Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội.DOC

Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

Lời nói đầu

Việt Nam đang trong quá trình đẩy mạnh tiến trình hội nhập và phát triển cùng với các nớc tiên tiến trên thế giới Đây là vấn đề quan trọng hàng đầu của Đảng và Nhà nớc ta trên con đờng thực hiện mục tiêu : "Dân giàu, nớc mạnh, xã hội công bằng văn minh " ở nớc ta, thực hiện đờng lối đổi mới do Đảng khởi xớng và lãnh đạo, trong những năm qua thơng mại Việt Nam đã đạt đợc nhiều thành tựu quan trọng Với sự đổi mới nh vậy, nền kinh tế đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp Với nhiều hình thức sở hữu, nhiều loại hình sản xuất khác nhau, các doanh nghiệp muốn tồn tại đợc thì phải tìm phơng hớng sản xuất kinh doanh hợp lý để sản phẩm của mình cạnh tranh đợc trên thị trờng và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội Vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh, sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học hợp lý, mà đặc biệt là hạch toán nguyên vật liệu.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán vật liệu đóng vai trò rất quan trọng Vì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nó quyết định chất lợng của sản phẩm đầu ra Chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu đều làm ảnh hởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều chủng loại, do đó yêu cầu phải có sự bảo quản khắt khe, thận trọng Hơn nữa, kế toán vật liệu còn cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho các phần hành kế toán khác của doanh nghiệp, giúp cho ngời quản lý doanh nghiệp lập đợc dự toán nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợng vật liệu và kịp thời cho sản xuất Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.

Là một công ty mạnh của ngành Dệt-May Việt Nam, công ty Dệt-May Hà Nội đã và đang có những bớc tiến đáng kể trong những năm gần đây, sản phẩm của công ty đợc trong và ngoài nớc a chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung cũng nh công tác kế toán vật liệu nói riêng không ngừng đợc đổi mới Tuy nhiên, do trình độ quản lý và phát triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế, chế độ kế toán tài chính

cha phù hợp với qui mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị, nên thực tế hạch toán vật liệu tại công ty còn nhiều vớng mắc cần đợc giải quyết.

Chính vì vậy, vật liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với mọi doanh nghiệp Qua thời gian thực tập tại công ty Dệt-May Hà Nội, thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu và đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo hớng dẫn

TS Nguyễn Văn Công, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài : "Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội ".

Luận văn tốt nghiệp của em đợc trình bày theo ba phần chính nh sau:

Phần I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn TS Nguyễn Văn Công cùng các cô chú, anh chị tại phòng kế toán tài chính của công ty Dệt - May Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em thực hiện tốt luận văn này

Phần i

những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

I Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu.1 Khái niệm và đặc điểm vật liệu :

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc Vì…vậy, vật liệu chính là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, và dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra, nên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận…

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn tại đợc Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa, đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động.

Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp ờng xuyên phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu

th-mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.

Vật liệu cần đợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

2 Phân loại vật liệu:

Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau đây:

• Nguyên liệu và vật liệu chính:

Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.

• Vật liệu phụ:

Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện và nâng cao tính năng

chất lợng của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau )…

• Nhiên liệu :

Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình th-ờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.

• Phụ tùng thay thế :

Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, ơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.

ph-• Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản :

Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t… cho xây dựng cơ bản

Ký hiệu

Nhóm Danhđiểm NVL

Tên,nhãn hiệu, quy cách NVL

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán

Ghi chú

3 Tính giá vật liệu :

Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới và độ lớn của dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ.

Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế ( giá gốc ) Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp ) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ).

a Giá thực tế nhập kho :

Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xác định theo từng nguồn nhập :

• Đối với vật liệu mua ngoài :

Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán hàng ( nếu là vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu- nếu có ) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc khi nhập kho ( nếu có ), phí chọn lọc, tái chế trừ đi các khoản giảm giá hàng mua đ… ợc hởng.

• Đối với vật liệu gia công xong nhập kho : Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến

Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến : Tính theo giá thành sản xuất thực tế

Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công nh chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho ngời gia công.

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

• Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh, cổ phần :

Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đếnliệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận (nếu có)

• Đối với vật liệu nhận tặng, thởng, viện trợ :

Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên liệu nhập kho trên cơ sở giá thị trờng quan(nếu có)

• Đối với phế liệu thu hồi :

Giá thực tế là giá ớc tính, giá thực tế có thể sử dụng đợc hay giá bán thu hồi.Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính Tr… -ờng hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của ng… ời trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì ngời mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ họ tên địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi.

b Giá thực tế xuất kho :

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.

• Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền :

Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu Căn cứ vào lợng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.

