II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty
3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu
Hệ số giá
Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số l- ợng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Nh vậy, cuối tháng kế toán mới xác định đợc giá trị vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phơng pháp này mặc dù đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên. Hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Nh đã nói ở phần thực tế, lợng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể có sự khác biệt bởi nền kinh tế thị trờng hàng hoá rất phong phú và đa dạng.
Theo em, với chủng loại và số lợng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành đợc kịp thời, giảm bớt khối lợng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phơng pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phơng pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trớc. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thờng xuyên theo dõi đợc giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá trị vật liệu xuất kho = Lợng vật liệu xuất kho ì Giá hạch toán
Cuối tháng, trên cơ sở số liệu ở các sổ sách nh : Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá có thể đợc tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty.
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ =
_ Giá trị vật liệu xuất trong kỳ
Sau khi đã tính ra đợc chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho, kế toán ghi bút toán điều chỉnh trị giá vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch đợc tính.
Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng, kế toán sẽ tính theo cách sau :
4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu :
Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thờng theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2. Giá thực tế vật liệu đợc tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Nh vậy, công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu nh sau :
Biểu số 1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Tài khoản : 1522 Số thẻ : 15 Số tờ : … Tên vật t : NaOH đặc
Số danh điểm : 1522 AO1
Đơn vị tính : Kg Kho : Hoá chất
Chứng từ SH NT
Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn Ghi chú SL TT SL TT SL TT
Tồn đầu kỳ x x
Nhập (xuất) trong kỳ 331 x x Chi phí thu mua 331 x x
Cộng phát sinh x x x x
Tồn cuối kỳ x x
5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu.
Thực tế tại công ty không mở TK 141 " Tạm ứng ", mà việc tạm ứng cho cán bộ phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thờng xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK 141. Việc mở TK 141 không những tuân theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi.
Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu nhập trong kỳ + =
Do vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Nh vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trò nh một ngời bán và nh thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng không đợc theo dõi về thời hạn thanh toán, hạch toán. Việc hạch toán nh vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty.
Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm nh sau :
Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, tức là khi ngời đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toán ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản : Nợ TK 141 ( Chi tiết từng ngời tạm ứng )
Có TK 111
Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết )
Nợ TK 133
Có TK 141( Chi tiết từng ngời tạm ứng )
Nếu số tiền tạm ứng thừa, ngời tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng:
Nộp bằng tiền : Nợ TK 111 Có TK 141
Nếu trừ vào lơng : Nợ TK 334 ( Chi tiết ) Có TK 141
Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho ngời tạm ứng : Nợ TK 141
Có TK 111
Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này đợc mở cho cả năm, mỗi đối tợng tạm ứng thờng xuyên đợc theo dõi trên một vài trang sổ.
Phơng pháp lập sổ chi tiết TK 141 :
- Chứng từ : Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc…
- Cột số d : Số d Nợ TK 141 phản ánh số chi cha hết của các lần tạm ứng. - Cột ghi Nợ TK 141 : Phản ánh các khoản tạm ứng cho ngời đi mua vật liệu. - Cột ghi Có TK 141 : Phản ánh giá trị vật t hàng hoá mua về.
Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào NKCT số 10.
Biểu số 1.3 sổ chi tiết tk 141 Đối tợng : Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ SH NT
Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có 1.Số d đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ . … Cộng số phát sinh 3.Số d cuối kỳ Ngày tháng năm Ngời ghi sổ Kế toán trởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Theo quy luật của nền kinh tế thị trờng, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng đợc mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thờng xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá vật liệu cao hơn tháng trớc và ngợc lại, do đó đã ảnh hởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt - May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ gia hối đoái thất thờng mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng nh hàng hoá trong kho, tránh đợc cú sốc của giá cả thị trờng. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty.
Dự phòng giảm giá còn có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ đợc một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã đợc phân chia. Nguồn
Lợng vật liệu tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo
Giá hạch toán trên sổ kế toán
Giá thực tế trên thị trờng tại 31/12
= _
tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật t, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa, đó là lập dự phòng giảm đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp đẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập theo các điều kiện : Số dự phòng không đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trớc, và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trớc khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lợng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo công thức sau :
Mức dự phòng giảm giá vật liệu cho năm kế hoạch
Giá thực tế vật liệu trên thị trờng bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trờng. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê này chính là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
Giả sử cuối năm 2000, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi :
Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159
Cuối niên độ sau ( 2001 ) doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trớc ( 2000 ) :
Nợ TK 159 Có TK 721
Đồng thời, căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trờng và giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau ( 2002 ) :
Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159
Nh vậy, em nghĩ rằng công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, vì làm nh vậy vừa tuân thủ nguyên tắc " thận trọng " trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong sản xuất kinh doanh.
7.Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu.
Hiện nay, đứng trớc nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nớc ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hớng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hởng đến hoạt động của công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán.
Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chơng trình tự động hoá toàn bộ quá trình về xử lý, lu giữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với công ty Dệt - May Hà Nội, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn đợc thực hiện trên máy vi tính, nhng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo đợc độ chính xác cao. Phòng kế toán tài chính chỉ đợc sự giúp đỡ của một kỹ s máy tính, làm mọi công việc liên quan đến máy vi tính, công việc rất vất vả. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính, đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý cha thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế nh vậy, em nghĩ công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra kết quả chính xác. Đồng thời công ty nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành nhằm nâng cao hơn nữa chất lợng của quản lý kế toán, và tạo đà cho sự phát triển của công ty sau này.
8.Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung, các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp, nhng riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán em thấy là cha hợp lý. Sổ chi tiết
này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng ngời bán hoặc qua ngời đi mua. Thực tế mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phản ánh đợc các khoản sau : Khoản công ty còn phải trả và những khoản mà công ty ứng trớc cho ngời bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả.
Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu đợc liên tục làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng đầu, do vậy việc tìm nguồn vật t cung cấp thờng xuyên cho sản xuất với chất lợng tốt sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó, phải theo dõi tình hình thanh toán, phơng thức thanh toán để có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán mở từ khi phát sinh quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5 vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với ngời bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục, có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau :
Kết cấu : Biểu 1.2
Cơ sở số liệu : Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán của tháng trớc, hoá đơn, phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán.
Phơng pháp ghi :
- Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu ở cột số d cuối tháng của sổ này tháng trớc. Số d nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trớc cho ngời bán của tháng trớc. Số d có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán của tháng trớc. - Số phát sinh :
+ Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK…
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi theo định khoản : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) :
Nợ TK 133 ( 1331 ) : Phơng pháp khấu trừ