Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam.doc

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

MỤC LỤCDANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

CỦA CÔNG TY TNHH SD VIỆT NAM 1

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam 1

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty 1

1.1.2 Thị trường của Công ty 2

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty 4

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD Việt Nam61.2.1 Tổng giám đốc 6

1.2.6.3 Kế toán thanh toán 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SDVIỆT NAM 11

2.1 Kế toán doanh thu 11

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 11

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu 23

2.1.4 Kế toán tổng hợp về doanh thu 27

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 60

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng 19

Biểu 2.2: Phiếu thu 19

Biểu 2.3: Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng 20

Biểu 2.4: Biên bản trả lại hàng 21

Biểu 2.5: Hóa đơn giá trị gia tăng 21

Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng 24

Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng 24

Biểu 2.8: Trích sổ tổng hợp doanh thu bán hàng 25

Biểu 2.9: Trích chứng từ ghi sổ 27

Biểu 2.10: Trích chứng từ ghi sổ 28

Biểu 2.11: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ 28

Biểu 2.12: Sổ cái tài khoản 511 30

Biểu 2.13: Trích sổ cái TK 531 30

Biểu 2.14: Phiếu xuất kho 32

Biểu 2.15: Phiếu nhập kho 33

Biểu 2.24: Phiếu chi 45

Biểu 2.25: Hóa đơn GTGT 45

Biểu 2.26: Phiếu xuất kho phụ liệu 46

Biểu 2.27: Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt 49

Biểu 2.28 : Sổ tổng hợp chi phí bán hàng 50

Biểu 2.29: Trích chứng từ ghi sổ 52

Biểu 2.30: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ 52

Biểu 2.31: Sổ cái tài khoản 641 52

Biểu 3.1: Sổ chi tiết bán hàng 65

Biểu 3.2: Bảng tổng hợp bán hàng 65

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu

tiền ngay trực tiếp 13

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thutiền ngay qua ngân hàng 14

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm 15

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại 17

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu 23

Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu, hàng bán bị trả lại: 27

Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 36

Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán: 41

Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng 48

Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ tổng hợp về chi phí bán hàng: 51

Sơ đồ: 3.1 Trình tự luân chuyển chứng từ 64

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TNHH: Trách nhiệm hữu hạnGTGT: Giá trị gia tăng

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế, bán hàng có vai trò vôcùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội Vì:

Thứ nhất, bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuấtđến nơi tiêu dùng.

Thứ hai, bán hàng còn đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máykinh tế.

Thứ ba, bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơicó nhu cầu.

Thứ tư, bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua và người bán.

Công ty TNHH SD Việt Nam là một công ty 100% vốn nước ngoàichuyên sản xuất và kinh doanh các bộ dây dẫn điện dùng trong ngành côngnghiệp và ngành đồ điện gia dụng Ý thức được vai trò quan trọng của bánhàng, Công ty đã cố gắng tổ chức và hoàn thiện khâu bán hàng ngày cànghiệu quả hơn, đặc biệt là trong công tác kế toán bán hàng Có thể cho rằngphần hành kế toán bán hàng là phần hành chủ đạo trong công tác kế toán củaCông ty Ngoài ra, kế toán bán hàng còn giữ vai trò rất quan trọng vì khôngchỉ cung cấp thông tin kế toán mà còn góp phần phục vụ hoạt động bán hàngvà còn là căn cứ để ban giám đốc đưa ra các quyết định trong hoạt động kinhdoanh của Công ty.

Sau thời gian thực tập ở Công ty TNHH SD Việt Nam, với sự hướng dẫnnhiệt tình của thầy giáo TS Phạm Thành Long và được sự quan tâm giúp đỡ,chỉ bảo tận tình của các anh chị Phòng Kế toán tại Công ty em đã lựa chọn đề

tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam” làm

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng củaCông ty TNHH SD Việt Nam

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt NamChương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH SD Việt Nam

Mặc dù đã rất cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để chuyên đề được hoànthiện song do thời gian và trình độ còn hạn chế nên em không tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyênđề của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Các sản phẩm của Công ty chủ yếu được phân thành 2 loại theo côngdụng của sản phẩm Thứ nhất là, các bộ dây dẫn điện dùng trong công nghiệp(bộ dây dẫn điện dùng trong ô tô, xe máy, xe máy, xe nâng hàng đầu nối tựđộng…) Thứ hai là, các bộ dây dẫn điện cho đồ gia dụng (bộ dây dẫn điệntrong máy giặt, tủ lạnh…).

