II. Đại diện bờn giao:
2.2.5.Chứng từ và thủ tục nhập kho vật tư
b. Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ
2.2.5.Chứng từ và thủ tục nhập kho vật tư
Phũng điều hành sản xuất là bộ phận đảm bảo việc cung ứng vật tư, cú nhiệm vụ mở sổ theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động.
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Húa đơn GTGT - Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ nhập kho vật tư
Căn cứ vào húa đơn (GTGT) của đơn vị bỏn hàng và biờn bản kiểm nghiệm vật tư của phũng KCS đó tiến hành kiểm tra, cõn đo, đong đếm cụ thể từng loại vật liệu cụng cụ dụng cụ, phũng điều hành sản xuất tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho nhập hàng vào kho và ghi thẻ kho. Phiếu nhập kho vật tư được lập làm 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại phũng điều hành sản xuất.
Liờn 2: Giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toỏn. Liờn 3: Giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho.
Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lờn phũng kế toỏn để ghi sổ và lưu. Đối với vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến, phũng ĐHSX căn cứ vào giấy giao hàng của bờn nhận gia cụng để lập phiếu nhập kho.
Túm lại, thủ tục nhập kho được thực hiện theo quy trỡnh như sau:
NVL Về đến Phũng ĐHSX Kiểm Phiếu nhập Kho
Cụng ty Phũng KCS Nghiệm Kho
Theo vớ dụ minh họa 1: Theo húa đơn GTGT ngày 20 thỏng 12 năm 2009, cụng ty mua vật liệu Xơ của cụng ty TNHH TM&DV Hồng Phỳc Long, chưa thanh toỏn cho nhà cung cấp:
Biểu 2.2. HểA ĐƠN GTGT
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 20 thỏng 12 năm 2009
Mẫu số: 01 GTKT-3LL-01
Ký hiệu: PA/2009N 0177461
Đơn vị bỏn hàng: CTY TNHH TM-SX & DV HỒNG PHÚC LONG
Địa chỉ: 116/58/11 Hoàng Hoa Thỏm – P.12 – Q.Tõn Bỡnh Số tài khoản: 29.00324811
Điện thoại: 04.8624619/6334409 MST: 0302942896 Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan
Đia chỉ: 33 Nguyễn Văn Trỗi – P.Bến Thủy – TP.Vinh – Nghệ An Hỡnh thức thanh toỏn: CK
STT Tờn hàng húa ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Xơ POLYESTER TAIRILIN Kg 49.681 1.275 USD 63.343,28 Tỷ giỏ 18490 (USD/VND) Cộng tiền hàng 1.171.217.247 Thuế suất GTGT: 10% ì 50% Tiền thuế
GTGT
58.560.862 Tổng cộng tiền thanh toỏn 1.229.778.109
Số tiền bằng chữ: Một tỷ hai trăm hai mươi chớn triệu bảy trăm bảy mươi tỏm ngàn một trăm lẻ chớn đồng. Ngày 20 thỏng 12 năm 2009 Người mua hàng (Ký, họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đúng dấu, họ tờn)
Do tớnh chất phức tạp của cỏc loại vật tư như bụng, xơ nờn quỏ trỡnh kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho đũi hỏi và yờu cầu được thực hiện kiểm tra chặt chẽ, kỹ lưỡng về chất lượng của vật tư.
Sau quỏ trỡnh tiến hành kiểm nghiệm vật tư, Ban kiểm nghiệm phản ỏnh kết quả kiểm nghiệm lờn biờn bản kiểm nghiệm vật tư.
Biểu 2.3. BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Sau khi kiểm tra húa đơn và biờn bản kiểm nghiệm vật tư, phũng điều hành sản xuất lập phiếu nhập kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CễNG TY DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN Số 33 – Nguyễn Văn Trỗi – Vinh – Nghệ An
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 25 thỏng 12 năm 2009 Căn cứ vào húa đơn ngày 25 thỏng 12 năm 2009
Ban kiểm nghiệm gồm:
Tổ trưởng: Phạm Văn Móo P.ĐHSX: Lờ Minh Đức Ủy viờn: Nguyễn Khắc Bảy Thư ký: Thỏi Thị Nga Đó kiểm nghiệm cỏc loại vật tư
STT Tờn vật tư Mó ĐVT chứng từSL theo Kết quả kiểm nghiệm
SL đỳng quy cỏch
1 Xơ PE Tairilin Kg 49.681 49.681
…. ….. …..
í kiến của ban kiểm nghiệm: Đỳng số lượng, quy cỏch.
Ngày 25 thỏng 12 năm 2009
Đại diện kỹ thuật
Biểu 2.4. PHIẾU NHẬP KHO
(Ghi chỳ: Mẫu phiếu nhập kho do cụng ty lập để theo dừi vật tư nhập kho, nhõn viờn thống kờ ở phũng kế hoạch vật tư cú trỏch nhiệm ghi phiếu nhập kho).
Với nghiệp vụ mua nguyờn vật liệu Xơ PE tairilin ngày 25/12/2009 trờn thỡ chi phớ vận chuyển cho lụ hàng trờn mua về đến tận kho của Cụng ty được phản ỏnh qua trớch dẫn theo chứng từ vận chuyển sau:
CễNG TY DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
Số 33 – Nguyễn Văn Trỗi – Vinh – Nghệ An Mẫu số 01 – VT
QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 thỏng 12 năm 2009
Số: 85/3
Người giao hàng: CTY TNHH SXTM & DV Hồng Phỳc Long
Theo húa đơn số 177461 ngày 25 thỏng 12 năm 2009 Nợ:
Nhập tại kho: Bụng xơ Cú:
Thứ tự Tờn vật tư Mó số Đơn vị tớnh SỐ LƯỢNG Đơn giỏ (USD) Thành tiền (USD) Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Xơ PE Tairilin Kg 49.681 49.681 1.275 63.343,28 Tỷ giỏ 18.490VND/U SD Cộng X X X X X 1.171.217.247 Thuế suất thuế GTGT (VAT) 10%ì50%...Tiền thuế GTGT (VAT) 58.560.862
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.229.778.109 đồng………..
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm hai mươi chớn triệu bảy trăm bảy mươi tỏm ngàn một trăm lẻ chớn đồng. Nhập ngày 25 thỏng 12 năm 2009 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tờn) NGƯỜI GIAO (Ký, họ tờn) NGƯỜI NHẬN (Ký, họ tờn)
Biểu 2.5. HểA ĐƠN GTGT
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 21 thỏng 12 năm 2009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu số: 01 GTKT-3LL-01
Ký hiệu: PA/2009N 077069 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH vận tải thương mại Bằng Phỳ
Địa chỉ: 14 Hộ TT XNDVXH đg số 2 Ấp Bỡnh, đường 1 Số tài khoản: 31.000465411
Điện thoại: 04.8624619/6334409 MST: 3701606926 Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan
Đia chỉ: 33 Nguyễn Văn Trỗi – P.Bến Thủy – TP.Vinh – Nghệ An Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản
STT Tờn hàng húa ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 Cước vận chuyển Xơ Kg 49.681 89.009.889
Phớ bốc dỡ Kg 49.681 10.480.000
… … … … … …
Cộng tiền hàng 99.489.889
Thuế suất GTGT: 10% ì 50% Tiền thuế GTGT 28.450 đồng
4.974.494 Tổng cộng tiền thanh toỏn 104.464.383
Số tiền bằng chữ: Một trăm lẻ tư triệu bốn trăm sỏu mươi tư ngàn ba trăm tỏm mươi ba đồng. Ngày 21 thỏng 12 năm 2009 Người mua hàng (Ký, họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đúng dấu, họ tờn)
Vớ dụ minh họa 3: Theo húa đơn GTGT số 098765 ngày 29/11/2009 (vỡ trong thỏng 12/2009 cụng ty khụng phỏt sinh tăng loại cụng cụ Lưỡi cưa tiệp, nờn em lấy vớ dụ minh họa về việc nhập kho lưỡi cưa tiệp trong thỏng 11/2009)
về việc mua lụ vật tư của Cụng ty Kinh doanh XNK Nguyễn Duy Luận chưa thanh toỏn cho nhà cung cấp, được trớch dẫn theo húa đơn GTGT sau:
Biểu 2.6. HểA ĐƠN GTGT
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao khỏch hàng Ngày 29 thỏng 11 năm 2009
Mẫu số: 01 GTKT-3LL-01
Ký hiệu: PA/2009N 077069 Đơn vị bỏn hàng: Nguyễn Duy Luận
Địa chỉ: Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu Số tài khoản: 29.00587811
Điện thoại: 04.8624619/6334409 MST: 036780273 Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan
Đia chỉ: 33 Nguyễn Văn Trỗi – P.Bến Thủy – TP.Vinh – Nghệ An Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt
STT Tờn hàng húa ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 Lưỡi cưa tiệp Cỏi 17 6.000 102.000
Keo X66 Hộp 1 28.000 28.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thước cuộn Cỏi 1 12.000 12.000
Ổ khúa Cỏi 1 38.000 38.000
… … … … … …
Cộng tiền hàng 569.000
Thuế suất GTGT: 10% ì 50% Tiền thuế GTGT 28.450 đồng
Tổng cộng tiền thanh toỏn 597.450
Số tiền bằng chữ: Năm trăn chớn mươi bảy ngàn bốn trăm năm mươi đồng.
