Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh.docx

Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

Trang 1

MỤC LỤC

1.1/ Khái quát về tổ chức và quản lý kinh doanh ở Công ty 7

1.1.3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty 91.1.4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 91.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 15

1.2.2/ Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty 17

Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thái Vinh

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và 60

Trang 2

xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

3.1/ Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

60

3.2/ Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết

quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

62

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÀI

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

GTGT Giá trị gia tăng

HĐKD Hoạt động kinh doanh

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

Trang 3

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Bảng 1 Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thái VinhBảng 2 Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thái Vinh đạt được qua

các năm

Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Vinh

Sơ đồ 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh

Sơ đồ 3 Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh

Sơ đồ 4 Xử lý BRAVO – Công ty TNHH Thái Vinh

Mẫu số 1 Biểu chủng loại hàng hoá

Mẫu số 2 Phiếu xuất kho

Mẫu số 3 Giao diện tính giá vốn

Mẫu số 4 Giấy đề nghị xuất kho

Mẫu số 5 Hoá đơn GTGT

Mẫu số 6 Biên bản bàn giao

Trang 4

Mẫu số 8 Bảng kê hoá đơn bán hàng

Mẫu số 9 Tổng hợp nhập – xuất - tồn

Mẫu số 10 Sổ chi tiết phải thu khách hàng

Mẫu số 11 Sổ tổng hợp phải thu khách hàng

Mẫu số 12 Sổ cái tài khoản 131

Mẫu số 16 Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra GTGTMẫu số 17 Sổ cái tài khoản 641

Mẫu số 20 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh

Mẫu số 21 Sổ nhật ký chung

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta, Đảng và Nhà nước thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Điều này đòi hỏi tính độc lập, tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cao Mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm và bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi

Muốn vậy các doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ được vị trí của khâu lưu thông hàng hoá vì nó quyết định sự phát triển của nền kinh tế và đặc biệt

Trang 5

là nó quyết định đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.

Đối với các doanh nghiệp thương mại, bán hàng lại càng có vị trí quan trọng vì nó quyết định trực tiếp đến các khâu khác của quá trình kinh doanh thương mại Có bán được hàng hoá, lấy thu bù chi đảm bảo có lãi thì doanh nghiệp phải đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hoá, rút ngắn vòng quay của vốn, thu hồi vốn một cách nhanh chóng và có hiệu quả nhất Mặt khác, mục đích chính của doanh nghiệp là lợi nhuận nên việc xác định đúng đắn và chính xác kết quả kinh doanh nói chung và việc xác định kết quả bán hàng cũng rất quan trọng

Do vậy bên cạnh các biện pháp quản lý, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết, giúp cho các doanh nghiệp có đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thái Vinh em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh” cho chuyên

đề thực tập của mình

Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần sau:

Chương I : Tổng quan về Công ty TNHH Thái Vinh

Chương II : Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thái Vinh

Trang 7

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THÁI VINH

1.1/ Khái quát về tổ chức và quản lý kinh doanh ở Công ty:

1.1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển:

Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập từ năm 2004, gồm 3 cổ đông sáng lập, hiện nay mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy, linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác Công ty đặt trụ sở chính tại 115 phố Đào Tấn, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội

Công ty TNHH Thái Vinh là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau:

* Từ năm 2004 đến năm 2005

Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận mang lại chưa cao

* Từ năm 2005 đến năm 2006

Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại Hà Nội Trong thời gian này Công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh

* Từ năm 2006 đến nay

Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh Công việc kinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty

Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công

ty đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành, xây dựng các đại

Trang 8

lý phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan, đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh.

Hiện nay thị trường truyền thống Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sản phẩm Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm, giữ chữ tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước

Phương thức bán hàng và thể thức thanh toán là bán thẳng trực tiếp, thu tiền ngay đối với các khách hàng là người sử dụng, ghi công nợ và thanh toán định kỳ đối với các đại lý

1.1.2/ Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:

* Chức năng của Công ty

Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội, đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp

* Nhiệm vụ của Công ty :

• Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp

• Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu số bán ra

• Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động

và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh

• Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ nhân viên Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng lực làm việc

1.1.3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty :

Trang 9

Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới, đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này.

Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kih doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể

* Kinh doanh dịch vụ

Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng

có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng

* Hoạt động kinh doanh:

Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau:

• Tổ chức các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính

• Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác

Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, các đại lý và cá nhân người tiêu dung Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu ở Hà Nội

1.1.4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh:

a/ Cơ cấu lao động của Công ty :

Hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh là một Công ty phát triển Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động Công ty có

số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn Với đà phát triển này thì Công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động

có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay, bao gồm:

• Giám đốc 1 người

Trang 10

• Phòng kinh doanh 15 người

Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dưới đây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh:

Bảng 1: Bảng danh sách nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh

TT Đơn vị Tổng số Dài hạn Ngắn hạn Trình độ lao động

b/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: (Sơ đồ 1)

Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:

* Hội đồng quản trị: gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn

đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty

* Ban giám đốc :

• Giám đốc: là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật

Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao

Trang 11

• Phó giám đốc: có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng

* Các phòng ban chức năng: Đây là một ban tham mưu giúp việc cho

giám đốc, chịu sự điều hành của giám đốc Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao

• Giải quyết các chế độ chính sách, quyền lợi của nhân viên trong Công

ty

- Phòng tài chính kế toán:

• Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn Công ty

• Thực hịên đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế

độ khác của Nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình giám đốc

Trang 12

• Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và luật thuế.

• Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm

• Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước

• Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty

- Phòng kinh doanh:

• Giúp giám đốc chỉ đạo Công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng cho Công ty

• Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện

kế hoạch kinh doanh trình giám đốc

• Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty

• Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng

- Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật của Công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của Công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Vinh

Trang 13

c/ Mối quan hệ với các bên liên quan:

- Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là bán

lẻ và đại lý Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung

có một số nhóm khách hàng: các đại lý của Công ty tại các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác Các đại lý và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng

- Hàng hoá của Công ty nhập từ 2 Công ty Thái Việt và Thiên Minh Hai đơn vị này nhập khẩu hàng hoá trực tiếp từ Công ty mẹ và phân phối hàng cho các đơn vị có nhu cầu

- Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế là Chi cục thuế Ba Đình

d/ Đánh giá hoạt động của Công ty :

Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thái Vinh đã có những bước phát triển đáng khâm phục Chỉ qua 3 năm hoạt động Công ty đã tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có được điều này là do Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm Hiện nay Công ty là một đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách Nhà nước Ta có thể sơ qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm (Bảng 2)

* Phương hướng phát triển trong thời gian tới:

Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên

Phòng

nhân sự Phòng hành

chính

Phòng kinh doanh

Phòng kỹ thu tậPhòng

TCKT

Trang 14

Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là ngoài việc cung cấp các sản phẩm thiết bị văn phòng có chất lượng cao qua các kênh phân phối đại lý, kênh kinh doanh bán lẻ nhằm chuyển tới người tiêu dùng cơ hội làm chủ các thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất Công ty TNHH Thái Vinh cũng định hướng tham gia vào thị trường công nghệ cao như viễn thông, dầu khí, nước

và môi trường…có các yêu cầu phức tạp để tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm, giải pháp phục vụ tốt nhất khách hàng của mình

Bảng 2: Các chỉ tiêu kinh tế Công ty TNHH Thái Vinh

đạt được qua các năm

(Theo số liệu phòng kế toán)

Qua các chỉ tiêu kinh tế thể hiện qua 3 năm có thể thấy năm 2005 Công

ty đã từng bước năm bắt thị trường sau 1 năm nghiên cứu nhờ đó đã có những chiến lược hiệu quả xúc tiến bán hàng thể hiện doanh thu tăng 47% so với năm 2004, tuy vậy lợi nhuận chưa cao do các chi phí bán hàng còn lớn Không tự bằng lòng với kết quả đạt được, Công ty liên tục đưa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả hơn, bám sát thực tế thị trường, tạo được uy tín với khách hàng về chất lượng hàng hoá và chế độ bảo hành thể hiện ở doanh thu tăng nhanh đạt 7% so với năm 2005 và tăng 57% so với năm 2004 Cùng

Trang 15

với các chính sách kinh doanh hiệu quả Công ty đã tìm mọi cách tiết kiệm chi phí đem lại khoản lợi nhuân ngày một cao tăng 34% so với năm 2005.