Đây là các chi tiết phục vụ cho ngành sản xuất công nghiệp, sản xuất đồgia dụng nên các loại sản phẩm này của Công ty có tính đặc thù riêng Mỗisản phẩm gắn với những chỉ số kỹ thuật liên quan trực tiếp đến mặt hàng sảnxuất của khách hàng Do đó, khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng sẽ được

Công ty tư vấn về chủng loại, mẫu mã, kích cỡ phù hợp Sản phẩm thườngđược bán ra theo từng bộ chứ không phải là từng đơn vị riêng lẻ.

Ngoài các sản phẩm thông dụng đang tiến hành sản xuất, Công ty khôngngừng nghiên cứu ra các sản phẩm mới đáp ứng ngành công nghiệp ngàycàng phát triển.

1.1.2 Thị trường của Công ty

* Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoágiữa người bán và người mua

* Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường:

- Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường:

+ Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuấttrong công nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu vàgiá cả hàng hoá và dịch vụ.

+ Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thịtrường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tậpquán và truyền thống, trình độ văn hoá của nhân dân, đặc biệt là chính sáchtiêu dùng, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại,chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thịtrường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường.

+ Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả ngườisản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đếncung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ.

+ Các nhân tố thời tiết, khí hậu, các nhân tố này cũng ảnh hưởng đếnsản xuất, năng suất lao động, tiêu dùng, tốc độ tiêu thụ và cuối cùng là ảnhhưởng đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ.

- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường:

+ Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch pháttriển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hốiđoái, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ đểNhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp vàocung, cầu, vào giá cả hàng hoá và dịch vụ Mặt khác, chính những công cụnày còn tạo nên môi trường kinh doanh Các doanh nghiệp muốn làm ăn cóhiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng mộtcách thích hợp các loại nhân tố này

+ Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuấtkinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phânphối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá vàdịch vụ Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệpnhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứngkịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu vàgiá cả hàng hoá, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường củadoanh nghiệp.

Mỗi một doanh nghiệp hay công ty khi bắt đầu có quyết định thành lậpđều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựachọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp.

Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn100% vốn đầu tư của nước ngoài như Công ty TNHH SD Việt Nam Công tyđã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng chomình.

Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp Nhân tốkhách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thịtrường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiếnlược kinh doanh.

Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các bộ dây dẫn điện dùng trong sảnxuất đồ gia dụng và trong công nghiệp do đó khách hàng tìm đến Công tythường là các công ty sản xuất đồ gia dụng và sản xuất công nghiệp Bạn hàngchủ yếu là các công ty nước ngoài và một số công ty nước ngoài sản xuất tạiViệt Nam Như:

Xuất khẩu: Sumiden Tomita Shoji Co., Itd; Daikin; Bessho Densen;Zoojirushi.

Nội địa: Panasonics Việt Nam; Toa Việt Nam; Nectonkin…

Hiện nay, trên thế giới ngành sản xuất công nghiệp và đồ gia dụng ngàycàng phát triển Do đó, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng nhưng bêncạnh đó cũng đòi hỏi Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩmcũng như mẫu mã các sản phẩm sản xuất ra, đồng thời nghiên cứu ra các sảnphẩm mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của ngành công nghiệp.

Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với kháchhàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những kháchhàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Xuất phát từ phạm vi hoạt động, quy mô sản xuất và đặc điểm sản phẩmcủa Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên sản xuất và cung cấp những loại bộdây dẫn điện cho các công ty sản xuất công nghiệp, đồ gia dụng, không cungcấp cho thị trường bên ngoài nên Công ty chỉ sản xuất và bán hàng thông quanhững đơn đặt hàng của khách hàng Theo phương thức này người mua đếnhoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủngloại, số lượng) Phòng kinh doanh sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyểnxuống phòng sản xuất kiểm tra xem có đáp ứng được đơn đặt hàng haykhông, nếu đáp ứng được phòng sản xuất sẽ thông báo lại cho phòng kinhdoanh Tại phòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển choban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng Nếu bên mua chấp

nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Căn cứ vào sốlượng, chủng loại trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ tiến hànhsản xuất, khi sản phẩm hoàn thành nhập kho Công ty sẽ chuyển hàng chongười mua theo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng.Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Khi khách hàngchấp nhận thanh toán thì lô hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêuthụ Công ty có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm ghi trên hợp đồng rồi mớichuyển đi hoặc có thể sản xuất theo từng phần trăm của hợp đồng rồi chuyểnđi trong thời hạn được ký kết trong hợp đồng.

Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công tycó 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngayvà bán hàng theo phương thức trả chậm.

Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng,phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết Khách hàng có thể trảchậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệmchi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàngkhông thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thanh toán luôn.Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặcthanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối vớinhững khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản đã được quy định tronghợp đồng đã ký kết giữa hai bên Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toántrả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanhtoán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán Đồng thời, để quản lýcác khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếpcác khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhởkhách hàng thanh toán đúng hạn Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập dự

phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợpkhách hàng mất khả năng thanh toán

Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vìkhách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên Do đó, Công tycó những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoảnphải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn.

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH SD ViệtNam

Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp Trong quá trình bán hàng cósự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau Từ phòng kinh doanh(tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của kháchhàng); ban giám đốc (ký duyệt); phòng sản xuất (thực hiện đơn đặt hàng); bộphận kho (lưu kho, xuất hàng); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và thanh toánvới khách hàng)… Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phứctạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau Do đó, việc tổ chức quảnlý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng.

1.2.3.1 Bộ phận Marketing

Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến taykhách hàng Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởngrất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộphận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm thêm cáckhách hàng tiềm năng cho Công ty Công ty giới thiệu sản phẩm của mìnhđến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo giáđến khách hàng và đặc biệt khi Công ty mới nghiên cứu thành công một sốsản phẩm mới nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng mới Ngoài ra, Công tycòn tiến hành quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội chợ triển lãm trong vàngoài nước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn Vì vậy, nhiềukhách hàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lạilợi nhuận ngày càng cao cho Công ty.

Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đếnphòng kinh doanh đặt hàng Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rấtnhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từđó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế.

1.2.3.2 Trưởng phòng kinh doanh

Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽtrình với ban giám đốc ký duyệt Đối với Công ty thì hợp đồng kinh tế là rấtcần thiết vì Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng và thu tiền sau nênrủi ro lớn Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc về nghĩa vụ pháp lýgiữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyềnđòi tiền khi đến hạn trả tiền.

Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ thôngbáo cho phòng sản xuất và các phòng ban khác có liên quan để chuẩn bịnhững yếu tố cần thiết phục vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được.

1.2.4 Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm

Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty TNHH SD Việt Nam đãđề những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả, đồng thời nắm bắtđược tình hình kinh doanh của từng sản phẩm Thành phẩm được kiểm soát ởtất cả các khâu, từ khâu sản xuất đến khâu nhập kho cho đến khi bàn giao chokhách hàng Trước khi nhập kho, sản phẩm hoàn thành phải được xác nhậnbởi bộ phận kiểm tra chất lượng Sau khi loại bỏ những sản phẩm không đạttiêu chuẩn, sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được đóng gói và được tổ trưởng các tổsản xuất chuyển đến kho làm thủ tục nhập kho và tiến hành nhập kho thànhphẩm Khi xuất hàng giao bán thành phẩm được kiểm tra lại một lần nữa để

đảm bảo chất lượng của thành phẩm khi giao bán, đủ về số lượng, và đúng vềchủng loại.

1.2.5 Bộ phận kho

Khi thành phẩm được chuyển đến kho, tổ trưởng các tổ sản xuất viếtphiếu nhập kho Thủ kho căn cứ vào số lượng trên phiếu nhập kho, trực tiếpnhận hàng chuyển vào kho theo đúng nơi quy định cho từng chủng loại mặthàng Nhập kho xong, thủ kho ghi vào thẻ kho để theo dõi.

Khi xuất bán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghitrên phiếu xuất kho Sau đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đốichiếu số liệu với phòng kế toán.

1.2.6.2 Kế toán bán hàng

Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghinhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan.

