Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công tụ dụng cụ tại công ty cổ phần dệt may hoàng thị loan

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công tụ dụng cụ tại công ty cổ phần dệt may hoàng thị loan

Trờng Đại học Vinh Khoa kinh tế

-*** -Nguyễn thị dung

khoá luận tốt nghiệp đại học

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ

tại công ty cổ phần dệt may hoàng thị loan

Ngành Kế toán Lớp 47B1 Kế toán (2006 – Kế toán (2006 – 2010) – Kế toán (2006 – 2010) 2010)

Trên bình diện vĩ mô, để khẳng định được mình và có chỗ đứng vững chắctrong nên kinh tế như hiện nay thì các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tếphải tạo ra được sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt.Song song, là phải hoạch định chiến lược kinh doanh, đổi mới chiến lược về thịphần, đổi mới kỹ thuật công nghệ bên cạnh đó các doanh nghiệp còn phải quantâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợinhuận.

Trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì yếu tố đầu vào là khôngthể thiếu, đó là nguyên vật liệu và các yếu tố khác như công cụ dụng cụ Như,

để sản xuất hàng may mặc thì cần có vải; để sản xuất bàn ghế thì cần phải cógỗ Nhận thức được NVL, CCDC là những yếu tố cốt yếu, khổng thể thiếu đốivới hoạt động SXKD của Công ty, các nhà quản lý luôn nỗ lực trong việc quản

lý vật tư một cách tốt nhất từ khâu thu mua cho đến khi đưa vào sản xuất Tronggiá thành sản phẩm thì giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, chỉ cần một sự biếnđộng nhỏ về chi phí vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Dovậy, nếu giảm được chi phí NVL sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổnđịnh nguồn cung cấp NVL, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóngmột số vốn lưu động đáng kể

Công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC giúp cho những nhà quản lý nắmbắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình Từ đó,nhà quản trị có thể đưa ra được quyết định đúng đắn trong việc lập dự toán chi phínguyên vật liệu, bảo đảm việc cung cấp đủ, đúng chất lượng và kịp thời cho sảnxuất Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác địnhnhu cầu về dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh ứ đọng vốn và phát sinh những chiphí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong SXKD của doanh nghiệp

Trong quá trình tiếp xúc thực tế với công tác kế toán tại Công ty cổ phầnDệt may Hoàng Thị Loan, tìm hiểu tổng quan các phần hành kế toán của Công ty

và nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Hồ Mỹ Hạnh em đã mạnh dạn đi

sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu vật liệu, công

cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan” cho bài khóa luận

tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

- Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạicông ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

- Đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyênvật liệu tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác kế toán nguyên vật liệu, CCDC tạiCông ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập, tổng hợp và phân tích số liệu - chỉ tiêu, so sánhđánh giá

- Sử dụng các công cụ thống kê toán học: Sơ đồ, bảng biểu

5 Nội dung khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung khóa luận của em bao gồm 3 chương:

- Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụtrong các doanh nghiệp sản xuất

- Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, Công cụ dụng

cụ tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

- Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toánnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ

DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, làmột trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thànhnên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuấtnhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của sức laođộng và máy mọc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái banđầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Do vậy nguyên vật liệu được coi làyếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất nào, đặc biệt là quátrình hình thành sản phẩm mới của doanh nghiệp sản xuất

Về mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu dịchchuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Do vậy, nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu vốn thuộclao động dự trữ của doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớntrong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản

lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếpnhư: chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợinhuận…

Còn công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩncủa TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng CCDC thường tham gia nhiều chu kỳsản xuất và vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu Giá trị của CCDC bị haomòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí SXKD trong kỳ Song đối vớinhững CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thì giá trị được chuyển toàn

bộ một lần vào chi phí SXKD trong kỳ

1.1.2 Vị trí của nguyên vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất

Việc kiểm tra chi phí NVL có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấnđấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao NVL trên một đơn vị sản phẩmsản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản

lý kinh doanh

Để đạt được mục tiêu về giá thành, một trong những giải pháp tối ưu chovấn đề này là DN phải chú ý tới công tác quản lý đầu vào và đầu ra của DN Hai

công tác này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau bởi vì: đối với doanh nghiệp chiphí NVL, CCDC chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất Do cả số lượng

và chất lượng sản phẩm đều bị chi phối bởi số NVL tạo ra nó NVL có đảm bảochất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì mói hạ thấp định mức tiêu haotrong quá trình sản xuất khi nó tạo ra sản phẩm mới

1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, CCDC

Trong các DN, chi phí NVL, CCDC thường chiếm một tỷ trọng lớn trongtổng chi phí SXKD Quản lý tốt việc thu mua, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC làđiều kiện cần thiết để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuậncho doanh nghiệp

Trong khâu thu mua cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng, giá cả NVL,CCDC thu mua Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển NVL, CCDC vềkho, chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển

Các DN cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm NVL,CCDC Định mức tồn kho NVL, CCDC là cơ sở xây dựng kế hoạch thu mua và

kế hoạch tài chính của DN Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại NVL, CCDC sửdụng trong DN sẽ đảm bảo cho quá trình SXKD được liên tục đồng thời tránhđược sự tồn đọng vốn kinh doanh

Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL, CCDC ở các DN làphải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩmchất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt Các quy trình nhập xuất kho NVL,CCDC cần được thực hiện đầy đủ, chặt chẽ Không bố trí kiêm nhiệm chức năngthủ kho với tiếp liệu và kế toán NVL, CCDC

1.1.4 Vai trò của thông tin kế toán NVL, CCDC đối với quản trị DN

Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệpđồng thời là một yếu tố chi phí cầu thành nên giá trị sản phẩm Do đó, yêu cầuquản lý NVL thể hiện ở một số điểm sau:

- DN cần có đầy đủ các thông tin tổng hợp cũng như từng thứ NVL kể cảchỉ tiêu hiện vật lẫn giá trị về tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho Ngoài ra, tùytheo điều kiện cụ thể và yêu cầu quản lý của từng DN còn có thể cần những

thông tin chi tiết tỉ mỉ hơn về NVL theo từng chủng loại, quy cách, chất lượng,theo từng kho, từng người bảo quản đảm bảo an toàn cho vật tư, phát hiện ngănngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát NVL

- Cần phải quản lý NVL xuất dùng cho SXKD theo từng đối tượng sửdụng như từng loại sản phẩm, từng đơn vị, bộ phận sử dụng theo từng đối tượngtập hợp chi phí để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm

- Ngoài ra DN còn có thể quản lý định mức dự trữ NVL để đảm bảo tồnkho trong định mức dự trữ NVL, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư,ảnh hưởng đến tình hình tài chính và tiến độ SXKD Tùy vào trình độ quản lý vàcách thức quản lý vật tư của từng DN để có những biện pháp báo động trườnghợp vượt ra ngoài giới hạn định mức của vật tư tồn kho để kịp thời điều chỉnhcho hợp lý

Tổ chức hạch toán kế toán trong DN hướng tới mục tiêu cơ bản thỏa mãnkịp thời đầy đủ thông tin cho quản lý với một chi phí thấp nhất

