa chỉ trụ sở : 199 Tây Sơn, Thành Phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định.Điện thoại : (0563) 846845

Fax : (0563) 641135

Email : Anvimex@dng.vnn.vn

2.1.1.2 Thời điểm thành lập, các mốc quan trọng

C Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT đăng ký lần đầu vào ngày 09 tháng 06 năm 1993 Đăng ký lại lần thứ nhất ngày 15 tháng 03 năm 1995 Đăng ký thay đổi lần thứ sáu ngày 26 tháng 05 năm 2008 C Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT chính thức thành lập theo giấy phép thành lập số 001447/GP Thành lập Doanh Nghiệp do Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Bình Định cấp ngày 22 tháng 08 năm 1994 và giấy phép Đăng Ký KD số 043813 do Sở Kế Hoạch Tỉnh Bình Định cấp ngày 15 tháng 03 năm 1995 Đây là đơn vị kinh tế cơ sở thuộc ngành chế biến, hoạt động theo phương hướng hạch toán kế hoạch độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ.

2.1.1.3 Quy mô hiện tại của C Ty TNHH – TM Ánh Việt

Qua thời gian hơn 15 năm hoạt động KD thì C Ty đã trở thành một DN lớn

Hiện nay C Ty có:

- Nguồn vốn KD : 45.253.147.300 Trong đó:

+ Vốn cố định : 19.338.097.980+ Vốn lưu động : 25.915.049.320

- Tổng số LĐ : 1.263 người Trong đó:+ Cán bộ quản lý : 76 người.

+ Công nhân SX : 1.187 người.- Diện tích nhà xưởng : 15.000 m2.- Diện tích của C Ty : 3,3 ha.

2.1.1.4 Kết quả KD, đóng góp vào Ngân Sách của DN qua các năm

Về mặt hàng chủ lực của C Ty là SX bàn, ghế gỗ ngoài trời xuất khẩu và các loại SP khác từ gỗ C Ty không ngừng đẩy mạnh phát triển, phát huy thế mạnh sẵn có, năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phát triển SX, C Ty đã và đang khẳng định chỗ đứng của mình trong và ngoài nước Trong những năm qua DN đã đạt được những kết quả hoạt động SX kinh doanh và đóng góp vào Ngân Sách như sau:

Biểu 1: Kết quả hoạt động SX kinh doanh của C TyChỉ tiêuĐVT

20072008Số chênh lệch%

1 SL s.phẩm- Bàn

- Ghế

32,6318,412 NVKD

- VLĐ- VCĐ

(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)

Tuy trải qua nhiều khó khăn nhưng Công ty TNHH – TM Ánh Việt đã có sự cố gắng phấn đấu vượt qua và ngày càng phát triển hơn C Ty đã có những bước phát triển mạnh mẽ về nhân lực, tổ chức SX, hoàn thành nhiệm vụ SX kinh doanh, đáp ứng nâng cao, đồng thời góp một phần không nhỏ trên con đường phát triển của C Ty theo định hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa).

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của C Ty TNHH – TM Ánh Việt

- Thực hiện về hợp đồng ký kết theo đúng thời hạn, đúng chế độ yêu cầu về chất lượng và số lượng Luôn coi trọng chữ “Tín” đối với khách hàng.

- Nguồn vốn cũng như nguồn nhân lực được bảo tồn và phát triển, cần kiệm trong SX, làm ăn có lãi, mở rộng quy mô SX.

- Đảm bảo việc làm, đảm bảo an toàn lao động và nâng cao đời sống cho công nhân viên.

- Thực hiện tốt chủ trương chính sách về SX kinh doanh của Nhà Nước, thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế đúng và đủ cho Nhà Nước.

- Thực hiện tốt công tác an ninh trật tự, môi trường.

- Tăng cường mối quan hệ giữa C Ty với Nhà Nước, chính quyền địa phương và tiếp thị quảng cáo để tạo chỗ đứng trên thị trường.