Giá thực tế xuất kho=Lợng vật liệu xuất khoìGiá bình quânđơn vị vật liệu

Phơng pháp này giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ.

=Giá bình quân đơn vị vật liệu

Tuy nhiên, chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kỳ hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác, đồng thời ph-ơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm vật liệu.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.

• Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập :

Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho.

Theo phơng pháp này việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả Việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ.

Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.

Phơng pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính.

• Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc :

Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng danh điểm.

Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán, đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.

Nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, trờng hợp giá cả thị trờng vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm ).

• Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO ) :Giá đơn vị bình

quân sau mỗi lần nhập

Giá thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng số nhậpLợng thực tế vật liệu tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập =

Theo phơng pháp này vật liệu đợc tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trớc mới đến thứ nhập sau theo giá trị tơng ứng của từng lần nhập.

Việc tính giá theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đơn giản, dễ làm, cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời.

Tuy nhiên, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

• Phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO ) :

Phơng pháp này tính giá vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc, xuất hết thứ nhập sau mới đến thứ nhập trớc

Về cơ bản, u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.

Phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.

• Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ :

Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ :

GHT vật liệu tồn đầu kỳ + GHT vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu = Số lợng tồn kho ì Đơn giá vật liệu nhập kho tồn kho cuối kỳ cuối kỳ lần cuối

Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật - Giá thực tế vật liệu xuất kho liệu nhập kho liệu tồn đầu kỳ liệu tồn cuối kỳ

• Phơng pháp giá hạch toán :

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán

Hệ số giá vật liệu

GTT vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu ì GHT vật liệu xuất kho.

Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.

Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.

II Hạch toán chi tiết vật liệu.

Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất Trong thực tế hiện nay, có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau :

1.Phơng pháp thẻ song song.

GTT vật liệu tồn đầu kỳ + GTT vật liệu nhập trong kỳ=

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất ( mẫu 06 - VT ) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.

• Tại kho :

Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.

Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

• Tại phòng kế toán :

Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thủ kho mở ở kho Kế toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, nhng chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan ( nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển ), ghi đơn giá vào…phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số

liệu kế toán chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị, số lợng theo từng nhóm, loại vật liệu.

Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau :

Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ1.1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.

Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu Khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán cha cao.

2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.

• Tại kho :

Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Kế toán tổng hợp

kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.

Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới.

Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.

Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau :

Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép giảm bớt so với phơng pháp ghi thẻ song song.

Tuy nhiên phơng pháp này còn có một số nhợc điểm sau :

• Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng

• Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

• Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Bảng kê xuất

• Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.

Phơng pháp này thích hợp với các doang nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày

3 Phơng pháp sổ sổ d :

Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ đợc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Theo phơng pháp này, công việc hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau :

• Tại kho :

Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh các phơng pháp trên Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày ( theo quy định thống nhất của doanh nghiệp ), sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ ) theo từng nhóm vật liệu quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Phiếu này sau khi nhập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán.

Ngoài công việc hàng ngày nh trên, thủ kho còn ghi chép số lu kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng vào sổ số d.

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm Cuối mỗi tháng, sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ các thẻ kho Trên sổ số d, vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại.

• Tại phòng kế toán :

Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất kho Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu ( nhập riêng, xuất riêng ) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d ( trên sổ số d tính bằng cách lấy số lợng tồn kho ì giá hạch toán ).

Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát qua sơ đồ sau :

Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Phơng pháp này tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng Kế toán thực hiện kiểm tra đợc thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thờng xuyên việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho.

Nhng do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán còn gặp khó khăn.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng danh điểm vật liệu, và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng.

III Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.

1 Khái niệm và tài khoản sử dụng.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ảnh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t hàng hoá trên tài khoản kế toán và sổ kế toán.

Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản nguyên vật liệu nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t hàng hoá Vì vậy, giá trị vật t , hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.

Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lợng vật t thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, hàng hoá có kỹ thuật và chất lợng cao.

Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau :

- Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu : Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và ph… ơng tiện tính toán.

Bên nợ : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng ).…

Bên có : Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng ).…

D nợ : Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho( đầu kỳ hoặc cuối kỳ).

- Tài khoản 151 Hàng mua đi đờng : Tài khoản này dùng để theo dõi các loại vật liệu, công cụ, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc…

quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhng cuối tháng cha về nhập kho ( kể cả số đang gửi kho ngời bán ).

Bên nợ : Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên có : Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.

D nợ : Giá trị hàng đi đờng ( đầu và cuối kỳ ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : 133, 331, 111, 112…

2 Hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ( thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào số đ-ợc khấu trừ Cụ thể :

• Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về :

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán ghi :

Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu ( chi tiết theo từng loại )Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan ( 331, 111, 112 ) : Tổng giá thanh toán.…

−Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua ( do mua nhiều, do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm ) hay doanh nghiệp đã mua nay…trả lại chủ hàng ( nếu có ), ghi :

Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả.Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại.Nợ TK 138 ( 1388 ) : Số đợc ngời bán chấp nhận.