1.2.6.3 Kế toán thanh toán

Khi khách hàng thanh toán có thể đến thẳng Công ty thanh toán chophòng kế toán hoặc có thể thanh toán qua ngân hàng

Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đềnghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân viênphòng kế toán sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủquỹ Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền Căn cứ vàophiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tàikhoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty Căn cứ vào giấy báo cókế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.

Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất lượngcũng như số lượng Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bênmua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, cònnhững sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Công ty.Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận vàlượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiếnhành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sauđó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng Vì hàng hóa sảnxuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên nên Công ty khôngphát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán, chiết khấuthương mại.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHHSD VIỆT NAM

2.1 Kế toán doanh thu

Công ty TNHH SD Việt Nam là một Công ty sản xuất nên doanh thu từbán thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất và nguồn thu chủ yếu của Công ty.Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây làm lợi nhuậncũng như vốn chủ sở hữu của Công ty tăng lên, góp phần làm tăng thêm tínhtự chủ của Công ty.

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Theo chế độ quy định Công ty sử dụng các chứng tư kế toán sau để hạchtoán doanh thu:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanhtoán, Uỷ nhiệm thu, Giấy báo có của Ngân hàng, Bản sao kê củaNgân hàng )

- Chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ hàng hoá bán ra…

* Hoá đơn giá trị gia tăng

Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòngkinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế toán lậphoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban

hành Trong đó, ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty,đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên(đặt giấy than viết 1 lần)

- Liên 1: Được lưu tại quyển hoá đơn.- Liên 2: Giao cho khách hàng.

- Liên 3: Được dùng để thanh toán.

* Phiếu thu

Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng làphiếu thu Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên (đặtgiấy than viết 1lần)

- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty.- 1 liên giao cho khách hàng.

- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ.

* Giấy báo Có.

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản thông quaNgân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phòng kế toáncủa Công ty Khi nhận được giấy báo Có kế toán tiến hành ghi sổ kế toán vàlưu giữ tại phòng kế toán.

* Quy trình luân chuyển chứng từ:

Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết cácđiều khoản, phòng sản xuất sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng Khi sản phẩmhoàn thành về số lượng, chủng loại theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hànhđóng gói xuất bán Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấythan viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ):giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Công ty để ghisổ Đồng thời, Thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho Sau khiPhiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phòng kế toán

Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu Phiếuthu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu tại quyển,Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ.Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền Sau đó, ngườinhận hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoáđơn GTGT, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2) Căn cứ vào Phiếu xuất kho,Hoá đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàngrồi ghi thẻ kho cho từng loại thành phẩm xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT(liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán Kế toán tổng hợpnhận những chứng từ kế toán này sẽ tiến hành ghi sổ.

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thutiền ngay trực tiếp

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng trình tự luân chuyển chứng từcũng được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụngGiấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ.

KT thanh

Thủ quỹThủ

Hợp đồng kinh

Ký duyệt

Lập phiếu thu

Thu tiềnLập

phiếu XK, xuất

Ghi sổKT

bán hàng

Lập hóa đơn GTGTĐơn

đặthàng

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thutiền ngay qua ngân hàng

Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồngbán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh toáncủa khách hàng Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải đượcquy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên Quy trình luânchuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàngthanh toán ngay chỉ khác là kế toán thanh toán không viết phiếu thu mà viếtgiấy nợ cho khách hàng.

KT thanh

toánThủ

Hợp đồng kinh

Ký duyệt

Giấy báo có

của NH

Ghi sổKT

bán hàng

Lập hóa đơn GTGT

Đơnđặthàng

LậpphiếuXK, xuất

hàng

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm

 Hạch toán giảm giá hàng bán

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm của Công tycó chất lượng và uy tín trên thị trường Các sản phẩm của Công ty luôn quakhâu kiểm duyệt nghiêm ngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhậpkho Do đó, hiện nay Công ty TNHH SD Việt Nam không có chính sách giảmgiá hàng bán cho khách hàng

 Hạch toán chiết khấu

Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hàng hưởngkhi khách hàng mua với số lượng lớn Trường hợp người mua hàng nhiều lầnmới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấuđược ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, khoản chiếtkhấu thương mại này được hạch toán vào TK 521 Tài khoản này phản ánhkhoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳtheo đúng chính sách chiết khấu thương mại đã quy định Nhưng do tại Công

KT thanh

KT tổng

Hợp đồng

kinh tế

Ký

nợLập

phiếu XK, xuất

hàng

Ghi sổ

Đơn đặt hàng

Thủ kho

KT bán hàng

Hóa đơn GTGT

ty không thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng nên sẽ không xéttrường hợp này.

 Hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng ngườimua từ chối, trả lại Do các lỹ do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất, kémphẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách Kế toán sử dụng TK 531 đểphản ánh hàng bán bị trả lại.

Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủng loại,quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng thì kháchhàng được đổi mới trong thời gian quy định hoặc có thể trả lại một phần hoặctất cả số hàng đó cho Công ty Hoặc khách hàng và Công ty đã thỏa thuận vớinhau về chủng loại cũng như số lượng hàng hóa bán ra nhưng vì lý do nào đóthuộc về phía khách hàng mà khách hàng không thể nhận được lô hàng đó thìCông ty cũng làm thủ tục nhận lại lô hàng đó

Sản phẩm của Công ty luôn được bộ phận đánh giá chất lượng kiểm tranghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách hàng nên việc xảy rahiện tượng hàng hóa kém chất lượng là rất ít Tuy nhiên, quy trình sản xuấtcủa Công ty trải qua nhiều khâu, từ khâu lập thiết kế tại phòng kỹ thuật đếnkhâu lựa chọn vật tư cho đến quy trình sản xuất tại phân xưởng sản xuất Dođó, có thể có những sai sót khách quan xảy ra đối với sản phẩm Trong trườnghợp này Công ty chấp nhận nhận lại hàng.

Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì cần có các chứng từ kèmtheo hàng hóa trả lại như: Biên bản trả lại hàng hóa, Hóa đơn GTGT (hàngbán bị trả lại, phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại)… Cụ thể, khách hàng vàphòng kinh doanh của Công ty thỏa thuận lập biên bản trả lại hàng, trên biênbản ghi rõ lý do trả lại hàng do sai về quy cách, mẫu mã, phẩm chất hay từphía khách hàng và ký vào biên bản Khách hàng gửi cho Công ty Hóa đơn

GTGT (liên 2) trong đó ghi rõ hàng bán bị trả lại Hóa đơn GTGT đượcchuyển tới phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn vềsố lượng, đơn giá, thành tiền Sau đó kế toán lập đề nghị nhập kho và chuyểnnhững chứng từ này cho thủ kho lập phiếu nhận kho Thủ kho sẽ tiến hànhkiểm tra lại hàng hóa nhập lại theo chỉ tiêu số lượng và quy cách, rồi viếtphiếu nhập kho đồng thời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thànhphẩm phản ánh vào thẻ kho số lượng nhập lại Thủ kho sau khi kiểm tra nhậpkho hàng và ghi thẻ kho sẽ chuyển các chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhậpkho) lên phòng kế toán để kế toán vào sổ

Trên phiếu nhập kho thủ kho chỉ ghi về mặt số lượng, do Công ty tínhgiá vốn theo phương pháp cả kỳ dự trữ nên giá vốn của thành phẩm bán ra làgiá vốn của tháng trước nếu hàng hóa bán ra vào tháng trước bị trả lại trongtháng này, còn nếu hàng bán ra và bị trả trong cùng một tháng thì kế toán chờđến cuối tháng khi xác định được giá vốn sẽ điền thông tin về đơn giá và thànhtiền vào phiếu nhập kho Đây chính là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ.

Cuối tháng tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàngbán bị trả lại, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 531.

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại

Hóađơn GTGT

Nhập kho và ghi thẻ

khoKH và

phòng KD

Khách hàng

Thủ kho

Kế toán

Ghi sổBiên

bản trả lại hàng

Sau đây em xin trình bày một số chứng từ kế toán mà Công ty sử dụngtrong hạch toán:

VD: Ngày 17/08/2010, Công ty TNHH SD Việt Nam xuất bán choCông ty Panasonic theo giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT10%.