2.1.3 Đặc điểm hoạt động SX kinh doanh của C Ty TNHH – TM Ánh Việt

- Loại hình kinh doanh và các loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà C Ty đang kinh doanh:

+ Chế biến gỗ và nông lâm SX khẩu.

+ Mua bán nông lâm sản, lương thực,thực phẩm + Đại lý ký gửi hàng hoá.

+ Kinh doanh vận tải hàng hoá bằng ô tô + Cho thuê kho bãi, nhà xưởng.

+ Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông.

- Thị trường đầu vào: Nguyên liệu chính là gỗ nhập khẩu (chủ yếu nhập từ Solomon Islands, Papua Nen Guinea, Brazil) Nguyên liệu keo nhập từ Singapore, máy móc thiết bị nhập từ Đài Loan Nguyên liệu trong nước chủ yếu nhập của các lâm trường khai thác và bán có giấy tờ hợp pháp các vật tư trong nước.

- Thị trường đầu ra: Tiêu thụ nội địa, xuất khẩu sang các nước Châu Á, Châu Au như: Hoa Kỳ, Canada, Đan Mạch, Phần Lan, Tây Ban Nha, Italia, Đức, Bỉ, Croatia, Thổ Nhĩ Kỳ…

- Vốn kinh doanh của DN: chủ yếu là đi vay và tự có.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức SX kinh doanh và tổ chức quản lý tại DN

2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức SX kinh doanh tại DN

Sơ đồ 2.1: Biểu Diễn Quy Trình Công Nghệ SX

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến.

Qui trình SX bàn ghế của C Ty được chia thành nhiều công đoạn, mỗi công đoạn có nhiệm vụ khác nhau để tạo nên SP hoàn chỉnh.

* Giải thích từng công đoạn của quy trình SX:

- Xẻ: Được tiến hành sau khi nhập gỗ về, xẻ gỗ phải đúng qui cách.

- Luộc: Sau khi xẻ gõ xong thì được đưa qua công đoạn luộc Luộc có nhiệm vụ

làm cứng cho gỗ, thuận lợi cho việc khoan đục sau này.

- Sấy: Kế tiếp công đoạn luộc là làm cho gỗ khô mới thực hiện công đoạn tiếp theo,

đó là công đoạn sấy Sấy có nhiệm vụ giúp cho gỗ đạt độ ẩm tiêu chuẩn.Nguyên vật

Máy lộngTu bi

Chà bo

SP hoàn thành

- Máy Lộng: Nguyên vật liệu gỗ được xẻ, sấy luộc hoàn toàn sau đó đưa qua máy

lộng có nhiệm vụ bào 4 mặt SP để được nhẵn hơn.

- Tu Bi: Có nhiệm vụ đánh cong bàn ghế 1 cách hoàn hảo mà không tốn nhiều

công sức.

- Chà Bo: Công đoạn này đơn giản, đẽ làm có nhiệm vụ chà nhẵn SP có đọ nhẵn

bóng tuyệt vời

- Khoan: Qua nhiều công đoạn khác nhau, công đoạn khoan đục là một trong

những công đoạn tuy nhỏ nhưng rất quan trọng, đòi hỏi công nhân phải phụ thuộc chi tiết bản vẽ, để SP đạt tiêu chuẩn chất lượng.

- Lắp Ráp: Công nhân phải bắt ốc vít vào SP để SP vững vàng hoàn chỉnh.

- Nguội: Sau khi SP lắp ráp xong, qua công đoạn làm nguội SP Nguội có nhiệm vụ

làm sạch bóng lần cuối cùng đẻ chuẩn bị cho công đoạn nhúng dầu.

- Nhúng Dầu: Nhúng dầu để SP không bị mục, giữ độ bền chắc chắn SP

- KCS và thành phẩm đóng gói: Khi SP làm xong qua KCS kiểm tra chất lượng

SP sau đó là đóng gói vô thùng, công việc tuy đơn giản nhưng quan trọng trong việc giao dịch trên thị trường.