Có TK 152 : Giảm giá hàng mua đợc hởng hay hàng mua trả lại ( chi tiết từng loại )

Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không đợc khấu trừ tơng ứng với số giảm giá hàng mua trả lại

−Trờng hợp doang nghiệp đợc hởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trớc hạn, kế toán ghi :

Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả.Nợ TK 111, 112 : Số tiền đợc ngời bán trả lại.Nợ TK 1388 : Số đợc ngời bán chấp nhận.

Có TK 711 : Số chiết khấu thanh toán đợc hởng.

• Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn :

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ " Hàng cha có hoá đơn " Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán :

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ) Có TK 331.

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách :

−Cách 1 : Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

−Cách 2 : Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế ) hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giá thực tế > giá tạm tính ).

−Cách 3 : Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

• Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về :

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ " Hàng mua đang đi đờng " nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi :

Nợ TK 151 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT )Nợ TK 133 (1331) : Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan ( 331, 111, 112, 141 )…Sang tháng sau, khi hàng về ghi :

Nợ TK 152 : Nếu nhập kho ( chi tiết vật liệu ).Nợ TK 621, 627 :Xuất cho sản xuất ở phân xởng Có TK 151 : Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.

• Trờng hợp vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến :

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thành sản xuất thực tế.

Có TK 154 : Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho.

• Các trờng hợp tăng vật liệu khác :

Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa Mọi…trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng Chẳng hạn :

Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu tăng thêm.Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp…Có TK 412 : Đánh giá tăng vật liệu.

Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho.

Có TK 338 ( 3381 ) : Thừa ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 621, 627, 641, 642 : Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu.Có TK 222, 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh.

Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ.

Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc trình bày ở trang sau :

TK 151 TK 152 Nhập kho hàng đi đờng kỳ trớc D … TK 111,112,331

Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Giá thực tế vật liệu nhập kho

TK 333

TK 154

TK 133(1331)

Thuế nhập khẩu tính vào giá trị vật liệu nhập kho

Nhập kho vật liệu do thuê ngoài gia công hay tự chế

Nhận góp vốn liên doanh, nhận cấp phát, tặng

• Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh :

Nợ TK 621 ( chi tiết đối tợng ) : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.

Nợ TK 627 ( 6272 - chi tiết phân xởng ) : Xuất dùng chung cho phân xởng.Nợ TK 641 (6412) : Xuất phục vụ cho bán hàng.

Nhận lại vốn góp liên doanh

Vay mợn tạm thời từ đơn vị nội bộ, đơn vị khác.

Nhập kho phế liệu thu hồi từ sản xuất kinh doanh.

Đánh giá tăng vật liệu

Thừa phát hiện khi kiểm kê

Nợ TK 642 (6422) : Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp.Nợ TK 241 : Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

• Xuất góp vốn liên doanh :

Căn cứ vào giá gốc ( giá thực tế ) vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 " Chênh lệch đánh giá lại tài sản " ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412 phần chênh lệch ).

Nợ TK 222 : Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn.Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn.Nợ ( hoặc Có ) TK 412 : Phần chênh lệch.

Có TK 152 ( Chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh.

• Xuất thuê ngoài gia công chế biến :

Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152 : Giá thực tế ( chi tiết vật liệu )

• Giảm do cho vay tạm thời :

Nợ TK 138 ( 1388 ) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời.Nợ TK 136 ( 1368 ) : Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ) : Giá thực tế vật liệu cho vay.

• Giảm do các nguyên nhân khác ( Nhợng bán, phát hiện thiếu )…Nợ TK 632 : Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng.

Nợ TK 642 : Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK 138 ( 1381 ) : Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý.Nợ TK 138 ( 1388 ), 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thờng Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu thiếu.

TK 152 TK621

TK627,641,642Xuất để chế tạo sản phẩm

Xuất cho chi phí sản xuất chung, bán hàng, quản lý

TK241

Nî TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu): Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua ngoµi( kÓ c¶ thuÕ VAT ) Cã TK liªn quan ( 331, 111, 112, 311 )…

Sè chiÕt khÊu mua hµng, gi¶m gi¸ hµng mua, hµng mua tr¶ l¹i :Nî TK liªn quan ( 331, 111, 112, 1388 )…

XuÊt cho x©y dùng c¬ b¶n

XuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn

XuÊt gãp vèn liªn doanh

Gi¸ vèn vËt liÖu xuÊt b¸n

ThiÕu ph¸t hiÖn qua kiÓm kª

§¸nh gi¸ gi¶m vËt liÖu

Tăng do mua ngoài( Tổng giá thanh toán ) Có TK 152 ( chi tiết vật liệu ).

