Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã quảng nham

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Danh mục từ viết tắt 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 1 3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 1 4. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1 5 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ 2 6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2 7. ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI 3 8. CẤU TRÚC ĐỀ TÀI 3 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham 4 I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM 4 1. Đặc điểm tự nhiên và dân số 4 2. Tình hình phát triển kinh tế và xã hội 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham. 6 1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Xã Quảng Nham. 18 1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham. 18 1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã Quảng Nham. 18 1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng. 20 1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham. 21 1.3 Công tác Văn thư Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham. 23 1.3.1 Hệ thống các văn bản quản lí của cơ quan cấp trên về công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham. 23 1.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24 1.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Xã Quảng Nham 25 1.3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham 25 1.3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Xã Quảng Nham 26 1.3.3.3 Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham. 27 1.3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 29 1.3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 29 1.3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Quảng Nham 31 1.3.5 Tổ chức Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham 32 1.4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND Xã Quảng Nham 33 1.4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã Quảng Nham. 33 1.4.2 Sơ đồ hóa các thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng 34 1.4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng UBND xã Quảng Nham. 34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ QUẢNG NHAM 35 2.1 Công tác văn thư 35 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 35 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND xã Quảng Nham 36 2.1.3.Thực trạng về quản lý công tác văn thư tại UBND xã Quảng Nham 37 2.1.3.1 Công tác soạn thảo văn bản 37 2.1.3.2 Quản lý văn bản đi 38 2.1.3.3 Quản lý văn bản đến 45 2.1.3.4 Quản lí và sử dụng con dấu. 50 2.1.3.5 Lập hồ sơ hiện hành 51 2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 52 2.2 Công tác lưu trữ tại UBND xã Quảng Nham 53 2. 3 Kết quả đạt được 54 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM 55 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng tại UBND xã Quảng Nham. 55 3.1.1. Ưu điểm 55 3.1.1.1 Ưu điểm của Công tác quản trị Văn phòng 55 3.1.1.2 Ưu điểm của công tác văn thư 55 3.1.2. Nhược điểm 57 3.1.2.1.Nhược điểm của Công tác Quản trị văn phòng 57 3.1.2.2 Nhược điểm của công tác văn thư 57 3.1.2.3. Nhược điểm của công tác Lưu trữ 58 3.2. Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Văn phòng tại UBND xã Quảng Nham. 58 3.2.1. Giải pháp về nhân sự 59 3.2.2. Nâng cao trình độ đối với cán bộ, nhân viên 59 3.2.3. Sắp xếp, bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc 60 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá 60 3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Quảng Nham 60 KẾT LUẬN 63 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô khoa quản trị văn phòng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em học vào thực tế mà theo em hữu ích sinh viên ngành văn phòng Báo cáo thực tập thực khoảng thời gian tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực hoạt động chứng thực UBND xã Quảng Nham , huyện Quảng xương, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô Khoa Quản trị văn phòng- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp để truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND ban nghành đoàn thể UBND xã Quảng Nham - Huyện Quảng Xương - Tỉnh Thanh Hóa giúp đỡ em suốt trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Danh mục từ viết tắt LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHỤ LỤC Danh mục từ viết tắt: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI CẤU TRÚC ĐỀ TÀI .3 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham I ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM Đặc điểm tự nhiên dân số Tình hình phát triển kinh tế xã hội II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Quảng Nham Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn .6 1.1 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND Xã Quảng Nham 18 1.1.