- SP hoàn chỉnh: nhập kho chờ xuất xưởng.

2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức quản lý

Sơ đồ 2.2: Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của C Ty

Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến: Quan hệ đối chiếu

P GĐ

PhòngKỹ Thuật

Bộ Phận KCS

Phân xưởng SXPhòng

KT-TVPhòng

Phòng TC_HC và LĐTL

* Nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận trong bộ máy quản lý:

- GĐ: Là người điều hành cao nhất trong C Ty, là đại diện pháp nhân của C Ty, có

toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong C Ty, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các mặt hoạt động SX kinh doanh của C Ty.

- Phó GĐ : Là người được GĐ uỷ quyền giải quyết các công việc khi GĐ đi vắng,

giúp GĐ điều hành mọi lĩnh vực hoạt động SX kinh doanh theo sự phân công của GĐ và chỉ đạo của phòng kỹ thuật và bộ phận KCS, các trưởng, phó phòng, các bộ phận có nhiệm vụ điều hành công việc theo chức năng dưới sự kiểm soát, quản lý của GĐ và phó GĐ, chịu trách nhiệm trước GĐ Công ty và pháp luật Nhà Nước về nhiệm vụ đã phân công.

- Phòng tổ chức hành chính và lao động tiền lương: Có nhiệm vụ tuyển chọn, đào

tạo, sắp xếp, bố trí, điều chuyển, kiểm tra, giám sát lao động của các phân xưởng SX sao cho việc sử dụng nhân lực đạt hiệu quả cao nhất và thực hiện việc định mức lương Thực hiện việc định mức lương và chế độ chính sách cho người lao động theo dõi công tác thi đua khen thưởng

- Phòng kế toán-tài vụ: Tham mưu cho GĐ về lĩnh vực kinh tế tài chính, giúp GĐ

chỉ đạo, quản lý công tác kế toán Tổ chức ghi chép phản ánh một cách chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn, tài sản, vật tư, công nợ … đồng thời kiểm tra giám sát hoạt động tài chính kế toán của C Ty.

- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm quản lý trong SX, thực hiện theo phương châm

“Làm đúng ngay từ đầu” để SP không lỗi Đồng thời phối hợp với phân xưởng SX lên kế hoạch cho từng SP.

- Bộ phận KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng toàn bộ quá trình SX từ khâu

NVL đầu vào đến khâu thành phẩm đóng gói và xuất xưởng.

- Phân xưởng SX: Có nhiệm vụ SX những SP đạt chất lượng cao, đảm bảo qui trình

SX đúng, chính xác và SP không lỗi từ khâu SX đến khâu đóng gói, đảm bảo SX không bị gián đoạn, tăng ca SX 03 mỗi ngày khi vào mùa cao điểm.

2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế toán của C Ty TNHH – TM Ánh Việt

2.1.5.1 Mô hình tổ chức kế toán tại C Ty TNHH – TM Ánh Việt

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của C Ty đơn giản, gọn nhẹ C Ty áp dụng

hình thức kế toán tập trung Công việc hạch toán đều được hạch toán ở phòng kế

toán từ việc lập chứng từ tại C Ty, thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ lập báo cáo kế toán.

2.1.5.2 Bộ máy kế toán của C Ty TNHH – TM Ánh Việt

Sơ đồ 2.3: Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Của C Ty

Ghi chú: : Quan hệ chỉ huy: Quan hệ đối chiếu

* Nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người chỉ đạo toàn diện công tác kế

toán, thống kê và hạch toán trong C Ty giám sát điều hành mọi hoạt động tài chính của DN, chịu trách nhiệm trước GĐ C Ty và pháp luật về lĩnh vực tài chính kế toán, tham mưu đắc lực cho GĐ trong hoạt động SX kinh doanh.

Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình: tiền vay

ngân hàng, lập phiếu thu-chi tiền mặt khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ phát sinh trong ngày, đồng thời theo dõi công nợ và các khoản nợ phải thu, phải trả.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi tình hình lao động

hiện có, tăng giảm lao động, tính lương, Bảo Hiểm Xã Hội hàng tháng phải trả cho Kế toán trưởng kiêm kế

toán tổng hợp

Thủ quỹKế toán

TSCĐ giá thành

thống kêKế toán

vật tưKT tiền

lương và các khoản trích

theo lươngKế toán

thanh toán và theodõi

công nợ

công nhân viên, lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng.

Kế toán vật tư: Theo dõi số lượng và giá trị vật liệu của C Ty, có trách nhiệm thu

thập, xử lý số liệu liên quan đến tình hình nhập – xuất – tồn Tính giá vốn và tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu.

Kế toán tài sản cố định giá thành thống kê: Có nhiệm vụ theo dõi nhập-xuất thành

phẩm, tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao và phân bổ khấu hao đã trích cho từng đối tượng sử dụng Ngoài ra, còn tập hợp chi phí SX, tính giá thành thực tế cho từng SP.

Thủ quỹ: Có nhiệm căn cứ phiếu thu – chi đã được duyệt để thu chi tiền mặt, theo

dõi định kỳ, lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.

2.1.5.3 Hình thức kế toán mà C Ty TNHH – TM Ánh Việt áp dụng

Để đảm bảo phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phù hợp vơi kế toán viên, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán “Chứng Từ Ghi Sổ” và phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “kê khai thường xuyên”

Đây là hình thức tiên tiến, tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Hạch toán theo thứ tự thời gian và theo hệ thống, giúp cho việc kiểm tra chứng từ được chặc chẽ, không để thất thoát từ đó tăng cường khả năng quản lý, kiểm tra sử dụng tài sản.

* Trình tự ghi sổ như sau:

Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để lập Chứng Từ Ghi Sổ Căn cứ vào Chứng Từ Ghi Sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng Từ Ghi Sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng Từ Ghi Sổ được dùng để gh vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng Từ Ghi Sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân Đối số phát sinh.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính.

Sơ đồ 2.4: Sơ Đồ Hình Thức Kế Toán Của C Ty

Ghi chú: : Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

TỪ CÙNG LOẠISỔ QUỸ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINHSỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG

TỪ GHI SỔ

2.2 THỰC TRẠNG KSNB NVL TẠI C TY TNHH – TM ÁNH VIỆT 2.2.1 Tình hình chung về NVL tại C Ty

2.2.1.1 Đặc điểm NVL

C Ty TNHH TM Ánh Việt là một DN tư nhân có quy mô SX lớn, SP của C.Ty chủ yếu là các loại bàn, ghế được làm từ gỗ Do đó, NVL chính dùng để SX SP chủ yếu là các loại gỗ Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD của C Ty là sản xuất để bán theo đơn đặt hàng và xuất khẩu ra nước ngoài nên SP làm ra rất phong phú vì mỗi đơn đặt hàng thì yêu cầu đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã SP.

Hiện nay, NVL chính là gỗ trên thị trường trong nước rất ít chủ yếu là mua của các lâm trường khai thác và bán có giấy tờ hợp pháp trong nước Cho nên C Ty mua NVL chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài như: Solomon Islands, Papua Nen Guinea, Brazil, … giá cả lại biến động Do đó C Ty cần phải dự trữ nhiều NVL ở kho khi có nhu cầu SX thì bộ phận ở kho sẽ cung ứng NVL để SX Mặc khác C Ty SX mang tính thời vụ trong khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 5 là SX nhiều, những tháng còn lại là rất ít, cho nên việc nhập kho gỗ cũng biến động trong năm.

