(Theo phương phỏp nhập trước – xuất trước)
STT T
Chứng từ
SH NT
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu thỏng 832 3.205.845 2.667.263.040 01 05 05/10 Xuất gỗ để SX 400 3.205.845 1.282.338.000 432 3.205.845 1.384.925.040 02 10 10/10 Nhập kho gỗ 1.500 3.607.485 5.411.227.500 432 1.500 3.205.845 3.607.485 1.384.925.040 5.411.227.500 03 15 15/10 Xuất kho để SX 300 3.205.845 961.753.500 132 1.500 3.205.845 3.607.485 423.171.540 5.411.227.500 04 20 20/10 Xuất kho để SX 132 368 3.205.845 3.607.485 423.171.540 1.327.554.480 1.132 3.607.485 4.083.673.020 05 25 25/10 Xuất kho để SX 500 3.607.485 1.803.742.500 632 3.607.485 2.279.930.520 Cộng phỏt sinh 1.500 5.411.227.500 170 0 5.798.560.020 Tồn cuối thỏng 632 2.279.930.520 Ngày 31 thỏng 10 năm 2009
Kế toỏn trưởng Người lập Giỏm đốc
2.2.2. Quy trỡnh KSNB NVL tại C. Ty
Tại C. Ty với nhu cầu sử dụng NVL dựng cho SX tương đối lớn nờn kế toỏn đó sử dụng hỡnh thức kế toỏn Chứng Từ Ghi Sổ, sử dụng phương phỏp hạch toỏn NVL theo phương phỏp thẻ song song để theo dừi NVL nhập - xuất dựng cho SX trong kỳ. Theo phương phỏp này, DN đồng thời phải mở cả 2 thẻ ở cả phũng kế toỏn và ở kho.
Ở kho: Thủ kho theo dừi ghi chộp số lượng nhập xuất từ cỏc chứng từ vào thẻ kho .
Ở phũng kế toỏn: Từ cỏc chứng từ nhập, xuất vật tư kế toỏn theo dừi trờn sổ ghi chộp và theo dừi về mặt số lượng lẫn giỏ trị vật tư nhập, xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ cỏc chứng từ nhập xuất vật tư được thủ kho chuyển lờn cho kế toỏn kiểm tra và ghi sổ chi tiết cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư và đối chiếu số tồn trờn sổ chi tiết phải khớp với số tồn trờn thẻ kho.
Sơ đồ 2. 5: Quy trỡnh ghi sổ của phần hành kế toỏn NVL tại Cụng Ty TNHH- TM Ánh Việt:
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày (định kỳ) : Ghi vào cuối thỏng : Đối chiếu vào cuối thỏng
Căn cứ để ghi sổ của phần hành kế toỏn NVL là cỏc phiếu nhập kho, xuất kho, đề nghị mua hàng, húa đơn VAT, biờn bản kiểm nghiệm vật tư, thẻ kho, thẻ (sổ) chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết ...
Phiếu Nhập Kho
Thẻ Kho
Phiếu Xuất Kho
Sơ đồ 2.6: Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ nhập – xuất NVL
Ghi chỳ: : Ghi hàng ngày (định kỳ) : Ghi vào cuối thỏng : Đối chiếu vào cuối thỏng
2.2.2.1. Cỏc rủi ro thường gặp đối với cụng tỏc quản lý NVL tại C. Ty
2.2.2.1.1. Rủi ro trong quy trỡnh mua NVL – nhập kho
Cỏc rủi ro xảy ra trong quỏ trỡnh mua NVL:
Thứ nhất, những rủi ro trước khi mua hàng: những người khụng cú thẩm quyền cú thể vẫn đề nghị mua hàng được, nội dung và hỡnh thức trỡnh bày khụng chớnh xỏc.
Thứ hai, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Nhõn viờn mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhõn viờn này sử dụng cho mục đớch riờng và cú thể trỡnh hoỏ đơn để được thanh toỏn liờn quan đến khoản mua hàng hư cấu đú.
Thứ ba, rủi ro trong việc nhõn viờn nhận tiền hoa hồng khụng được phộp từ nhà cung cấp: Nhõn viờn mua hàng cú thể lựa chọn nhà cung cấp bỏn hàng khụng phự hợp nhất hoặc ở mức giỏ cao so với cỏc nhà cung cấp khỏc cú thể vỡ nhõn viờn này nhận tiền hoa hồng khụng được phộp từ nhà cung cấp.
Thứ tư, nhõn viờn mua hàng nhận khụng đỳng hàng: Nhõn viờn nhận hàng cú thể nhận sai hàng chẳng hạn như hàng hoỏ sai về số lượng, chất lượng hay quy cỏch.
Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn vật tư Biờn bản kiểm nghiệm
vật tư
Húa đơn mua hàng
Giấy đề nghị cấp vật tư
Phiếu nhập kho Kế toỏn
tổng hợp
Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu
Phiếu xuất kho Giấy đề nghị
Thứ năm, nhận được hoỏ đơn đỳp hoặc hoỏ đơn giả do nhà cung cấp phỏt hành:Nhà cung cấp cú thể phỏt hành và gửi hoỏ đơn ghi sai số lượng, giỏ trị hoặc phỏt hành hoỏ đơn đỳp.
Thứ sỏu, thanh toỏn mua hàng khụng chớnh xỏc: Khi thanh toỏn bằng sộc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt cú thể cú thanh toỏn nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền khụng đỳng, hoặc đề xuất thanh toỏn cỏc khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoỏ đơn bị thanh toỏn hai lần liền.
