Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND xã quảng nham

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Danh mục từ viết tắt 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 1 3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 1 4. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1 5 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ 2 6. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2 7. ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI 3 8. CẤU TRÚC ĐỀ TÀI 3 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham 4 I. ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM 4 1. Đặc điểm tự nhiên và dân số 4 2. Tình hình phát triển kinh tế và xã hội 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham. 6 1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Xã Quảng Nham. 18 1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham. 18 1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã Quảng Nham. 18 1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng. 20 1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham. 21 1.3 Công tác Văn thư Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham. 23 1.3.1 Hệ thống các văn bản quản lí của cơ quan cấp trên về công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham. 23 1.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24 1.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Xã Quảng Nham 25 1.3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham 25 1.3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Xã Quảng Nham 26 1.3.3.3 Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham. 27 1.3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 29 1.3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 29 1.3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Quảng Nham 31 1.3.5 Tổ chức Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham 32 1.4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND Xã Quảng Nham 33 1.4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã Quảng Nham. 33 1.4.2 Sơ đồ hóa các thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng 34 1.4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng UBND xã Quảng Nham. 34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ QUẢNG NHAM 35 2.1 Công tác văn thư 35 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 35 2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND xã Quảng Nham 36 2.1.3.Thực trạng về quản lý công tác văn thư tại UBND xã Quảng Nham 37 2.1.3.1 Công tác soạn thảo văn bản 37 2.1.3.2 Quản lý văn bản đi 38 2.1.3.3 Quản lý văn bản đến 45 2.1.3.4 Quản lí và sử dụng con dấu. 50 2.1.3.5 Lập hồ sơ hiện hành 51 2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 52 2.2 Công tác lưu trữ tại UBND xã Quảng Nham 53 2. 3 Kết quả đạt được 54 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM 55 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng tại UBND xã Quảng Nham. 55 3.1.1. Ưu điểm 55 3.1.1.1 Ưu điểm của Công tác quản trị Văn phòng 55 3.1.1.2 Ưu điểm của công tác văn thư 55 3.1.2. Nhược điểm 57 3.1.2.1.Nhược điểm của Công tác Quản trị văn phòng 57 3.1.2.2 Nhược điểm của công tác văn thư 57 3.1.2.3. Nhược điểm của công tác Lưu trữ 58 3.2. Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Văn phòng tại UBND xã Quảng Nham. 58 3.2.1. Giải pháp về nhân sự 59 3.2.2. Nâng cao trình độ đối với cán bộ, nhân viên 59 3.2.3. Sắp xếp, bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc 60 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá 60 3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Quảng Nham 60 KẾT LUẬN 63 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắnliền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếphay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắtđầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận đượcrất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình vàbạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy

Cô trong khoa quản trị văn phòng - trường Đại học Nội Vụ HàNội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạtvốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian họctập tại trường Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức chochúng em được thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đãđược học vào thực tế mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viênngành văn phòng Báo cáo thực tập được thực hiện trongkhoảng thời gian 8 tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu vềlĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBND xã Quảng Nham ,huyện Quảng xương, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rấtmong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy

Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vựcnày được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong KhoaQuản trị văn phòng- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi dàosức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp củamình để truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các bannghành đoàn thể của UBND xã Quảng Nham - Huyện QuảngXương - Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu

thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Danh mục từ viết tắt 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 1

3 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 1

4 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1

5 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ 2

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

7 ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI 3

8 CẤU TRÚC ĐỀ TÀI 3

Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham 4

I ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM 4

1 Đặc điểm tự nhiên và dân số 4

2 Tình hình phát triển kinh tế và xã hội 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham 6

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 6

1.1 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND Xã Quảng Nham 18

1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham 18

1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã Quảng Nham 18

1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng 20

1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham 21

1.3 Công tác Văn thư- Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham 23

1.3.1 Hệ thống các văn bản quản lí của cơ quan cấp trên về công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham 23

1.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24

1.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Xã Quảng Nham.25 1.3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham 25

1.3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Xã Quảng Nham 26

1.3.3.3 Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham 27

1.3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 29

1.3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- 29

1.3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xã Quảng Nham 31

1.3.5 Tổ chức Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham 32

1.4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND Xã Quảng Nham 33

1.4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND xã Quảng Nham 33

1.4.2 Sơ đồ hóa các thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng 34

1.4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng UBND xã Quảng Nham 34

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND XÃ QUẢNG NHAM 35

2.1 Công tác văn thư 35

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 35

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của UBND xã Quảng Nham 36

2.1.3.Thực trạng về quản lý công tác văn thư tại UBND xã Quảng Nham.37 2.1.3.1 Công tác soạn thảo văn bản 37

2.1.3.2 Quản lý văn bản đi 38

2.1.3.3 Quản lý văn bản đến 45

2.1.3.4 Quản lí và sử dụng con dấu 50

2.1.3.5 Lập hồ sơ hiện hành 51

2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 52

2.2 Công tác lưu trữ tại UBND xã Quảng Nham 53

2 3 Kết quả đạt được 54

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM 55

3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng tại UBND xã Quảng Nham 55

3.1.1 Ưu điểm 55

3.1.1.1 Ưu điểm của Công tác quản trị Văn phòng 55

3.1.1.2 Ưu điểm của công tác văn thư 55

3.1.2 Nhược điểm 57

3.1.2.1.Nhược điểm của Công tác Quản trị văn phòng 57

3.1.2.2 Nhược điểm của công tác văn thư 57

3.1.2.3 Nhược điểm của công tác Lưu trữ 58

3.2 Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Văn phòng tại UBND xã Quảng Nham 58

3.2.1 Giải pháp về nhân sự 59

3.2.2 Nâng cao trình độ đối với cán bộ, nhân viên 59

3.2.3 Sắp xếp, bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc 60

3.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá 60

3.3 Một số kiến nghị với UBND xã Quảng Nham 60

KẾT LUẬN 63

PHỤ LỤC

Danh mục từ viết tắt:

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động không thể thiếu trong hoạt độngcủa bất kỳ cơ quan, tổ chức nào nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụkịp thời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành việc, trong việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết công việc hằng ngày,tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Giúp cho cánbộ,công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, góp phần giữ gìn những căn

cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giámsát, góp phần bảo vệ những bí mật về thông tin có liên quan đến cơ quan, tổchức và các bí mật quốc gia

Xuất phát từ vai trò và ý nghĩa to lớn trong thực tế nêu trên của công tácVăn thư- lưu trữ, em đã lựa chọn đề tài về công tác quản lý Văn thư- lưu trữ tạiUBND xã Quảng Nham làm đề tài nghiên cứu thực tế cho bài báo cáo

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đối tượng nghiên cứu: Tìm Hiểu công tác Văn thư-lưu trữ tại UBND xãQuảng Nham

Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND xã Quảng Nham năm 2015

3 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Trình bày, đánh giá thực trạng và tình hình công tác Văn thư-lưu trữ tạiUBND xã Quảng Nham, đồng thời đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm thúc đẩycông tác Văn thư - lưu trữ được hiệu quả hơn

4 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ;

- Khảo sát thực trạng văn thư-lưu trữ;

- Điều tra công tác văn thư-lưu trữ;

- Phân tích xác định nguyên nhân;

- Đưa ra những giải pháp tăng cường công tác văn thư-lưu trữ tại UBND

xã Quảng Nham

5 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ

Công tác Văn thư- lưu trữ là để tài được nhiều công trình nghiên cứu khoahọc đề cập, khai thác và đây là một lĩnh vực phức tạp vì nó yêu cầu về sự amhiểu và chiều sâu chuyên môn khá cao Vấn đề Văn thư- lưu trữ không chỉ thuhút những nhà khoa học mà nó còn dành được nhiều sự quan tâm của các nhàlãnh đạo, các nhà quản lý Một số công trình khoa học và văn bản có giá trị tiêubiểu như sau:

- Cuốn sách “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” Tác giả VươngĐình Quyền được biên soạn với mục đích chính là giảng dạy cho các sinh viện

hệ chính quy;

- “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” của PGS-TSDương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích trực tiếp các quy trình về nghiệp vụ vănthư lưu trữ tại Việt Nam;

- Công văn số 46/VTLTNN-NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 củaCụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiện vụ công tácvăn thư,lưu trữ năm 2015 của cơ quan, tổ chức trung ương( 21/01/12015);

- Thông tư số 09/ 2014/TT –BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội

Vụ Hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ ;

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa

và giúp tôi tiến hành nghiên cứu Đề tài “Công tác văn thư-lưu trữ ở Uỷ ban nhândân xã Quảng Nham”

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để hoàn thành đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tài liệu đã có

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được em sử dụngchủ yếu trong suốt quá trình làm đề tài

-Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việctại UBND xã Quảng Nham

7 ĐÓNG GÓP ĐỀ TÀI

Qua việc thực tế tìm hiểu về công tác Văn thư-lưu trữ trong tra tìm tàiliệu tại UBND xã Quảng Nham, em đã nêu ra được tầm quan trọng và đánh giáđược ưu, nhược điểm của công tác Văn thư - lưu trữ vào tất cả các bộ phậntrong UBND xã Quảng Nham

8 CẤU TRÚC ĐỀ TÀI

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phục lục và mục lục đề tài có cấu trúcchia làm 3 chương:

Chương I: KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ Quảng Nham

I ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ - XÃ HỘI XÃ QUẢNG NHAM

1 Đặc điểm tự nhiên và dân số

Quảng Nham là một xã ở vào trung tâm của huyện Quảng Xương

- Phía Bắc giáp xã Hải Nhân

- Phía Nam giáp xã Xuân Lâm

- Phía Đông giáp xã Bình Minh và thị trấn Quảng Xương

- Phía Tây giáp dãy núi Bộc

Có tổng diện tích tự nhiên khoảng 3.206,4ha trong đó diện tích đất sảnxuất nông nghiệp là 900ha gồm: đất trồng cây hàng năm: 742,37ha, đất trồngcây lâu năm khác chiếm 161,49ha; đất vườn tạp: 136,73ha, đất có mặt nước nuôitrồng thuỷ sản là 20,9ha Xã Quảng Nham ở vào 19’25 đến 19,300 vĩ bắc;

1950,42’ đến 1050,45’ độ kinh đông Về khí hậu hằng năm có 4 mùa rõ rệt Làmột xã vùng màu của huyện nhưng đặc điểm của xã lại có 2 vùng kinh tế rõ rệt:1/2 diện tích phía tây là vùng bán sơn địa chủ yếu là sản xuất cây lúa nước (diệntích 460ha) và trồng cây lâm nghiệp, phát triển đàn chăn nuôi đại gia súc.1/2diện tích về phía đông chuyên sản xuất cây khoai lang và cây lạc xuất khẩu (diệntích 400ha) Từ khi có nước kênh nam hồ Yên Mỹ thì 1/3 diện tích được cơ cấucây lúa nước và việc tưới tiêu tương đối chủ động

Xã Quảng nham có dãy núi đá Thổ Sơn, núi Năng, núi Nguyền và dãynúi Bộc là nguồn nguyên liệu quý trong kiến thiết cơ bản, có hai cồn cát lớnkhoảng 20ha chủ yếu là xây dựng và sản xuất thuỷ tinh

Nhân dân xã Quảng Nham thuần tuý làm nông nghiệp chủ yếu là sản xuấtcây lúa, cây lạc, khoai lang và trồng rau sạch Ngoài ra còn phát triển thêm nghềnhư đục đá, thợ mộc, thợ hồ và kinh doanh dịch vụ