Đối với NVL phụ thì chủ yếu là sơn, bulon, ocvis, keo sữa, giấy nhám, … đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động Vì thế C Ty không cần phải dự trữ nhiều NVL phụ ở kho mà khi có nhu cầu thì bộ phận cung ứng vật tư có thể mua về là có NVL phụ của C Ty được nhập kho theo 2 hình thức cơ bản sau: NVL phụ mua ngoài về nhập kho và nhập kho từ phế liệu thu hồi

Ngoài ra nhiên liệu của C Ty bao gồm điện, xăng, dầu công nghiệp… là những chất dễ cháy nên để những nơi an toàn, cấm lửa

Thực tế trên đặt ra cho C Ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng NVL Việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của C Ty được sắp xếp theo 2 kho riêng biệt gồm kho dành cho NVL chính và kho dành cho NVL phụ.

2.2.1.2 Công tác quản lý NVL

Để đáp ứng yêu cầu trong hoạt động SX kinh doanh C Ty luôn phải có một lượng NVL dự trữ, lượng NVL tồn kho bao nhiêu thì hợp lý? Bảo quản chúng như thế nào? Làm thế nào để phân phối số NVL một cách hiệu quả cho bộ phận SX.

Căn cứ vào kế hoạch SX và định mức kỹ thuật, kế toán vật tư có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch vật tư, tìm các nguồn cung ứng, so sánh giá cả, chất lượng để đảm bảo cung cấp cho bộ phận SX NVL đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại và đúng tiến độ Cán bộ vật tư phải luôn bám sát, kiểm tra kho một cách thường xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh, kịp thời giải quyết, giảm thiệt hại đến mức thấp nhất.

Tại kho của C Ty, thủ kho có nhiệm vụ quản lý NVL xem có đúng quy cách về chủng loại, chất lượng, có đầy đủ số lượng hay không? Thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ về số NVL nhập kho của mình Hàng về nhập kho phải có hóa đơn chứng từ, mọi việc ngoài quy định phải xin ý kiến và được sự đồng ý của GĐ, Ban lãnh đạo Thủ kho còn có trách nhiệm ghi chép cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư sắp xếp cho khoa học và hợp lý.

Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán kế toán NVL căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL , kiểm tra tình hình mua vật tư về số lượng, chất lượng, giá cả … nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho SX.

Về bộ phận bốc vác vận chuyển, làm việc theo sự điều động của phòng kế hoạch vật tư, bốc vác vận chuyển phải đảm bảo kịp thời theo tiến độ Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào yêu cầu chất lượng của sản phẩm có nhiệm vụ tìm ra các loại NVL đáp ứng tiêu chuẩn đặt ra Các loại NVL, phụ tùng nếu không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.

Như vậy, có thể nói thủ kho quản lý NVL về mặt hiện vật còn kế toán NVL quản lý về mặt giá trị.

2.2.1.3 Tính giá NVL

2.2.1.3.1 Đối với mua ngoài NVL nhập kho

C Ty SX chủ yếu là các loại mặt hàng bàn, ghế gỗ nên gỗ đầu vào thường được mua ở nước ngoài và kiểm tra chất lượng quy cách trước khi đưa vào SX.

NVL mua về trực tiếp SX nên không chịu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT), còn đối với NVL mua ngoài từ trong nước thì chịu thuế VAT.

Trong đó: + Giá mua trên hóa đơn không bao gồm thuế VAT.

+ Chi phí liên quan đến quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, chi phí liên quan đến bộ phận thu mua, phí thủ tục hải quan …

Ví Dụ: Theo hóa đơn số 16889 ngày 10 tháng 10 năm 2009 C Ty TNHH – TM Ánh

Việt mua gỗ nhập khẩu từ BRAZIL với số lượng 1.500m3 đơn giá 210USD theo tỷ giá ngày 10 tháng 10 năm 2009 (1USD = 17.000 VNĐ).

Theo phiếu nhập kho ngày 15 tháng 10 năm 2009Chi phí vận chuyển: 26.775.000 đồng.