1.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty :

1.2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán:

a/ Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty:

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác

kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty (Sơ đồ 2)

Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của Công ty

Phòng Tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty

Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng Tài chính kế toán của Công ty có 6 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm

Trang 16

Thủ quỹ

Kế toán thanh toán và tiền lương

b/ Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:

Công ty TNHH Thái Vinh là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng Phòng kế toán có 6 nhân viên, tất cả đều đã được đào tạo về chuyên ngành kế toán

sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng

• Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà nước cũng như các ngành chức năng

* Kế toán thanh toán và tiền lương:

Trang 17

• Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH.

• Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với công

ty Do đặc thù kinh doanh hàng hóa, các khoản công nợ lớn và phức tạp nên hàng ngày kế toán viên phải ghi sổ chi tiết thanh toán người bán, người mua Nhiệm vụ đôn đốc nhân viên kinh doanh, kỹ thuật thu hồi các khoản công nợ đến hạn

* Kế toán hàng hoá và bán hàng:

• Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng

• Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán

• Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu

* Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:

• Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ

kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính

• Kế toán thuế: căn cứ vào các hoá đơn mua hàng hoá, tài sản…, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước

Trang 18

* Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty :

Trang 19

• Sổ cái : là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng.

• Nhật ký đặc biệt: bao gồm Nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật

ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho Trong đó, nhật ký bán hàng là nhật ký ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ

tự số hoá đơn, ngày chứng từ

• Nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ, trích trước…Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc

kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ 3:

Sơ đồ 3 : Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh

Sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho)

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trang 20

Ghi hàng ngàyGhi định kỳQuan hệ đối chiếuHiện nay phòng kế toán Công ty đã được trang bị hế thống máy tính cài đặt phần mềm kế toán BRAVO bao gồm các phân hệ sau:

- Hệ thống

- Phân hệ kế toán tổng hợp

- Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

- Phân hệ kế toán hàng tồn kho

- Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm

- Phân hệ kế toán tài sản cố định

- Phân hệ báo cáo thuế

- Phân hệ báo cáo tài chính

Phần mềm này cho phép có nhiều lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp : lựa chọn hình thức sổ kế toán,sổ sách

kế toán, lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho,lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng xuất Ngoài ra chương trình này còn có trường thông tin riêng cho ngừời sử dụng tự định, BRAVO cho phép bảo mật bằng mật khẩu

và phần quyền truy cập, cập nhật chi tiết Phần mềm kế toán công ty được thiết kế xử lý dữ liệu trực tiếp nghĩa là dữ liệu này chương trình cho phép đưa

ra các loại sổ tổng hợp, sổ chi tiết và báo cáo kế toán mà công ty áp dụng và

Trang 21

đã cài đặt sẵn trong máy Quy trình xử lý dữ liệu trong Bravo được thể hiện sơ

đồ số 4

Sơ đồ 4: Xử lý trong BRAVO –Công ty TNHH Thái Vinh

* Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm:

- Sổ tài sản cố định

- Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá

- Sổ chi phí kinh doanh

- Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả

- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

- Sổ chi tiết thanh toán nội bộ

Nghi p v kinh t phát sinhệ ụ ế

L p Ch ng tậ ứ ừ

Ch ng t k toánứ ừ ế

Nh p ch ng t vào phân h k toánậ ứ ừ ệ ế

Các t p d li u trên máy tínhệ ữ ệ

Máy tự động xử lý dữ liệu theo phần mềm

ng ký thông tin c n khai thác

Trang 22

- Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng

- Sổ chi tiết thuế GTGT

d/ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty :

Công ty TNHH Thái Vinh sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thái Vinh bao gồm:

- Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02-DNN

- Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01-DNN

- Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính : theo mẫu số B09-DNN

- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản : theo mẫu số F01-DNN

- Quyết toán thuế

- Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

- Bảng tập hợp chi phí

- Báo cáo tăng, giảm TSCĐ

- Bảng tổng hợp kiểm kê kho

- Báo cáo quỹ

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH THÁI VINH

2.1/ Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Thái Vinh:

2.1.1/ Đặc điểm hàng hoá và phân loại hàng hoá tại Công ty TNHH Thái Vinh:

Trang 23

Công ty TNHH Thái Vinh là một doanh nghiệp với chức năng chủ yếu

là kinh doanh và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật bảo hành, bảo trì các thiết bị máy văn phòng, chính vì vậy hàng hoá của Công ty mang những đặc điểm riêng

