II. Đại diện bờn giao:
3.2.3.Một số kiến nghị giỳp hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu,
b. Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ
3.2.3.Một số kiến nghị giỳp hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu,
cụng cụ dụng cụ tại Cụng ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan.
Thứ nhất, xõy dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn cụng ty Với số lượng vật tư phong phỳ và đa dạng như tại cụng ty thỡ phải xõy dựng một hệ thống quản lý vật tư chặt chẽ. Cần trang bị cỏc dụng cụ cần thiết để cú thể cõn đo đong đếm cụ thể cỏc loại vật tư. Để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý
vật tư được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phỏt hiện khi sai sút và thuận tiện cho việc muốn tỡm kiếm thụng tin về một loại vật tư nào đú, trước hết cụng ty nờn mở “Sổ danh điểm vật tư”. Sổ danh điểm vật tư được mở theo tờn gọi, quy cỏch vật tư bằng hệ thống chữ số, đơn vị tớnh, muốn mở được sổ này trước hết cụng ty phải xỏc định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn cụng ty chứ khụng phải xỏc định tựy ý chỉ giữ kho và phũng kế toỏn.
Vớ dụ: Nhúm nguyờn vật liệu 152
Nguyờn vật liệu chớnh 1521
Nhúm bụng thuộc nhúm nguyờn vật liệu chớnh 1521.01
Bụng Việt Nam thuộc nhúm bụng 1521.01.01…
Sổ danh điểm vật tư giỳp cung cấp thụng tin về giỏ trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào. Sổ danh điểm vật tư nờn xõy dựng theo mẫu sau:
Biểu 3.1.SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Kho Danh điểm vật tư Tờn vật tư Đơn vị tớnh Ghi chỳ
Bụng xơ 1521 Vật liệu chớnh Kg 1521.01 Nhúm bụng Kg 1521.01.01 Bụng Việt Nam Kg 1521.01.02 Bụng Nga Kg … 1521.01 Nhúm xơ Kg 1521.01.01 Xơ Kg …
Việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ giỳp cho việc xỏc định mức dự trữ cần thiết một cỏch chớnh xỏc. Đảm bảo cung cấp thụng tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành SXKD kịp thời.
Thứ hai, lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, hàng húa núi chung và vật tư núi riờng được mua bỏn đa dạng và phong phỳ tựy theo nhu cầu sử dụng. Giỏ cả thường xuyờn khụng ổn định. Hiện nay cụng ty chưa lập dự phũng cho hàng tồn kho làm cho cụng tỏc hạch toỏn gặp khú khăn. Do vậy, việc lập dự phũng giảm
giỏ hàng tồn kho là rất cần thiết. Lập dự phũng giỳp cho cụng ty bỡnh ổn giỏ trị vật liệu cũng như hàng húa trong kho, trỏnh được những rủi ro do sự biến động của thị trường giỏ cả. Việc lập dự phũng cũn đúng vai trũ là bằng chứng quan trọng của cụng tỏc kiểm toỏn.
Về phương phỏp lập dự phũng, thụng tư số 228/2009/TT-BTC (07/12/2006) hướng dẫn chế độ trớch lập và sử dụng cỏc khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho… tại DN hướng dẫn mức trớch lập dự phũng tớnh theo cụng thức sau: Mức dự phũng giảm giỏ vật tư hàng húa = Lượng vật tư hàng húa thực tế
tồn kho tại thời điểm lập BCTC ì Giỏ gốc hàng tồn kho theo sổ kế toỏn - Giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho Giỏ gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phớ mua, chi phớ chế biến và cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp khỏc theo quy định tại chuẩn mực kế toỏn số 02-Hàng tồn kho ban hành kốm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC (31/12/2001). Giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho (giỏ trị dự kiến thu hồi) là giỏ bỏn (ước tớnh) của hàng tồn kho trừ chi phớ để hoàn thành sản phẩm và chi phớ tiờu thụ (ước tớnh).
Mức lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được tớnh cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giỏ và tổng hợp toàn bộ vào bảng kờ chi tiết. Bảng kờ là căn cứ để hạch toỏn vào giỏ vốn hàng bỏn (giỏ thành toàn bộ sản phẩm hàng húa tiờu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được lập theo cỏc điều kiện: Số dự phũng khụng vượt quỏ lợi nhuận thực tế phỏt sinh của cụng ty sau khi đó hoàn nhập cỏc khoản dự phũng đó trớch từ năm trước. Trước khi lập dự phũng, cụng ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giỏ của vật tư tồn kho.
