III Mực máy photo
b/Trình tự luân chuyển chứng từ:
Trình tự xuất kho thực hiện như sau: Xuất kho hàng hóa trong Công ty cũng bao gồm các trường hợp khác nhau như: Xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ, xuất kho để bảo hành.Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau: khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa dùng cho mục đích khác nhau người có nhu cầu xuất hàng hóa viết giấy nghị xuất kho kèm giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty (xuất bán hàng) (Xem phần Phụ lục), Biên bản bảo hành (xuất dùng bảo hành) trình Trưởng phòng, Phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho. Phòng Kế toán (kế toán hàng hóa) nhập số liệu vào máy và in hoá đơn xuất bán hàng hoá do Bộ Tài chính phát hành (mẫu số 3). Khi lập xong, Hoá đơn GTGT phải có chữ ký của Giám đốc Công ty hay Phó giám đốc Công ty và người bán hàng, sau đó người nhận hàng sẽ chuyển Hoá đơn GTGT ( liên 3) cho thủ kho để xuất hàng. Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã được ghi trong Hoá đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán phần hành để lưu. Đồng thời, sau khi đã giao hàng hoá cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hoá, người chịu trách nhiệm bán hàng lập Biên bản bàn giao. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của khách hàng. Biên bản bàn giao được lập theo mẫu mà Công ty đưa ra, biên bản này được lập thành 2 liên. Liên 1 được lưu tại phòng kỹ thuật và phiếu bảo hành làm căn cứ theo dõi và quản lý thời gian bảo hành hàng hóa cho khách hàng, liên 2 giao cho khách hàng.
Đối với hàng xuất dùng nội bộ và xuất bảo hành: Khi xuất hàng hoá để sử dụng nội bộ hay xuất bảo hành phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho”, chuyển cho Trưởng phòng ký duyệt. Sau đó, chuyển Giấy đề nghị này cho Phòng kế toán để phòng kế toán viết “Phiếu xuất” theo mẫu số 1.
Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu.
Mẫu 2: PHI ẾU XUẤT KHO Công ty TNHH Thái Vinh