- WPJ connector: 2050 kg, đơn giá 3.093,2USD/ kg.- RIC connector: 1200 kg, đơn giá 1.815,5USD/ kg.Kế toán sẽ lập các chứng từ kế toán như sau:

* Kế toán doanh thu

Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng

Công ty TNHH SD Việt NamSD Vietnam Industries Ltd.

DIỄN GIẢIDESCRIPTION

ĐƠN VỊ TÍNHUNIT

SỐ LƯỢNGQUANTITY

ĐƠN GIÁPRICE

THÀNH TIỀNAMOUNT

Bán bộ dây dẫn điệnWPJ connector

Bán bộ dây dẫn điệnRIC connector

Cộng tiền hàng:Thuế suất: 10% Thuế GTGT:

Tổng cộng:

8.492,66849,2669.341,926Bằng chữ: Chín nghìn ba trăm bốn mươi một đôla và chín trăm hai mươi sáu

(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)

Biểu 2.2: Phiếu thu

Mẫu số: 01 – TT

Thang Long Industrial, Dong Anh, HanoiTel: 04-38811184/ Fax: 04-38811185

15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU Quyển số: 7

Ngày 17 tháng 08 năm 2010 Số: 09 Nợ TK: 111 Có TK: 131Người nộp tiền: Nguyễn Quang Hưng

Địa chỉ: Công ty Panasonic, Khu công nghiệp Thăng Long, Đông Anh, Hà Nội.Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng

Trả bằng: Tiền mặt Loại tiền: USD Tỷ giá: 1Số tiền: 9.341,926

(Bằng chữ: Chín nghìn ba trăm bốn mươi một đôla và chín trăm hai mươi sáu cents.)

Kèm theo:…1… chứng từ gốc.

Người nộp tiền Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Chín nghìn ba trăm bốn mươi một đôla và chín trămhai mươi sáu cents Ngày 17 tháng 08 năm 2010 Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Biểu 2.3: Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng.

Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam GIẤY BÁO CÓ

Hà Nội Ngày 06/08/2010 giờ in: 9:30:20 AM

Số chứng từ: Đã hạch toánSố chuyển tiền:

NHNT Hà Nội

Người trả tiền: TOA Vietnam Co., Ltd

Số tài khoản: ……… tại Ngân hàng Techcombank Hà NộiNgười hưởng: SD Vietnam Indusstries Ltd

Số tài khoản: ……… …….tại Ngân hàng Ngoại thương Hà NộiSố tiền: USD: 9,051,221

Bằng chữ: Chín triệu không trăm năm mươi mốt nghìn hai trăm hai mươi mốt đôla.Nội dung: Công ty TOA Vietnam Co., Ltd thanh toán hóa đơn GTGT số 0000280.

Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ

*Kế toán hàng bị trả lại:

Biểu 2.4: Biên bản trả lại hàng

Đơn vị: Công ty TOA Việt Nam

Điạ chỉ: Khu công nghiệp Thăng Long, Đông Anh, Hà Nội.

BIÊN BẢN TRẢ HÀNG

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH SD Việt Nam.

Công ty TOA Việt Nam chúng tôi có mua mặt hàng WPJ connector của Công ty TNHHSD Việt Nam theo HĐ GTGT số 0000289 ngày 05/08/2010, do mặt hàng này có 150 kgkhông đảm bảo chất lượng nên chúng tôi không thể xuất bán số hàng này.

Nay Công ty chúng tôi xuất trả lại này cho quý Công ty.Kính mong quý Công ty nhận lại số hàng trên.

Xin chân thành cảm ơn!Ngày 07 tháng 08 năm 2010Giám đốc Công ty TOA Việt Nam

Biểu 2.5: Hóa đơn giá trị gia tăng

Công ty TNHH SD Việt NamSD Vietnam Industries Ltd.

Invoice (VAT)

Liên 2: Khách hàng/ For Customer

Telephone: +84 (4) 38811184Fax: +84 (4)3 8811185

Ký hiệu: AA/2003T

Số hóa đơn/ Invoice No.: 0000289

Ngày/ Date: 07/8/2010

Khách hàng/ Customer: SD Vietnam Industries Ltd.

Địa chỉ/ Address: Thang long Industrial Park, Dong Anh, HanoiMã số/ Customer’s code: 0101098954

Hình thức: Hàng bán bị trả lại

DIỄN GIẢIDESCRIPTION

ĐƠN VỊ TÍNHUNIT

SỐ LƯỢNGQUANTITY

ĐƠN GIÁPRICE

THÀNH TIỀNAMOUNT

Bộ dây dẫn điệnWPJ connector

Cộng tiền hàng:Thuế suất: 10% Thuế GTGT:

Tổng cộng:

463,9846,398510,378Bằng chữ: Năm trăm mười đôla và ba trăm bảy mươi tám cents.

(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Trình tự ghi sổ chi tiết doanh thu được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từkế toán kế toán nhập số liệu vào phần mềm máy tính, máy tính sẽ xử lý dữliệu rồi lên báo cáo sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo dõi từng sản phẩm đãđược cung cấp cho khách hàng

Mỗi dòng trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng sẽ ghi lại một hóa đơnGTGT Các sổ chi tiết sẽ được in ra khi có yêu cầu hoặc đến cuối tháng kếtoán sẽ in ra sổ chi tiết của một số mặt hàng tiêu thụ tiêu biểu trong tháng

Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng mặt hàngkế toán vào bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng để tổng hợp từng sảnphẩm đã bán ra trong tháng

Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp

đồng mua bán, HĐGTGT, phiếu thu, giấybáo có của ngân hàng)

Sổ kế toán chi tiếtdoanh thu bán

Bảng tổng hợpdoanh thu bán hàng

Sau đây em xin trích một vài sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ tổng hợpdoanh thu bán hàng.

Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: SD Vietnam Indusstries Ltd.Thang Long Industrial, Dong Anh, Hanoi

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG (Trích)Tài khoản: TK 5112-106

000030117/08/2010Bán choPanasonic

000032828/08/2010Bán choSumiden

Kết chuyểndoanh thu

Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: SD Vietnam Indusstries Ltd.Thang Long Industrial, Dong Anh, Hanoi

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG (Trích)Tài khoản: TK 5112-107

00032828/08/2010Bán choSumiden

Kết chuyểndoanh thu

Biểu 2.8: Trích sổ tổng hợp doanh thu bán hàng

Đơn vị: SD Vietnam Indusstries Ltd.Thang Long Industrial, Dong Anh, Hanoi

SỔ TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG (Trích)Tài khoản: TK 5112

Tháng 08 năm 2010

2.1.4 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Trình tự ghi sổ tổng hợp về doanh thu, và giảm doanh thu được thể hiệnqua sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu, hàng bán bị trả lại:

Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp

đồng mua bán, HĐGTGT, phiếu thu, giấybáo có của ngân hàng)

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Hàng ngày, kế toán sẽ tập hợp các hóa đơn GTGT…, cứ 10 ngày lập nên1 chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ này sau khi in ra và được sự chấpthuận của kế toán tổng hợp sẽ được xếp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy sốhiệu ngày tháng Sau khi có số hiệu ngày tháng kế toán sử dụng các chứng từghi sổ này vào sổ cái tài khoản doanh thu (TK 5112)

TK 531

Bán hàng cho Panasonic131P51128.492,66

Kèm theo 3 chứng từ gốc Ngày 10 tháng 08 năm 2010

Người lập Kế toán trưởng

Kèm theo 3 chứng từ gốc Ngày 10 tháng 08 năm 2010

Người lập Kế toán trưởng

Biểu 2.11: Trích sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ

Đơn vị: SD Vietnam Indusstries Ltd.Thang Long Industrial, Dong Anh, Hanoi

SỔ ĐĂNG KÝCHỨNG TỪ GHI SỔ

Cộng

Biểu 2.12: Sổ cái tài khoản 511

Đơn vị: SD Vietnam Indusstries Ltd Mẫu số: S02c1-DNThang Long Industrial, Dong Anh, Hanoi

Cộng luỹ kế từ đầu tháng

Sổ này có… trang, đánh số trang từ 01 đến ….

Ngày mở sổ:…… Ngày 31 tháng 08 năm 2010

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đống dấu)

Biểu 2.13: Trích sổ cái TK 531

Đơn vị: SD Vietnam Indusstries Ltd Mẫu số: S03b-DNThang Long Industrial, Dong Anh, Hanoi