Chi phí bốc xếp cảng tàu: 29.452.500 đồng.

Vậy: Giá thực tế nhập kho như sau:

Giá thanh toán trên hóa đơn theo ngoại tệ: 1.500m3 x 210USD=315.000 USDQuy đổi thành VNĐ: 315.000 x 17.000 = 5.355.000.000 đồng.

Giá thực tế NVL nhập kho:

5.355.000.000 + 26.775.000 + 29.452.500 = 5.411.227.500Đơn giá 1m3 gỗ nhập khẩu:

Thuế nhập khẩu: 0Thuế VAT: 0

Giá thực tế nhập

Giá mua ghi trên hóa đơn

Các chi phí liên

1.500 = 3.607.485

2.2.1.3.1 Đối với NVL xuất kho

NVL xuất kho cho các bộ phận SX gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau mà trên thực tế giá cả thị trường thường xuyên biến động nên giá cả NVL xuất kho cho C Ty áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước Theo phương pháp này thì kế toán phải xác định đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào số lượng NVL xuất ra để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Cứ như thế, cuối tháng kế toán tính ra đơn giá thực tế của NVL tồn kho.

Ví dụ: Theo tình hình thực tế về xuất kho gỗ tròn chò trong tháng 10 năm 2009 như

sau:

- Số lượng gỗ tròn chò tồn kho đầu tháng là 823m3 đơn giá 3.205.845 đồng/m3.

- Ngày 05 – 10 - 2009 xuất kho gỗ tròn chò để làm hàng xuất khẩu với số lượng 400 m3.

- Ngày 10 – 10 – 2009 nhập kho gỗ tròn chò với số lượng 1.500m3 đơn giá 3.607.485 đồng/m3.

- Ngày 15 – 10 – 2009 xuất kho gỗ để làm hàng xuất khẩu với số lượng 300m3.

- Ngày 20 – 10 – 2009 xuất kho gỗ để làm hàng xuất khẩu với số lượng 500m3

- Ngày 25 – 10 – 2009 xuất kho gỗ để SX với số lượng500m3

Cách tính cụ thể như sau:

BẢNG TÍNH GIÁ GỖ TRÒN CHÒ XUẤT KHO(Theo phương pháp nhập trước – xuất trước)

423.171.5401.327.554.480

2.2.2 Quy trình KSNB NVL tại C Ty

Tại C Ty với nhu cầu sử dụng NVL dùng cho SX tương đối lớn nên kế toán đã sử dụng hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ, sử dụng phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song để theo dõi NVL nhập - xuất dùng cho SX trong kỳ Theo phương pháp này, DN đồng thời phải mở cả 2 thẻ ở cả phòng kế toán và ở kho.

Ở kho: Thủ kho theo dõi ghi chép số lượng nhập xuất từ các chứng từ vào thẻ kho

Ở phòng kế toán: Từ các chứng từ nhập, xuất vật tư kế toán theo dõi trên sổ ghi chép và theo dõi về mặt số lượng lẫn giá trị vật tư nhập, xuất Hàng ngày hoặc định kỳ các chứng từ nhập xuất vật tư được thủ kho chuyển lên cho kế toán kiểm tra và ghi sổ chi tiết cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư và đối chiếu số tồn trên sổ chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho.

Sơ đồ 2 5: Quy trình ghi sổ của phần hành kế toán NVL tại Công Ty

TNHH-TM Ánh Việt:

Ghi chú: : Ghi hàng ngày (định kỳ): Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu vào cuối tháng

Căn cứ để ghi sổ của phần hành kế toán NVL là các phiếu nhập kho, xuất kho, đề nghị mua hàng, hóa đơn VAT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, thẻ kho, thẻ (sổ) chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết

Phiếu Nhập Kho

Thẻ Kho

Phiếu Xuất Kho

Thẻ Chi Tiết Hợp Chi TiếtBảng Tổng

Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ nhập – xuất NVL

Ghi chú: : Ghi hàng ngày (định kỳ): Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu vào cuối tháng

2.2.2.1 Các rủi ro thường gặp đối với công tác quản lý NVL tại C Ty

2.2.2.1.1 Rủi ro trong quy trình mua NVL – nhập kho

 Các rủi ro xảy ra trong quá trình mua NVL:

Thứ nhất, những rủi ro trước khi mua hàng: những người không có thẩm quyền có

thể vẫn đề nghị mua hàng được, nội dung và hình thức trình bày không chính xác.

Thứ hai, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng gian lận

trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó

Thứ ba, rủi ro trong việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung

cấp: Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp bán hàng không phù hợp nhất hoặc ở mức giá cao so với các nhà cung cấp khác có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

Thứ tư, nhân viên mua hàng nhận không đúng hàng: Nhân viên nhận hàng có thể

nhận sai hàng chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách.Bảng tổng hợp nhập

xuất, tồn vật tưBiên bản kiểm nghiệm

vật tư

Hóa đơn mua hàng

Giấy đề nghị cấp vật tư

tổng hợp

Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu

Phiếu xuất khoGiấy đề nghị

mua vật tư

Thứ năm, nhận được hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành: Nhà

cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp

Thứ sáu, thanh toán mua hàng không chính xác: Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm

chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.

 Các rủi ro xảy ra trong quy trình nhập kho NVL tại C Ty

Thứ nhất, ghi nhận hàng nhập kho không đúng thủ tục: Không có đầy đủ hóa đơn,

hóa đơn mua hàng không đúng quy định, không có hợp đồng mua hàng đối với việc mua hàng với số lượng lớn hay các chứng từ có liên quan, không ghi phiếu nhập kho cho mỗi lần nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng giữa người nhận và nhà cung cấp, không có biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho

Thứ hai, hình thức trình bày cũng như nội dung thể hiện trên phiếu nhập kho không

chính xác: Phiếu nhập kho chưa đúng quy định, không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán, nhập kho nhưng không thực nhập mà ghi số liệu khống.

Thứ ba, trường hợp vật tư mua về mà hóa đơn chưa có nhưng đã xuất dùng ngay lúc

này giá thực tế khi có hóa đơn và giá tạm tính khi xuất dùng sẽ không phù hợp Hoặc hóa đơn đã mang về mà quá trình vận chuyển vật tư chưa tới nơi Cả hai trường hợp này đều làm cho số liệu giữa kế toán và thủ kho sẽ chênh lệch nhau.

2.2.2.1.2 Rủi ro trong quy trình xuất kho NVL

Thứ nhất, các rủi ro trước khi thực hiện việc xuất kho: yêu cầu về giấy đề nghị cấp

vật tư không chính xác, nội dung và hình thức trình bày không đúng.

Thứ hai, nội dung ghi và cách sử dụng phiếu xuất kho không đúng quy định chẳng

hạn như: không có đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ ký, các chỉ tiêu không nhất quán… Số lượng xuất kho không đúng như số liệu ghi trên phiếu xuất kho

Thứ ba, tiến hành việc xuất kho vật tư không đúng thủ tục: không có phiếu đề nghị

cấp vật tư hoặc có phiếu nhưng thiếu chữ ký, trình bày không chính xác mà vẫn xuất vật tư, xuất vật tư với số lượng không đúng so với số liệu ghi trên phiếu cấp vật tư,

hoặc cấp sai loại vật tư nhầm quy cách, chủng loại Xuất kho mà không ghi phiếu hoặc để đến một thời gian định kỳ mới ghi phiếu xuất kho, số vật tư khi nhập về chưa ghi phiếu nhập kho mà đã tiến hành làm thủ tục cho xuất kho.