Sau khi đó xỏc định được mức trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho thỡ cụng ty sử dụng TK 159 “Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho” để hạch toỏn. TK này dựng để phản ỏnh cỏc khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập khi cú những bằng chứng tin cậy về sự giảm giỏ của giỏ trị thuần cú thể thực hiện được
so với giỏ gốc của hàng tồn kho. Hạch toỏn dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cụ thể như sau: Nợ TK 632
Cú TK 159
Thứ ba, sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”
Nguồn vật tư trong nước thường mua của cụng ty Dệt may Hà Nội, cụng ty TNHH vải sợi Khỳc Tõn, cụng ty TNHH dệt may Lan Trần…
Cũn đối với cỏc vật tư nhập ngoại thỡ mua của HONG KONG STYLE L.T.D; cụng ty ILSHIN NING CO L.T.D và thường đặt mua thụng qua cỏc cụng ty lớn như cụng ty Dệt may Hà Nội, cụng ty HUALON CORPORTION VN.
Đặc điểm giống nhau của một số nhà cung ứng vật tư là ở cỏch xa cụng ty nờn quỏ trỡnh vận chuyển vật tư từ khi mua hàng đến khi vật tư về đến cụng ty là một thời gian khỏ dài, chưa tớnh đến cỏc sự cố xảy ra làm cho vật tư khụng về đến cụng ty trong thời gian dự kiến và thời gian khỏ dài. Để hạch toỏn tổng hợp vật tư được cụ thể chớnh xỏc hơn cụng ty nờn sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” để hạch toỏn. Trường hợp cuối thỏng húa đơn đó về mà vật tư chưa về nhập kho, kế toỏn hạch toỏn: Nợ TK 151
Nợ TK 133
Cú TK 111, 112, 331 Khi vật tư về nhập kho, ghi: Nợ TK 152
Cú TK 151
Cụng ty cú thể tham khảo nguyờn tắc hạch toỏn cụ thể TK 151 được nờu rừ trong Chế độ kế toỏn DN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh, phần hệ thống tài khoản kế toỏn.
Thứ tư, hoàn thiện cụng tỏc ghi chộp số liệu, phản ỏnh thụng tin trờn chứng từ theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo chế độ kế toỏn DN(Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006): mục đớch của việc lập phiếu nhập kho nhằm xỏc định số lượng vật tư, sản phẩm hàng húa nhập kho, dựng làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toỏn tiền hàng, xỏc định trỏch nhiệm của người liờn quan.
Trong đú quy định rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn khi viết phiếu nhập kho: Nhõn viờn phụ trỏch bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu (mục 1). Thủ kho nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực nhập vào phiếu (mục 2), ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toỏn. Kế toỏn hàng tồn kho ghi đơn giỏ tớnh thành tiền trờn phiếu (mục 3,4).
Như vậy, tại cụng ty hiện nay việc ghi chộp, phản ỏnh số liệu trờn chứng từ của từng cỏ nhõn liờn quan đến quỏ trỡnh nhập kho vật tư chưa đỳng đắn. Cần phõn cụng lại trỏch nhiệm ghi của từng người như sau:
- Nhõn viờn thống kờ tại phũng ĐHSX khi lập phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng vật tư dựa trờn húa đơn vào mục 1 trờn phiếu nhập kho.
- Thủ kho sau khi nhập vật tư vào kho, ghi số lượng thực nhập vào mục 2 trờn phiếu nhập kho. Tiến hành ghi thẻ kho.
- Kế toỏn vật tư sau khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho gửi lờn, căn cứ vào húa đơn GTGT để ghi đơn giỏ và tớnh thành tiền vào mục 3,4 trờn phiếu, đồng thời phải tiến hành định khoản trờn mẫu phiếu theo quy định.
Sau khi ghi số liệu lờn phiếu nhập kho thỡ kế toỏn vật tư phản ỏnh số liệu đú trờn mỏy vi tớnh và phản ỏnh vào phiếu nhập mua hàng.
Trờn phiếu nhập mua hàng cũn yờu cầu kế toỏn nhập thuế suất thuế GTGT, tổng giỏ thanh toỏn trờn phiếu nhập mua hàng là giỏ đó cú thuế GTGT. Như vậy kế toỏn thanh toỏn sẽ nắm bắt rừ hơn tỡnh hỡnh thanh toỏn cho nhà cung cấp. Khi xem bỏo cỏo thuế trờn mỏy vi tớnh cũng rừ ràng hơn.
Trường hợp này kế toỏn hạch toỏn đầy đủ như sau: Nợ TK 152
Nợ TK 133
Cú TK 111, 112, 331…
- Trờn thẻ kho
Tại kho, thủ kho theo dừi tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn của vật tư trờn thẻ kho. Khi xuất vật tư để sản xuất sản phẩm nào thỡ thủ kho cũng nờn ghi chộp cụ
thể cho sản phẩm đú chứ khụng nờn ghi chộp chung chung. Vớ dụ: Bụng và xơ là hai loại vật liệu thuộc kho bụng xơ. Khi xuất cú thể cả hai loại vật tư cựng xuất cho sản xuất sợi NC, hoặc cú khi chỉ xuất một trong hai vật tư cho sản xuất. Trờn mục diễn giải, thủ khụng nờn ghi chung chung là xuất kho cho nhà mỏy sợi mà nờn ghi cụ thể xuất cho sản xuất sợi NC hay sợi OE.
- Cụng ty phải thường xuyờn nắm bắt kịp thời cỏc chế độ, quy định của Bộ tài chớnh để tổ chức và thực hiện cụng tỏc kế toỏn (sử dụng cỏc mẫu chứng từ) tuõn thủ theo đỳng quy định của phỏp luật và tạo được sự thống nhất. Ngoài ra, phải luụn tỡm hiểu, nghiờn cứu thờm về cỏc phần mềm kế toỏn mỏy để hoàn thiện hơn và tạo hiệu quả hơn trong cụng tỏc kế toỏn mỏy của cụng ty.
Thứ năm, hoàn thiện cụng tỏc tớnh giỏ thực tế nhập kho
Trong quỏ trỡnh thu mua của Cụng ty, chi phớ thu mua phỏt sinh chủ yếu là chi phớ vận chuyển đặc biệt đối với bụng xơ là loại vật tư phải nhập xuất thường xuyờn. Bụng xơ được cụng ty vận chuyển đưa đến thẳng kho cụng ty. Theo quy định, cụng thức tớnh giỏ thực tế vật tư nhập là:
Trị giỏ vốn thực tế của vật tư =
Giỏ mua vật tư (theo húa đơn) +
Chi phớ thu
mua thực tế +
Thuế nhập khẩu (nếu cú) Thực trạng hiện nay tại cụng ty, kế toỏn vẫn tớnh chi phớ thu mua thực tế vào giỏ thực tế của vật tư nhập kho nhưng chưa chớnh xỏc.
Theo vớ dụ 1: Ngày 2/12/2009, phiếu nhập kho số 166301 phỏt sinh chi phớ vận chuyển phải thanh toỏn cho cụng ty TNHH Bằng Phỳ là 63.134.507đ. Chi phớ này là chi phớ vận chuyển phỏt sinh từ thỏng 11, mà đến thỏng 12 kế toỏn lại cộng vào tổng giỏ trị xơ nhập kho của thỏng 12.
Ngày 30/12/2009, theo phiếu nhập số 87/3 cụng ty nhập 97.309,5 kg xơ với giỏ trị tương ứng là 2.385.581.316đ. Mà chi phớ vận chuyển cho lụ hàng này kế toỏn chỉ phõn bổ là 63.133.222đ (theo phiếu nhập 110335).
Trong đú, giỏ vận chuyển một kg Xơ tương ứng với 1.600 đồng/kg. Như vậy tương ứng với số lượng xơ theo phiếu nhập ngày 30/12/2009 thỡ chi phớ vận chuyển Xơ là 155.695.200 đồng.
Như vậy cụng ty cần tớnh lại giỏ trị thực tế nhập kho cho phự hợp với thực tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh thu mua vật tư.
Chi phớ thu mua phỏt sinh tại thời điểm nào, đối với vật tư nào thỡ cộng đầy đủ chi phớ thu mua vào giỏ thực tế của vật tư đú nhập kho. Khụng nờn để xảy ra trường hợp chi phớ thu mua vật tư phỏt sinh thỏng này lại tớnh vào giỏ thực tế của vật tư thỏng sau.
Ngoài ra, cụng ty nờn phản ỏnh số chi phớ trong quỏ trỡnh thu mua vật tư tỏch riờng thành hai phiếu nhập mua hàng. Như vậy, Cụng ty mới dễ dàng theo dừi được đơn giỏ thực tế của vật tư nhập về, khụng làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Thứ sỏu, Hoàn thiện cụng tỏc tớnh giỏ vật tư xuất kho
Hiện nay, cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ để tớnh giỏ vật tư xuất kho. Theo phương phỏp này, cuối thỏng kế toỏn căn cứ vào số lượng, giỏ trị vật liệu tồn đầu thỏng và giỏ trị nhập trong thỏng để tớnh ra đơn giỏ bỡnh quõn thực tế của vật tư xuất kho. Cụng ty ỏp dụng PP này mặc dự đơn giản, dễ làm nhưng độ chớnh xỏc khụng cao. Hơn nữa việc tớnh toỏn dồn vào cuối thỏng làm ảnh hưởng tới cụng tỏc quyết toỏn núi chung và tập hợp chi phớ núi riờng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do đặc điểm sản xuất của cụng ty là trong thỏng số lần nhập xuất vật tư diễn ra thường xuyờn. Và để giảm bớt khối lượng cụng việc của kế toỏn vật tư trong kỳ hạch toỏn thỡ cụng ty nờn sử dụng giỏ hạch toỏn để tớnh giỏ vật tư xuất kho. Để tớnh được giỏ thực tế, trước hết phải tớnh hệ số giữa giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn của vật tư luõn chuyển trong kỳ (H) theo cụng thức sau:
Tư cũn tồn đầu kỳ tư nhập trong kỳ Trị giỏ hạch toỏn của vật
tư cũn đầu kỳ +
Trị giỏ hạch toỏn của vật tư nhập trong kỳ Sau đú, tớnh giỏ của vật tư xuất trong kỳ theo cụng thức:
Giỏ thực tế của vật tư xuất trong kỳ =
Trị giỏ hạch toỏn của vật tư xuất của vật tư luõn
chuyển trong kỳ
ì
Hệ số giữa giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn
trong kỳ
Cuối kỳ, nếu cú chờnh lệch giữa giỏ hạch toỏn và giỏ thực tế xuất kho vật tư thỡ kế toỏn tiến hành điều chỉnh giỏ hạch toỏn theo giỏ thực tế, rồi kế toỏn tiến hành định khoản:
- Trường hợp giỏ hạch toỏn nhỏ hơn giỏ thực tế, kế toỏn ghi: Nợ TK 152, 153:
Cú TK chi phớ liờn quan:
- Trường hợp giỏ hạch toỏn lớn hơn giỏ thực tế, kế toỏn ghi: Nợ TK chi phớ liờn quan:
Cú TK 152, 153:
Sự hoàn thiện trong tớnh giỏ nhập kho và tớnh giỏ xuất kho vật tư sẽ làm cho cỏc chỉ tiờu trờn bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty cú sự thay đổi, trong đú là chỉ tiờu hàng tồn kho. Hàng tồn kho cú thể bao gồm nguyờn vật liệu, CCDC chờ đưa vào sản xuất, sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành chờ bỏn. Đối với cụng ty SXKD lớn như Cụng ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan, hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, hàng tồn kho liờn quan đến nhiều chỉ tiờu trờn Bỏo cỏo tài chớnh. Phương phỏp định giỏ hàng tồn kho cú nhiều phương
phỏp khỏc nhau, mỗi phương phỏp sẽ cho kết quả khỏc nhau. Hơn nữa, việc xỏc định giỏ trị hàng tồn kho cú ảnh hưởng trực tiếp tới giỏ vốn hàng bỏn và do vậy ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuần thuần trong năm.
Thứ bảy, Cụng ty nờn lập “phiếu giao nhận chứng từ”
Do nhà mỏy phải nhập, xuất vật tư rất nhiều lần nờn số lượng chứng từ nhập, xuất trong kỳ tương đối nhiều. Để nõng cao trỏch nhiệm bảo quản chứng từ và bảo đảm cú cơ sở phỏp lý khi chứng từ bị mất thỡ cụng ty nờn lập “Phiếu giao nhận chứng từ”. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ cú thể được xõy dựng như sau: Cụng ty cổ phần Dệt may Hoàng Thị Loan
Biểu 3.2 PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Tờ số:……….. Ngày giao nhận Loại chứng từ giao nhận Số hiệu chứng từ (từ số… đến số…) Số lượng Người giao nhận (Ký và ghi rừ họ tờn) Ghi chỳ
Thứ tỏm, Quản trị vật tư hàng thỏng lập bỏo cỏo dự bỏo vật tư theo kế hoạch, sản xuất kinh doanh và bỏo cỏo tỡnh hỡnh biến động vật tư, đưa ra ý kiến nhận xột nắm bắt kịp thời những thay đổi và cú những hướng giải quyết tốt nhất nhằm kiểm soỏt chi phớ đảm bảo hiệu quả kinh doanh của Cụng ty. Mẫu bỏo cỏo vật tư nờn được lập như sau:
Đơn vị Bộ phận
BÁO CÁO DỰ BÁO VẬT TƯ THEO KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH
Thỏng….Quý….Năm Danh điểm
vật tư
Tờn quy cỏch
vật tư ĐVT
Nhu cầu Số tiết
kiệm thực tế Số cần nhập bổ sung Kế hoạch Đó sử dụng Số chưa sử (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});