Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu tại Công ty TNHH – TM Ánh Việt

KSNB NVL trong DN

Yêu cầu về NVL khi mua không đúng với nhu cầu thực tế chẳng hạn như: mua không đúng kích cỡ, quy cách, thông số kỹ thuật, không đủ về mặt số lượng (thực tế ít hơn so với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua) của NVL, mua không đúng nhà cung cấp, xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại, mua NVL với giá cao, trả tiền nhầm nhà cung cấp hoặc nhầm giá so với giá đã thỏa thuận, trả nhầm lô NVL mua. Sau mỗi lần xuất kho, bộ phận vật tư chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán, kế toán vật tư căn cứ vào sổ cấp vật tư nhập liệu vào máy tính và lập ra các phiếu xuất kho nên phiếu xuất kho không những có tác dụng để lưu mà còn có tác dụng để kiểm soát.

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT

- Phó GĐ : Là người được GĐ uỷ quyền giải quyết các công việc khi GĐ đi vắng, giúp GĐ điều hành mọi lĩnh vực hoạt động SX kinh doanh theo sự phân công của GĐ và chỉ đạo của phòng kỹ thuật và bộ phận KCS, các trưởng, phó phòng, các bộ phận có nhiệm vụ điều hành công việc theo chức năng dưới sự kiểm soát, quản lý của GĐ và phó GĐ, chịu trách nhiệm trước GĐ Công ty và pháp luật Nhà Nước về nhiệm vụ đã phân công. Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán kế toán NVL căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL , kiểm tra tình hình mua vật tư về số lượng, chất lượng, giá cả … nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho SX. Thứ sáu, thanh toán mua hàng không chính xác: Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.

Thứ nhất, ghi nhận hàng nhập kho không đúng thủ tục: Không có đầy đủ hóa đơn, hóa đơn mua hàng không đúng quy định, không có hợp đồng mua hàng đối với việc mua hàng với số lượng lớn hay các chứng từ có liên quan, không ghi phiếu nhập kho cho mỗi lần nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng giữa người nhận và nhà cung cấp, không có biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho.

PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG

Ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn được đánh số theo thứ tự để sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v….

THẺ KHO

Thứ hai, khi ghi phiếu nhập kho phải chính xác, ghi đúng số liệu ghi trên hóa đơn và phải lập phiếu nhập kho theo quy định của C. Thứ ba, giữa kế toán và thủ kho thường xuyên kiểm tra đối chiếu với nhau để kịp thời phát hiện và sớm tìm ra nguyên nhân của việc không trùng khớp số liệu và kịp điều chỉnh số liệu.

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Yêu cầu đối với việc ghi sổ của kế toán vật tư và thủ kho cần tuân thủ nguyên tắc thận trọng, chính xác.

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Thứ nhất, kiểm tra chính xác chứng từ cần thiết trước khi thực hiện việc xuất kho Quy định thủ tục xuất vật tư, nguyên tắc là vật tư xuất kho phải phù hợp với kế hoạch, được phê chuẩn đúng đắn, phù hợp với chính sách giá, vật tư xuất ra phải đúng nhu cầu và đúng dự toán. Để kiểm soát được tình hình xuất kho NVL sao cho hợp lý, tránh thất thoát và đảm bảo về mặt số lượng thỡ yờu cầu thủ kho và kế toỏn vật tư phải theo dừi chặt chẽ ngay từ các khâu ban đầu của quy trình xuất kho NVL.

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Khi kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của giấy đề nghị cấp vật tư thì yêu cầu cấp vật tư được chuyển lên phòng kế hoạch vật tư, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó thì phòng kế hoạch sẽ duyệt cấp vật tư ở kho đồng thời phòng kế toán viết phiếu xuất kho cho phép xuất vật tư. Và một yêu cầu nữa cũng không kém phần quan trọng đó là trong công tác tuyển dụng nhân viên: Ở những bộ phận có khả năng xảy ra nhiều rủi ro và gian lận thì đòi hỏi người nhân viên phải có tính trung thành và làm việc nghiêm túc cho nên khi tuyển dụng thì nhà tuyển dụng nên tuyển dụng kỹ và test nhiều lần.

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Dựa vào các chứng từ ghi sổ đã được mở trong tháng vào cuối tháng kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau khi lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, dựa vào đú để mở Sổ Cỏi theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất NVL, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản 152 trên Sổ Cái.

SỔ CÁI

Trước tiên để thực hiện việc kiểm kê thì cần phải có lệnh kiểm kê NVL có đầy đủ sự đồng ý và chữ ký của cấp trên lúc này việc kiểm kê mới bắt đầu. Kế toán sẽ thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư dư thừa hay thiếu hụt là do các nguyên nhân nào ví dụ như: do thời tiết, khí hậu, hao hụt khi cân đo đong đếm.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ

Quá trình kiểm kê NVL cũng giống như trường hợp đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho cho nên các rủi ro xảy ra cũng giống nhau, ví dụ như là có sự thông đồng giữa các bên với nhau và đưa ra số liệu ảo không chính xác với thực tế. Hoặc là số lượng ghi sổ khác với thực tế kiểm kê, điều này đòi hỏi các thành viên tham gia kiểm kê phải nhanh chóng xác định nguyên nhân thật sự xảy ra sự sai lệch này bằng cách là kiểm tra số liệu giữa phòng kế toán với số liệu dưới kho, kiểm tra đối chiếu giữa cỏc phiếu nhập và phiếu xuất đó thật sự được theo dừi trờn cỏc sổ, thẻ hay chưa?.

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT

• NHẬN XÉT CHUNG 1. Ưu điểm

Tuy nhiên, các thủ tục phục vụ cho việc hoạt động kiểm soát chỉ mang tính tự phát sẽ không phát huy được tính hiệu quả của nó bởi vì đó là những yếu tố rời rạc của hệ thống, những yếu tố đó có một số đặc điểm của hệ thống kiểm soát nhưng không có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và tạo thành một hệ thống lúc đó hoạt động kiểm soát chưa đóng góp hết vai trò của nó trong quá trình quản lý của C. Trong khi kiểm tra thì sẽ có nhiều khả năng xảy ra rủi ro chẳng hạn như: người không đủ tư cách vẫn được kiểm kê hoặc ban kiểm nghiệm làm việc không nghiêm túc, để sai sót trong quá trình kiểm nghiệm, … Do đó, để kiểm soát những rủi ro vừa nêu trên thì bản thân mỗi thành viên trong ban kiểm nghiệm phải làm việc nghiêm.

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Có sự khác biệt so với hai trường hợp nhập kho và xuất kho đó là sau khi có phiếu nhập kho của những vật tư sử dụng không hết nhập lại kho thì kế toán vật tư và thủ kho sẽ khụng mở sổ chi tiết NVL hay thẻ kho để theo dừi nữa mà được theo dừi trực tiếp trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu. Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và thẻ kho, cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, phản ỏnh rừ tỡnh hỡnh số NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn lại cuối kỳ là bao nhiêu.