Công tác lưu trữ tại UBND xã Quảng Nham

- Ủy ban nhân dân xã đã quan tâm giành diện tích thỏa đáng trong trụ sở làm việc của mình để cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành. Thường xuyên kiểm tra định kỳ hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu, chế độ nhiệt độ phù hợp với từng loại tài liệu, thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống ẩm, nấm mốc, côn trùng xâm hại tại các Phòng lưu trữ. xã đã chỉnh lý tài liệu của HĐND và UBND từ năm 2010 trở về trýớc và ðýợc bảo quản trong kho lýu trữ.

-Cũng như công tác văn thư Văn phòng UBND xã Quảng Nham đã cập nhật và nhận được những văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghệp vụ về công tác lưu trữ như: Luật lưu trữ số 01/2011/ QH13 , ngày 11/11/2011 của Quốc Hội; Nghị Định số 01/ 2013/ NĐ- CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ…Nhưng hiện tại cơ quan vẫn chưa ứng dụng bất kỳ văn bản nào để phục vụ cho công tác lưu trữ . Vì là địa phương đang nằm trong diện xã đặc biệt khó khăn được Chính phủ công nhận tại Quyết định số: 113/QĐ- TTg ngày 20/7/2007 chính vì vậy phần nào đã ảnh hưởng trực tiếp đến cơ sở vật chất của trụ sở UBND xã Quảng Nham. Hiện tại UBND chưa

có kho lưu trữ tài liệu riêng mà tài liệu, hồ sơ được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc được văn thư tập hợp và lưu giữ tại Văn phòng Uỷ ban xã.

2. 3 Kết quả đạt được

VTLT đang được thực hiện tại UBND xã Quảng Nham cũng đã đáp ứng được nhu cầu của công dân, tổ chức khi họ cần liên hệ. Nhưng nhìn chung hiệu quả đạt được chưa thực sự cao, chưa mang tính chuyên nghiệp và chưa thực sự đáp ứng được những yêu cầu của việc quản lý văn thư lưu trữ. Đôi khi còn xảy ra tình trạng một số CBCC còn gây khó dễ cho công dân đến thực hiện thủ tục, chưa vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ cũng như chưa tận tình phục vụ công khiến cho một số công dân có tâm lý suy nghĩ là họ đang đi cầu xin các dịch vụ của cơ quan hành chính nhà nước. Nhất là ở cấp cơ sở nơi trực tiếp tiếp xúc với số lượng lớn công dân thì một bộ phận CBCC đang có tâm lý hách dịch, cửa quyền và họ cho rằng họ là người ban ơn huệ cho những công dân, mà họ đang quên đi rằng trách nhiệm của họ là phục vụ công dân. Lương họ hưởng cũng do nhân dân đóng góp mà nên và hiện nay cũng như các quốc gia khác trên thế giới thì nền hành chính văn thư lưu trữ nước ta đang có những chuyển biến mạnh mẽ đó là chuyển từ cai quản sang phục vụ .Như vậy sẽ tạo ra ảnh hưởng không tốt cho công dân với cơ quan hành chính nhà nước. Vì thế, thái độ làm việc của một bộ phận CBCC đang trực tiếp tiếp xúc và giải quyết công việc với công dân cũng cần thay đổi. Đó cũng là thực tế hiện nay đang xảy ra tại UBND xã Quảng Nham và hầu hết các địa phương khác trên cả nước. Việc thực hiện CCMC cần sớm được thực hiện tại UBND xã Quảng Nham trong thời gian sớm nhất nhằm tạo điều kiện cho tổ chức và công dân có thể dễ dàng liên hệ giải quyết thủ tục cần thiết mà không qua quá nhiều bộ phận, khâu trung gian rườm rà làm mất thời gian .

CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở UBND XÃ QUẢNG NHAM 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng tại UBND xã Quảng Nham.

3.1.1. Ưu điểm

3.1.1.1 Ưu điểm của Công tác quản trị Văn phòng

-Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tiếp nhận, xử lý thông tin và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. Tạo điều kiện tốt nhất cho công tác quản lý, điều hành và đưa ra các quyết định quản lý của lãnh đạo.

Công tác Hành chính văn phòng là một hoạt động quan trọng luôn được lãnh đạo chú trọng. Bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động công sở, công tác văn thư lưu trữ.

-Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng trong những năm gần đây cũng được hiện đại hóa để đáp ứng yêu cầu của công việc, giúp hoàn thành nhanh chóng. Bên cạnh đó môi trường làm việc cũng được cải thiện, phòng làm việc được trang bị hện đại hơn.

- Ngoài ra UBND đã triển khai phần mềm quản lý văn bản. Đồng thời nối mạng triển khai phần mềm chuyển nhận thông tin giữa UBND các xã. Việc áp dụng chương trình phần mềm giúp việc quản lý chặt chẽ, góp phần hiệu quả cao trong công tác chỉ đạo điều hành của UBND xã.