Tổ chức hạch toán kế toán kết hợp yêu cầu đảm bảo tính thống nhất vớiviệc phát huy tính độc lập của DN trong việc thỏa mãn nhu cầu thông tin choquản lý, kết hợp giữa nhu cầu thông tin cho hạch toán KD, giữa yêu cầu thỏamãn thông tin quản lý vĩ mô của nhà nước với nhu cầu thông tin nội bộ trong tổchức hạch toán kế toán

Xuất phát từ những yêu cầu về quản lý NVL đã trình bày ở trên có thểthấy vai trò quan trọng của tổ chức hạch toán NVL đối với quản lý và sử dụngNVL Hạch toán kế toán NVL có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mớinắm chính xác tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch vàthực hiện, từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp Mặt khác tính chính xác,kịp thời và chất lượng của công tác hạch toán NVL có ảnh hưởng không nhỏ đếnchất lượng công tác hạch toán giá thành Cho nên, để đảm bảo hạch toán giáthành chính xác thì khâu đầu tiên là hạch toán NVL cũng phải chính xác

1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC

Nhận thức được vị trí quan trọng của vật tư trong các doanh nghiệp sảnxuất, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin, số liệu

về vật tư Do vậy nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán vật tư là:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng,chất lượng và giá thành thực tế nhập kho

- Tập hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật tư xuất kho,kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật tư

- Phân bổ hợp lý giá trị vật tư sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phísản xuất kinh doanh

- Tính toán phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật tư tồn kho, phát hiệnkịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biệnpháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra

1.2 Phân loại và đánh giá NVL, CCDC

1.2.1 Phân loại NVL, CCDC

* Phân loại NVL

Trong các DNSX, NVL bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau, vớinội dung kinh tế và công dụng trong quá trình sản xuất, tính năng lý, hóa họckhác nhau Để có thể quản lý tốt một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiếtđối với từng loại, từng thứ NVL, phục vụ cho nhu cầu quản lý DN, cần thiết phảitiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp

a Phân loại theo nội dung kinh tế

Theo cách phân loại này, NVL được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động của yếu cấu thành nên thựcthể sản phẩm như sắt thép trong các DN chế tạo máy, cơ khí, XDCB; xơ trongcác doanh nghiệp kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp may…

- Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chấtchủ yếu hình thành nên SP mới Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quátrình SXKD, được sử dụng kết hợp với VLC để hoàn thiện và nâng cao tính năngchất lượng SP, hoặc được sử dụng nhằm mục đích đảm bảo cho CCDC hoạtđộng bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu: dụng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm cácloại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình SXKDnhư: xăng, dầu, than, hơi đốt… Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được táchthành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý vàhạch toán thuận tiện hơn.

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thếsửa chữa máy móc thiết bị SX, phương tiện vận tải…

- Thiết bị và vật liệu XDCB: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạtđộng cơ bản, tái tạo TSCĐ

- Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình SX để sửdụng hoặc bán ra ngoài

Tùy theo đặc điểm của từng loại hình DN mà yêu cầu quản lý và hạch toánchi tiết NVL đồi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm,từng thứ theo quy cách

b Phân loại theo từng nguồn nhập

Theo cách phân loại này NVL của Dn được chia thành

- Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thì trường trong nước hoặc NK

- Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất

- Nguyên vật liệu nhận vốn góp

c Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL

Theo cách phân loại này NVL của DN được chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở phânxưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, QLDN

* Phân loại CCDC: CCDC cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu

chuẩn có tác dụng riêng trong quản lý

a Căn cứ vào phương pháp phân bổ

Theo cách phân loại này CCDC của DN được chia thành:

- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị)

- Loại phân bổ nhiều lần

Loại phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn.Loại phan bổ từ hai lần trở lên là những CCDC có giá trị lơn, thời gian sử dụngdài hơn và những CCDC chuyên dùng

b Căn cứ vào nội dung

- Lán trại tạm thời, đà giáo côp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắpchuyên dùng cho SX, vận chuyể hàng hóa

- Dụng cụ đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ

- Quần áo bảo hộ lao động

- Công cụ dụng cụ khác

c Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán

- CCDC: Là các loại CCDC sử dụng cho mục đích SXKD của DN

- Bao bì luân chuyển: Là các loại bao bì sử dụng nhiều lần cho nhiều chu

kỳ SXKD, trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được trừ dần và tính vàochi phí SXKD của nhiều kỳ hạch toán

- Đồ dùng cho thuê: Là những công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp mua vàovới mục đích cho thuê

1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá vật tư

Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó nguyên tắcđánh giá vật tư cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theochuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp đượcđánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trường hợp giá trị thuần có thể thựchiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tưtrong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnhsản phẩm và chi phí ước tình phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.

Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: chi phí mua; chiphí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó

Chi phí mua của vật tư bao gồm Giá mua, các loại thuế không được hoànlại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra cáckhoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua

Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sảnxuất chế biến ra các loại vật tư đó

Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ trongcùng một thời gian mà không thể tách được các chi phí chế biến thì phải phân bổcác chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp

Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giátrị thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đãtập hợp chung cho sản phẩm chính

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phíkhác phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí QLDN khôngđược tính vào giá gốc của vật tư

1.2.2.2 Đánh giá vật tư

Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là cách xác định giá trị củachúng theo từng nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành kế toán N-X-Tvật tư phải phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho phải xác định giá trị thực tếxuất kho theo đúng phương pháp quy định

a Giá trị vật tư nhập kho

Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chiphí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường…

- Nếu vật tư mua ngoài dùng cho SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư được phản ánh ở tài khoản vật

tư (TK 152, 153) theo giá mua chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT được trừphản ánh ở TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

- Nếu vật tư mua ngoài dùng vào SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng chohoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị vật tư mua ngoài phản ánh trên tàikhoản vật tư theo tổng giá thanh toán

Đối với vật tư do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế của vật

tư là giá của vật tư xuất gia công, chế biến cộng với các chi phí gia công chếbiến Chi phí chế biến bao gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy mócthiết bị và các khoản chi phí khác

Đối với vật tư thuê ngoài gia công chế biến

Giá vốn thực tế

Gái trị vật tưxuất gia công +

Chi phí thuêngoài gia côngChi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phívận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại

Đối với vật tư nhận góp vốn liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật tư dohội đồng liên doanh đánh giá

Đối với vật tư do nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính

là giá trị của vật tư đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị tươngđương với giá thị trường

Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế(có thể bán nếu có)

b Giá thực tế vật tư xuất kho

Vật tư trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiềunguồn khác nhau Giá thực tế từng lần, từng đợt nhập kho cũng khác nhau Vìthế khi xuất kho kế toán phải tính chính xác được giá thực tế xuất kho cho các

đối tượng sử dụng theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký ápdụng cho cả niên độ kế toán Theo chuẩn mực kế toán thì có 4 phương pháp sau:

* Phương pháp theo giá đích danh

Phương pháp này được áp dụng với các loại vật tư có giá trị cao, các loạivật tư đặc trưng Giá thực tế của vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tếvật tư nhập theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần

Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư làm cho chi phí hiện tại phùhợp với doanh thu hiện tại

Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thườngxuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật tư sẽ rất phức tạp

* Phương pháp tính theo giá bình quân

- Phương pháp bình quân cuối kỳ trước

Đơn giá bình quân

Trị giá vật tư tồn đầu kỳ

Số lượng vật tư tồn đâu kỳ

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của

kế toán vì giá vật tư xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời vềtình hình biến động của vật tư trong kỳ

Nhược điểm: độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến độnggiá cả vật tư Trường hợp giá cả thị trường có sự biến động lớn thì việc tính giávật tư xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác

- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Đơn giá BQ

cả kỳ dự trữ =

Giá trị vật tư tồn đầu kỳ + Giá trị vật tư nhập trong kỳ

Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳPhương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật

tư nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết vật tư,không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư

Nhược điểm: Dồn công việc tính giá vật tư xuất kho vào cuối kỳ hạch toánnên ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành kế toán khác

- Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật tư, kế toán tính đơn giá bìnhquân, sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng vật liệu xuất để tính giáxuất Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật

tư và số lần nhập của mỗi vật tư không nhiều

Đơn giá BQ Giá trị VT tồn trước lần nhập n + Giá trị VT nhập lần nsau mỗi lần =

nhập SL vật tư tồn trước lần nhập n + SL vật tư nhập lần n

Ưu điểm: PP này cho giá vật tư xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời

sự biến động của giá cả, công việc tính giá thành được tiến hành đều đặn

Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều, phức tạp, chỉ thích hợp với nhữngdoanh nghiệp sử dụng kế toán máy

- Phương pháp giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá

cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư.Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công táchạch toán chi tiết vật tư Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài Sửdụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch toán,cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính đượcgiá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tưluân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau:

Giá thực tế của vật

tư xuất trong kỳ =

Trị giá hạch toán của vật

tư xuất của vật tư luânchuyển trong kỳ



Hệ số giữa giá thực tế

và giá hạch toántrong kỳ

* Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước – xuất trước

Theo Phương pháp này, giá vật tư xuất dùng được tính hết theo giá nhậpkho lần trước, xong mới tính đến giá nhập kho lần sau

Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá vật tư xuất kho kịp thời PP nàycòn cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị vật tư cuối kỳ Trong thời kỳ lạmphát, PP này sẽ cho lợi nhuận cao, do đó có lợi cho các Công ty cổ phần khi báocáo kết quả hoạt động trước các cổ đông, làm cho giá cổ phiếu công ty tăng lên

Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanhthu phát sinh hiện hành Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí vật tưvào kho từ kỳ trước Như vậy, Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phảnứng kịp thời với giá cả thị trường của vật tư

* Phương pháp tính theo giá thực tế nhập sau – xuất trước

Theo phương pháp này, giá vật tư xuất kho là giá của vật tư nhập saucùng Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước

Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiệntại Chi phí vật tư của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường, làmcho thông tin về thu nhập và chi phí của DN trở nên chính xác hơn Theo phươngpháp này, doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá vật tư có xu hướng tăng,khi đó giá xuất sẽ lớn Chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và giảm được thuế

Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệpgiảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị của vật tư có thể bị đánh giá giảm trênbảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó

Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá đều có ưu điểm và nhược điểm riêngnên DN cần chọn cho mình PP tính phù hợp với đặc điểm và trình độ kế toán

1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư

1.3.1 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết vật tư

Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ tàichính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và dự trữ chứng từ Trình tự

luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lývật tư, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật số liệu, vào sổ kế toán đầy đủ,kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu khôngcần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất có thể.

Theo quyết đinh số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của

Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán NVL, CCDC gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, HH (mẫu 03- VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05-VT)

- Bảng kê mua hàng (mẫu 06-VT)

- Bảng phân bổ NVL, CCDC

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhànước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn vàcác chứng từ khác tùy thuộc tình hình, đặc điểm của doanh nghiệp thuộc các lĩnhvực hoạt động, thành phần kinh tế và hình thức sở hữu khác nhau

Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán vật tư cần đảm bảo hai nguyên tắc thốngnhất và thích ứng Xây dựng các loại sổ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành, đồngthời xây dựng các loại sổ phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm HH (mẫu S10-DN)

- Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (mẫu S11-DN)

- Sổ (thẻ) kho

Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng

kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư, phục vụ cho việc ghi

sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời

Hệ thống tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế

độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ hiện hành Bên cạnh đó các tàikhoản chi tiết xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của DN sao cho phù hợp vớicông tác kế toán của DN và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán

Các báo cáo về vật tư cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toánban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản

lý vật tư

Các doanh nghiệp cần kịp thời nắm bắt những quyết định điều chỉnh, thayđổi, bổ sung của Bộ tài chính liên quan đến hạch toán kế toán

1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật tư

Vật tư dùng trong SXKD của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều chủngloại khác nhau, nếu thiếu một loại có thể gây ngừng sản xuất Chính vì vậy, hạchtoán vật tư phải theo dõi tình hình biến động của từng chủng loại vật tư

Hạch toán chi tiết vật tư là việc theo dõi, ghi chép thường xuyên liên tục

sự biến động nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư sử dụng trong SXKD củadoanh nghiệp về số lượng và giá trị

Trong thực tế công tác kế toán hiện nay áp dụng một trong ba Phươngpháp hạch toán chi tiết vật tư như sau:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Kế toán chi tiết tại kho của ba phương pháp trên đều thực hiện theo mộtquy trình giống nhau: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày dothủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng Khi nhận được cácchứng từ nhập xuất vật tư, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp củachứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất và chứng từ và thẻ kho

Định kỳ, thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từnhập - xuất được phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán

a Phương pháp thẻ song song

Tại Phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chéptình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật tư và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho

Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần tổng

SƠ ĐỒ 1.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PP THẺ SONG SONG

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối thángĐối chiếu

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp

về mặt chỉ tiêu, số lượng Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng dovậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán

- Phạm vi áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư,

số lần nhập xuất ít, không thường xuyên, không đòi hỏi trình độ kế toán cao

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho dùng cho cả năm,nhưng sau mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi sổ đốichiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở cácchứng từ nhập xuất mà theo định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyểncũng được theo dõi cả về số lượng và giá trị Cuối tháng, tiến hành đối chiếu sốliệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Thẻ kho

Chứng từxuất

Chứng từ

nhập

Sổ kế toán chitiết

Bảng tổng hợp nhập

xuất tồn

Sổ kế toán tổng hợp

c Phương pháp sổ số dư

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm

đề ghi chép tình hình nhập xuất Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán nhậpbảng lũy kế nhập, lũy kế xuất rồi từ bảng lũy kế lập bảng tổng hợp nhập – xuất –tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào sốtồn kho do thủ kho tính và ghi sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho

để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư Việc kiểm tra đối chiếu căn cứ vào cột sốtiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và số liệu kế toántổng hợp

- Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các DNSX có khối lượng công tácnghiệp vụ nhập – xuất kho nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và vớiđiều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập – xuất đã xâydựng hệ thống danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng

1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra

và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kế toán ở dạng tổng quát

NVL là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho Nó tham gia vàquá trình SXKD hình thành nên sản phẩm mới Quá trình nhập xuất diễn rathường xuyên, tùy theo đặc điểm NVL mà DN có phương thức kiểm kê khácnhau Có DN thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho nhưng cũng

có DN chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng Tương ứng với hai phươngthức kiểm kê, trong kế toán NVL có hai phương thức hạch toán hàng tồn kho làphương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp theo dõiphản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật

tư, thành phẩm, hàng hóa trên cơ sở chứng từ kế toán Mọi biến động tăng giảm(nhập, xuất) và số hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ đều được phản ánhthường xuyên, liên tục trên TK 152, TK 153 Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu

kiểm kê thực tế vật tư tồn kho, so sánh đối chiếu số liệu vật tư tồn kho trên sổsách kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và có xử lý kịp thời.