Các trờng hợp còn lại cũng hạch toán tơng tự.

TK 331,111,112,141,311 TK 152 TK 621 D…

1 Khái niệm và tài khoản sử dụng.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Theo phơng pháp này, mọi biến động của vật t, hàng hoá ( nhập, xuất ) không theo dõi trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của hàng hoá mua nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng " Tài khoản mua hàng ".

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán nhng độ chính xác của phơng pháp này không cao, và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau:Xuất để chế tạo sản phẩm

Vật liệu tăng do các nguyên nhân khác

Xuất cho nhu cầu khác ở PX, xuất phục vụ bán hàng, quản lý XDCB

- TK 611.Mua hàng : Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm vật liệu theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua ).

Bên nợ : Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.Bên có : Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ…và tồn kho cuối kỳ.

- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu : Dùng để phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại.

Bên nợ : Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Bên có : Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.D nợ : Giá thực tế vật liệu tồn kho.

- TK 151 Hàng mua đi đờng : dùng để phản ánh trị giá số hàng mua ( đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.

Bên nợ : Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

Bên có : Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.D nợ : Giá thực tế hàng đang đi đờng.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112…

2 Phơng pháp hạch toán.

• Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại.Nợ TK 611 (6111)

Có TK 152 : Vật liệu tồn kho.

Có TK 151 : Hàng đi đờng ( vật liệu đi đờng )

• Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ( với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ) :

Nợ TK 611 ( 6111 ) : Giá thực tế vật liệu thu mua.Nợ TK 133 ( 1331 ) : Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan ( 111, 112, 331 ) : Tổng giá thanh toán.…

• Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ :Nợ TK 611 ( 6111 )

Có TK 411 : Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thởng.Có TK 311, 336, 338 : Tăng do đi vay.

Có TK 128 : Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn.Có TK 222 : Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn.

• Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ ( với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ ) :

Nợ TK 331,111,112 : Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại ( tổng số )… Có TK 133 (1331) : Thuế VAT không đợc khấu trừ.

Có TK 611 (6111) : Trị giá thực tế.

• Cuối kỳ, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt :

Nợ TK 152 : Vật liệu tồn kho cuối kỳ.

Nợ TK 151 : Hàng đi đờng cuối kỳ ( vật liệu đi đờng )

Nợ TK 138, 334 : Số thiếu hụt, mất mát, cá nhân phải bồi thờng.Nợ TK 1381 : Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý.

Nợ TK 642 : Số thiếu trong định mức.

Có TK 611( 6111 ) : Trị giá hàng tồn cuối kỳ và thiếu hụt.

• Giá trị vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh Có ( bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, giảm giá hàng mua ) rồi phân bổ cho các đối t… ợng sử dụng ( dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức )…

Nợ TK liên quan ( 621, 627, 641, 642 ) Có TK 611 ( 6111 )

Với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp, giá thực tế của vật liệu mua ngoài bao gồm cả thuế VAT đầu vào, do vậy, kế toán ghi :

Nợ TK 611 ( 6111 ) : Giá thực tế vật liệu mua ngoài.

Có TK liên quan ( 331,111,112 ) : Tổng giá thanh toán (kể cả thuế VAT,…thuế nhập khẩu )

Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại ( nếu có ) :Nợ TK 331, 111, 112…

Có TK 611 (6111)

Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán ơng tự nh doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng.TK 151,152,153 TK611 TK151,152,153

t-Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ

Thuế VAT đợc khấu trừ

Giảm giá, hàng bị trả lại DĐK

TK 111,112,331TK 111,112,331

TK 138,334,821,642

TK 621,627,641,642 TK412

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ cha sử dụng

TK 1331

Đánh giá tăng vật liệu

Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng trả lại

Giá trị thiếu hụt mất mát

Vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Vật liệu xuất dùng cho XDCB

TK412Đánh giá tăng vật liệu

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ

Giá trị vật liệu tăng trong kỳ ( tổng giá thanh toán )

TK 111,112,331

Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

TK111,112,331

Giá thực tế vật liệu xuất dùng

TK 621,627

Sơ đồ 1.8 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ( tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp )V Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nớc trên thế giới.

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nớc ta đã và đang vận dụng những u điểm của kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán - một công cụ quản lý kinh tế hữu ích của nền kinh tế và hoà nhập với xu hớng toàn cầu hoá đang diễn ra trên thế giới.