Thứ tư, C Ty không tuân thủ các nguyên tắc quản lý: không tuân thủ nguyên tắc bất

kiêm nhiệm, không tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm

2.2.2.1.3 Rủi ro trong quy trình kiểm kê NVL

Các thành viên trong Ban kiểm kê NVL thông đồng với nhau hoặc không thực hiện việc kiểm kê nghiêm túc, dẫn đến kết quả của việc tiến hành kiểm kê là thiếu chính xác

2.2.2.2 Các hoạt động kiểm soát NVL tại C Ty

2.2.2.2.1 Kiểm soát quy trình mua – nhập kho NVL

Khi phân xưởng SX có nhu cầu sử dụng NVL mà NVL trong kho hết, để tiếp tục phục vụ cho quá trình SX thì nhân viên sẽ viết Phiếu đề nghị mua hàng gửi lên phòng kế hoạch vật tư Yêu cầu mua NVL.

 Các thủ tục kiểm soát trong quá trình mua NVL tại C Ty:

Thứ nhất: Để hạn chế rủi ro đối với việc những người không đủ thẩm quyền vẫn có

thể viết phiếu đề nghị mua hàng thì C Ty yêu cầu đối với những người viết phiếu đề nghị mua hàng phải là những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng chẳng hạn như: tổ trưởng của từng tổ hay thủ kho Ngoài ra, C Ty chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền

Thủ tục kiểm soát đối với những công việc trên C Ty đã áp dụng là hình thức kiểm tra và phê duyệt.

Ví Dụ: Tại Công Ty TNHH-TM Ánh Việt, vào ngày 25/05/2009 ở kho hết vật liệu

chính là gỗ tròn chò Để tiếp tục thực hiện quá trình sản xuất, tổ trưởng tổ Chà Bo anh Lê Minh Khang đã viết giấy đề nghị yêu cầu mua hàng như sau:

Yêu cầu đối với Phiếu đề nghị mua vật tư phải có đầy đủ các chữ ký và thực tế số vật tư yêu cầu mua dưới kho đã hết hoặc không đủ để SX Phiếu đề nghị mua hàng do bộ phận kế toán vật tư trong C Ty phát hành.

Dựa vào phiếu đề nghị mua vật tư trên, C Ty tiến hành cử nhân viên phụ trách thu mua NVL đến liên hệ với nhà cung cấp để khảo sát giá và điều kiện cung ứng của nhà cung ứng cho C Ty Sau khi khảo sát giá và điều kiện cung ứng của nhà cung cấp nếu phù hợp với điều kiện kinh tế và SX của C Ty thì nhân viên thu mua tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Sau khi đã hoàn tất thủ tục mua bán với nhà cung cấp nhân viên phụ trách thu mua đem hợp đồng mua bán về phòng kế toán để cho nhân viên kế toán theo dõi Rủi ro trong nghiệp vụ mua hàng giữa nhân viên với nhà cung cấp là rất nhiều do đó cần phải có những thủ tục kiểm soát chặt chẽ

Công Ty TNHH-TM Ánh Việt Bộ phận: Tổ Chà Bo

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)(Ký, họ tên, đóng dấu)

và thực tế Thế nhưng hiện tại ở C Ty vẫn chưa có hệ thống kiểm soát giữa nhân viên mua vật tư với nhà cung cấp

Thứ hai, kiểm soát việc nhân viên mua hàng nhận không đúng hàng C Ty tách biệt

chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng Nhân viên nhận hàng thường là thủ kho, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp Nhân viên nhận hàng thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách

Khi nhà cung cấp thông báo là đã giao hàng cho công ty thì kế toán căn cứ số lượng giá cả trên hợp đồng đối chiếu với số lượng và giá cả trên hóa đơn VAT, chứng từ này được lập 3 liên.

Liên 1: Lưu tại gốc (Người bán)Liên 2: Giao khách hàng (Người mua)Liên 3: Làm chứng từ thu tiền

Mẫu hóa đơn như sau: