LIỆU TẠI CễNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT
3.4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB NVL TẠI CễNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT
TẠI CễNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT
Sổ danh điểm vật tư là tổng hợp toàn bộ cỏc vật tư mà C. Ty đang sử dụng. trong sổ danh điểm, vật tư được theo dừi từng loại, từng nhúm, từng thứ một cỏch chặt chẽ giỳp cho cụng tỏc quản lý và hạch toỏn vật tư được quy định một cỏch riờng. Sắp xếp một cỏch trật tự, rất tiện khi tỡm những thụng tin về một thứ, một nhúm, một loại vật tư nào đú.
Để lập được sổ danh điểm vật tư, điều quan trọng nhất là xõy dựng được bộ mó vật tư chớnh xỏc, đầy đủ, khụng trựng lặp, cú dự trữ để bổ sung những vật tư mới thuận tiện và hợp lý. Do vậy, C. Ty cú thể xõy dựng cụ thể bộ mó vật tư dựa vào những đặc điểm sau.
+ Dựa vào loại vật tư
+ Dựa vào nhúm vật tư trong mỗi loại + Dựa vào quy cỏch vật tư
Trước hết bộ mó vật tư của C. Ty được xõy dựng trờn cơ sở số liệu cỏc tài khoản cấp 2 đối với nguyờn vật liệu. Trong mỗi loại nguyờn vật liệu lại được phõn thành cỏc nhúm và lập mó từng nhúm.
C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
Sổ Danh Điểm Vật Tư
(loại vật liệu chớnh)
Ký hiệu
Nhúm Danh điểm vật liệu
Tờn nhón hiệu quy cỏch vật liệu ĐVT
152-1 1521-1-01 Gỗ trũn chũ M3
152-1 1521-1-02 Gỗ bạch đàn M3
.... ... .... ....
152-2 1521-2-01 Gỗ xoan M3
Giải phỏp thứ hai: Kiểm soỏt trong quỏ trỡnh mua vật tư giữa nhõn viờn mua vật tư và nhà cung cấp.
Một là, gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soỏt: Nờn tỏch biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Núi cỏch khỏc, mọi việc mua hàng chỉ do phũng thu mua tiến hành và phũng thu mua phải độc lập với cỏc phũng khỏc. Phũng thu mua chỉ nờn đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiờu chuẩn đó được người cú thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đỏnh số trước và tham chiếu đến số của
phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp cỏc thụng tin liờn quan đến hàng hoỏ/dịch vụ, số lượng, giỏ cả, quy cỏch, v.v…. Cỏc liờn của đơn đặt hàng này nờn được chuyển đến phũng nhận hàng, phũng kế toỏn và phũng đề nghị mua hàng để giỳp kiểm tra nhận hàng và thanh toỏn sau đú.
Hai là, rủi ro trong việc nhõn viờn nhận tiền hoa hồng khụng được phộp từ nhà cung cấp:
Thủ tục kiểm soỏt: C. Ty nờn ỏp dụng cỏch thức đũi hỏi ớt nhất ba Bảng bỏo giỏ từ ba nhà cung cấp độc lập đối với mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trờn một mức nào đú. C. Ty nờn hoỏn đổi vị trớ cỏc nhõn viờn mua hàng để trỏnh tỡnh trạng một người cú quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, C. Ty nờn ỏp dụng một chớnh sỏch kỷ luật chặt chẽ khi phỏt hiện nhõn viờn nhận tiền hoa hồng khụng được phộp và nờn định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. C. Ty cũng nờn ỏp dụng cỏch thức mà cỏc phũng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phũng thu mua.
Giải phỏp thứ ba: Ban kiểm nghiệm vật tư và biờn bản kiểm nghiệm.
Thủ tục kiểm soỏt: Theo nguyờn tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xỏc định số lượng, chất lượng và quy cỏch thực tế của vật tư cho dự là loại vật tư gỡ. Do đú C. Ty cần phải lập ban kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trỏch nhiệm về vật tư trong C. Ty (phũng kế hạch vật tư) trong đú người chịu trỏch nhiệm chớnh là thủ kho. Sau khi đối chiếu giữa hợp đồng mua bỏn với húa đơn bỏn hàng do nhà cung cấp chuyển đến cú khớp đỳng số lượng và giỏ cả hay khụng? Trường hợp chưa cú hoỏ đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bỏn đó kiểm nghiệm. Trong quỏ trỡnh kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phỏt hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cỏch phẩm chất, đó ghi trong hợp đồng phải lập biờn bản xỏc định rừ nguyờn nhõn để tiện xử lý. Nếu vật tư mua về C. Ty đó nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đỳng quy cỏch thỡ Ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biờn bản xỏc nhận. Trong khi kiểm tra thỡ sẽ cú nhiều khả năng xảy ra rủi ro chẳng hạn như: người khụng đủ tư cỏch vẫn được kiểm kờ hoặc ban kiểm nghiệm làm việc khụng nghiờm tỳc, để sai sút trong quỏ trỡnh kiểm nghiệm, … Do đú, để kiểm soỏt những rủi ro vừa nờu trờn thỡ bản thõn mỗi thành viờn trong ban kiểm nghiệm phải làm việc nghiờm
Cụng Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT
Địa chỉ: 199 Tõy Sơn, Quy Nhơn
Mẫu số: 03-VT
(Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)