Nhiều chủng loại máy khác nhau như máy photocopy, máy chiếu, máy fax…đi kèm là rất nhiều linh kiện, phụ kiện của máy như trống, gạt, từ, mực bao gồm mực máy photo, mực máy fax…Do đó đơn vị tính của mỗi loại hàng hoá cũng đa dạng, ví dụ đơn vị cái dùng cho máy photocopy, máy chiếu, máy fax; đơn vị m dùng cho cáp in; đơn vị túi dùng cho từ, mực in…(Mẫu số 1)

Những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán hàng hoá, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ hàng hoá

2.1.2/ Đặc điểm quản lý hàng hoá tại Công ty :

Công tác phân loại hàng hoá và theo dõi chi tiết số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và có tính khoa học cao Nhờ vậy mà Công ty có thể nắm bắt được dễ dàng toàn diện cũng như chi tiết các loại hàng hoá tại Công ty Hệ thống kho tang, phòng kế toán, phòng kinh doanh của Công ty có sự gắn bó đối chiếu, kiểm tra số liệu hàng hoá nhập - xuất - tồn đảm bảo quản lý chặt chẽ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ chính sách chế độ kế toán tài chính của Nhà nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và các tổ chức tài chính

Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quy định của chế độ kế toán và Công ty đã chú trọng đến việc hiện đại hoá công tác kế toán

Trang 24

Trong quá trình tiêu thụ, Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thực hiện thuận tiện, nhanh chóng và nâng cao uy tín với khách hàng.

Mẫu số 1 : Chủng loại hàng hoá

I Máy photo

II Máy fax

III Mực máy photo

2.2/ Quy trình kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thái vinh:

2.2.1/ Phương thức bán hàng và tài khoản sử dụng

a/ Phương thức bán hàng:

Hiện nay, Công ty đang thực hiện 2 phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá:

- Bán lẻ hàng hoá là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua

để trực tiếp sử dụng với số lượng nhỏ

- Bán buôn là bán cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân mua để tiếp tục bán lại hay các dự án với số lượng và giá trị lớn

Trang 25

Về phương thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc.

Công ty TNHH Thái vinh tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Thuế suất thuế GTGT đầu ra áp dụng cho một số mặt hàng là khác nhau :

- Máy photocopy, máy fax, máy chiếu và các phụ kiện đi kèm áp dụng mức thuế 10%

- Máy vi tính và phụ kiện áp dụng mức thuế 5%

b/ Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh tình hình bán hàng và xác định kết quản bán hàng, kế toán Công ty TNHH Thái Vinh sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây:

- TK 511 “Doanh thu bán hàng”, tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ sản xuất kinh doanh không có tài khoản chi tiết cấp 2

• TK 6411 “Chi phí nhân viên”

• TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”

Trang 26

• TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý”

• TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”

- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

2.2.2/ Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho:

a/ Chứng từ, sổ sách sử dụng:

* Chứng từ sử dụng : giấy đề nghị xuất kho, phiếu xuất, phiếu bảo

hành, biên bản bàn giao, lệnh điều động, hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm thu và các chứng từ liên quan khác

* Sổ sách sử dụng: sổ nhật ký chung; sổ cái tài khoản 632, 511, 131,

3331; bảng kê; bảng tổng hợp; sổ chi tiết, tổng hợp phải thu của khách hàng

Trang 27

b/ Trình tự luân chuyển chứng từ:

Trình tự xuất kho thực hiện như sau: Xuất kho hàng hóa trong Công ty

cũng bao gồm các trường hợp khác nhau như: Xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ, xuất kho để bảo hành.Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau: khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa dùng cho mục đích khác nhau người có nhu cầu xuất hàng hóa viết giấy nghị xuất kho kèm giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty (xuất bán hàng) (Xem phần Phụ lục), Biên bản bảo hành (xuất dùng bảo hành) trình Trưởng phòng, Phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho Phòng Kế toán (kế toán hàng hóa) nhập số liệu vào máy và in hoá đơn xuất bán hàng hoá do

Bộ Tài chính phát hành (mẫu số 3) Khi lập xong, Hoá đơn GTGT phải có chữ

ký của Giám đốc Công ty hay Phó giám đốc Công ty và người bán hàng, sau

đó người nhận hàng sẽ chuyển Hoá đơn GTGT ( liên 3) cho thủ kho để xuất hàng Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã được ghi trong Hoá đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán phần hành để lưu Đồng thời, sau khi đã giao hàng hoá cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hoá, người chịu trách nhiệm bán hàng lập Biên bản bàn giao Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của khách hàng Biên bản bàn giao được lập theo mẫu mà Công ty đưa ra, biên bản này được lập thành 2 liên Liên 1 được lưu tại phòng kỹ thuật và phiếu bảo hành làm căn cứ theo dõi và quản lý thời gian bảo hành hàng hóa cho khách hàng, liên 2 giao cho khách hàng