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng UBND Xã Quảng Nham 18 1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu văn phòng UBND xã Quảng Nham 18 1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc Văn phòng .20 1.2.1 Bản mô tả công việc vị trí công việc Văn phòng UBND Xã Quảng Nham .21 1.3 Công tác Văn thư- Lưu trữ UBND Xã Quảng Nham 23 1.3.1 Hệ thống văn quản lí quan cấp công tác Văn thư, Lưu trữ UBND Xã Quảng Nham 23 1.3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 24 1.3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND Xã Quảng Nham 25 1.3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí UBND Xã Quảng Nham 25 1.3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND Xã Quảng Nham 26 1.3.3.3 Các bước trình soạn thảo văn quản lí UBND Xã Quảng Nham .27 1.3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 29 1.3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi- 29 29 1.3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành UBND xã Quảng Nham 31 1.3.5 Tổ chức Lưu trữ UBND Xã Quảng Nham 32 Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND Xã Quảng Nham 33 1.4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng UBND xã Quảng Nham 33 1.4.2 Sơ đồ hóa thiết bị phòng làm việc Văn phòng (xem phần phục lục04) 34 1.4.3 Các phần mềm sử dụng công tác Văn phòng UBND xã Quảng Nham .34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ QUẢNG NHAM 35 2.1 Công tác văn thư .35 2.1.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư 35 2.1.2 Công tác đạo công tác Văn thư UBND xã Quảng Nham 36 2.1.3.Thực trạng quản lý công tác văn thư UBND xã Quảng Nham 37 2.1.3.1 Công tác soạn thảo văn 37 2.1.3.2 Quản lý văn .38 2.1.3.4 Quản lí sử dụng dấu 50 2.1.3.5 Lập hồ sơ hành 51 2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 52 2.2 Công tác lưu trữ UBND xã Quảng Nham 53 Kết đạt 54 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM 54 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND xã Quảng Nham 55 3.1.1 Ưu điểm 55 3.1.1.1 Ưu điểm Công tác quản trị Văn phòng 55 3.1.1.2 Ưu điểm công tác văn thư .55 3.1.2 Nhược điểm 57 3.1.2.1.Nhược điểm Công tác Quản trị văn phòng 57 3.1.2.2 Nhược điểm công tác văn thư .57 3.1.2.3 Nhược điểm công tác Lưu trữ 58 3.2 Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Văn phòng UBND xã Quảng Nham .58 3.2.1 Giải pháp nhân .59 3.2.2 Nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên 59 3.2.3 Sắp xếp, bố trí lại phòng làm việc nâng cao điều kiện làm việc 59 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá 60 3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Quảng Nham 60 KẾT LUẬN 63 PHỤ LỤC Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Danh mục từ viết tắt: Từ viết tắt UBND HĐND Sinh viên: Kiều Thị Nga Nghĩa đầy đủ Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Công tác văn thư - lưu trữ hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành việc, việc thực chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Giúp cho cán bộ,công chức quan nâng cao hiệu suất công việc, góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Xuất phát từ vai trò ý nghĩa to lớn thực tế nêu công tác Văn thư- lưu trữ, em lựa chọn đề tài công tác quản lý Văn thư- lưu trữ UBND xã Quảng Nham làm đề tài nghiên cứu thực tế cho báo cáo ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Đối tượng nghiên cứu: Tìm Hiểu công tác Văn thư-lưu trữ UBND xã Quảng Nham Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã Quảng Nham năm 2015 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trình bày, đánh giá thực trạng tình hình công tác Văn thư-lưu trữ UBND xã Quảng Nham, đồng thời đưa giải pháp tối ưu nhằm thúc đẩy công tác Văn thư - lưu trữ hiệu MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU - Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ; - Khảo sát thực trạng văn thư-lưu trữ; - Điều tra công tác văn thư-lưu trữ; - Phân tích xác định nguyên nhân; - Đưa giải pháp tăng cường công tác văn thư-lưu trữ UBND xã