1.4.1.1 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 151 dùng để theo dõi các loại vật tư hàng hóa mà DN đã muahay chấp nhận mua, đã thuộc quyên sở hữu của DN nhưng cuối tháng chưa vềnhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác)

TK 152, 153: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tài khoản này dùng đểtheo dõi giá trị hiện có tình hình tăng giảm của các loại vật liệu, CCDC theo giáthực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm thứ vật tư tùy theo yêu cầu quản

lý và phương tiện tính toán

Tài khoản 152, 153 không quy định các tài khoản cấp 2 song theo yêu cầuquản lý cụ thể và phân loại vật tư của doanh nghiệp thì có thể tổ chức quy địnhcác tài khoản cấp 2 này áp dụng ở đơn vị

Ví dụ: chi tiết cho từng loại NVL có thể mở các tài khoản cấp 2 như:

152

TK 133

Nhập kho vật tư do mua ngoài151

SƠ ĐỒ 1.3 KẾ TOÁN CCDC THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX

154

Thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho

Thuế nhập khẩu, TTTĐB phải nộp

Nhận vốn góp liên doanh

Xuất thuê ngoài gia công

Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL, CKTM

Xuất bán,gửi bán hoặc hao hụt trong định mức

NVL xuất dùng phải phân bổ

Vật liệu dùng không hết nhập lại kho

Thu hồi vốn góp liên doanh

3381

Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản

NVL thiếu khi kiểm kê chờ xử lý

TK 1381

Đầu tư góp vốn liên doanh

711 Vật tư được biếu tặng hoặc

thừa không tìm ra nguyên nhân

412

Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản

NVL thừa khi kiểm kê chờ xử lý

3381

Trả lại hàng thừa cho người bán

153-Công cụ dụng cụ

TK 133

Nhập kho CCDC do mua ngoài

TK 133

1.4.2 Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo PPKKĐK

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thườngxuyên liên tục tình hình nhập – xuất hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán 152,153 , mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị còn lại cuối kỳcăn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc nhập xuất vật tư hàngngày được phản ánh ở TK 611 “Mua hàng” Việc xác định giá trị tồn kho khôngcăn cứ vào số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính toán mà lại căn cứ vàokết quả kiểm kê để tính Trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vàocác chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi

CCDC dùng không hết nhập lại kho

TK 3381

CCDC thừa khi kiểm kê chờ xử lý

NVL thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 1381

412

Nhận vốn góp liên doanh CCDC đi đường về nhập kho

CCDC được biếu tặng hoặc

thừa không tìm ra nguyên nhân

Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản

Thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho

Cấp cho các đơn vị trực thuộc hoặc cho vay nội bộ Xuất bán

Hàng thừa trả lại cho người bán

Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản Nhập kho hàng thiếu

sổ mà căn cứ vào kết quả kiểm kê để tính theo giá trị vật tư mua vào trong kỳ.Phương pháp này được áp dụng trong các DNSX có quy mô nhỏ, chỉ tiến hànhhoạt động SXKD hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng

có giá trị thấp, mặt hàng nhiều

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoátrên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong

+

Trị giá vốn thực

tế của vật tưtăng thêm trong kỳ

-Trị giá vốn thực

tế của vật tưcòn lưu cuối kỳNhư vậy, theo phương pháp kiểm kê định kỳ, khi nhập hàng bắt buộcphải ghi chi tiết, kịp thời; còn khi xuất ra để bán, sử dụng thì không cần ghitheo thời điểm xuất nhưng đến cuối tháng bắt buộc phải kiểm kê thực tế hàngtồn kho để tính giá trị hàng xuất

*Tài khoản kế toán sử dụng

+ TK 611 "Mua hàng" (Tiểu khoản 6112 – Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ):Tài khoản này để phản ánh trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào

và tăng thêm trong kỳ

+ TK 152 "Nguyên liệu vật liệu", TK 153 “Công cụ dụng cụ”, TK 151

"Hàng mua đang đi đường"

Ngoài các TK trên, trong quá trình hạch toán mua hàng theo phương

pháp kiểm kê định kỳ, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như

1.4.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vàochi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thểthực hiện được của vật tư tồn kho nhỏ hơn giá gốc Giá trị dự phòng vật tư đượclập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thểthực hiện được

Chú ý: Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mụcđích của việc dự trữ hàng tồn kho

Nguyên vật liệu, CCDC dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sảnphẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phầncấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất sản phẩm Khi có

sự giảm giá của vật tư mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần cóthể thực hiện được, thì vật tư tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trịthuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảm giá vật tư tồnkho được tính cho từng loại, từng thứ vật tư

Thuế phải nộp NSNN

Cuối kỳ, xác định và kết chuyển trị giá vật tư xuất kho sử dụng

Nhập kho do gia công hoàn thành

TK 411

TK 412

TK 631

Nhận vốn liên doanh, cấp phát Đánh giá tăng vật tư

Vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê

VT phát hiện thiếu khi kiểm kê Xuất vật tư cho mượn Trả lại vật tư đã mượn

Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phòng, kế toán sửdụng TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Cuối niên độ kế toán, khi một loại vật tư tồn kho có giá gốc nhỏ hơn giátrị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênhlệch đó:

+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này lớnhơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toánlập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại , thứ vật tư)

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này nhỏhơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ trước, kế toán hoànnhập phần chênh lệch đó, ghi:

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán+ Xử lý tổn thất thực tế xảy ra:

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nợ TK 632 – (Nếu chưa trích lập dự phòng hoặc trích lập không đủ)

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Luận văn đi vào nghiên cứu hình thức sổ Nhật ký chứng từ trên máy vi tính

Do vật tư trong doanh nghiệp có nhiều chủng loại phong phú, biến độngthường xuyên cùng với yêu cầu đặt ra là quản lý tới từng loại, từng thứ, từng

danh điểm Vì vậy đòi hỏi phải mã hóa đối tượng vật tư đến từng danh điểm vàkhi kết hợp với các tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết từngnguyên vật liệu, CCDC Lập danh điểm nguyên vật liệu, CCDC là quy định chomỗi thứ nguyên vật liệu, CCDC một ký hiệu bằng hệ thống các chữ số (kết hợpvới các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích thước của chúng Khi nhập dữliệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu, CCDC và để tăng cườngtính tự động hóa, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của từng nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ ở phần danh mục.