Đối với hàng xuất dùng nội bộ và xuất bảo hành: Khi xuất hàng hoá để

sử dụng nội bộ hay xuất bảo hành phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho”, chuyển cho Trưởng phòng ký duyệt Sau đó, chuyển Giấy đề nghị này cho Phòng kế toán để phòng kế toán viết “Phiếu xuất” theo mẫu số 1

Trang 28

Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho Thủ kho sau khi xuất kho

và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu

Mẫu 2: PHI ẾU XUẤT KHO

Công ty TNHH Thái Vinh

625.715 31.285 657.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu trăm năm bảy nghìn đồng

Lập phiếu

(ký, họ tên)

Người lĩnh (ký, họ tên)

Thủ kho (ký, họ tên)

Kế toán trưởng (ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)

Phiếu xuất chỉ có số lượng xuất không có giá xuất, giá được tính và hiển thị sau khi làm bút toán tính giá vốn Định khoản nghiệp vụ xuất dùng nội bộ hay bảo hành như bút toán phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho

Trang 29

hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.

Giá vốn hàng xuất bán được tính dựa trên giá mua hàng, giá mua này không bao gồm chi phí thu mua hàng hoá, chi phí này được tính riêng Tại Công ty giá hàng hoá xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền Kế toán hàng hoá sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để

từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng Do được Công ty trang bị phần mềm

kế toán nên việc tính đơn giá bình quân cũng đơn giản hơn, kế toán viên chi cần làm một lệnh duy nhất thì phần mềm sẽ tự động tính giá Theo công thức

Đơn giá bình quân Dư đầu kỳ + Mua trong kỳ

gia quyền Số lượng

Trị giá vốn thực tế Số lượng vật tư * Đơn giá bình quân

xuất kho xuất kho gia quyền

Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hoá đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung, nhưng số liệu tương ứng tại dòng TK 632 và TK 156 sẽ bỏ trống

Đến cuối tháng, Để tính giá vốn hàng bán, kế toán thực hiện như sau: trên màn hình giao diện chọn mục “ Tính giá vốn” ( Mẫu số 3).Sau khi khai báo ngày tháng cần tính giá vốn Lúc này máy sẽ tự tổng hợp và tính giá trung bình cho từng loại mặt hàng Sau khi máy tổng hợp xong sẽ tự động cập nhật giá trung bình vừa tính vào cột giá vốn hàng bán trên các Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp

Giá trị doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau:

Doanh thụ tiêu thụ hàng hoá = Đơn giá bán X Số lượng hàng hoá

tiêu thụ

Trang 30

Ví dụ: trong tháng 3 năm 2007 máy photo Sharp AR5316 trong tháng tiêu thụ

20 chiếc với đơn giá 38.212.000đ, như vậy:

Doanh thu tiêu thụ trong tháng = 38.212.000 x 20 = 764.240.000 đ

Mẫu 3 : Giao diện tính giá vốn

Tính lại giá bình quân, tính tồn kho hiện thời

2.2.4/ Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng:

a/ Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty TNHH Thái Vinh:

Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức bán buôn là : bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tránh ứ đọng hàng hoá

Ví dụ: Trong tháng 4 có nghiệp vụ xuất bán như sau, ngày 27 tháng 4 năm 2007, Công ty TNHH PA đặt mua một lô hàng gồm 02 máy phôtô SHARP SF-4030 với đơn giá là:38.212.000đ; 02 máy phôtô SHARP AR-5316 với đơn giá là: 16.652.000đ; 01 máy chiếu đa năng PG-A20X với đơn giá: 40.316.000đ (giá trên bao gồm 10% thuế GTGT) thông qua cán bộ kinh

Trang 31

doanh Thu của Công ty Mẫu “Giấy đề nghị xuất kho" được lập theo Mẫu 4 Sau khi kiểm tra các thông tin trong giấy đề nghị xuất kho là chính xác, kế toán hàng hóa và bán hàng tiền hành nhập số liệu vào máy Kế toán sẽ nhập số liệu cho mục “Hoá đơn” Kế toán có nhiệm vụ khai báo các tham số trong màn hình máy sẽ cập nhật thông tin vào hóa đơn Sau đó kế toán in hóa đơn Mẫu “Hoá đơn gia trị gia tăng” được lập theo Mẫu 5 Hàng hóa sau khi giao nhận xong xuôi, hai bên bán và mua cùng ký biên bản bàn giao Mẫu “Biên bản bàn giao” được lập theo Mẫu số 6.

Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán Căn

cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung (Mẫu 21)

Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, cuối thàng kế toán xác định tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ theo phương pháp bình quân gia quyền Kế toán định khoản:

Mẫu 4: GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Công ty TNHH Thái Vinh - 115 Đào Tấn - Hà Nội

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO

Ngày 27 tháng 4 năm 2007

Trang 32

Kính gửi: Giám đốc Công ty

Địa chỉ: 79 Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội Điện thoại: 5145790

GIÁM ĐỐC DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

MẪU 5: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

x

Trang 33

Đơn vị báng hàng: Công ty TNHH Thái Vinh

Địa chỉ: 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội

Số tài khoản:

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty TNHH PA

2 Máy photo

SHARP AR-5316

Trang 34

Tổng cộng tiền thanh toán 150.044.000

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu không trăm bốn mươi bốn ngàn

đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên)

Bán hàng qua điện thọai

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

MẪU 6: BIÊN BẢN BÀN GIAO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO

-o0o -Hôm nay, ngày 27 tháng 4 năm 2007

2 02 Máy photo AR-5316

3 01 Máy chiếu PG-A20X

Địa chỉ : 115 Đào Tấn – Hà Nội

Đại diện là : Ông Nguyễn Văn Thu

Chức vụ : Nhân viên kinh doan

Số điện thoại : 04 7666 116

Là bên giao thiết bị

Trang 35

Hai bên cùng chứng kiến và cùng xác nhận: Máy mang đến là đúng chủng loại, nguyên đai, nguyên kiện và còn mới 100% Bên B đã bàn giao đầy đủ các thiết bị trên cho bên A

Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và đều có giá trị pháp lý như nhau.

b/ Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán lẻ tại Công ty TNHH Thái Vinh:

Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng Tuy nhiên đối với các khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm Hoá đơn GTGT là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp

Trong tháng 1, Công ty không có nghiệp vụ xuất hàng hóa dùng nội bộ hay bảo hành cho khách hàng

Sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn”, " Phiếu xuất" và đến cuối tháng tính ra giá vốn hàng bán từng chủng loại hàng hoá, máy sẽ tự động cập nhật

số liệu cho Bảng kê phiếu nhập/ xuất/ hóa đơn chi tiết từng loại hàng hóa được cập nhật chi tiết theo từng Hoá đơn, Phiếu xuất (Mẫu số 7) và theo từng ngày; Bảng kê Hóa đơn chi tiết từng loại hàng hóa (Mẫu số 8); Bảng Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn (Mẫu số 9) Số liệu tại Báo cáo Tổng hợp Nhập -Xuất

- Tồn là số liệu tổng hợp về số lượng bán; giá vốn hàng bán của từng loại hàng hoá của cả tháng Tức là mỗi hàng hoá được thể hiện trên mỗi dòng của Báo cáo Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, sau mỗi lần nhập hoá đơn máy sẽ tự cộng dồn số liệu cho từng loại hàng hoá Số liệu được tổng hợp từ đầu tháng đến thời điểm cuối tháng hoặc đến thời điểm bất kỳ theo yêu cầu của nhà quản lý Và các số liệu về số lượng bán; giá vốn hàng bán của từng loại hàng

Trang 36

hoá sẽ phải bằng số liệu dòng “Tổng cộng” trên Báo cáo bán hàng chi tiết từng hàng hoá theo tháng.“Báo cáo Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn ”.

MẪU SỐ 7: BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/XUẤT/HÓA ĐƠN

Công ty TNHH Thái Vinh

115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội

BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/ XUẤT/ HÓA ĐƠN

Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007Tên hàng hóa: Máy photo SHARP SF-4030

SF-4030 Máy photo SHARP SF-4030 1.0 12.372.333 12.372.333 156

Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng

12.372.333 1.237.233 13.609.566

49.489.332 4.948.933 54.438.265

49.489.332 4.948.933 54.438.265 Tiền hàng