Quảng Nham Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ Công tác Văn thư- lưu trữ để tài nhiều công trình nghiên cứu khoa học đề cập, khai thác lĩnh vực phức tạp yêu cầu am hiểu chiều sâu chuyên môn cao Vấn đề Văn thư- lưu trữ không thu hút nhà khoa học mà dành nhiều quan tâm nhà lãnh đạo, nhà quản lý Một số công trình khoa học văn có giá trị tiêu biểu sau: - Cuốn sách “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” Tác giả Vương Đình Quyền biên soạn với mục đích giảng dạy cho sinh viện hệ quy; - “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” PGS-TS Dương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích trực tiếp quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam; - Công văn số 46/VTLTNN-NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 CụcVăn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiện vụ công tác văn thư,lưu trữ năm 2015 quan, tổ chức trung ương( 21/01/12015); - Thông tư số 09/ 2014/TT –BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý chứng hành nghề hoạt động dịch vụ lưu trữ ; Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tiến hành nghiên cứu Đề tài “Công tác văn thư-lưu trữ Uỷ ban nhân dân xã Quảng Nham” PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để hoàn thành đề tài em sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp em sử dụng chủ yếu suốt trình làm đề tài -Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp cán làm việc UBND xã Quảng Nham Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI Qua việc thực tế tìm hiểu công tác Văn thư-lưu trữ tra tìm tài liệu UBND xã Quảng Nham, em nêu tầm quan trọng đánh giá ưu, nhược điểm công tác Văn thư - lưu trữ vào tất phận UBND xã Quảng Nham CẤU TRÚC ĐỀ TÀI Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phục lục mục lục đề tài có cấu trúc chia làm chương: Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham I ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM Đặc điểm tự nhiên dân số Quảng Nham xã vào trung tâm huyện Quảng Xương - Phía Bắc giáp xã Hải Nhân - Phía Nam giáp xã Xuân Lâm - Phía Đông giáp xã Bình Minh thị trấn Quảng Xương - Phía Tây giáp dãy núi Bộc Có tổng diện tích tự nhiên khoảng 3.206,4ha diện tích đất sản xuất nông nghiệp 900ha gồm: đất trồng hàng năm: 742,37ha, đất trồng lâu năm khác chiếm 161,49ha; đất vườn tạp: 136,73ha, đất có mặt nước nuôi trồng thuỷ sản 20,9ha Xã Quảng Nham vào 19’25 đến 19,30 vĩ bắc; 1950,42’ đến 1050,45’ độ kinh đông Về khí hậu năm có mùa rõ rệt Là xã vùng màu huyện đặc điểm xã lại có vùng kinh tế rõ rệt: 1/2 diện tích phía tây vùng bán sơn địa chủ yếu sản xuất lúa nước (diện tích 460ha) trồng lâm nghiệp, phát triển đàn chăn nuôi đại gia súc.1/2 diện tích phía đông chuyên sản xuất khoai lang lạc xuất (diện tích 400ha) Từ có nước kênh nam hồ Yên Mỹ 1/3 diện tích cấu lúa nước việc tưới tiêu tương đối chủ động Xã Quảng nham có dãy núi đá Thổ Sơn, núi Năng, núi Nguyền dãy núi Bộc nguồn nguyên liệu quý kiến thiết bản, có hai cồn cát lớn khoảng 20ha chủ yếu xây dựng sản xuất thuỷ tinh Nhân dân xã Quảng Nham tuý làm nông nghiệp chủ yếu sản xuất lúa, lạc, khoai lang trồng rau Ngoài phát triển thêm nghề đục đá, thợ mộc, thợ hồ kinh doanh dịch vụ Theo số liệu thống năm 2011 xã Quảng nham có 2.214 hộ với 9.677 nhân khẩu; có 4.712 nhân nam giới, nữ giới chiếm 4.965 nhân độ tuổi từ 14 tuổi trở lên chiếm 8.358 người Tổng số đất đai 3.206,4ha có 640 đất canh tác Hợp tác xã khoán cho nhóm sản Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuất người lao động, có 953,4 trồng lâm nghiệp với diện tích khoảng 1.800ha rừng Xã Nguyên Bình có ba đường quốc lộ xuyên qua dọc theo hướng Bắc – Nam đường quốc lộ số 1A, đường xe lửa Hà Nội – Sài Gòn đường chiến lược Ngày công đổi nhờ điều kiện tự nhiên tài nguyên thiên nhiên thuận lợi có sẵn với quan tâm Đảng nhà nước, Quảng nham, dần biết đến xã có tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh Đảng quyền nhân dân xã Quảng nham vươn đứng lên đạt nhiều thành tựu tất lĩnh vực kinh tế văn hoá – xã hội – trị; xứng đáng với truyền thống tốt đẹp mà cha ông tạo dựng lên Tình hình phát triển kinh tế xã hội Những năm vừa qua nhờ có quan tâm đạo Đảng, nhà nước quan tâm cấp cố gắng quyền, nhân dân địa phương mà Quảng Nham có bước tiến vượt bậc phát triển kinh tế - xã hội Kết đạt đời sống nhân dân ổn định cải thiện Chất lượng sống nâng cao, nhân dân xã ổn định đời sống có tích luỹ 100% trẻ em độ tuổi theo học đến trường, tỉ lệ học sinh thi đỗ vào trường Đại học, Cao đẳng tăng cao số lượng học sinh sau tốt nghiệp Trung học phổ thông theo học tạo trường trung cấp nghề lớn Cùng với khu dân sinh tái định cư giải phóng mặt phục vụ khu kinh tế Nghi Sơn ổn định lực lượng lao động trẻ địa phương sau học nghề vào làm việc Công ty khu công nghiệp góp phần tạo việc làm, nâng cao đời sống cho nhân dân Trình độ dân trí người dân tăng cao ý thức chấp hành pháp luật chủ trương, sách Đảng nhà nước nâng cao Hệ thống kênh mương tưới tiêu phục vụ sản xuất hệ thống điện, đường giao thông hoàn thiện đến thôn xóm Cùng với việc áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất góp phần tăng suất lao động, giảm chi phí thời gian lao động người dân Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh thuận lợi không khó khăn ảnh hưởng đến sống người dân Do năm có bốn mùa rõ rệt nên thời tiết gây nhiều khó khăn cho sản xuất nông nghiệp Vào mùa hè ảnh hưởng gió Lào nắng nóng làm cho việc sản xuất tưới tiêu gặp nhiều khó khăn, vào mùa mưa thường xuyên chịu ảnh hưởng lớn bão lũ Làm hư hỏng tài sản hoa màu nhân dân, gây khó khăn cho sản xuất nông nghiệp Với phát triển kinh tế kéo theo mặt trái đền bù đất nông nghiệp nên người dân chưa có đầu tư có hiệu cho tương lai Đất sản xuất bị thu hẹp, tệ nạn xã hội lô đề, cờ bạc … ngày tăng cao Tình hình an ninh trật tự địa phương có lúc ổn định Việc quản lý quyền địa phương gặp nhiều khó khăn II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Quảng Nham Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Quảng Nham quan quản lý hành Nhà nước cấp địa phương với chức quan quản lý có thẩm quyền chung mặt đời sống xã, UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hành Nhà nước xã nhằm đảm bảo cho máy hành thông suốt Các nhiệm vụ, quyền hạn UBND quy định rõ Luật Tổ chức HĐND & UBND cấp năm 2003; thực theo Luật tổ chức HĐND & UBND cấp Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 theo yêu cầu thực tế; UBND xã Quảng Nham xây dựng ban hành quy chế hoạt động cụ thể lĩnh vực Nhìn chung UBND cấp địa phương nói chung UBND xã Quảng Nham nói riêng làm việc theo chế độ kết hợp đạo tập thể, điều hành Chủ tịch xã theo nguyên tắc sau: Giải công việc theo thẩm quyền phạm vi trách nhiệm quy định pháp luật, thực nhiệm vụ, quyền hạn như: đạo, tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật; thực Hiến pháp, Luật, văn Quy phạm pháp luật quan Nhà nước Nghị Hội đồng nhân dân Sinh viên: Kiều Thị Nga Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi Việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải văn + Đối với văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.1.3.4 Quản lí sử dụng dấu - Nhân viên văn thư giữ dấu đóng dấu quan, tổ chức Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm Sinh viên: Kiều Thị Nga 50 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quyền -Ngýời ðýợc giao giữ dấu ðýợc ðóng dấu vãn ðúng thể thức có chữ ký ðúng thẩm quyền ngýời ký vãn Dấu vãn phải ðúng chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký phía trái; Trýờng hợp ðóng dấu nhầm, không ðýợc ðóng trùm lên dấu cũ mà phải ðóng vào bên cạnh dấu cũ -Khi ðóng dấu phụ lục kèm theo, vãn thý ðóng dấu vào góc bên trái phụ lục ðè lên hàng chữ ðầu trang 1/3 ðýờng kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang việc ðóng dấu treo, phải ðóng dấu giáp lai cho phụ lục ðó -Khi ðóng dấu vãn bản, tài liệu không bảo quản lýu vãn thý (trýờng hợp ðóng dấu hợp ðồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán vãn thý phải lập Sổ theo dõi vãn không giữ lýu vãn thý Nghiêm cấm việc ðóng dấu khống 2.1.3.5 Lập hồ sơ hành Lập hồ sơ hành lập hồ sơ tài liệu vừa giải xong khâu văn thư cán bộ, chuyên viên cán văn thư lập Lập hồ sơ hành nội dung có ý nghĩa quan trọng công tác văn thư Để lập hồ sơ hành xác, cần phải lưu ý đến tính thống mối quan hệ chặt chẽ trình giải công việc Sau hồ sơ hoàn chỉnh, phải phản ánh toàn diện trình giải công việc cá nhân hay tổ chức cách có hệ thống hoàn chỉnh - Bảo đảm thông tin nhanh chóng, kịp thời cho hoạt động lãnh đạo, đạo Trung ương Lý xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Trung ương Đảng Bên cạnh đó, tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương đa dạng phong phú, nghiên cứu sử dụng nhiều thường xuyên - Góp phần thực nhiệm vụ quan trọng công tác Sinh viên: Kiều Thị Nga 51 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư Văn phòng UBND xã Quảng Nham quản lý văn chặt chẽ, khoa học Tài liệu hình thành Văn phòng bao gồm nhiều tài liệu có nội dung quan trọng chứa đựng bí mật quốc gia phản ánh chủ trương, sách đối ngoại, chiến lược quốc phòng, công tác bảo đảm an ninh trật tự, công tác nhân bí mật nội Đảng… cần phải quản lý chặt chẽ, tránh thất lạc, mát tài liệu, lộ lọt thông tin - Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu việc lập hồ sơ hành không thực có lập không đảm bảo yêu cầu gây nhiều khó khăn cho Phòng Lưu trữ hành quan Kho lưu trữ Đảng Trước hết, Phòng Lưu trữ hành phải tổ chức chỉnh lý mà nội dung chủ yếu lập hồ sơ tài liệu tình trạng rời lẻ, bó gói, điều chỉnh lập lại hồ sơ lập chưa hợp lý… -Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung công tác Văn thư móc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Như biết trình giải công việc quan, công văn giấy tờ sản sinh có loại có giá trị để giải công việc trước mắt, có loại sau giải công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài,giữ gìn bí mật nội dung tài liệu =>Thực trạng công tác lập hồ sơ hành UBND xã Quảng Nham đảm bảo yêu cầu đặt ra, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu văn gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lí Trong trình lập hồ sơ nhân viên văn thư 2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Cũng giống quan, tổ chức khác UBND xã Quảng Nham ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động giải công việc thường ngày nhằm nâng cao hiệu suất công việc cụ thể là: sử dụng máy vi tính phần mềm quản lý văn Máy vi tính không phục vụ cho tất hoạt động cő quan chuyęn môn phận, rięng phận Văn Sinh viên: Kiều Thị Nga 52 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng máy vi tính xem cánh tay phải đắc lực phục vụ cho công tác văn thư thực nghiệp vụ UBND xã Quảng Nham sử dụng công nghệ thông tin vào số khâu công tác văn thư : Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo văn như: giấy mời, giấy giới thiệu,quyết định,công điện, văn chuyên môn( tài chính,kế toán, thống kê,kế hoạch,…) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn : phần mềm quản lý văn đi- đến Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chuyển tải, tiếp nhận cung cấp thông tin nội quan quan 2.2 Công tác lưu trữ UBND xã Quảng Nham - Ủy ban nhân dân xã quan tâm giành diện tích thỏa đáng trụ sở làm việc để cải tạo, nâng cấp xây phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ lưu trữ hành Thường xuyên kiểm tra định kỳ hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu, chế độ nhiệt độ phù hợp với loại tài liệu, thực biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống ẩm, nấm mốc, côn trùng xâm hại Phòng lưu trữ xã ðã chỉnh lý tài liệu HÐND UBND từ năm 2010 trở trýớc ðýợc bảo quản kho lýu trữ -Cũng công tác văn thư Văn phòng UBND xã Quảng Nham cập nhật nhận văn đạo hướng dẫn nghệp vụ công tác lưu trữ như: Luật lưu trữ số 01/2011/ QH13 , ngày 11/11/2011 Quốc Hội; Nghị Định số 01/ 2013/ NĐ- CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ…Nhưng quan chưa ứng dụng văn để phục vụ cho công tác lưu trữ Vì địa phương nằm diện xã đặc biệt khó khăn Chính phủ công nhận Quyết định số: 113/QĐ- TTg ngày 20/7/2007 phần ảnh hưởng trực tiếp đến sở vật chất trụ sở UBND xã Quảng Nham Hiện UBND chưa Sinh viên: Kiều Thị Nga 53 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có kho lưu trữ tài liệu riêng mà tài liệu, hồ sơ sản sinh trình giải công việc văn thư tập hợp lưu giữ Văn phòng Uỷ ban xã Kết đạt VTLT thực UBND xã Quảng Nham đáp ứng nhu cầu công dân, tổ chức họ cần liên hệ Nhưng nhìn chung hiệu đạt chưa thực cao, chưa mang tính chuyên nghiệp chưa thực đáp ứng yêu cầu việc quản lý văn thư lưu trữ Đôi xảy tình trạng số CBCC gây khó dễ cho công dân đến thực thủ tục, chưa vững vàng chuyên môn nghiệp vụ chưa tận tình phục vụ công khiến cho số công dân có tâm lý suy nghĩ họ cầu xin dịch vụ quan hành nhà nước Nhất cấp sở nơi trực tiếp tiếp xúc với số lượng lớn công dân phận CBCC có tâm lý hách dịch, cửa quyền họ cho họ người ban ơn huệ cho công dân, mà họ quên trách nhiệm họ phục vụ công dân Lương họ hưởng nhân dân đóng góp mà nên quốc gia khác giới hành văn thư lưu trữ nước ta có chuyển biến mạnh mẽ chuyển từ cai quản sang phục vụ Như tạo ảnh hưởng không tốt cho công dân với quan hành nhà nước Vì thế, thái độ làm việc phận CBCC trực tiếp tiếp xúc giải công việc với công dân cần thay đổi Đó thực tế xảy UBND xã Quảng Nham hầu hết địa phương khác nước Việc thực CCMC cần sớm thực UBND xã Quảng Nham thời gian sớm nhằm tạo điều kiện cho tổ chức công dân dễ dàng liên hệ giải thủ tục cần thiết mà không qua nhiều phận, khâu trung gian rườm rà làm thời gian CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN Sinh viên: Kiều Thị Nga 54 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND xã Quảng Nham 3.1.1 Ưu điểm 3.1.1.1 Ưu điểm Công tác quản trị Văn phòng -Văn phòng thực tốt công tác tiếp nhận, xử lý thông tin cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời Tạo điều kiện tốt cho công tác quản lý, điều hành đưa định quản lý lãnh đạo Công tác Hành văn phòng hoạt động quan trọng lãnh đạo trọng Bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động công sở, công tác văn thư lưu trữ -Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng năm gần đại hóa để đáp ứng yêu cầu công việc, giúp hoàn thành nhanh chóng Bên cạnh môi trường làm việc cải thiện, phòng làm việc trang bị hện đại - Ngoài UBND triển khai phần mềm quản lý văn Đồng thời nối mạng triển khai phần mềm chuyển nhận thông tin UBND xã Việc áp dụng chương trình phần mềm giúp việc quản lý chặt chẽ, góp phần hiệu cao công tác đạo điều hành UBND xã 3.1.1.2 Ưu điểm công tác văn thư -Cán văn thư lưu trữ người có trình độ kinh nghiệm công việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, văn đến hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc - Mặc dù quan có khối lượng văn nhiều, công tác văn thư lưu trữ hoạt động có hiệu quả, quy trình thực chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ - Quản lý văn đi: Trong hoạt động quan công tác quản lý văn tổ chức tốt, quy định nhà nước Công tác quản lý văn Sinh viên: Kiều Thị Nga 55 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức quy trình từ khâu soạn thảo đến khâu phát hành văn Điều thể tính chuyên nghiệp phận Văn phòng Uỷ ban, tạo điều kiện thuận lợi giải nhanh chóng vấn đề có liên quan nghiệp vụ quan -Quản lý văn đến: Quy trình quản lý văn đến Văn thư quan thực cách đủ với bước xử lý văn đến Nhà nước quy định.Công tác quản lý giải văn đến Văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ, vào máy sau văn đến Uỷ ban, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tra tìm nhanh chóng, xác, đạt hiệu cao -Quản lý sử dụng dấu: Công tác quản lý sử dụng dấu Uỷ ban xã thực tốt Bên cạnh việc sử dụng dấu với luật định( Dấu đóng lên văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ, dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái) dấu nhân viên Văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong -Về chất lượng cán bộ: + UBND xã Quảng Nham có nhân viên Văn thư với trình độ chuyên môn cao xử lý khâu nghiệp vụ văn thư-lư trữ cách hiệu chuyên nghiệp + Nhân viên Văn thư- lưu trữ có phẩm chất trị tốt(Văn thư xã đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao Không làm tốt công tác văn thư mà làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết - Về quan tâm đạo lãnh đạo UBND: UBND xã có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác văn thư như: đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác văn thư đưa cán tập huấn cấp huyện, tỉnh - Về trang thiết bị: UBND xã trang bị tương đối đầy đủ thiết bị Sinh viên: Kiều Thị Nga 56 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng để phục vụ cho công việc chuyên môn như: máy vi tính, máy in, tủ đựng tài liệu, bàn ghế, quạt, … 3.1.2 Nhược điểm 3.1.2.1.Nhược điểm Công tác Quản trị văn phòng -Có nhiều văn đơn vị khác gửi đến mà không đưa qua phận Văn phòng gửi trực tiếp đến phòng, ban theo địa ghi phong bì Do vậy, văn không đăng ký, nhiều thời gian tra tìm cần thiết, ảnh hưởng đến chất lượng công việc - Hệ thống mạng internet thường xuyên trục trặc làm ảnh hưởng tới công việc quản lý công văn máy Tình trạng muộn sớm cán bộ, nhân viên quan chưa quán triệt kiểm tra sát -Có nhiều văn đơn vị khác gửi đến mà không đưa qua phận Văn phòng gửi trực tiếp đến phòng, ban theo địa ghi phong bì Do vậy, văn không đăng ký, nhiều thời gian tra tìm cần thiết, ảnh hưởng đến chất lượng công việc -Đội ngũ cán trình độ chuyên môn nhiều yếu kém,nguồn nhân lực thiếu chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc 3.1.2.2 Nhược điểm công tác văn thư -Việc chuẩn bị nôi dung cho làm việc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu, thời gian chậm; việc ban hành văn thức chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế Nhân viên văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn Công tác đăng ký văn đến UBND xã số hạn chế Chưa lập V sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác tổ chức giải văn chưa sát Việc quản lý sử dụng dấu tồn số hạn chế ý thức ,tinh thần làm việc chủ quan nhân viên văn thư nên nhiều văn bị đóng dấu bị nhòe, bị mờ, lệch vị trí Sinh viên: Kiều Thị Nga 57 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trang thiết bị hạn chế việc đăng kí văn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng kí 3.1.2.3 Nhược điểm công tác Lưu trữ - Phần lớn phòng, ban, phận, cán công nhân viên chưa lập hồ sơ công việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bó gói, gây không khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng -Cán công chức có kiến thức nghiệp vụ lưu trữ, có khả bảo quan hồ sơ tài liệu quan, xong nhân viên Văn thư làm tốt công tác công việc cần có chuyên môn nghiệp vụ định đào tạo bản.Hiện công tác Lưu trữ UBND xã Quảng Nham chưa thực theo quy định Nhà nước, chưa có nhân viên chuyên trách lưu trữ 3.2 Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Văn phòng UBND xã Quảng Nham - Thýờng xuyên phổ biến cập nhật hoá quy ðịnh Nhà nýớc công tác công vãn giấy tờ nhý kiến thức khác có liên quan ðến nhiệm vụ công tác vãn phòng cho cán nhân viên vãn phòng có ý thức trách nhiệm cao hõn, có nãng lực cao hõn công việc -Lãnh đạo UBND xã cần phải có kế hoạch xây dựng kho lưu trữ tuyển dụng cán làm công lưu trữ để quản lý tốt công việc Khi có phận lưu trữ lãnh đạo quan đôn đốc, kiểm tra thường xuyên phòng, ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ theo quy định Nhà nước, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ - Cần khắc phục trang thiết bị bị hư hỏng văn phòng( máy in, máy photocopy) cách nhanh chóng Đồng thời trang bị thêm thiết bị văn phòng như: máy fax, máy scan, điện thoại …để phục vụ công tác văn thư Bên cạnh cần phải trang bị cho phòng ban thiết bị để phục vụ cho công việc tránh sử dụng chung với phận Văn phòng Sinh viên: Kiều Thị Nga 58 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần cập nhật ứng dụng công nghệ thông tin (các phần mềm liên quan tới nghiệp vụ văn thư- lưu trữ) vào phục vụ công tác văn thư-lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật hiên đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao - Thực nghiêm túc quy chế công tác công vãn giấy tờ lýu trữ Bố trí thêm cán có trình ðộ chuyên môn vào phận Ðể cập nhật hoá hồ sõ vào hệ thống máy tính ðòi hỏi phải có nhân viên giỏi lĩnh vực máy tính 3.2.1 Giải pháp nhân -Nhân vấn ðề quan trọng, vãn thý cán Nội vụ kiêm nhiệm tiếp nhận khối công việc lớn Vì UBND nên bố trí thêm nhân lực phụ trách công tác vãn thý ðể tránh tình trạng công việc bị tồn ðọng -Hiện nhân viên văn thư có người phụ trách giải khâu nghiệp vụ có liên quan Vì cần tuyển dụng thêm nhân viên phụ giúp công việc cho văn thư khối lượng công việc nhiều nhằm đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho hoạt động quan 3.2.2 Nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên - Cán vãn thý chýa ðýợc ðào tạo ðúng chuyên ngành nên việc thực chuyên môn gặp khó khãn Vì UBND thýờng xuyên mở lớp tập huấn cử cán ði học nâng cao trình ðộ chuyên môn vãn thý -Khuyến khích cán công chức tự học nâng cao trình ðộ, nãng lực Có chế ðộ phụ cấp trách nhiệm cho cán vãn thý, lýu trữ Ứng dụng CNTT quản lý vãn , cử cán ði học nâng cao trình ðộ chuyên môn vãn thý - Ðể ðáp ứng yêu cầu trýớc hết UBND cần trang bị phần mềm quản lý vãn bản, riêng với cán vãn thý phải ðýợc ðào tạo sử dụng thành thạo phần mềm công tác quản lý vãn Cũng hướng dẫn cho nhân viên cách, đầu tư máy móc, trang thiết bị cho phòng ban nào, nhân viên bán sản phẩm đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, sử lý cố thông thường phòng 3.2.3 Sắp xếp, bố trí lại phòng làm việc nâng cao điều kiện làm Sinh viên: Kiều Thị Nga 59 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc Môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất lao động Điều kiện làm việc gây cảm giác khó chịu tập trung, làm giảm bớt nhiệt tình, sáng tạo công việc Văn phòng cần xếp bố trí lại cách khoa học , phải đảm bảo thông thoáng với không gian bên ngoài, để cán thư thái thoải mái, không căng thẳng làm việc Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe người Nếu nhiệt độ thấp cao làm cho thể mệt mỏi, hai vấn đề làm cho suất công việc thấp Ánh sánh vừa đủ, không làm lóa mắt 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá Một tồn lớn hoạt động quan, tổ chức nhà nước trông chờ, ỷ lại, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu Vì cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá tránh tình trạng cán bỏ bê công việc làm ảnh hưởng đến công việc quan Đảm bảo công tác văn thư thực tốt, số biện pháp trên, ủy ban cần thường xuyên tiến hành kiểm tra xem số văn chuyển đến, số văn mà ủy ban ban hành, số văn tài liệu lưu trữ không phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp Qua kiểm tra rút hạn chế để sớm có biện pháp khắc phục Ngoài ủy ban xã thực sách khen thưởng cán bộ, xử phạt nghiêm minh, kiểm điểm cán không chấp hành nội quy công việc 3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Quảng Nham Hai tháng thực tập văn phòng Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham giúp em học nhiều điều bổ ích Nó phận quan trọng cấu tổ chức làm việc Ủy ban nhân dân xã Đây quan chuyên môn giúp tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo thực công tác hậu cần Mọi văn ban hành hay tiếp nhận thông qua văn phòng Chính Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã Sinh viên: Kiều Thị Nga 60 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quảng Nham phận nòng cốt giúp lãnh đạo công việc Được kiến tập quan khoảng thời gian hai tháng, em xin phép đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm + Đào tạo đội ngũ cán nâng cao trình độ chuyên môn, rèn luyện đạo đức để phù hợp đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, hoạt động văn phòng giai đoạn phát triển + Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ + Áp dụng khoa học kỹ thuật đặc biệt công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng + Đề nghị với lãnh đạo tạo điều kiện cung cấp thêm số trang thiết bị, máy móc đại cần thiết cho công tác văn phòng + Xây dựng quy chế, nội quy, quy định quan + Các cán văn phòng cần trau dồi kiến thức tin học ngoại ngữ Cần nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình bất ngờ + Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư + Cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao +Rà soát khâu nghiệp vụ công tác văn thư vướng mắc, thiếu sót để xem xét, đánh giá sớm đưa biện pháp khắc phục nhanh chóng, kịp thời + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban xã cần xây dựng rõ ràng, xác nhằm áp dụng cách triệt để đến cán bộ, công chức có làm rõ trách nhiệm cá nhân để khen thưởng cá nhân có thành tích xử lý vi phạm cá nhân không làm tốt công tác văn thư theo quy định Nhà nước UBND xã + Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ nói chung Sinh viên: Kiều Thị Nga 61 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lợi ích việc làm tốt công tác quản lý giải văn nói riêng toàn thể cán bộ, công chức Uỷ ban xã Sinh viên: Kiều Thị Nga 62 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác vãn thý hoạt ðộng thông tin vãn bản, phục vụ cho lãnh ðạo, ðạo, quản lý, ðiều hành công việc cõ quan Ðảng, cõ quan Nhà nýớc nói chung UBND xã Quảng Nham nói riêng Qua hai tháng thực tập (ðó khoảng thời gian không dài nhýng ðủ ðể em, sinh viên ðang ngồi ghế nhà trýờng ðýợc dìu dắt, dạy dỗ thầy cô ðặc biệt hõn tạo ðiều kiện ðể em với sinh viên khác ðýợc ði vào thực tế ðể tìm hiểu sâu hõn, hiểu rõ hõn chuyên ngành ðã chọn Qua thời gian thực tập UBND xã Quảng Nham, em ðã ðýợc quan tâm, giúp ðỡ, bảo tận tình cán vãn phòng với nhiệt tình công việc.Em ðã học hỏi ðýợc nhiều ðiều, ðýợc ði vào thực tế tìm hiểu sâu hõn chuyên ngành ðặc biệt ðề tài mà em ðã chọn Qua trình thực tập ðã giúp em trýởng thành hõn nhiều, vận dụng kiến thức ðã học áp dụng vào thực tế khó nhýng không ðõn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn cho phù hợp với công việc Trong trình thực tập, không tránh khỏi sai sót, em ðã có gặp phải sai sót trình làm việc, em ðã ðýợc cán quan tâm, bảo tận tình ðể em biết ðýợc nhýng lỗi ðã mắc phải ðể sửa sai.Và ðó thử thách ðầu tiên, va chạm công việc býớc vào thực tế Em tin rằng, lần mắc lỗi làm cho thân trýởng thành hõn vững býớc hõn tự tin hõn công việc Qua ðây, em xin gửi lời cảm õn tới quý thầy cô ðã trang bị cho em vốn kiến thức ðầy ðủ ðể giúp cho trình thực tế không ngỡ ngàng tự tin với kiến thức ðã ðýợc trang bị trýờng Và em xin gửi lời cảm õn tới tất cán UBND xã Quảng Nham ðã giúp ðỡ, bảo ban em trình thực tập cõ quan Sinh viên: Kiều Thị Nga 63 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Kiều Thị Nga 64 Lớp: ĐHLT QTVP K13A