Theo số liệu thống kế đến năm 2011 xã Quảng nham có 2.214 hộ với9.677 nhân khẩu; trong đó có 4.712 nhân khẩu là nam giới, nữ giới chiếm 4.965nhân khẩu và độ tuổi từ 14 tuổi trở lên chiếm 8.358 người Tổng số đất đai3.206,4ha trong đó có 640 ha đất canh tác Hợp tác xã nay khoán cho nhóm sản

xuất và người lao động, có 953,4 ha trồng cây lâm nghiệp với diện tích khoảng1.800ha rừng Xã Nguyên Bình có ba đường quốc lộ xuyên qua dọc theo hướngBắc – Nam là đường quốc lộ số 1A, đường xe lửa Hà Nội – Sài Gòn và mộtđường chiến lược Ngày nay trong công cuộc đổi mới nhờ những điều kiện tựnhiên và tài nguyên thiên nhiên thuận lợi có sẵn cùng với sự quan tâm của Đảng

và nhà nước, Quảng nham, đang dần được biết đến là một xã có tốc độ tăngtrưởng kinh tế khá nhanh Đảng bộ chính quyền và nhân dân xã Quảng nhamđang vươn mình đứng lên đạt nhiều thành tựu trên tất cả các lĩnh vực kinh tế -văn hoá – xã hội – chính trị; xứng đáng với những truyền thống tốt đẹp mà chaông đã tạo dựng lên

2 Tình hình phát triển kinh tế và xã hội

Những năm vừa qua nhờ có sự quan tâm chỉ đạo của Đảng, nhà nướccũng như sự quan tâm của cấp trên và sự cố gắng của chính quyền, nhân dân địaphương mà Quảng Nham đã có những bước tiến vượt bậc trong phát triển kinh

tế - xã hội Kết quả đạt được đó là đời sống nhân dân được ổn định và cải thiện.Chất lượng cuộc sống được nâng cao, nhân dân trong xã đã ổn định đời sống và

có tích luỹ 100% trẻ em trong độ tuổi theo học đều được đến trường, tỉ lệ họcsinh thi đỗ vào các trường Đại học, Cao đẳng tăng cao và số lượng học sinh saukhi tốt nghiệp Trung học phổ thông theo học tạo các trường trung cấp nghề lớn.Cùng với đó là khu dân sinh tái định cư giải phóng mặt bằng phục vụ khu kinh

tế Nghi Sơn đã ổn định và lực lượng lao động trẻ tại địa phương sau khi họcnghề và vào làm việc tại các Công ty ở khu công nghiệp đã góp phần tạo việclàm, nâng cao đời sống cho nhân dân Trình độ dân trí của người dân tăng cao

do đó ý thức chấp hành pháp luật cũng như các chủ trương, chính sách của Đảng

và nhà nước được nâng cao Hệ thống kênh mương tưới tiêu phục vụ sản xuất và

hệ thống điện, đường giao thông hầu như đã được hoàn thiện đến từng thônxóm Cùng với đó là việc áp dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào sảnxuất đã góp phần tăng năng suất lao động, giảm chi phí cũng như thời gian laođộng của người dân

Bên cạnh những thuận lợi cũng còn không ít khó khăn ảnh hưởng đếncuộc sống của người dân Do một năm có bốn mùa rõ rệt nên thời tiết đã gây ranhiều khó khăn cho sản xuất nông nghiệp Vào mùa hè do ảnh hưởng của gióLào nắng nóng làm cho việc sản xuất và tưới tiêu gặp nhiều khó khăn, còn vàomùa mưa thì thường xuyên chịu ảnh hưởng rất lớn của bão lũ Làm hư hỏng tàisản và hoa màu của nhân dân, gây khó khăn cho sản xuất nông nghiệp Với sựphát triển kinh tế cũng kéo theo những mặt trái của nó đó là do được đền bù đấtnông nghiệp nên người dân chưa có những đầu tư có hiệu quả cho tương lai Đấtsản xuất bị thu hẹp, các tệ nạn xã hội như lô đề, cờ bạc … ngày càng tăng cao.Tình hình an ninh trật tự tại địa phương có những lúc mất ổn định Việc quản lýcủa chính quyền địa phương gặp nhiều khó khăn.

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham.

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

UBND xã Quảng Nham là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp địaphương với chức năng là cơ quan quản lý có thẩm quyền chung đối với mọi mặtđời sống trong xã, UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hành chính Nhànước ở xã nhằm đảm bảo cho bộ máy hành chính được thông suốt

Các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND được quy định rõ tại Luật Tổ chứcHĐND & UBND các cấp năm 2003; thực hiện theo Luật tổ chức HĐND &UBND các cấp được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 và căn cứ theo yêucầu thực tế; UBND xã Quảng Nham cũng đã xây dựng và ban hành ra quy chếhoạt động cụ thể trên các lĩnh vực Nhìn chung UBND cấp địa phương nóichung và UBND xã Quảng Nham nói riêng làm việc theo chế độ kết hợp sự chỉđạo của tập thể, dưới sự điều hành của Chủ tịch xã theo nguyên tắc sau:

Giải quyết công việc theo thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được quyđịnh của pháp luật, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn như: chỉ đạo, tổ chứctuyên truyền giáo dục pháp luật; thực hiện Hiến pháp, Luật, các văn bản Quyphạm pháp luật của cơ quan Nhà nước và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân

cấp xã; Tổ chức thực hiện phối hợp các ban ngành, đoàn thể, trường học, thônxóm trên địa bàn thực hiện biện pháp giúp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tập thể,

công dân…,

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp xã :

1 Trong lĩnh vực kinh tế UBND xã, thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình UBND Huyện phê duyệt; tổ chức thựchiện kế hoạch đó Xây dựng phương án kế hoạch tổ chức sản xuất, tổ chức chỉđạo áp dụng các biện pháp để thực hiện kế hoạch

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết, lập quyết toán ngânsách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ quantài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn :

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án

khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung, phòng trừ các bệnh dịch đối vớicây trồng và vật nuôi;

Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác - phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn :

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật vềxây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn:

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các

lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

-Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

6 Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo:

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã

có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chínhsách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theoquy định của pháp luật

7 Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý

vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

Chức năng; nhiệm vụ cụ thể như sau:

* Công tác đối với thành viên của UBND xã

1 Chủ tịch UBND xã:

+ Phụ trách chung thủ trưởng cơ quan: Chịu trách nhiệm trước UBNDhuyện, Đảng ủy và HĐND về quản lý nhà nước trên địa bàn xã, lãnh đạo và điềuhành các mặt công tác của UBND xã

+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của cơ quan nhànước cấp trên và cấp ủy - HĐND xã Triệu tập và chủ trì các phiên họp củaUBND xã, chỉ đạo các hoạt động đối nội, đối ngoại của UBND xã

+ Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực an ninh - quốc phòng, kế hoạch quyhoạch đầu tư phát triển kinh tế - xã hội, tài chính, quản lý đất đai

2 Phó chủ tịch Kinh tế:

+ Phụ trách khối kinh tế - tài chính: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch

UBND - HĐND xã, toàn bộ nhiệm vụ kinh tế của địa phương.

+ Tham gia một số ban chỉ đạo do Chủ tịch UBND xã phân công và thammưu xây dựng phưong án sản xuất các mùa vụ, hằng năm và thực hiện một sốnhiệm vụ khác được giao

+ Phụ trách công tác quản lý về xây dựng cơ bản, thương nghiệp dịch vụ quản lý thị trường Xét, giải quyết đơn thư khiếu nại theo thẩm quyền Ký cácloại văn bản như (Các thông báo của UBND xã, các loại giấy tờ có liên quanđến nhiệm vụ được giao) Ký các loại hợp đồng và các loại văn bản gửi lên cấptrên và thực hiện một số nhiệm vụ khi được Chủ tịch uỷ quyền

-+ Giải quyết các loại hình kinh doanh của các thành phần kinh tế GiúpChủ tịch kiểm tra giám sát các thành phần kinh tế ở xã, các khoản thu, chi theo

kế hoạch trình thường trực UBND xã về các đề án xây dựng cơ bản ở các thônthuộc thẩm quyền của xã

+ Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết

+ Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại thuộc khối phụ trách

+ Làm một số công việc chủ tịch ủy nhiệm khi chủ tịch đi vắng, giải quyếtmọi hoạt động thuộc thẩm quyền của UBND xã ở khối được phân công

+ Phụ trách đối nội, đối ngoại thuộc khối mình phụ trách

Phụ trách khối giáo dục đào tạo, y tế, dân số - gia đình - trẻ em, chínhsách xã hội, thông tin tuyên truyền, tham mưu xây dựng các kế hoạch về cáchoạt động văn hóa - thể thao Xét duyệt trình chủ tịch đề án về nhiệm vụ hoạtđộng phát triển phong trào Văn hoá – Xã hội, đề án xây dựng cơ bản về y tế,giáo dục thuộc thẩm quyền

+ Ký các loại văn bản như: Các thông báo của UBND xã, các loại văn bản

có liên quan đến nhiệm vụ được giao.

+ Kiểm tra đôn đốc mọi hoạt động trong lĩnh vực Văn hoá – Xã hội trênđịa bàn quản lý

+ Phụ trách công tác thi đua khen thưởng

+ Phụ trách tuyên truyền phổ biến pháp luật cho nhân dân

+ Làm một số công việc do Chủ tịch UBND xã ủy nhiệm khi chủ tịch đivắng

+ Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chi, thực hiện theo quy định về quản

lý quỹ tiền mặt và giao dịch với cơ quan tài chính cấp trên và kho bạc về xuất,nhập quỹ

+ Báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định 1 tháng vào ngày cuốitháng về kết quả dư quỹ

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch và UBND xã giao

+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND xã - HĐND xã tronglĩnh vực tài chính, tiền tệ, thu - chi ngân sách hàng năm trên địa bàn xã đúng luậtngân sách

5 Cán bộ Tư pháp xã:

+ Chịu trách nhiệm về chuyên môn công tác hộ tịch

+ Tiếp dân - nhận đơn - tham mưu giúp Chủ tịch - Phó Chủ tịch giải quyếtkhiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân thuộc thẩm quyền Kiểm tra đônđốc các ngành, các cấp thực hiện tốt luật khiếu nại, tố cáo của công dân và giảiquyết đơn thư thuộc thẩm quyền

+ Hòa giải những mâu thuẫn về các vụ dân sự như: tranh chấp về quyềnlợi trong nhân dân, hòa giải việc ly hôn giúp các gia đình đoàn tụ và một sốnhiệm vụ khác khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao.

+ Quản lý và chỉ đạo các tổ hòa giải, hướng dẫn để các tổ hòa giải đi vàohoạt động đạt hiệu quả có chiều sâu

6 Cán bộ Địa chính – xây dựng:

+ Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ mục kê toàn

bộ đất của xã, chính lý sự biến động đất đai trên sổ và bản đồ địa chính đã đượcphê duyệt

+ Lập hồ sơ, văn bản để UBND xã trình UBND cấp trên quyết định vềgiao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứngnhận quyền sử dụng đất Tham gia xây dựng, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đấtđai Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồchuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy giấy chứng nhận quyền sửdụng đất, các mốc địa giới

+ Hòa giải tranh chấp về đất đai, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo vềđất đai, thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạmđất đai đề xuất UBND xã xử lý

+ Phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp trên trong việc đo đạc, lập bản

đồ địa giới hành chính, giải phóng mặt bằng

+ Giúp cho Chủ tịch trong công tác quản lý đất đai và trật tự xây dựngnhằm ngăn chặn kịp thời những trường hợp lấn chiếm đất đai, sử đụng đất đaikhông đúng mục đích và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chủ tịch,Phó Chủ tịch giao Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó Chủ tịch về nhiệm vụchuyên môn và một số nhiệm vụ khác được giao

7 Cán bộ văn phòng - thống kê:

+ Chịu trách nhiệm trước UBND xã - HĐND xã về công tác văn phòng.Phối hợp điều hòa hoạt động công tác với các phòng ban, ngành, đoàn thể thuộcĐảng ủy - HĐND - UBND xã, nhằm thực hiện tốt sự chỉ đạo điều hành của

Đảng ủy - HĐND - UBND xã Lập sổ và quản lý công văn đi - đến Lập hồ sơlưu trữ tài liệu.

