I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
5. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng giảm vật liệu tại
Dệt - May Hà Nội.
a. Tài khoản sử dụng :
Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau :
- Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu.TK 152 đợc chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm : TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
TK 1522 : Vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu
TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế TK 1526 : Phụ tùng khác
TK 1527 : Phế liệu
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh : 111, 112, 133, 331…
b. Phơng pháp hạch toán :
* Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu :
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên đợc thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với ngời bán chỉ mang tính độc lập tơng đối với phần hành kế toán vật liệu, và yêu cầu
đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng nh tình hình thanh toán với ngời bán.
Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật t tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên " Sổ chi tiết số 2 " và các nhật ký chứng từ liên quan khác nh NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu đợc theo dõi một dòng trên " Sổ chi tiết số 2 " với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phơng thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trớc, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nhng dù theo phơng thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên " Sổ chi tiết số 2 ".
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty.
- Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán. - Phơng pháp ghi :
Căn cứ vào phiếu nhập vật t, hóa đơn , kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
Cột nội dung : Ghi số d đầu tháng của từng nhà cung cấp đợc lấy từ " Sổ chi tiết số 2 " của tháng trớc. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật t (Tên vật t, số lợng nhập, đơn giá ), các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Cột tài khoản đối ứng : Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế ( TK 133 ). Thanh toán với ngời bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt ( TK 111 ), bằng tiền gửi ngân hàng ( TK 112 ), bằng vay ngắn hạn ( TK 311 ), và đối với ngời bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ ( TK 131 )…
Cột phát sinh :
+Số phát sinh Có : Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán các nội dung :
hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản : Nợ TK 152
Nợ TK 133 Có TK 331
+ Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng ngời bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi : Nợ TK 331
Có TK 111
Nếu thanh toán bằng phơng thức hàng đổi hàng kế toán ghi : Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi : Nợ TK 331
Có TK311
Cột số d : Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ ngời bán hoặc các khoản công ty trả trớc cho ngời bán nhng trong tháng hàng cha về hoặc số tiền công ty trả thừa cho ngời bán vào cột số d.
( Mẫu sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc trích ở trang sau )
ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ngoài số trang mở cho ngời bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu.
Khi ngời đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số l- ợng là bao nhiêu rồi đa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này đợc ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản : Nợ TK 331
Việc phản ánh này giống nh trờng hợp ứng trớc tiền hàng cho ngời bán. thực chất đây không phải là tiền ứng trớc cho ngời bán nhng lại đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 nh một khoản trả trớc cho ngời bán. Điều này cha phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Và khi ngời tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết nh sau : Nợ TK 152
Nợ TK 133 Có TK 331
Biểu số 4.16 sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Tháng 12/2000 - Chị Phạm Hồng Liên
Chứng từ SH NT
Nội dung Tài khoản đối ứng Phát sinh Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng 61124315 111 2/12 Tạm ứng mua 111 345000
bao tải dứa. 125 15/12 Thoi suốt 1524 133 140000 14000 130 29/12 Dầu công nghiệp 1523 133 520000 52000 Cộng 345000 726000 Cộng TK 1524 140000 Cộng TK 1523 520000 Cộng TK 133 66000 Số d cuối tháng 61505315
Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/ Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/ Có TK liên quan.
NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5 :
- Cơ sở số liệu : Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc, sổ chi tiết số 2. - Phơng pháp ghi :
+ Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu từ cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc.
Số d nợ : Phản ánh số tiền công ty đã trả trớc cho ngời bán nhng hàng vẫn cha về nhập kho trong tháng.
Số d có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán. +Số phát sinh :
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK ( 1521,1521 ) lấy số liệu cộng của từng… loại vật liệu của ngời bán ghi vào các tài khoản tơng ứng.
Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK ( 111,112 ) lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ… theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tơng ứng.
+ Số d cuối tháng : Căn cứ vào số d đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tíinh số d cuối tháng của từng ngời bán.
( Mẫu nhật ký chứng từ số 5 đợc trích ở trang sau )
Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152 ( Nợ TK 152, Có TK 331).
*Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu :
Quản lý vật t không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật t mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật t. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật t chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật t sử dụng là bao nhiêu và theo dõi đợc vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tợng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng nh xuất dùng cho các đối tợng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá.
Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu :
Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán đa dữ liệu vào máy. Giá vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng, máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số vật t xuất dùng của từng kho, từng tài khoản cả về số lợng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó, trên cơ sở bảng kê số 3 " Bảng tính giá thực tế vật liệu " sẽ xác định đợc giá trị thực tế của vật liệu xuất kho nh sau :
Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho ì Hệ số chênh lệch Kế toán lập bảng kê số 3 căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ để váo cột thực tế.…
Mẫu bảng kê số 3 đợc trích ở trang bên ( trong đó vật liệu chính bông đợc thể hiện qua TK 1521 )
Biểu số 4.18
bảng kê tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ - tháng 12/2000
TK TK 1521 TK 1522 TT HT TT HT 1.Số đầu kỳ 1548941455 1385368013 2472801998 2424987936 2.Số phát sinh nợ 19563286107 19147493513 971804697 964991771 1111 H 1617050 1121 H1 51350635 109273613 1121 H5 2182942 11394460 1521 V 3767837361 3767837361 331 H 165322763 165322763 33064553 33064553 …… 3.D đầu+PS nợ 21112227562 20532861526 3444606695 3389979707 4.Hệ số chênh lệch 1,028217 1,1061143 5.Xuất dùng trong tháng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 6.Tồn kho cuối kỳ 819559422 797077990 268933567 264668777
Trên cơ sở " Bảng tổng hợp xuất vật liệu " của từng kho và " Bảng tính giá thực tế vật liệu ", cuối tháng kế toán tổng hợp và đa ra " Bảng phân bổ vật liệu ". Bảng này có tác dụng cung cấp thông tin trong công tác tính giá thành sản phẩm.
Các bộ phận lĩnh dùng vật liệu ở công ty : Vật liệu xuất cho sản xuất ở các nhà máy :
Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Đông : 621D Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Nội : 621H Chi phí vật liệu trực tiếp Vinh : 621V Vật liệu xuất cho quản lý nhà máy :
Chi phí vật liệu Vinh : 627 V2 Chi phí vật liệu Vinh : 627 V2 Chi phí vật liệu Vinh : 627 V2 Vật liệu xuất cho các kho, cửa hàng : 641 Vật liệu xuất cho quản lý toàn công ty : 642 Vật liệu cho vay, hao hụt ngoài định mức…
Biểu số 4.19 bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ Tháng 12/2000
TK Có TK Nợ TK 1521 TK 1522 TT TT HT TT TK 1388 H 20168946 18738946 TK1521 V 3675585925 3675585925 TK 621 D 318029804 305176301 TK 621 H1 10619544098 9802999313 203363957 190863256 TK 627 D2 15986513 15057600 TK 627 H12 318921738 314456456 TK 627 H321 16322294 16093763 TK627 H33 2397806102 2316573821 .. … Cộng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930
Biểu số 4.20 sổ cái tk 1521 Số d đầu năm :15864325632 Ghi nợ TK 152/ Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 1617050 TK 152 3767837361 TK 331 165322763 .. … ….. PS Nợ 19563286107 PS Có 20292668140 D Nợ cuối tháng 1548941455 819559422
phần III
Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội