II. Đại diện bờn giao:
b. Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ
2.2.1. Đặc điểm và phõn loại nguyờn vật liệu cụng cụ dụng cụ
* Đặc điểm
Là một DN chuyờn về lĩnh vực sản xuất mặt hàng sợi và hàng may mặc do đú vật tư của Cụng ty rất đa dạng và phong phỳ, tồn tại dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau như: Sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, than, xăng, dầu, bao bỡ, lưỡi cưa sắt, phớt dầu, đai nẹp ống phi… Mỗi loại nguyờn vật liệu, CCDC đều cú đặc điểm riờng. Một số loại nguyờn vật liệu, CCDC khụng cú khả năng bảo quản trong thời gian dài, chịu ảnh hưởng của thời tiết, khớ hậu. Sự đa dạng của nguyờn vật liệu kộo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chỳng rất phức tạp. Tớnh phức tạp của cụng việc bảo quản nguyờn vật liệu, CCDC của Cụng ty khụng chỉ do số lượng lớn, nhiều chủng loại của từng loại nguyờn vật liệu, CCDC mà cũn do tớnh chất lý húa của chỳng.
Thứ nhất, phải kể đến nguyờn vật liệu chớnh của Cụng ty bao gồm bụng xơ. Về mặt chi phớ chỳng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phớ sản xuất và trong giỏ thành sản phẩm (60% chi phớ). Bụng thường được đúng thành kiện trong quỏ trỡnh vận chuyển và bảo quản tại kho, loại nguyờn vật liệu này cú đặc điểm dễ hỳt ẩm khi để ngoài khụng khớ nờn trọng lượng của chỳng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khớ hậu và bảo quản.
Do đũi hỏi của yờu cầu kỹ thuật bụng xơ được nhập ngoại là chủ yếu (90% nhập từ Nga, Ấn Độ, Trung Quốc…). Vỡ vậy vấn đề vận chuyển và bảo quản khụng tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thụng số kỹ thuật cho quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này, bụng xơ đó được tớnh toỏn một cỏch chớnh xỏc kịp thời để phản ỏnh đỳng giỏ trị thực nhập và thanh toỏn, kết hợp với việc xõy dựng kho thụng thoỏng, khụ rỏo.
Để giỳp cho quỏ trỡnh sản xuất được hoàn thiện phải kể đến cỏc vật liệu giỏn tiếp bao gồm: húa chất, phụ liệu dệt kim, vật tư bao gúi xăng dầu, vật liệu xõy dựng… Mỗi loại vật liệu đều cú những đặc điểm riờng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Vớ dụ như húa chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xỏc định để trỏnh hư hao, mất mỏt, giảm phẩm chất. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và cú sự kết hợp chặt chẽ với cỏc phương tiện phũng chỏy chữa chỏy.
Cũn đối với CCDC thỡ nhiều chủng loại, với nhiều chức năng khỏc nhau cho nờn cụng tỏc bảo quản cũng khỏ phức tạp. Như cụng cụ lưỡi cưa sắt yờu cầu bảo quản hoàn toàn khỏc với chổi trện hoặc đỏ mài phi. Như vậy cũng cần phải thực hiện cụng tỏc bảo quản CCDC cho phự hợp với đặc điểm của nú nhằm đem lại hiệu suất tốt trong quỏ trỡnh SXKD.
Nắm bắt được đặc điểm của nguyờn vật liệu, CCDC sẽ giỳp cho cụng ty cú kế hoạch thu mua và bảo quản hợp lý. Vừa đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất diễn ra liờn tục, vừa đảm bảo cho vật liệu, CCDC giữ được chất lượng tốt nhất khi đưa vào sản xuất.
* Phõn loại
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trũ cụng dụng của nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, nguyờn vật liệu phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất sợi và hàng may mặc rất phong phỳ, đa dạng về chủng loại.
- Để thuận lợi cho cụng tỏc quản lý Cụng ty đó chia vật liệu thành cỏc loại sau: + Nguyờn vật liệu chớnh:
Nhà mỏy sợi: Cỏc loại bụng, xơ PE
+ Nguyờn vật liệu phụ:
Nhà mỏy sợi: Cỏc loại ống giấy, tem giỏn ống giấy Nhà mỏy may: Chỉ, cỳc, mỏc…
+ Nhiờn liệu:
Nhà mỏy sợi: Xăng, dầu, nhớt… Nhà mỏy may: Dầu mỏy… + Phụ tựng thay thế:
Nhà mỏy sợi: Vũng bi, bỏnh răng, trục… Nhà mỏy may: Vũng bi, ốc, vớt…
+ Thiết bị xõy dựng cơ bản
+ Vật liệu khỏc (tạp húa, tạp phẩm)
- Cũn đối với cụng cụ dụng cụ thỡ được phõn loại như sau:
Nhà mỏy sợi: Lưỡi cưa sắt, chổi vệ sinh mỏy, Đỏ mài phi, găng tay cao su, Đai nẹp ống phi 60….
+ Dụng cụ thường xuyờn: mũ dao tiện kim, phớch cắm, bu lụng+ờ cu… + Dụng cụ quản lý: mỏy vi tớnh, bàn gỗ, giấy dỏn kớnh, bỳt
Nhà mỏy may: Phớt 63/24*35*7, ghim dập, băng dớnh, chổi vệ sinh mỏy.. + Dụng cụ thường xuyờn: múc ỏo, bàn dập ghim, vải màn, thước cuộn… + Dụng cụ quản lý: mỏy vi tớnh, lịch bàn, kộo, bỳt bi, bỳt xúa….
2.2.2. Yờu cầu quản lý nguyờn vật liệu, CCDC
Vật tư là yếu tố chi phớ quan trọng cấu thành nờn giỏ thành sản phẩm cho nờn việc quản lý phải được thực hiện cú kế hoạch, chặt chẽ tổng hợp và chi tiết:
- Quản lý chi tiết: là quản lý từng mặt hàng theo mó hàng và đó quy ước, từng kho hàng, hàng nhập-xuất hàng ngày, nhập mua trong nước hay nhập khẩu. Quản lý chi tiết giỳp cho quản lý cụng ty cú thể nắm rừ tỡnh hỡnh vật tư một cỏch chi tiết chặt chẽ hơn cả về số lượng lẫn giỏ trị.
- Quản lý tổng hợp: Cuối thỏng tổn hợp tất cả những chứng từ sổ sỏch đến vật tư tăng giảm trong thỏng để nắm được tỡnh hỡnh vật tư trong Cụng ty từ đú đưa ra được những kế hoạch phự hợp cho định mức thu mua, xuất dựng và dự trữ vật tư trong thỏng một cỏch tổng hợp và chỉ quản lý về mặt giỏ trị.
* Cụng tỏc quản lý được thể hiện trờn phần mềm kế toỏn Fast Accounting
Cỏc tớnh năng nổi bật của phần mềm kế toỏn Fast Accounting hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ.
Trong cụng tỏc quản lý hàng tồn kho: Fast Accounting cho phộp tớnh giỏ hàng tồn kho theo nhiều phương phỏp khỏc nhau: Nhập trước – xuất trước, trung bỡnh thỏng, trung bỡnh di động, đớch danh. Cú nhiều màn hỡnh nhập số liệu đặc thự tiện dụng cho người sử dụng như nhập xuất thẳng, nhập khẩu, nhập chi phớ, hàng bỏn bị trả lại, xuất trả cho nhà cung cấp, xuất điều chuyển kho…
Tiện ớch khi nhập số liệu: Fast Accounting cho phộp khi nhập số liệu cú thể chuyển từ màn hỡnh nhập liệu sang màn hỡnh nhập liệu khỏc chỉ bằng một thao tỏc kớch chuột phải. Cú thể xem bỏo cỏo ngay khi nhập chứng từ. Cho phộp tỡm lọc số liệu theo bất kỳ thụng tin nhập liệu nào; cú thể tỡm kiếm theo tờn hoặc theo mó. Cho phộp xem phiếu nhập kho khi vào phiếu xuất để tra cứu giỏ.
Tự động húa xử lý số liệu: Fast Accounting tự động phõn bổ chi phớ mua hàng, tự động gỏn giỏ bỏn tựy theo mặt hàng và khỏch hàng, tự động tập hợp số liệu và tạo cỏc bỳt toỏn kết chuyển, phõn bổ, tớnh toỏn chờnh lệch tỷ giỏ cuối kỳ, tự động hạch toỏn cỏc chứng từ nhập xuất kho…
Tớnh mềm dẻo: Fast Accounting cho phộp nhiều lựa chọn khỏc nhau nhằm đỏp ứng yờu cầu đặc thự của kế toỏn doanh nghiệp: lựa chọn hỡnh thức ghi chộp sổ sỏch kế toỏn, lựa chọn phương phỏp kiểm kờ hàng tồn kho…
Sơ đồ 2.5. QUY TRèNH LÀM VIỆC CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Xõy dựng danh mục
vật tư
- Mở TK chi tiết cho TK 152, 153
- Khai bỏo số dư đầu TK 152, 153 (chi tiết) - Cập nhập dữ liệu phỏt sinh tăng giảm trong kỳ PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST - Sổ chi tiết TK 152, 153
- Sổ chi tiết vật tư - Bảng kờ nhập, xuất - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn - Bảng kờ số 3, 4… - Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 ,7…
Khi bắt đầu sử dụng phần mềm, kế toỏn vật tư xõy dựng phõn hệ hàng tồn kho, danh mục vật tư(Vớ dụ: VLC10, VLC11…), hệ thống kho vật tư (Vớ dụ: KHOBX, KHOPHE…), khai bỏo số dư đầu của TK 152, 153. Khi nhận được chứng từ do thủ kho và phũng kế hoạch vật tư gửi lờn, kế toỏn căn cứ vào phiếu nhập kho và chứng từ liờn quan để nhập số liệu vào mỏy. Phần mềm tự động xử lý số liệu, lưu số liệu tại cỏc tệp tin liờn quan. Kế toỏn vật tư phải thường xuyờn theo dừi tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn kho của hàng tồn kho trờn cỏc sổ chi tiết TK 152, 153, sổ chi tiết vật tư, bảng kờ nhập – xuất, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và Nhật ký chứng từ liờn quan. Cuối kỳ kế toỏn vật tư in bảng kờ nhập – xuất vật tư để theo dừi, đối chiếu số liệu từ bảng kờ nhập – xuất vật tư với thẻ kho của thủ kho. Kế toỏn vật tư cú nhiệm vụ bảo quản và lưu trữ chứng từ hàng tồn kho.