+ Quản lý và sử dụng con dấu

+ Nhận lịch và bố trí địa điểm cho các hội nghị của xã

+ Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách nội vụ cơ quan

+ Tổng hợp các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của xã

+ Chịu trách nhiệm trước UBND xã trong việc quản lý cơ sở vật chất củaUBND xã Quản lý phòng máy vi tính theo đúng quy định của UBND xã

+ Nhận và trả kết quả giao dịch công việc giữa UBND xã với các cơ quan,

tổ chức và công dân

+ Làm một số nhiệm vụ được Chủ tịch UBND xã giao

8 Cán bộ Văn hóa - Xã hội :

+ Giúp UBND xã trong việc thông tin tuyên truyền các chủ trương chínhsách của Đảng, pháp luật của nhà nước Nắm chắc tình hình, có kế hoạch đấutranh với các hiện tượng văn hóa không lành mạnh, chống âm mưu tuyên truyềnphá hoại của địch như chống chiến tranh diễn biến hòa bình về tôn giáo, dân tộc,nhân quyền, trong dư luận quần chúng nhân dân và tình hình về môi trường vănhóa ở địa phương lên Chủ tịch UBND xã

+ Giúp UBND xã trong việc tổ chức các hoạt động thể dục thể thao – vănhóa văn nghệ quần chúng, các Câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tíchvăn hóa, các điểm vui chơi giải trí, cửa hàng bán văn hóa phẩm, đảm bảo nếpsống văn minh gia đình văn hóa mới Ngăn chặn kịp thời việc truyền bá tư tưởngphản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa - nghệ thuật và các tệ nạn xã hộikhác ở địa phương

+ Phối hợp cùng các ngành, ban làm tốt công tác chuẩn bị cho các hộinghị hoặc tổ chức các ngày lễ lớn do nhà nước cấp trên tổ chức

+ Giúp UBND xã và Chủ tịch quản lý đài truyền thanh từ xã đến thôn vàmột số nhiệm vụ khác được giao

+ Tham mưu đề xuất với Đảng ủy - UBND xã, cơ quan cấp trên về chủtrương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự, sau khi được cấp trên cóthẩm quyền phê duyệt.

+ Phối hợp với các cơ quan đoàn thể tuyên truyền phổ biến pháp luật,phòng ngừa, đấu tranh tội phạm, tổ chức phòng cháy chữa cháy, quản lý nhân hộkhẩu, quản lý giáo dục đối tượng tiền án, tiền sự, sử lý người có hành vi vi phạmpháp luật (theo thẩm quyền)

10 Xã đội trưởng:

+ Tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng - chính quyền cấp xã và trực tiếp tổchức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân,lực lượng dự bị động viên và nhiệm vụ khác liên quan đến nhiệm vụ quốcphòng

+ Xây dựng phương án tác chiến, sẵn sàng chiến đấu Tổ chức lực lượngdân quân tự vệ phối hợp với lực lượng công an làm nhiệm vụ giữ gìn an ninhtrật tự

+ Phối hợp với các đoàn thể quần chúng trên địa bàn tuyên truyền giáodục toàn dân ý thức quốc phòng Nhằm xây dựng tốt nền quốc phòng toàn dân

+ Xây dựng kế hoạch huấn luyện quân sự Kế hoạch đăng ký tuổi nghĩa

vụ quân sự, khám tuyển và gọi Thanh niên nhập ngũ

+ Thực hiện chính sách hậu phương quân đội, chịu trách nhiệm trướcĐảng ủy - HĐND - UBND và Chủ tịch UBND xã về các kế hoạch về công tácquân sự ở địa phương

11 Cán bộ Chính sách xã hội:

+ Quản lý hồ sơ về hộ nghèo và các đối tượng chính sách

+ Làm hồ sơ trình Chủ tịch UBND xã thông qua về các lĩnh vực có liênquan đến các đối tượng chính sách trên địa bàn xã

+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND xã giao

- Các cán bộ chuyên môn khác không thuộc chức danh chuyên môn củaUBND xã, làm việc theo sự chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch cùng cán

bộ thuộc chức danh chuyên môn của UBND xã theo quy định thẩm quyền quảnlý

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Quảng Nham:

Lãnh đạo UBND xã Quảng Nham gồm: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịchchịu trách nhiệm phụ trách hai lĩnh vực kinh tế và văn hoá – xã hội

Gồm có 08 phòng ban chức năng là các cơ quan tham mưu cho Lãnh đạoUBND và quản lý về chuyên môn sau:

1 Văn phòng – Thống kê UBND xã: 02 người

2 Địa chính – xây dựng: 02 người

6 Tài chính - Kế toán: 02 người

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Quảng Nham

`

Khuyến nông Thú y Giao thông - Thuỷ lợi Văn thư – Lưu trữ Thủ quỹ

Ghi chú: → Chỉ mối quan hệ chỉ đạo

- Các chức danh: Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch Kinh tế, Phó Chủ tịchVăn – Xã là cán bộ cấp xã đồng thời là thành viên UBND

- Các chức danh Uỷ viên Trưởng Công an, Uỷ viên Xã đội trưởng là côngchức chuyên môn đồng thời là thành viên UBND xã

- Các chức danh: Văn phòng, Tài chính - Kế toán, Tư pháp - Hộ tịch, Vănhoá - Xã hội, Chính sách xã hội là công chức chuyên môn cấp xã

Các chức danh: Khuyến nông, Thú y, Giao thông Thuỷ lợi, Văn thư Lưu trữ, Thủ quỹ là cán bộ bán chuyên trách

Uỷ viên

Xã đội trưởng

Văn phòng chính Tài

kế toán

Địa chính xây dựng

Tư pháp

Hộ tịch

Văn hóa

xã hội

Chính sách xã hội CHỦ TICH

UBND XÃ

1.1 Tình hình tổ chức, quản lắ, hoạt động công tác hành chắnh văn phòng của UBND Xã Quảng Nham.

1.1.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham 1.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng UBND xã Quảng Nham.

a, Chức năng:

Văn phòng và UBND Xã Quảng Nham là đơn vị trực thuộc UBNDhuyện Quảng Xương , có chức năng giúp UBND xã về công tác đối nội, đốingoại; tổ chức các hoạt động chung của UBND xã

Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đõn vị, xã, phýờng, thịtrấn làm báo cáo UBND xã phýờng

- Xây dựng lịch công tác và chýõng trình các kỳ họp của UBND Phốihợp với các đõn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của UBND

- Giúp Xã đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với HĐND với Quận,Huyện uỷ và các đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt động của đoànĐại biểu

- Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự

- Tổ chức thực hiện công tác vãn thý, lýu trữ, công tác hành chắnh quản trịcủa cõ quan và UBND Hýớng dẫn các phýờng, các đõn vị trực thuộc Xãphýờng

-Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quankhác ban hành nhanh chóng, chắnh xác

- Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm

vụ, quyền hạn đýợc giao

- Quản lý các cõ sở vật chất của Văn phòng và UBND Xã đảm bảo cácđiều kiện vật chất cho bộ máy của UBND Xã hoạt động

-Ký các vãn bản theo sự uỷ nhiệm của UBND Xã

-Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn xã

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp xã, ghi chép các biênbản về hội nghị, quản trị hành chính của UBND xã Hướng dẫn và kiểm tra các

bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, thôn xóm trong xã

- Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện vật chất cần thiết đảmbảo để UBND cấp xã hoạt động bình thường (Điện, nước, vệ sinh, an toàn trụ

sở, …), tiếp khách, tổ chức hội nghị (Giấy mời, tài liệu hội nghị, nơi tổ chức hộinghị, loa đài, kinh phí, …)

- Đảm bảo việc thu thập thông tin, xử lý thông tin được thường xuyên, kịpthời, chính xác

- Thống kê đầy đủ, kịp thời và chính xác các số liệu trên tất cả các mặtkinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh theo chỉ đạo của phòng thống kê

Hệ thống hoá lưu trữ các tài liệu, số liệu thống kê về tình hình kinh tế

-xã hội, Quốc phòng – an ninh của địa phương, để quản lý thống nhất công bố vàcung cấp số liệu thống kê theo quy định của pháp luật

- Lập hồ sơ trình UBND xã, cấp có thẩm quyền về công tác thi đua khenthưởng cho các tổ chức, cá nhân thuộc xã

- Theo dõi, đôn đốc các hoạt động của các bộ phận chuyên môn, các thônxóm, thực hiện kế hoạch và chương trình công tác; thực hiện quy chế làm việccủa UBND xã

- Quản lý, sử dụng đúng mục đích tài sản của xã theo quy định hiện hành

và quy chế này, đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho HĐND & UBND làmviệc có hiệu quả.

- Tham mưu giúp UBND xã về công tác tổ chức bộ máy, quản lý cán bộcông chức, lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, quản lý hồ sơ công chức,quản lý về mặt tổ chức các hội trên địa bàn

- Tham mưu với chủ tịch xã về chương trình biện pháp công tác cải cáchhành chính, tham gia xây dựng chương trình ban hành quy chế làm việc củaUBND xã

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được UBND xã giao

1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng.

*Mối quan hệ phối hợp giải quyết công việc.

Văn phòng UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược UBND xã quy định Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền và khả nănggiải quyết của mình; Văn phòng UBND xã phải xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịchUBND xã Đồng thời, giữ mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan huyện,các Phòng, Ban ngành huyện và địa phương theo Quy chế làm việc của UBND

xã và Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận, các Chuyênviên Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, đồngthời thường xuyên giữ mối quan hệ, hợp tác, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ

Khi giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn của người khác, bộ phận khác, thì cần thiết phải tham khảo, trao đổi ý kiếnvới người đó, bộ phận đó để giải quyết công việc; người được hỏi ý kiến phải cónghĩa vụ trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến đó; trường hợp các bên có ý kiến

giải quyết khác nhau, thì trình xin ý kiến giải quyết của Chánh Văn phòng.

*Chế độ hội họp.

Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận, các Chuyênviên Văn phòng phải dự các cuộc họp giao ban định kỳ vào chiều thứ hai hàngtuần do Chánh Văn phòng chủ trì Trường hợp vắng mặt phải xin phép và được

sự chấp thuận của Chánh Văn phòng

Chiều thứ sáu hàng tuần, Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Vănphòng (nếu cần thiết) có trách nhiệm dự hợp báo với 3 thường trực hoặc dự làmlịch tuần Lãnh đạo Văn phòng, các bộ phận tổ chức thực hiện họp nội bộ hàngtháng để thông tin, giải quyết các công việc có liên quan Trường hợp đột xuấtcần triệu tập các thành viên dự họp do Chánh Văn phòng, các bộ phận quyếtđịnh theo quyền hạn của mình

Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận phải tham giacác cuộc họp theo sự phân công của Chủ tịch, các phó Chủ tịch; các Chuyênviên Văn phòng phải dự các cuộc họp theo sự phân công của Chánh Văn phòng,các Phó Chánh Văn phòng