Với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, CCDC cần thiết phải nhập dữliệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho.Trườnghợp nhập một phiếu nhiều loại nguyên vật liệu, CCDC thì chương trình cũng chophép nhập cùng nhưng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân

bổ chi phí thu mua cho từng nguyên vật liệu, CCDC nhập kho để làm căn cứ tínhgiá vốn xuất kho Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhậpnguyên vật liệu, CCDC cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhậpvật tư như phiếu nhập vật tư, phiếu nhập vật tư mua nhập khẩu Yêu cầu củachương trình là không chỉ quản lý được các vật tư nhập kho mà còn phải tổnghợp các nghiệp vụ nhập để trình bày trên tờ khai thuế GTGT đầu vào được khấutrừ Bên cạnh đó, để tăng cường tính tự động hóa khi nhập dữ liệu, chương tìnhphải tự động tính thuế GTGT và điền vào bút toán

Với các nghiệp vụ xuất thì chương trình phải tự động tính được giá vốnxuất kho Theo quy định giá vốn của vật tư xuất kho có thể được tính theo mộttrong bốn phương pháp đã nêu ở trên Vật tư xuất kho có thể có nhiều mục đíchkhác nhau nhưng thông thường là cho sản xuất, vì thế khi xuất kho cần thiết phảichọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sảnxuất Khi đó, chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK 621 và ghi có TK 152,

TK 153 kế toán chỉ cần nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật tư, số lượng, tênkho chương trình sẽ tự động báo số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất haykhông và tính ra giá vốn để điền vào bút toán Tuy nhiên, chương trình sẽ tính vàđiền ngay trị giá vốn vật tư xuất kho nhưng có thể chưa tính ngay mà phải tính

lại giá vốn Cần lưu ý là chi phí vật tư là chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịuchi phí Do đó khi xuất vật tư cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sảnxuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.

Đối với vật tư xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánhgiá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết kế chứng từ phù hợp với hoạt động này.Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật tư, như:Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn bán hàng Nếu ở danh mục vật

tư đã nhập giá bán, mức thuế suất, thuế GTGT thì chương trình sẽ tự động điềngiá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh vàđưa lên bảng kê chứng từ vật liệu, công cụ dụng cụ bán ra

Thông thường, chương trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạnthanh toán cho từng hóa đơn mua hàng, do vậy khi nhập vật tư mua ngoài cũngcần thông tin về thời hạn thanh toán Ngoài ra, để theo dõi thanh toán cho từnghóa đơn thì có thể chương trình sẽ yêu cầu chỉ rõ thanh toán tiền cho hóa đơnmua hàng vào

Như vậy, đối với phần hành kế toán vật tư chương trình phải cho phéptheo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập, đồng thời chobiết số lượng hàng tồn kho khi xuất kho và tính giá vốn của hàng xuất để phảnánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách, các sổ sách có thểxem, như: Sổ chi tiết, Thẻ kho, Bảng kê nhập, Báo cáo nhập xuất tồn về sốlượng Đồng thời là các sổ kế toán tổng hợp, như: Nhật ký chứng từ 1,2,5,7…,Bảng kê số 3, số 4, Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ… Với việc ápdụng phần mềm, cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của từng loại vật

tư theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phùhợp với kế hoạch SXKD của doanh nghiệp

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Dệt May Hoàng Thị Loan.

Công ty cổ phần Dệt May Hoàng Thị Loan hiện nay tiền thân là công tydệt kim Hoàng Thị Loan và nhà máy sợi Vinh sát nhập lại theo Quyết Định số785/HĐQT ngày 24 tháng 9 năm 2004 và đổi tên thành Công ty Dệt May HoàngThị Loan, là công ty con của Công ty Dệt May Hà Nội (HANOSIMEX)

Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan (cũ) được thành lập ngày 19/5/1990,hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh các sản phẩm dệt kim, may côngnghiệp Trước đây thuộc Sở công nghiệp tỉnh Nghệ An, đến tháng 7/2000 Công

ty Dệt Kim Hoàng Thị Loan được gia nhập về Tổng Công ty Dệt may Việt Nam

Từ khi trở thành thành viên của tổng công ty Việt Nam, Công ty đã được tổngCông ty quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ, đặc biệt là sự giúp đỡ có hiệu quả củaCông ty Dệt May Hà Nội trên các mặt: kỹ thuật, máy móc thiết bị, công nghệ, thịtrường và vốn… và nhờ sự phấn đấu nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viênnên các năm gần đây công ty đã có những chuyển biến tích cực, nhịp độ tăngtrưởng khá, lỗ trong sản xuất giảm mạnh qua từng năm và đã tiến tới có lãi saukhi sát nhập với nhà máy Sợi Vinh trở thành Công ty Dệt may Hoàng Thị Loan

Nhà máy Sợi Vinh cũng được thành lập từ những năm đầu thập kỷ 80 củathế kỷ 20 Đi vào sản xuất từ 19/05/1985, nguyên là nhà máy thuộc liên hiệp các

xí nghiệp Dệt do Cộng hòa dân chủ Liên Bang Đức viện trợ giúp đỡ xây dựng vàcung cấp thiết bị toàn bộ Đến tháng 10/1993 nhà máy được sát nhập vào công tyDệt may Hà Nội, được công ty quan tâm đầu tư toàn diện: kỹ thuật, công nghệ, máy móc, lao động, thị trường… nên từ chỗ là một đơn vị làm ăn thua lỗ, đếnnay nhà máy đã và đang làm ăn có lãi

Như vậy Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan (HALOTEXCO) hômnay đã có thêm thế và lực mới, đang là một trong những công ty có qui mô trungbình khá của nghành dệt may Việt Nam

Quyết định số 204/QĐ - BCN v/v cổ phần hóa công ty Dệt may HoàngThị Loan

Quyết đinh 3795/QĐ - BCN ngày 16/11/2005 về việc phê duyệt phương

án và chuyển công ty Dệt may Hoàng Thị Loan thành Công ty cổ phần Dệt mayHoàng Thị Loan Kể từ ngày 01/01/2006 Công ty chính thức đi vào hoạt độngtheo mô hình Công ty cổ phần

Tên công ty: Công ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan.

Tên giao dịch quốc tế: Hoang Thi Loan Textile & Garment Joint stock company.

Tổng giám đốc: Kỹ sư Chu Trần Trường

Địa chỉ: 33 Nguyễn Văn Trỗi – P.Bến Thủy – TP.Vinh – Nghệ An

Điện thoại: (0383) 855.149 – 551.553 – 856.642 * Fax: 855.422

Email: htltex@hn.vnn.vn – wedsite: htltex.com.vn

Ngoài ra Công ty còn đặt một văn phòng đại diện tại Hà Nội để giao dịch,

mở rộng marketting và quảng bá sản phẩm Công ty

là bông, xơ các loại Về may công nghiệp chủ yếu là Polo – shirt, Tanktop, váy

áo, đồ lót, đồ thể thao, đồ trẻ em, Jaket… nhà máy tự sản xuất, nguyên liệu chính

là vải dệt kim các loại 70% sản phẩm dệt và may xuất khẩu ra thị trường nướcngoài và 30% tiêu thụ thị trường trong nước Ngoài ra công ty còn cung cấp cácsản phẩm và dịch vụ khác: Mua bán máy móc thiết bị, phụ tùng, nguyên nhiênliệu nghành dệt, may; kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng, dịch vụ du lịch;mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình; kinh doanh bất động sản Trong các nămqua Công ty đã bám sát mục tiêu, kế hoạch phát triển toàn ngành Dưới sự lãnh

đạo của Ban giám đốc Công ty, sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Công ty Dệtmay Hà Nôi, với tinh thần đổi mới phương hướng kinh doanh và phục vụ, Công

ty đã khắc phục được khó khăn, tổ chức sản xuất và cung ứng các loại sợi, sảnphẩm may mặc đáp ứng nhu cầu trên thị trường trong nước và nước ngoài

Trong năm 2009 Công ty đã đạt được một số chỉ tiêu tài chính như sau:

(Nguồn cung cấp: Phòng kế toán tài chính)

Biểu 2.1 CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH

1 Doanh thu trong nước đạt được 203.468 triệu đồng 285.487 triệu đồng

2 Doanh thu xuất khẩu đạt được 118.476 triệu đồng 157.653 triệu đồng

3 Lợi nhuận trước thuế đạt được 3.846 triệu đồng 5.321 triệu đồng

Qua số liệu trên ta thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty ngàycàng cao, thể hiện ở ba chỉ tiêu trên đều tăng Trong điều kiện nền kinh tế cónhiều biến động như hiện nay, mà Công ty vẫn có được sự tăng trưởng vữngchắc như vậy thì thật đáng ghi nhận

Định hướng phát triển giai đoạn 2010-2015 là Công ty sẽ nỗ lực hết

mình đẩy mạnh, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, mở rộng quy môSXKD đồng thời góp phần tích cực vào sự phát triển ngành Sản xuất các sảnphẩm theo hướng đa dạng hóa sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củangười tiêu dùng

2.1.3 Đặc điểm hoạt động và quy trình công nghệ

a Lĩnh vực hoạt động chính

Hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất, mua bán các sản phẩm sợi, dệt,may công nghiệp Ngoài ra công ty còn mua bán máy móc thiết bị, phụ tùng,nguyên nhiên liệu ngành dệt may Một số hoạt động kinh doanh khác như: dịch

vụ khách sạn, nhà hàng, dịch vụ du lịch, mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình,kinh doanh bất động sản

Hàng hóa dịch vụ chính:

- Sản xuất và kinh doanh các loại sợi nồi cọc, OE, XE

- Sản phẩm dệt may: polo-shirt, Tanktop, áo váy, đồ lót, đồ thể thao, đồ trẻ

em, Jaket…

b Đặc điểm quy trình công nghệ

Để bắt kịp với nhu cầu thị trường, Công ty cổ phần Dệt may Hoàng ThịLoan đã từng bước đổi mới tư duy, trang thiết bị, hiện đại hóa công nghệ sảnxuất nhằm mở rộng và phát triển SXKD, nâng cao năng suất lao động, tăng chấtlượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SX, tăng lợi nhuận.

Sơ đồ 2.1 QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ TẠI NHÀ MÁY MAY

Qui trình: Từ vải thành phẩm được đưa đến xưởng may, san đó kiểm tra

chất lượng vải trước khi đưa vào công đoạn cắt, sau đó đưa vào công đoạn inthêu và may, khi đó sản phẩm được định hình, đến công đoạn gấp nhãn và đónggói sản phẩm

Sơ đồ 2.2 QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ TẠI NHÀ MÁY SỢI

In thêu

May

Hoàn thiện

và gấp nhãn

Sản phẩm may mặc

hoàn thành

Máy bông chải Máy ghép thô

Máy con

Vải thành

Qui trình: Từ nguyên liệu bông (bông tự nhiên) và xơ PE hóa học, được

đưa đến xưởng sợi, sau đó kiểm tra chất lượng bông, xơ trước khi đưa vào cáccông đoạn (cung bông, máy thô, máy ghép…) tạo ra sản phẩm sợi (cotton chảithô, chải kỹ…)

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất: Hiện nay Công ty tổ chức sản xuất gồm

hai hình thức, đó là: sản xuất hàng loạt và sản xuất theo đơn hàng

* Tại nhà máy may

- Sản xuất hàng loạt bao gồm các mặt hàng truyền thống của công ty nhưT-Shirt, đồ thể thao… được sản xuất và phân phối trong nước (bán ở các cửahàng bán lẻ) và xuất khẩu ra nước ngoài

- Sản xuất theo đơn hàng thì sau khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đặt sảnphẩm hàng theo yêu cầu thì công ty, tiến hành ưu tiên sản xuất cho đơn hàng đó

và giao hàng đúng với hợp đồng đã ký

* Tại nhà máy sợi thì hầu hết sản xuất sản phẩm theo đơn hàng.

21.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

- Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, là đại diệncủa người đồng sở hữu Công ty

- Ban kiểm soát: bao gồm một trưởng ban, một phó ban và 3 thành viênđược bầu ra trong số cổ đông của Công ty Nhiệm vụ của ban kiểm soát là giámsát các hoạt động của công ty

- Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý của công ty có toàn quyền quyếtđịnh đến mục đích và quyền lợi của công ty

- Tổng giám đốc công ty: là người có quyền lực cao nhất và chịu tráchnhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Phó tổng giám đốc I: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật sợi

- Phó tổng giám đốc II: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật may

SP sợi hoàn thành Máy xe

Máy ống

- Phó tổng giám đốcIII: Chịu trách nhiệm hành chính.

- Giám đốc: Chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty

- Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX)

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực như: công tác kếhoạch điều hành sản xuất; công tác quản lý kho và cung ứng vật tư; quản lý vàđiều tổ bốc xếp – vận chuyển Chủ trì tổng hợp báo cáo tình hình SXKD và cáchoạt động của công ty trong hội nghị sơ kết, tổng kết tháng, quí, 6 tháng, năm

- Phòng kỹ thuật đầu tư (KTĐT):

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ như: Công tác khoa học hỹ thuật, côngtác kỹ thuật công nghệ, công tác quản lý thiết bị, công tác định mức kinh tế kỹthuật, công tác đầu tư XDCB, công tác kỹ thuật an toàn lao động và môi trường,công tác ISO 9001-2000, công tác quản lý mạng và bản quyền thương hiệu.Quản lý điều hành 2 tổ trực tiếp sản xuất: Điện động lực, cơ khí - ống giấy

-Phòng đời sống (PĐS)

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trên các lĩnh vực: quản lý nhà ăn tổchức tốt bữa ăn công nghiệp, tổ chức phục vụ cơm khách, quản lý và chăm sócmặt bằng cây xanh và thực hiện vệ sinh môi trường của công ty Thực hiệnnhiệm vụ sửa chữa, xây dựng nhỏ, thường xuyên trong Công ty

- Phòng tổ chức hành chính (TCHC)

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trên các lĩnh vực: công tác tổ chức –pháp chế, lao động – tiền lương, đào tạo, hồ sơ chế độ, công tác hành chính (vănthư, lưu trữ, lễ tân…), thường trực thi đua Công tác quản lý và chăm sóc sứckhỏe ban đầu; thường trực hội đồng dân số - KHH gia đình Công tác BVQS –ANQP – PCCC – PCBL

-Phòng kế toán tài chính (KTTC)

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong công tác kế toán – tài chính củacông ty, nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đảm bảo cho quá trìnhSXKD được duy trì liên tục và đạt kết quả cao Ghi chép, tính toán phản ánh sốliệu hiện có về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn của

công ty, tình hình sử dụng các nguồn vốn của đơn vị Phản ánh các chi phí trongquá trình sản xuất và kết quả hoạt động SXKD toàn công ty.