3.1.1.2 Ưu điểm của công tác văn thư

-Cán bộ văn thư lưu trữ là những người có trình độ và kinh nghiệm trong công việc nên việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến được hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc.

- Mặc dù cơ quan có khối lượng văn bản nhiều, nhưng công tác văn thư lưu trữ vẫn hoạt động có hiệu quả, mọi quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và giúp cho bộ máy cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ.

- Quản lý văn bản đi: Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng quy định của nhà nước. Công tác quản lý văn

bản đi được tổ chức đúng quy trình từ khâu soạn thảo đến khâu phát hành văn bản. Điều đó thể hiện tính chuyên nghiệp của bộ phận Văn phòng Uỷ ban, tạo điều kiện thuận lợi khi giải quyết nhanh chóng các vấn đề có liên quan về nghiệp vụ của cơ quan.

-Quản lý văn bản đến: Quy trình quản lý văn bản đến được Văn thư cơ quan thực hiện một cách bài bản và đúng đủ với các bước xử lý văn bản đến được Nhà nước quy định.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được Văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ, vào máy ngay sau khi văn bản đến Uỷ ban, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác, đạt hiệu quả cao

-Quản lý và sử dụng con dấu: Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại Uỷ ban xã được thực hiện rất tốt. Bên cạnh việc sử dụng con dấu đúng với luật định(. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ, dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái) thì dấu được nhân viên Văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong.

-Về chất lượng cán bộ:

+ UBND xã Quảng Nham đã có một nhân viên Văn thư với trình độ chuyên môn cao đã xử lý các khâu nghiệp vụ văn thư-lư trữ một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

+ Nhân viên Văn thư- lưu trữ có phẩm chất chính trị tốt(Văn thư xã là đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao. Không chỉ làm tốt công tác văn thư mà còn làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo khi cần thiết.

- Về sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo UBND: UBND xã luôn có các kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư như: đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các cán bộ thông qua các hội nghị tổng kết hoặc tập huấn về công tác văn thư đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp huyện, tỉnh.

Văn phòng để phục vụ cho công việc chuyên môn như: máy vi tính, máy in, tủ đựng tài liệu, bàn ghế, quạt, …

3.1.2. Nhược điểm

3.1.2.1.Nhược điểm của Công tác Quản trị văn phòng

-Có nhiều văn bản của đơn vị khác gửi đến mà không đưa qua bộ phận Văn phòng gửi trực tiếp đến phòng, ban theo địa chỉ ghi trên phong bì. Do vậy, văn bản không được đăng ký, mất rất nhiều thời gian tra tìm khi cần thiết, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

- Hệ thống mạng internet thường xuyên trục trặc làm ảnh hưởng tới công việc quản lý công văn trên máy. Tình trạng đi muộn về sớm của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan chưa được quán triệt và kiểm tra sát sao.

-Đội ngũ cán bộ trình độ chuyên môn vẫn còn nhiều yếu kém,nguồn nhân lực vẫn còn thiếu chưa đáp ứng đủ yêu cầu trong công việc.

3.1.2.2 Nhược điểm của công tác văn thư

-Việc chuẩn bị nôi dung cho các cuộc làm việc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu, thời gian còn chậm; việc ban hành văn bản chính thức còn chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế.

Nhân viên văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi gây khó khăn cho việc quản lý văn bản.

Công tác đăng ký văn bản đến của UBND xã còn một số hạn chế. Chưa lập V được sổ theo dừi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nờn chưa làm tốt công tác tổ chức giải quyết văn bản chưa sát sao.

Việc quản lý và sử dụng con dấu còn tồn tại một số hạn chế do ý thức ,tinh thần làm việc chủ quan của nhân viên văn thư nên nhiều văn bản bị đóng dấu bị nhòe, bị mờ, lệch vị trí.

Trang thiết bị còn hạn chế như việc đăng kí văn bản đi vẫn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng kí.

3.1.2.3. Nhược điểm của công tác Lưu trữ

- Phần lớn các phòng, ban, bộ phận, các cán bộ công nhân viên chưa lập hồ sơ công việc mình làm, hồ sơ tài liệu đang trong tình trạng bó gói, gây không ít khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng.

-Cán bộ công chức tuy có kiến thức về nghiệp vụ lưu trữ, có khả năng bảo quan hồ sơ tài liệu của cơ quan, xong nhân viên Văn thư vẫn không thể làm tốt công tác này bởi mỗi công việc cần có những chuyên môn nghiệp vụ nhất định và được đào tạo bài bản.Hiện tại công tác Lưu trữ tại UBND xã Quảng Nham chưa được thực hiện theo quy định của Nhà nước, chưa có nhân viên chuyên trách về lưu trữ.

3.2. Một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những