1.2.1 Bản mô tả công việc của các vị trí công việc của Văn phòng UBND Xã Quảng Nham.

Bản mô tả công việc chức danh Công chức Văn phòng-Thống kê

- Bộ phận: Văn phòng

- Cơ quan: UBND xã Quảng Nham – Huyện Quảng Xương – Tỉnh Thanh

- Ngạch bậc lương: ngạch chuyên viên; bậc 2; hệ số 2,41

- Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành quản trị vănphòng

- Trình tự tuyển dụng: Thi tuyển

thôn, xóm thực hiện các Chỉ thị, Nghị Quyết, Quyết định của các cấp thực hiệnphát triển kinh tế-xã hội; Quốc phòng-an ninh trên địa bàn xã đạt hiệu quả Thuthập, xử lý thông tin, chuẩn bị cá báo cáo UBND trước kỳ họp HĐND Thựchiện chế độ báo cáo định kỳ (23 hàng tháng), quý, 6 tháng, 9 tháng, năm theoquy định Ghi biên bản họp UBND, giao ban Chủ tịch và các Phó Chủ tịchUBND hàng tuần.

+ Chuẩn bị nội dung tài liệu và các điều kiện cần thiết phục vụ các phiênhọp, buổi làm việc, dón tiếp khách, hoạt động của UBND, HĐND, Chủ tịch vàcác Phó Chủ tịch UBND xã

+ Hướng dẫn chỉ đạo thực hiện các chế độ về thi đua khen thưởng Xâydựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả, kế hoạch phối hợp tuyên truyền phổ biếngiáo dục pháp luật hàng năm

+ Thực hiện phương án cải cách thủ tục hành chính và việc chứng thựctheo mô hình “ Một cửa”

+ Đảm bảo các điều kiện làm việc và mọi hoạt động chung của Thườngtrực HĐND, Thường trực UBND; chăm lo các điều kiện vật chất phục vụ chocán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách làm việc

+ Tổng hợp số liệu thống kê toán xã phục vụ công tác điều hành hoạtđộng Ủy ban nhân dân xã

+ Quản lý tài sản cơ quan xã

- Các điều kiện làm việc Có phòng làm việc riêng, phòng làm việc đượctrang bị các phương tiện làm việc như: bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, quạt, máy vitính, máy in, máy photo

Bản mô tả chức danh Văn thư-Lưu trữ- Thủ quỹ

- Bộ phận: Văn phòng

- Cơ quan: UBND xã Quảng Nham – Huyện Quảng Xương – Tỉnh Thanh

- Ngạch, bậc lương: Cán bộ bán chuyên trách; hệ số lương 0.8 x lương

- Tiêu chuẩn: Tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên chuyên ngành hành chínhvăn thư

1.3 Công tác Văn thư- Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham.

1.3.1 Hệ thống các văn bản quản lí của cơ quan cấp trên về công tác Văn thư, Lưu trữ của UBND Xã Quảng Nham.

UBND xã Quảng Nham đã thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ theo vănbản chỉ đạo của cơ quan cấp trên như: Nghị Định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định số09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 04 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư; Công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày

18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV –VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hưóngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 58/2001/NĐ – CPngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông

tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an – Ban

tổ chức cán bộ chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số58/2001/NĐ – CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu

Ngoài các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên UBND xã Quảng Nhamcòn ban hành (Quyết định số 01/2012/QĐ- UBND,ngày 01/01/2012 về việcBan hành Quy chế làm việc của UBND xã Quảng Nham nhiệm kỳ 2010- 2015.( xem phụ lục số 01); Quyết định số 57/ 2013/ QĐ- UBND, ngày 15/7/2013 về

việc Ban hành Quy chế hoạt động bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND xãQuảng Nham (xem phụ lục số 02).

1.3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Ở cấp xã không có biên chế chuyên trách thực hiện công tác văn thư như UBND cấp Tỉnh, cấp Huyện Tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chứccủa tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ vàUBND các cấp, điều 9, chương III tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các cấp,quy định tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp xã, phường, thị trấn Thực hiện theo vănbản này thì UBND xã Quảng Nham đã bố trí cán bộ bán chuyên trách làm côngtác Văn thư – Lưu trữ - Thủ quỹ

Về cơ bản có hai hình thức tổ chức văn thư trong văn phòng đó là hìnhthức tập trung và hình thức phân tán( hỗn hợp) Đối với Văn phòng UBND XãQuảng Nham được thực hiện theo hình thức tập trung,đây là hình thức mà mọihoạt động hành chính được tập trung tại một đầu mối duy nhất tại Văn phòngdưới quyền của Chủ tịch UBND Xã Văn thư UBND xã vừa phải thực hiện cảchức năng vừa giúp chủ tịch quản lý công tác văn thư và vừa trực tiếp thực hiệnnhiệm vụ chuyên môn về công tác văn thư Hình thức tổ chức này có ưu điểm là

dễ huy động trang thiết bị, phương tiện làm việc dễ tra cứu, hoàn chỉnh các thủtục Xong nhược điểm của nó là thiếu tính chuyên môn hóa, công việc thiếuchính xác, gây trì trệ do chuyển giao công việc, khó biết tầm quan trọng củatừng loại công việc

Về cơ bản có hai hình thức tổ chức văn thư trong văn phòng đó là hìnhthức tập trung và hình thức phân tán( hốn hợp) Đối với Văn phòng UBND XãQuảng Nham được thực hiện theo hình thức tập trung,đây là hình thức mà mọihoạt động hành chính được tập trung tại một đầu mối duy nhất tại Văn phòngdưới quyền của Chủ tịch UBND Xã Hình thức tổ chức này có ưu điểm là dễhuy động trang thiết bị, phương tiện làm việc dễ tra cứu, hoàn chỉnh các thủ tục.Xong nhược điểm của nó là thiếu tính chuyên môn hóa, công việc thiếu chính

xác, gây trì trệ do chuyển giao công việc, khó biết tầm quan trọng của từng loạicông việc.

