II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty
6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo quy luật của nền kinh tế thị trờng, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng đợc mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thờng xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá vật liệu cao hơn tháng trớc và ngợc lại, do đó đã ảnh hởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt - May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ gia hối đoái thất thờng mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng nh hàng hoá trong kho, tránh đợc cú sốc của giá cả thị trờng. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty.
Dự phòng giảm giá còn có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ đợc một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã đợc phân chia. Nguồn
Lợng vật liệu tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo
Giá hạch toán trên sổ kế toán
Giá thực tế trên thị trờng tại 31/12
= _
tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật t, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa, đó là lập dự phòng giảm đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp đẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập theo các điều kiện : Số dự phòng không đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trớc, và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trớc khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lợng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo công thức sau :
Mức dự phòng giảm giá vật liệu cho năm kế hoạch
Giá thực tế vật liệu trên thị trờng bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trờng. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê này chính là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
Giả sử cuối năm 2000, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi :
Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159
Cuối niên độ sau ( 2001 ) doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trớc ( 2000 ) :
Nợ TK 159 Có TK 721
Đồng thời, căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trờng và giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau ( 2002 ) :
Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159
Nh vậy, em nghĩ rằng công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, vì làm nh vậy vừa tuân thủ nguyên tắc " thận trọng " trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong sản xuất kinh doanh.
7.Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu.
Hiện nay, đứng trớc nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nớc ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hớng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hởng đến hoạt động của công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán.
Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chơng trình tự động hoá toàn bộ quá trình về xử lý, lu giữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với công ty Dệt - May Hà Nội, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn đợc thực hiện trên máy vi tính, nhng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo đợc độ chính xác cao. Phòng kế toán tài chính chỉ đợc sự giúp đỡ của một kỹ s máy tính, làm mọi công việc liên quan đến máy vi tính, công việc rất vất vả. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính, đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý cha thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế nh vậy, em nghĩ công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra kết quả chính xác. Đồng thời công ty nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành nhằm nâng cao hơn nữa chất lợng của quản lý kế toán, và tạo đà cho sự phát triển của công ty sau này.
8.Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung, các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp, nhng riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán em thấy là cha hợp lý. Sổ chi tiết
này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng ngời bán hoặc qua ngời đi mua. Thực tế mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phản ánh đợc các khoản sau : Khoản công ty còn phải trả và những khoản mà công ty ứng trớc cho ngời bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả.
Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu đợc liên tục làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng đầu, do vậy việc tìm nguồn vật t cung cấp thờng xuyên cho sản xuất với chất lợng tốt sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó, phải theo dõi tình hình thanh toán, phơng thức thanh toán để có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán mở từ khi phát sinh quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5 vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với ngời bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục, có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau :
Kết cấu : Biểu 1.2
Cơ sở số liệu : Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán của tháng trớc, hoá đơn, phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán.
Phơng pháp ghi :
- Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu ở cột số d cuối tháng của sổ này tháng trớc. Số d nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trớc cho ngời bán của tháng trớc. Số d có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ ngời bán của tháng trớc. - Số phát sinh :
+ Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK…
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi theo định khoản : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) :
Nợ TK 133 ( 1331 ) : Phơng pháp khấu trừ Có TK 331 :
Nếu hoá đơn theo phơng pháp VAT trực tiếp thì ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) :
Có TK 331 :
Lấy số lợng hàng nhân với đơn giá hạch toán ghi phần giá hạch toán. Tiền thuế VAT ghi vào cột TK 133
+ Phần ghi Nợ TK 331, ghi có các TK…
Khi thanh toán cho ngời bán tuỳ theo phơng thức hạch toán ghi vào các cột TK tơng ứng.
- Số d cuối tháng :
Số d nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trớc cho ngời bán nhng đến cuối tháng cha lấy hàng.
Số d có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ ngời bán.
Từ số liệu dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc lập theo mẫu mới ta đa vào nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu rõ ràng, không bị sai sót nhầm lẫn.
(Mẫu sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc trích ở trang sau ).
Kết luận
Sau một thời gian thực tập tại công ty Dệt - May Hà Nội, đợc làm quen với thực tế hạch toán vật liệu cùng với phần lý thuyết đợc nghiên cứu, em đã học hỏi đợc rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã đợc học ở tr- ờng. Đồng thời, đợt thực tập này cũng giúp em nắm bắt đợc tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý của công ty, thấy đợc những mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để khắc phục nhằm góp phần nhỏ bé hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở công ty.
Trong chừng mực phù hợp với khả năng và trình độ bản thân, chuyên đề tốt nghiệp đã khái quát đợc các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán vật liệu. Đồng thời, trên cơ sở khái quát thực trạng kế toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội, chuyên đề
đã đề xuất những định hớng cơ bản cũng nh một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng nh công tác kế toán nói chung.
Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, luận văn mới chỉ đa ra đ- ợc ý kiến bớc đầu, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận đợc các ý kiến đóng góp của thầy giáo hớng dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để luận văn tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện hơn về mặt lý luận cũng nh thực tiễn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn TS. Nguyễn Văn Công cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty Dệt - May Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình.
Tài liệu tham khảo
1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Nhà xuất bản tài chính - 2000 Chủ biên : TS. Nguyễn Văn Công.
2. Phân tích hoạt động kinh doanh - Nhà xuất bản giáo dục - 1997 Chủ biên : PGS. TS Phạm Thị Gái.
3. Lý thuyết hạch toán kế toán - Nhà xuất bản tài chính - 1997 Chủ biên : TS. Nguyễn Thị Đông.
4. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất - Nhà xuất bản tài chính - 1998. Chủ biên : TS. Đặng Thị Loan.
5. Thông t hớng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng của Bộ Tài Chính. 6. Tạp chí kế toán tài chính ( 1998, 1999, 2000 )
7. Vụ chế độ kế toán : " Hệ thống kế toán doanh nghiệp ". Nhà xuất bản tài chính - 1995.
Mục lục
Trang
Lời nói đầu 1
Phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong 3
các doanh nghiệp sản xuất. I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 3
1. Khái niệm và đặc điểm. 3
2. Phân loại vật liệu. 4
3. Tính giá vật liệu. 6
II. Hạch toán chi tiết vật liệu. 11
1. Phơng pháp thẻ song song. 11
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 12
3. Phơng pháp sổ số d. 14
III. Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp 16
kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. 16
2. Hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp 17
tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ.
3. Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu đối với các doanh nghiệp 21
tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. 4. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp 23
tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp. IV. Đặc điểm hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng 23
phơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. 23
2. Phơng pháp hạch toán. 24
V. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nớc trên thế giới. 27
1. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh. 27
2. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ. 28
3. Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống 30
kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu. Phần II. Thực trạng hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 31
I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động 31
sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội có ảnh hởng đến hạch toán vật liệu. 1. Lịch sử hình thành phát triển. 31
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 33
tại công ty Dệt - May Hà Nội. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại 36
công ty Dệt - May Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 36
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. 39
3. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 41
4. Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 46
5. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng giảm vật liệu tại 59
công ty Dệt - May Hà Nội. Phần III. Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 69
I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán vật liệu tại công ty 69
Dệt - May Hà Nội. 1. Ưu điểm. 69
2. Nhợc điểm. 71
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty 72
Dêt - May Hà Nội. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật t thống nhất cho toàn công ty. 72
2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu. 74
3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu. 75
4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu. 76
5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu. 77
6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 78
7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. 80
8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. 81
kết luận 84