1 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh.

a Ph ơng pháp theo dõi hàng tồn kho :

• Phơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ :

Phơng pháp này thích hợp cho các công ty thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có đơn giá thấp, theo đó ta không phải tính nguyên giá hàng bán sau từng nghiệp vụ bán hàng mà ta chỉ thực hiện một lần cuối mỗi kỳ kế toán

Nguyên giá hàng bán =Tồn kho đầu kỳ + Hàng mua trong kỳ - Tồn cuối kỳ

• Phơng pháp theo dõi tồn kho liên tục :

Phơng pháp này thích hợp cho các công ty kinh doanh những mặt hàng có đơn giá cao nh xe hơi, ti vi, đồ trang sức…

Nhằm mục đích thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẽ đối với hàng tồn kho, phơng pháp theo dõi liên tục sẽ cập nhật từng nghiệp vụ mua bán hàng ngày và cho biết số hàng tồn kho hiện đang có tại công ty ở mỗi thời điểm bất kỳ Cụ thể, khi ta mua hàng vào thì nguyên giá của số hàng này sẽ đợc ghi vào tài khoản hàng tồn kho ; ngợc lại khi đem hàng ra bán thì ta sẽ kết chuyển nguyên giá ấy từ tài khoản hàng tồn kho sang tài khoản nguyên giá hàng bán.

phải sử dụng phơng pháp đã chọn trong suốt quá trình hoạt động của mình, trừ khi có lý do chính đáng để thay đổi nó.

2 Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ.

Theo quy tắc kế toán, sổ cái của hãng sản xuất có một tài khoản " Tồn kho vật liệu " Tài khoản này thờng có số d nợ tại đầu và cuối kỳ Khi hãng sử dụng nhiều loại vật liệu, sổ phụ có thể đợc mở để hỗ trợ cho tài khoản ở sổ cái Sổ đó thờng gọi là " Sổ nguyên vật liệu " hoặc " Sổ kho " (Biểu số 2.1 : Mẫu sổ kho điển hình ).

Biểu số 2.1 THẻ KHO

Tài khoản số : L… ợng đặt hàng tại…Tên của hạng mục : Mức đặt hàng tại… …Địa chỉ kho : …

SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT

Khi nhà máy cần nguyên vật liệu, chứng từ " Nhu cầu nguyên vật liệu " đợc đa cho thủ kho để xuất giao vật liệu cho sản xuất

Biểu số 2.2 mẫu nhu cầu nguyên vật liệu

Ngời yêu cầu : Số phiếu yêu cầu nguyên vật liệu :… …Ngời xuất : Ngày tháng : Công việc số :… … …

Số tài khoản kho Tên hạng mục Số lợng Đơn giá Số tiền

Các hạch toán bổ sung cũng cần phải thực hiện đối với tài khoản Sản phẩm dở dang Phiếu ghi bổ sung của sản phẩm dở dang là " Thẻ chi phí sản phẩm " Mỗi thẻ đợc lập cho mỗi loại sản phẩm - công việc.

a Ph ơng pháp theo dõi hàng tồn kho :

Theo nguyên lý kế toán Mỹ, hàng tồn kho đợc theo dõi theo 3 hệ thống sau :Hệ thống định kỳ : Theo hệ thống này, cuối mỗi kỳ hoạt động, kế toán sẽ tiến hành kiểm kê tồn kho vật liệu, sản phẩm dở dang, hàng hoá thành phẩm.

Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phơng pháp liên tục : Hệ thống này đợc thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng theo các đơn đặt hàng riêng biệt hoặc theo các dịch vụ riêng biệt.

Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất : Hệ thống này đợc thiết kế để kiểm soát chi phí của hãng sản xuất sản phẩm hàng loạt.

3 Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu.

Hệ thống kế toán Việt Nam Hệ thống kế toán Mỹ Hệ thống kế toán Anh

• Phơng pháp theo dõi HTKHTK đợc theo dõi theo hai ph-ơng pháp :

- Kê khai thờng xuyên- Kiểm kê định kỳ

HTK đợc theo dõi theo ba hệ thống :

- Hệ thống định kỳ- Hệ thống đơn hàng dịch vụ sử dụng phơng

HTK cũng đợc theo dõi theo hai phơng pháp :

- Phơng pháp theo dõi tồn kho định kỳ

• Phơng pháp định giá HTKHTK đợc định giá bằng một trong các phơng pháp sau :- Phơng pháp FIFO

- Phơng pháp LIFO

- Phơng pháp giá đơn vị bình quân

- Phơng pháp trực tiếp- Phơng pháp giá hạch toán

pháp liên tục

- Hệ thống kế toán chi phí theo quá trình sản xuất

HTK đợc định giá bằng một trong các phơng pháp sau :

- Phơng pháp FIFO- Phơng pháp LIFO- Phơng pháp trung bình gia quyền

- Phơng pháp đặc điểm riêng

- Phơng pháp theo dõi tồn kho liên tục

HTK đợc định giá bằng một trong các phơng pháp sau :- Phơng pháp FIFO- Phơng pháp LIFO- Phơng pháp bình quân gia quyền

1 Lịch sử hình thành phát triển :

Công ty Dệt - May Hà Nội ( tên giao dịch viết tắt là HANOSIMEX )là một trong những công ty mạnh của ngành Dệt - May Việt Nam - trực thuộc Tổng công ty Dệt - May Việt Nam.

Tên gọi chính thức : Công ty Dệt-May Hà Nội ( Hanoi Textile Company )Tên giao dịch : HANOSIMEX.

Trụ sở chính : Số 1 Mai Động - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.Điện thoại : 8621019 - 8621023

Những năm trong thời kỳ bao cấp, nhà máy cha phát huy đợc hết tiềm năng của mình Đến tháng 12/1989, nhà máy đã đầu t xây dựng dây chuyền dệt kim số 1 và sáu tháng sau, dây chuyền đợc đa vào sản xuất Vào giai đoạn này, nền kinh tế nớc ta bớc sang cơ chế mới - cơ chế thị trờng Bộ kinh tế đối ngoại cho phép nhà máy sợi Hà Nội đợc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp vào tháng 4/1990 với tên giao dịch viết tắt là HANOSIMEX.

Tháng 4/1991, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định chuyển tổ chức và hoạt động của nhà máy sợi Hà Nội thành xí nghiệp liên hợp Sợi - Dệt kim Hà Nội Đến tháng 6/1993, dây chuyền dệt kim số 2 đợc xây dựng và tháng 3/1994 đợc đa vào sản xuất Ngày 19/5/1994, nhà máy dệt kim đợc khánh thành ( gồm cả hai dây chuyền dệt kim số 1 và số 2 ).

Để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của khách hàng, sản phẩm của xí nghiệp Liên hợp Sợi - Dệt Kim Hà Nội không những phải nâng cao về mặt chất lợng mà còn không ngừng đổi mới về mẫu mã do đó, tháng 1/1995 xí nghiệp khởi công xây dựng nhà máy thêu Đông Mỹ và tới 2/9/1995 thì khánh thành Sản phẩm dệt kim của xí nghiệp liên hợp đợc hoàn thiện thêm.

Tháng 6/1995, Bộ công nghiệp nhẹ quyết định đổi tên Xí nghiệp liên hợp Sợi - Dệt kim Hà Nội thành công ty Dệt Hà Nội Và đến tháng 2/2000, tổng công ty Dệt -

May Việt Nam quyết định đổi tên công ty thành công ty Dệt - May Hà Nội - một trong những đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam.

Với công nghệ sản xuất tiên tiến, với thiết bị hiện đại đợc nhập của Italia, Cộng hoà liên bang Đức, Bỉ, Hàn Quốc, Nhật Bản với tổng diện tích mặt bằng là 24 ha…cùng lợng lao động trên 5500 ngời - một đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, cán bộ kỹ thuật chuyên sâu nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân lành nghề, sản phẩm của công ty đã đáp ứng đợc nhu cầu trong nớc và xuất khẩu, tạo hiệu quả kinh tế lớn cho công ty Sản phẩm của công ty đợc xuất sang các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Singgapore, úc, Thái Lan, Hồng Kông, Đài Loan, Thuỵ Điển, Mỹ Các khách hàng…trong nớc cũng rất mến mộ sản phẩm của Hanosimex.

Công ty luôn duy trì và phát triển sản xuất, đạt hiệu quả kinh tế cao, mở rộng các hình thức kinh doanh buôn bán, gia công, trao đổi hàng hoá, sẵn sàng hợp tác cùng các bạn hàng trong và ngoài nớc để đầu t thiết bị hiện đại, khoa học công nghệ mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất và chất lợng sản phẩm Hàng năm, công ty sản xuất trên 10000 tấn sợi, 400 tấn vải dệt kim các loại, làm ra 8 triệu sản phẩm dệt kim ( trong đó, 7 triệu sản phẩm xuất khẩu mỗi năm ) Ngoài ra, công ty còn sản xuất 1000 tấn khăn các loại : khăn bông, khăn ăn, khăn tắm rất đợc thị trờng a chuộng.

Cho đến nay, công ty Dệt - May Hà Nội bao gồm các đơn vị thành viên đợc phân bố theo địa bàn sau :

Tại quận Hai Bà Trng - Hà Nội : Nhà máy sợi số 1, số 2 Nhà máy may 1, may 2.

Các nhà máy Dệt - Nhuộm.Nhà máy cơ - điện.

Tại huyện thanh trì : Nhà máy May - Thêu Đông Mỹ.Tại thành phố Vinh ( Nghệ An ) : Nhà máy sợi Vinh.Tại khu vực Hà Đông : Nhà máy dệt Hà Đông.

Các đơn vị thành viên trong công ty chịu sự lãnh đạo chung thống nhất từ cơ quan giám đốc đến các phòng ban và đến các nhà máy.

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội.

Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc lớn, hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam Tổ chức của công ty thống nhất từ trên

xuống dới, mọi hoạt động đợc chỉ đạo thống nhất từ cơ quan giám đốc tới khối phòng ban điều hành và xuống các nhà máy Thông tin đợc quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng và thuận tiện đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.

Giám đốc công ty do Bộ công nghiệp chỉ định, là ngời đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ một thủ trởng Giám đốc chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc :

Phó giám đốc sản xuấtPhó giám đốc kinh tế

Phó giám đốc kỹ thuật công nghệPhó giám đốc hành chính

Đối với các phòng ban nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mu giúp giám đốc điều hành công việc Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban do giám đốc công ty phân công nh sau :

Phòng tổ chức hành chính : Có nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học hợp lý, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý và sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng, tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.

Phòng kỹ thuật đầu t : Có chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.

Phòng tài chính kế toán : Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ đúng, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Xây dựng kế hoạch tài chính, xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mu cho giám đốc về kế hoạch tài chính.

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Là cơ quan tham mu cho giám đốc xác định phơng hớng, mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ Nghiên cứu chiến lợc kinh doanh, tìm kiếm đầu vào và đầu ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Trung tâm KCS : Kiểm tra chất lợng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra giám sát công nghệ sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật t, nguyên liệu trớc khi đa vào sản xuất, tham gia vào việc nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm.

Phòng điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ điều tiết các công việc sản xuất của công ty nói chung và đối với các nhà máy nói riêng.

Khối dịch vụ đời sống : Đảm bảo chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên.Phòng bảo vệ quân sự : Thực hiện các phơng án bảo vệ an ninh chính trị và trật tự an toàn của công ty.

Các phòng ban này tuy không có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp đến các xí nghiệp song có nhiệm vụ theo dõi, hớng dẫn và đôn đốc khu vực thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình quy phạm, các tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật, các chế độ quản lý giúp ban giám đốc nắm bắt đợc tình hình mỗi đơn vị một cách xác thực nhất.

Các nhà máy trực thuộc công ty cũng có cơ cấu sản xuất và quản lý riêng để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, các chỉ tiêu mà công ty giao cho và chịu sự lãnh đạo chung của của cơ quan giám đốc thông qua các phòng ban điều hành.

Nh vậy, đặc trng quản lý của của công ty Dệt - May Hà Nội là quản lý trực tuyến chức năng Cơ cấu này chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách nhạy bén, kịp thời, đảm bảo phát huy những u điểm của chế độ một thủ trởng và thế mạnh của các bộ phận chức năng.

Giám đốc

Phó giám đốc

sản xuất Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc kỹ thuật công nghệ

Phó giám đốc hành chính

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội.

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội.

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty đã tổ chức bộ máy kinh doanh theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kinh doanh của công ty nh ghi sổ chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán đ… ợc thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của công ty ở dới các nhà máy thành viên không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế, thống kê phân xởng làm nhiệm vụ hớng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra và có thể thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở dới nhà máy thành viên rồi định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán công ty Căn cứ vào các chứng từ này, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán.

Phòng tổ chức hành chínhPhòng

kỹ thuật đầu tPhòng

tài chính kế toán

Phòng kinh doanh XNK

Trung tâm KCSPhòng

điều hành sản xuất

Khối dịch vụ đời sống

Phòng bảo vệ quân sự

Nhà máy sợi

May I

II Dệt Nhuộm

Nhà máy cơ điện

May thêu Đông Mỹ

Dệt Hà Đông

Sợi Vinh

Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, nên hầu hết các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng, đảm bảo các mặt kế toán đợc tiến hành song song Và việc sử dụng số liệu, kiểm tra số liệu đợc thờng xuyên, tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu đợc chính xác, công việc đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất cả các phần hành kế toán.

Hiện nay phòng kế toán tài chính gồm 20 ngời : một kế toán trởng, hai phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp , 16 nhân viên kế toán và một thủ quỹ Nhiệm vụ đợc phân công nh sau :

Kế toán trởng : Là ngời trực tiếp phụ trách phòng kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trớc cơ quan quản lý tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ phòng kế toán tài chính theo hoạt động chức năng và chuyên môn, kiểm tra chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật t, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ tài chính mà nhà nớc ban hành.

Phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp : Gồm hai nhân viên Hàng tháng căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ ( do kế toán vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lơng, kế toán chi phí và giá thành cung cấp ) để vào…sổ tổng hợp cân đối theo dõi các tài khoản, lập bảng cân đối kế toán sau đó vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định của nhà nớc Phó phòng kế toán tài chính có trách nhiệm cùng kế toán trởng trong việc quyết toán cũng nh thanh tra, kiểm tra công tác tài chính của công ty.

Kế toán nguyên vật liệu : Gồm hai nhân viên Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật t, cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ Và từ các hoá đơn của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.

Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản : Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lợng, hiện trạng tài sản cố định, tình hình mua bán và thanh lý tài sản cố định.

Kế toán tiền lơng : Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lơng và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lơng cho các nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội.

Kế toán thanh toán : Gồm ba nhân viên Theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số d trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng Theo dõi tình hình thanh toán của công ty với các đối tợng nh khách hàng, nhà cung cấp.

Kế toán chi phí và giá thành : Gồm hai nhân viên Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ lơng và các…NKCT có liên quan để ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất (chi tiết cho từng nhà máy), phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể.

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ : Gồm 7 ngời , có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ Mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập xuất tồn thành phẩm, sau đó theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại.

Thủ quỹ:Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt nhằm phát hiện sai sót và sửa chữa kịp thời Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có, chịu trách nhiệm về mọi trờng hợp thừa, thiếu quỹ tiền mặt của công ty.

Nhân viên kinh tế các nhà máy : Chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các công việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng tài chính của công ty.

Kế toán trởng

Kế toán nguyên vật liệu

Kế toán TSCĐ

Kế toán thanh toánKế

toán chi

Phó phòng kế toán Kế toán

thành phẩm

Thủ quỹKế

toán tiền l-

Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội.

2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội.

Công ty Dệt - May Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam.

Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 30/6 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là ( đồng ) Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đảm bảo cho các phần hành kế toán đợc tiến hành song song và phối hợp nhịp nhàng.

Theo hình thức này, quy trình hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng các chứng từ và sổ sách sau :

Căn cứ vào các chứng từ ban đầu nh : phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiệm nghiệm vật t sản phẩm hàng hoá, biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá, phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và các bảng kê nhập và bảng kê xuất.…

Nhân viên kinh tế các nhà máy

Dựa vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ để vào cột thực tế, kế toán tiến hành lập bảng kê số 3.…

Trên cơ sở bảng tổng hợp xuất vật liệu và bảng kê số 3, cuối tháng kế toán tổng hợp và đa ra bảng phân bổ vật liệu Bảng này phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ cho các đối tợng sử dụng hàng tháng Bảng phân bổ số 2 là cơ sở để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lấy số liệu để ghi vào các sổ kế toán liên quan nh bảng kê số 4, số 5, số 6.

Cuối mỗi niên độ, kế toán tập hợp số liệu vào nhật ký chứng từ số 1, số2, số 4, số5, số 7, số10 và vào sổ cái TK 152.

Chứng từ gốc

NKCT số1,2, 4,10

Sổ chitiết số 2(TK331)

Bảng kê nhập

Thẻ

kho Sổ chi tiết vật liệu

Bảng kê xuất

NKCT số 5

Bảng tổng hợp nhập

Bảng tổng

hợp N-X-T Bảng tổng hợp xuất

Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số2

Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu

Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nộitheo hình thức nhật ký chứng từ.

3 Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội.

a Đặc điểm của vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội.

Công ty Dệt - May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nớc có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm của công ty nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại nh : sợi, sản phẩm dệt kim, sản phẩm dệt thoi do đó vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa…dạng về chủng loại với tính năng lý hoá học cũng hết sức khác nhau Thực tế đó đặt ra cho công ty những yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lý, hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu.

Cũng nh đa số các công ty thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam, sản phẩm của công ty Dệt - May Hà Nội đã không những đáp ứng nhu cầu nội địa mà phần lớn để phục vụ cho xuất khẩu Do đó, việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết đầy đủ, chính xác từng thứ vật liệu là điều kiện cần giúp công ty thực hiện kế hoạch giảm giá thành và nâng cao chất lợng sản phẩm, tạo u thế cạnh tranh của sản phẩm trong nền kinh tế thị trờng hiện nay.

Do nhu cầu kế hoạch sản xuất là rất linh động nên sự biến động của vật liệu là thờng xuyên liên tục Vì vậy, để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, cần thiết phải tiến

Bảng kê 4,5,6

NKCT số 7 Sổ cái TK 152

Báo cáo