Công tác tài chính: lập và chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo kế toán với

cơ quan nhà nước và cấp trên theo hệ thống biểu mẫu do chế độ nhà nước quiđịnh; lập kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính, tính toán các hiệu quả kinh tếcho các dự án đầu tư gửi cấp trên, cơ quan chủ quản

Công tác hạch toán kế toán: thực hiện theo chế độ hạch toán kế toán thốngnhất trên Nhật ký chứng từ theo hệ thống kế toán tài chính do bộ tài chính qui định

-Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu (KDXNK)

Khảo sát, nghiên cứu thị trường, xúc tiến, thúc đẩy, xuất nhập khẩu sản phẩmcủa công ty (Công tác Marketting, tiếp thị thị trường tiêu thụ SP, tìm kiếm kháchhàng, đơn hàng, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu (XNK)…), các thủ tục XNK(mở tín dụng L/C, thủ tục hải quan, thủ tục vận chuyển, giao nhận quốc tế, nộiđịa…) Kinh doanh nội địa (công tác Marketting, cửa hàng giới thiệu và bán sảnphẩm, các đại lý) và kinh doanh dịch vụ thương mại khác Quảng bá và giớithiệu thương hiệu, sản phẩm của công ty (trong nước và quốc tế)

-Phòng KCS

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trên các lĩnh vực như: công tác thínghiệm và kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào, kiểm tra chất lượng sảnphẩm, kiểm soát quá trình sản xuất, xây dựng và áp dụng hệ thống ISO đối vớiKCS, trả lời khiếu nại – kiến nghị của khách hàng về chất lượng sản phẩm

- Nhà máy sợi: Nhiệm vụ chủ yếu là sản phẩm các loại sợi (sợi PeCo, sợi

Cotton, sợi PE…)

- Nhà máy may: Sản xuất các sản phẩm hàng may mặc thời trang, lựa

chọn các mặt hàng mà trên thị trường đang có nhu cầu

- Tổ thiết kế thời trang (TTKTT)

Khảo sát nghiên cứu thị trường, sáng tạo và thể hiện ý tưởng thời trang mới,sản phẩm cụ thể (chất liệu, kích cỡ, màu sắc…) phân loại thị trường theo địa lý(Bắc-Trung-Nam), phân loại sản phẩm theo thời gian (Xuân-Hạ-Thu-Đông)

- Trạm y tế (TYT)

Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực: quản lý và chăm sócsức khỏe ban đầu cho CBCNV Triển khai hợp đồng KCB BHYT và thẻ BHYTcho CBCNV hàng năm Thanh quyết toán hợp đồng KCB BHYT, khám chữabệnh, điều trị tại chỗ, cấp thuốc BHYT theo qui định của BHXH phân cấp chotuyến y tế cơ sở Thực hiện công tác kiểm tra vệ sinh lao động, vệ sinh môitrường, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh…

2.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lýkinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soátcác hoạt động kinh tế Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toánđảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích giúp các nhà quản lý ra các quyếtđịnh điều hành quản lý SXKD có hiệu quả

Sơ đồ 2.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

- Kế toán trưởng

Là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty và pháp luật, nhànước về mọi hoạt động của phòng, tham mưu và giúp việc cho Tổng giám đốcCông ty trên các lĩnh vực kế toán tài chính

Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Phó phòng

KT vật tư,

nguyên

phụ liệu

KT tập hợp chi phí, tính giá thành

KT tiêu thụ, thành phẩm

KT thanh toán

KT ngân hàng,

thuế

Thủ quỹ

Nhiệm vụ của kế toán trưởng: Phụ trách toàn bộ công tác tài chính – kếtoán, điều hành mọi hoạt động của phòng KTTC, tham gia đánh giá tính hiệuquả, lựa chọn phương án đầu tư, tham mưu về giá cả trong ký kết hợp đồng,kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ và đôn đốc việc thu hồi công nợ, quản

lý chặt chẽ các khoản thu chi, ban hành doanh thu tính lương hàng tháng, soạnthảo các văn bản liên quan, kiêm kế toán theo dõi TSCĐ

- Phó phòng

Trực tiếp phụ trách công tác kế toán – hạch toán của công ty và chịu tráchnhiệm đôn đốc các phần hành trong công tác quyết toán hàng quí, năm Kiểm trachế độ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ và lập biểu mẫu báocáo tài chính theo biểu mẫu quy định do Bộ tài chính ban hành

- Kế toán thanh toán, tạm ứng, công đoàn, công nợ khác: Kế toán

thanh toán có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty kiểmtra, kiểm soát chứng từ thu, chi đầy đủ, hợp lệ, thanh toán theo đúng chế độ,đúng nguyên tắc tài chính của Nhà nước

Mở sổ sách ghi chép đầy đủ, hàng ngày rút số dư, theo dõi công nợ đếntừng cá nhân (khách hàng), hàng tháng kiểm tra tiền lương, BHXH các nhà máy

để thanh toán kịp thời

- Kế toán tiêu thụ, kế toán công nợ phải thu của khách hàng, theo dõi kho thành phẩm và đại lý: Trong tháng nhận chứng từ nhập, xuất kho thành

phẩm, tập hợp doanh thu thực tế phát sinh… tổ chức đối chiếu sổ sách, thốngnhất cách ghi chép Theo dõi việc thực hiện hợp đồng của Công ty Mở sổ sáchtheo dõi công nợ đến từng khách hàng, đại lý bán hàng, có trách nhiệm chínhtrong việc đôn đốc thu hồi công nợ

- Kế toán vật tư, nguyên phụ liệu: mở sổ sách theo dõi, ghi chép tình

hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phếliệu của công ty Trong tháng kế toán có trách nhiệm nhận phiếu nhập, phiếuxuất kho từ thủ kho về tập hợp số liệu và lên các báo cáo nhập xuất tồn kho vật

tư của tháng đó

- Kế toán Ngân hàng, BHXH, tổng hợp quyết toán thuế, công nợ phải trả người bán: Hàng tháng kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến

hóa đơn chứng từ thuế đầu vào, thuế đầu ra đã kê khai Kiểm tra rà soát đốichiếu, in các bảng kê liên quan về thuế, lập tờ khai tổng hợp thuế, đối chiếu sốliệu thuế kê khai và số thuế hạch toán khớp đúng kịp thời, nộp báo cáo cho cụcthuế đúng thời gian quy định Báo cáo tổng hợp thuế theo dõi các khoản nộpngân sách

- Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành: Triển khai đối chiếu các phần

hành có liên quan Cuối tháng tập hợp và kiểm tra chi phí sản xuất của các nhà máy

- Thủ quỹ: Bảo quản tài sản và tiền mặt an toàn tuyệt đối, thu chi theo đúng

chứng từ, đảm bảo theo đúng nguyên tắc tài chính Mở sổ sách ghi chép đầy đủ rõ ràng,chính xác, cuối ngày rút số dư và đối chiếu sổ sách với kế toán thanh toán tiền mặt.

* Đặc điểm chung về tổ chức hạch toán

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)

- Công ty áp dụng chế độ KTDN theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTCngày 20/03/2006 của Bộ tài chính

- Kế toán trên máy vi tính có sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ

- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ

- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho và hạch toán hàng tồn kho:

+ Phương pháp giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối tháng

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp đánh giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ:

+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính)

* Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá (-) giá trị hao mòn lũy kế

* Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ bao gồm giá mua và những chi phí có liênquan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào hoạt động Những chi phí mua sắm cảitiến, tân trang TSCĐ được tính vào nguyên giá Riêng chi phí bảo trì, sửa chữađược tính vào kết quả hoạt động SXKD

+ Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính) theophương pháp đường thẳng, áp dụng khung thời gian sử dụng hữu ích tài sản theoquyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2006 của Bộ tài chính.

* Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Để phù hợp với đặ điểm SXKD cũng như yêu cầu về trình độ quản lý công

ty đã áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính trong đó sử dụng các mẫu sổcủa hình thức Nhật ký chứng từ

Sơ đồ 2.4 PHẦN MỀM KẾ TOÁN

In sổ, báo cáo cuối năn, cuối thángKiểm tra đối chiếu

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xácđịnh TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo bảng biểu đượcthiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhậpvào sổ kế toán tổng hợp, đối với Công ty là các Nhật ký chứng từ, Bảng kê, bảngphân bổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan

chính

Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báocáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thựchiện tự động, luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã đượcnhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu sổ liệu giữa sổ kếtoán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra Thực hiện các thao tác in báo cáo tàichính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kếtoán ghi bằng tay

- Kỳ lập báo cáo: Báo cáo năm

- Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo tàichính được ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộtrưởng Bộ tài chính Hệ thống báo cáo gồm:

+ Báo cáo của cơ quan tổng giám đốc

+ Báo cáo của kế toán viên độc lập

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 – DN): được lập căn cứ vào sổ kếtoán tổng hợp, sổ thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoảnloại I, II, IV ở kỳ lập báo cáo, và bảng cân đối kế toán năm trước

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN): được lậpcăn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước, vào sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong kỳ dùng cho tài khoản từ loại V đến loại IX

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ tổng hợp (Mẫu số B03 – DN): được lập dựavào Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các báo cáo vàtài liệu liên quan và Báo cáo này năm trước

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN): Được lập căn cứ vàoBảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyểntiền tệ của kỳ báo cáo, căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết hoặcBảng tổng hợp chi tiết có liên quan, căn cứ vào bản thuyết minh báo cáo tài chínhcủa kỳ trước, căn cứ vào tình hình thực tế của DN và các tài liệu liên quan khác

+ Báo cáo thuế

2.2.Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty

cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan

2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

* Đặc điểm

Là một DN chuyên về lĩnh vực sản xuất mặt hàng sợi và hàng may mặc do

đó vật tư của Công ty rất đa dạng và phong phú, tồn tại dưới nhiều hình thứckhác nhau như: Sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, than, xăng, dầu, bao bì, lưỡicưa sắt, phớt dầu, đai nẹp ống phi… Mỗi loại nguyên vật liệu, CCDC đều có đặcđiểm riêng Một số loại nguyên vật liệu, CCDC không có khả năng bảo quảntrong thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu Sự đa dạng của nguyênvật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu, CCDC của Công ty không chỉ do sốlượng lớn, nhiều chủng loại của từng loại nguyên vật liệu, CCDC mà còn do tínhchất lý hóa của chúng

Thứ nhất, phải kể đến nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm bông

xơ Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất vàtrong giá thành sản phẩm (60% chi phí) Bông thường được đóng thành kiệntrong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho, loại nguyên vật liệu này có đặcđiểm dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng của chúng thay đổi phụthuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản

Do đòi hỏi của yêu cầu kỹ thuật bông xơ được nhập ngoại là chủ yếu (90%nhập từ Nga, Ấn Độ, Trung Quốc…) Vì vậy vấn đề vận chuyển và bảo quảnkhông tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuấtsản phẩm Với đặc điểm này, bông xơ đã được tính toán một cách chính xác kịpthời để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán, kết hợp với việc xây dựngkho thông thoáng, khô ráo

Để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các vật liệugián tiếp bao gồm: hóa chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gói xăng dầu, vật liệuxây dựng… Mỗi loại vật liệu đều có những đặc điểm riêng, quyết định đến mức

dự trữ và bảo quản Ví dụ như hóa chất được mua dự trữ trong một khoảng thờigian xác định để tránh hư hao, mất mát, giảm phẩm chất Hoặc xăng dầu chỉđược dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ với các phương tiện phòngcháy chữa cháy.

Còn đối với CCDC thì nhiều chủng loại, với nhiều chức năng khác nhaucho nên công tác bảo quản cũng khá phức tạp Như công cụ lưỡi cưa sắt yêu cầubảo quản hoàn toàn khác với chổi trện hoặc đá mài phi Như vậy cũng cần phảithực hiện công tác bảo quản CCDC cho phù hợp với đặc điểm của nó nhằm đemlại hiệu suất tốt trong quá trình SXKD

Nắm bắt được đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC sẽ giúp cho công ty

có kế hoạch thu mua và bảo quản hợp lý Vừa đảm bảo cho quá trình sản xuấtdiễn ra liên tục, vừa đảm bảo cho vật liệu, CCDC giữ được chất lượng tốt nhấtkhi đưa vào sản xuất

* Phân loại

Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò công dụng của nguyên vật liệu trongquá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất sợi

và hàng may mặc rất phong phú, đa dạng về chủng loại

- Để thuận lợi cho công tác quản lý Công ty đã chia vật liệu thành các loại sau:+ Nguyên vật liệu chính:

Nhà máy sợi: Các loại bông, xơ PE

Nhà máy may: Vải, phôi, bo tay, bo cổ…

+ Nguyên vật liệu phụ:

Nhà máy sợi: Các loại ống giấy, tem gián ống giấy

Nhà máy may: Chỉ, cúc, mác…

+ Nhiên liệu:

Nhà máy sợi: Xăng, dầu, nhớt…

Nhà máy may: Dầu máy…

+ Phụ tùng thay thế:

Nhà máy sợi: Vòng bi, bánh răng, trục…

Nhà máy may: Vòng bi, ốc, vít…