Ngày 29 thỏng 11 năm 2009 Người mua hàng (Ký, họ tờn) Người bỏn hàng (Ký, họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đúng dấu, họ tờn)
Biểu 2.7.
Khi nhận được chứng từ (Phiếu nhập kho) do thủ kho gửi lờn, kế toỏn vật tư tại phũng kế toỏn tiến hành nhập số liệu trờn mỏy vi tớnh theo loại chứng từ.
Đối với vật tư tăng do mua ngoài, kế toỏn nhập số liệu trờn phiếu nhập mua hàng/Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả. Vật tư tăng cú thể được phản ỏnh trờn phiếu nhập kho/Kế toỏn hàng tồn kho.
CễNG TY DỆT MAY HOÀNG THỊ LOAN
Số 33 – Nguyễn Văn Trỗi – Vinh – Nghệ An Mẫu số 01 – VT
QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT 1/11/1995 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 30 thỏng 11 năm 2009
Số: 47/3
Người giao hàng: Nguyễn Duy Luận
Theo húa đơn số 177461 ngày 30 thỏng 11 năm 2009 Nợ:
Nhập tại kho: Tạp húa Cú:
Thứ tự Tờn vật tư Mósố Đơn vị tớnh SỐ LƯỢNG Đơn giỏ Thành tiền (USD) Theo chứng từ Thựcnhập 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Lưỡi cưa tiệp Cỏi 17 6000 102.000
2 Keo X66 Hộp 1 28.000 28.000
3 Thước cuộn Cỏi 1 12.000 12.000
4 Ổ khúa Cỏi 1 38.000 38.000
… … … … … … … …
Cộng X X X X X 569.000
Thuế suất thuế GTGT (VAT) 10%ì50%...Tiền thuế GTGT (VAT) 569.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 597.450 đồng………..
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăn chớn mươi bảy ngàn bốn trăm năm mươi đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập ngày 30 thỏng 11 năm 2009
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Cụ thể, trường hợp vật tư tăng do mua ngoài: Dựa vào húa đơn GTGT của nhà cung cấp, phiếu nhập kho của thủ kho gửi lờn, kế toỏn vật tư tiến hành lờn phiếu nhập mua hàng (Theo vớ dụ 1)
Kế toỏn vật tư nhập cụ thể như sau: Mó khỏch: CT41
Chương trỡnh sẽ tự động hiện lờn trờn, địa chỉ, mó số thuế của Cụng ty TNHH TMSX&DV Hồng Phỳc Long
Số phiếu nhập: Căn cứ vào số phiếu nhập trờn phiếu nhập kho do phũng ĐHSX lập, kế toỏn vật tư nhập số phiếu nhập 124/5
Tờn hàng: Xơ Mó kho: Kho bụng xơ (KHOBX)
Kế toỏn tiếp tục nhập số lượng Xơ nhập, đơn giỏ lờn phiếu nhập mua hàng. Hạch toỏn mặc định trờn mỏy vi tớnh là: TK Nợ 1521
TK Cú 3311
Đường dẫn: Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả/Cập nhập số liệu/Phiếu nhập mua hàng. (Trường hợp này Cụng ty chưa thanh toỏn cho nhà cung cấp)
Theo vớ dụ minh họa 3, phũng kế toỏn sẽ lờn phiếu nhập mua hàng của lụ vật tư mua ngày 30/11/2009 như sau:
(Ghi chỳ: Kế toỏn vật tư khụng phản ỏnh thuế GTGT lờn phiếu nhập mua hàng)
Để phản ỏnh chi phớ vận chuyển theo húa đơn ngày 21/12/2009 (Biểu 2.5) kế toỏn vào: Kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả/Cập nhật số liệu/Phiếu nhập mua hàng. Hoặc chi phớ phỏt sinh ớt, mua tại địa điểm gần thỡ thường được cộng trực tiếp vào phiếu nhập mua hàng chung với phiếu nhập mua vật tư. Phần mềm hỗ trợ giỳp phõn bổ chi phớ mua hàng theo từng phiếu nhập mua hàng, tuy nhiờn kế toỏn cú thể sửa lại số tiền phõn bổ theo ý muốn.