Cỏc rủi ro xảy ra trong quy trỡnh nhập kho NVL tại C. Ty
Thứ nhất, ghi nhận hàng nhập kho khụng đỳng thủ tục: Khụng cú đầy đủ húa đơn, húa đơn mua hàng khụng đỳng quy định, khụng cú hợp đồng mua hàng đối với việc mua hàng với số lượng lớn hay cỏc chứng từ cú liờn quan, khụng ghi phiếu nhập kho cho mỗi lần nhập kho, khụng cú biờn bản giao nhận hàng giữa người nhận và nhà cung cấp, khụng cú biờn bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho ...
Thứ hai, hỡnh thức trỡnh bày cũng như nội dung thể hiện trờn phiếu nhập kho khụng chớnh xỏc: Phiếu nhập kho chưa đỳng quy định, khụng đỏnh số thứ tự, viết trựng số, thiếu chữ kớ, cỏc chỉ tiờu khụng nhất quỏn, nhập kho nhưng khụng thực nhập mà ghi số liệu khống.
Thứ ba, trường hợp vật tư mua về mà húa đơn chưa cú nhưng đó xuất dựng ngay lỳc này giỏ thực tế khi cú húa đơn và giỏ tạm tớnh khi xuất dựng sẽ khụng phự hợp. Hoặc húa đơn đó mang về mà quỏ trỡnh vận chuyển vật tư chưa tới nơi. Cả hai trường hợp này đều làm cho số liệu giữa kế toỏn và thủ kho sẽ chờnh lệch nhau.
2.2.2.1.2. Rủi ro trong quy trỡnh xuất kho NVL
Thứ nhất, cỏc rủi ro trước khi thực hiện việc xuất kho: yờu cầu về giấy đề nghị cấp vật tư khụng chớnh xỏc, nội dung và hỡnh thức trỡnh bày khụng đỳng.
Thứ hai, nội dung ghi và cỏch sử dụng phiếu xuất kho khụng đỳng quy định chẳng hạn như: khụng cú đỏnh số thứ tự, viết trựng số, thiếu chữ ký, cỏc chỉ tiờu khụng nhất quỏn… Số lượng xuất kho khụng đỳng như số liệu ghi trờn phiếu xuất kho
Thứ ba, tiến hành việc xuất kho vật tư khụng đỳng thủ tục: khụng cú phiếu đề nghị cấp vật tư hoặc cú phiếu nhưng thiếu chữ ký, trỡnh bày khụng chớnh xỏc mà vẫn xuất vật tư, xuất vật tư với số lượng khụng đỳng so với số liệu ghi trờn phiếu cấp vật tư,
hoặc cấp sai loại vật tư nhầm quy cỏch, chủng loại. Xuất kho mà khụng ghi phiếu hoặc để đến một thời gian định kỳ mới ghi phiếu xuất kho, số vật tư khi nhập về chưa ghi phiếu nhập kho mà đó tiến hành làm thủ tục cho xuất kho.
Thứ tư, C. Ty khụng tuõn thủ cỏc nguyờn tắc quản lý: khụng tuõn thủ nguyờn tắc bất kiờm nhiệm, khụng tuõn thủ nguyờn tắc phõn cụng phõn nhiệm
2.2.2.1.3. Rủi ro trong quy trỡnh kiểm kờ NVL
Cỏc thành viờn trong Ban kiểm kờ NVL thụng đồng với nhau hoặc khụng thực hiện việc kiểm kờ nghiờm tỳc, dẫn đến kết quả của việc tiến hành kiểm kờ là thiếu chớnh xỏc.
2.2.2.2. Cỏc hoạt động kiểm soỏt NVL tại C. Ty
2.2.2.2.1. Kiểm soỏt quy trỡnh mua – nhập kho NVL
Khi phõn xưởng SX cú nhu cầu sử dụng NVL mà NVL trong kho hết, để tiếp tục phục vụ cho quỏ trỡnh SX thỡ nhõn viờn sẽ viết Phiếu đề nghị mua hàng gửi lờn phũng kế hoạch vật tư. Yờu cầu mua NVL.
Cỏc thủ tục kiểm soỏt trong quỏ trỡnh mua NVL tại C. Ty:
Thứ nhất: Để hạn chế rủi ro đối với việc những người khụng đủ thẩm quyền vẫn cú thể viết phiếu đề nghị mua hàng thỡ C. Ty yờu cầu đối với những người viết phiếu đề nghị mua hàng phải là những người cú thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng chẳng hạn như: tổ trưởng của từng tổ hay thủ kho. Ngoài ra, C. Ty chuẩn hoỏ và đỏnh số trước cỏc phiếu đề nghị mua hàng của từng phũng ban đề nghị mua hàng như là một biện phỏp kiểm soỏt cỏc phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chớnh xỏc. Phiếu này phải được người cú thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trờn sổ cỏi để người đề nghị mua hàng cú trỏch nhiệm về ngõn sỏch chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trỡnh phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.
Thủ tục kiểm soỏt đối với những cụng việc trờn C. Ty đó ỏp dụng là hỡnh thức kiểm tra và phờ duyệt.
Vớ Dụ: Tại Cụng Ty TNHH-TM Ánh Việt, vào ngày 25/05/2009 ở kho hết vật liệu chớnh là gỗ trũn chũ. Để tiếp tục thực hiện quỏ trỡnh sản xuất, tổ trưởng tổ Chà Bo anh Lờ Minh Khang đó viết giấy đề nghị yờu cầu mua hàng như sau:
Yờu cầu đối với Phiếu đề nghị mua vật tư phải cú đầy đủ cỏc chữ ký và thực tế số vật