1.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Xã Quảng Nham

1.3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lí của UBND Xã Quảng Nham

Thẩm quyền ban hành văn bản được UBND xã Quảng Nham thực hiệntheo đúng quyền hạn mà Nhà nước quy định

Văn bản pháp quy của UBND bao gồm:

- Quyết định: dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể

lệ thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã, nhằm thực hiện các chủ trương,chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà Nước và của UBND xã như: Bổ nhiệm,khen thưởng, kỷ luật trong lĩnh vực UBND quản lý, phê chuẩn các kế hoạchcông tác của UBND xã

- Chỉ Thị: dùng để truyền đạt các Nghị quyết, Chủ trương, Chính sách của cấp trên và của địa phương Giao nhiệm vụ đôn đốc các thôn, ban, nghànhthuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã

Việc soạn thảo, kiểm duyệt và trình các văn bản của UBND xã được quyđịnh như sau:

- Văn bản thuộc lĩnh vực của bộ phận nào thì bộ phận đó soạn thảo vàchịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung văn bản Đồng thời chuyền choVăn phòng trình thường trực UBND ký

- Văn phòng UBND xã chịu trách nhiệm kiểm duyệt về thể thức hànhchính và ban hành, công bố các văn bản của UBND xã

Việc kí các văn bản được quy định như sau:

- Chủ tịch UBND xã kí các văn bản như: Chỉ thị, Quyết định các lĩnh vựctrực tiếp phụ trách có tính pháp quy, qy định các vấn đề về chủ trương, chínhsách, chế độ, về tổ chức cán bộ, công văn xin chỉ thị của cấp trên

- Phó chủ tịch: kí các văn bản, giấy tờ thuộc lĩnh vực trực tiếp phụ trách

thuộc thẩm quyền và kí thay chủ tịch khi đi vắng.

- Văn phòng UBND chịu trách nhiệm tổng hợp, sao gửi các văn bản, cácban nghành chuyên môn kí các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ tráchtheo quy định của Pháp luật

1.3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND

Xã Quảng Nham

* Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2011/NĐ-CP ngày 08 tháng

02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tạithông tư này

* Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lềtrang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểuchữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trênmáy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hayphương diện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không

áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấnphẩm khác

Nhìn chung văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà luôn bám sátvào văn bản pháp luật hiện hành của Nhà nước để soạn thảo và ban hành vănbản như Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, Luậtban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân năm 2004, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ngày06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

Đối với thể thức văn bản hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các

thành phần thể thức:

+ Quốc hiệu;

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

+ Số, ký hiệu của văn bản;

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

+ Nội dung văn bản;

+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Dấu của cơ quan, tổ chức;

+ Nơi nhận;

+ Các thành phần khác như dấu chỉ mức độ mật, khẩn (đối với những vănbản loại khẩn, mật)

Vì vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan đúng

so với quy định hiện hành

1.3.3.3 Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND Xã Quảng Nham.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng đối với công tác văn thư Theo quy định của Nhà nước thì Ủy ban nhândân huyện được ban hành các loại văn bản Quy phạm pháp luật như: Quyếtđịnh, Chỉ thị, ngoài ra còn ban hành các loại văn bản thông thường khác như:Biên bản, Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Côngvăn, Giấy mời được ban hành một cách thường xuyên

Quyết định được ban hành nhằm đảm bảo việc thi hành các loại văn bảnQuy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên và Hội đồng nhân dân cùng cấp Thựchiện chức năng quản lý Nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình

Các văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham được trình bày trênkhổ giấy A4 với đầy đủ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nhờ sự tiến bộcủa Khoa học và Công nghệ, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

xã Quảng Nham đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy

photocopy, máy fax, máy in… Không những hiện đại về máy móc mà còn hiệnđại về con người bằng cách bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ trong công tácchuyên môn cho các cán bộ văn phòng nhằm đưa văn phòng trở thành bộ phậngiúp việc đắc lực cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, nhằm dần đưavăn phòng trở thành một văn phòng hiện đại trong tương lai.

Hiện nay công việc soạn thảo của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham thựchiện đầy đủ theo đúng các quy định về thể thức văn bản của Nhà nước TheoThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

* Việc soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham đượcthực hiện như sau:

+ Do liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng, bannên văn bản của phòng ban nào thì do phòng ban đó soạn thảo Những văn bản

do văn phòng hoặc bộ phận chuyên môn tham mưu thì do Chủ tịch hoặc PhóChủ tịch lãnh đạo

+ Văn bản do bộ phận chuyên môn soạn thảo thì ngay khi soạn thảo xongthì phải có chữ ký của Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng các ban ngành đó trướckhi gửi đến Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân để thẩm tra

+ Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham do Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân huyện hoặc các bộ phận chuyên môn soạn thảocần phải xin chữ ký của Chủ tịch, hoặc Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Ủy ban nhândân được đóng dấu, đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi

+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan thammưu ý kiến của cơ quan hoặc đơn vị cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ýkiến để hoàn thành bản thảo

+ Nếu trong công việc soạn thảo văn bản có vấn đề gì khúc mắc thì cầntham khảo ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng

+ Bản thảo sau khi được soạn thảo xong sẽ được trình bày cho trưởng

phòng ban xem xét và ký nháy lên văn bản.

+ Bản thảo sau khi được sự đồng ý của Trưởng phòng ban sẽ được trìnhtiếp lên lãnh đạo duyệt về thể thức và nội dung văn bản (Thể thức văn bản của

Ủy ban nhân dân xã Quảng Nham được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày

 Có thể khái quát quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước nhưsau:

Bước 1: Căn cứ vào mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo Ngườiđứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo

Bước 2: Các đơn vị, cá nhân được giao cho soạn thảo văn bản cần xácđịnh được mục đích, nội dung, tên loại và đối tượng của văn bản

Bước 3: Thu thập, xử lý thông tin Xác định hình thức, nội dung và độmật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Bước 5: Duyệt văn bản

Bước 6: Ký văn bản

Bước 7: Nhân bản, đóng dấu và ban hành

1.3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.

1.3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản